公共关系写作

第十一章公共关系文书

公共关系文书是公共关系实务的重要组成部分，其写作是公关活动中的重要内容和形式之一，它与一般的秘书工作所涉及的文书有所区别，主要局限于礼仪应酬和宣传鼓动方面，相对而言，面比较窄，专业要求更高。本章主要讲述公共关系文书的特点和几种常用的公关文书的写作要求。

第一节公共关系文书概述

一、公共关系文书的概念及其分类

要了解公共关系文书的概念，我们首先看一看什么叫文书？文书是一个外延很宽泛的概念，它包括公务文书和私人文书两大类。

公务文书的简称就是公文，它是社会组织企事业单位在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。

私人文书又叫个人文书，是个人活动及其与他人往来中所产生的文书，如日记、书信、回忆录等。

公共关系文书是社会组织为了实现自己的公关目标和开展公关活动而制作的各种书面文字材料，它是文书在公共关系中的运用。一般来说，公共关系文书写作内容较多，但概括起来，主要分为三个方面，即事务性公关文书、传播性公关文书和礼仪应酬性公关文书。

事务性公关文书就是为了正常开展公关工作而编制的文书，如简报，公关计划，公关调查报告等。

传播性公关文书就是为了宣传组织良好形象，为组织的正常运作和发展创造有利的内外部环境而制作的文书，如广告，新闻，演讲等。

礼仪应酬性公关文书就是在日常工作中组织与组织，组织与个人之间为达到一定的公关目的而编制的文书，如请柬，祝词，答谢词等。

二、公共关系文书的写作特点

1．明确的实用性

公关文书与一般文书相同，其写作具有明确的实用性。它是为了达到一定的公关目的，在公众中树立良好的组织形象而写作的，实用性很强。如写公关广告，就是为了宣传组织形象，让公众了解，认知组织，提高组织的知名度，为组织的发展提供良好的舆论环境。因此在书写公关文书时，一定要从实际出发，本着一定的目标而写作。

2．内容的真实性

由于公关文书服务于一定的公关目的，所以其中涉及到的事情，人物，情节，数字，一定要真实、准确，不能有假设虚构，否则就会影响组织声誉，给组织的发展带来不良的后果。

3．较强的时效性

公关文书一般讲究时效，要求文书的写作在一定时间内完成，不允许拖拖拉拉，否则就会耽误工作的正常开展。如简报，新闻在这方面就有很高的时间要求，超过时间就毫无意义可谈。

4．格式的规范性

公关文书与一般文书一样在写作上有一定的较固定的格式，即比较固定的结构层次，习惯用语，称谓，签署等，这样便于书写，阅读。如请柬，信函，广告等等。

5．作者与读者的特定性

公关文书的作者一般为集体或集体代表，在写作时一定要遵循组织的意图、目标，初稿写成后，还要经过集体讨论，大家提意见，然后修改，最后由负责人审阅通过。写作要求表现出一定的程序化，公关调查报告和公关计划就是这方面突出的代表。其次，公关文书的阅读对象也是特定的，如广告的阅读对象为社会公众，简报的阅读对象是组织领导和内部员工。

三、公共关系文书的语言要求

1．用词准确

公关文书的真实性要求文书写作要力求用词准确，以达到预期的效果。如在介绍产品的广告中，其性能，规格，特点，专家评价，检测等一定要用准确而严密的语言表述出来，否则就有虚假不实之嫌。

2．文字简洁

公关文书要求文字简短，简洁明了，如简报的自述要求千字以内，最多不超过2000字；广告，新闻更明确要求文字精练，篇幅简短有力。此外，为了使语言简洁，在信函中还经常使用“此复”，“函告”等习惯用语。

3．语言质朴

公关文书是应用文书，因此要求写作内容实事求是，语言平实质朴，做到易看、易读、易懂，但是语言平实质朴也不等于枯燥无味，有些文体，如请柬的语言就要求富有感情色彩，情真意切，大方有礼；公关广告则要求运用适当的修辞手法使语言具有感染力，以达到引人注目的效果。所以在运用语言时一定要灵活多变，不拘一格。

4．表现得体

公关文书有一定的阅读对象，因此语言要注意得体。如请柬对语言的要求方面要作到文雅，庄重，有礼，还要表现出邀请者的诚意；演讲稿要根据听众和场合的不同，在称谓上有所变化。

第二节几种常见的公关文书

一、请柬

请柬又叫柬贴或请贴,是人们在社会活动和相互交往中,如开业,奠基,庆祝等礼仪性活动前,以书面形式通知,邀请参加者的文体。

公关请柬就是社会组织与公众交往中,为了达到某种公关目的,用来告知特定公众的书面语体。其主要作用是密切和协调主客体之间的友谊关系,促进双方的理解与合作,帮助本组织扩大声誉和进一步发展。

1．请柬的写作方法和格式

请柬的最大特点就是言简意赅却要表达出较浓的感情色彩和诚意，它的书写格式有以下几部分组成：

（1）标题

用较大的字体书写“请柬”二字，可写在第一行正中，也可放在首页的正中当作封面。

（2）正文

顶格上写明邀请的机构全称或个人的姓名，如果邀请的是个人的话，那么除了要写上他的姓名外，还要写上其头衔或职务；第二行空两格写正文，写明事由，时间和地点；并换行顶格写上“敬请参加”，“恭请届时光临”等词。

（3）落款

正文下面靠右写明发贴的单位全称或个人的姓名，头衔，换行写发贴的年、月、日。一般为表示诚意和恭敬，落款的个人姓名由本人书写。

2．请柬的语言要求

（1）简洁明了

请柬的文字要简洁明了，三言两语说明问题，切忌重复罗嗦，如果需要被邀请人在活动中讲话，也可在请柬中写清讲话的内容，时间要求。

（2）礼貌典雅

从某种意义上讲，请柬和信函具有同样的作用，只是请柬的形式要求语言更凝练，更具感情色彩。因此请柬的语言要热情，真诚有礼，尤其需要写得庄重典雅，给人一种神圣感。

例文：

请柬

张跃峰经理：

为庆祝我公司成立30周年，特定于2002年6月13日在本公司大礼堂举办庆祝活动。

敬请光临

宏大房地产公司公关部

2002年6月8日

二、信函

信函是社会组织之间联系工作的公用信件，它是企事业单位公关事物活动中不可缺少的重要传播工具。因为它是对外联系中的一种正式形式，所以其语言，意图均要慎重斟酌，才能发往对方，以免造成不良后果。

公关信函的主要作用是沟通组织与公众之间的感情，交换某些与双方有关问题的意见和建议，协调建立和发展组织对外公众之间的关系，树立本组织良好的形象，争取公众的理解，信赖，支持与合作。

公关信函有别于一般书信，它是代表本组织谈话，带有一定的公关目的，不代表个人办私事。

平常的公关活动中遇到较多的是公函与便函。公函是公文的一种，按公文体式制作，便函不按公文体式制作，而按一般信件写作，不拘格式。

公函就其内容与作用来看又可分为商洽函，询问函，答复函，委托函，告知函五类。

1，商洽函

这是最为常用的一种公函，用于社会组织之间商量和接洽工作。这类公函多半是主动发出的，即要求对方给予协助。有的则是向对方提出共同办理某事的要求，也有的是向对方提出处理某一问题的意见。商洽函正文一般包括两个部分：一是商洽原由，即写名发函的原因；二是商洽事项，这部分是主体，应写清所商洽的具体事项，写清对对方的要求。

2．询问函