第十一章 公关写作

（三）文件的名称与格式、行文关系必须一致 文件的名称与格式、
文件的名称、行文关系， 文件的名称、行文关系，既反映了文件的不同目 要求和作用，又体现了机关间的相互关系、 的、要求和作用，又体现了机关间的相互关系、发文 的权限和发文的范围。因此，公文写作时必须准确地 的权限和发文的范围。因此，公文写作时必须准确地 选用文件的名称和适合文件性质的语言表达形式。 选用文件的名称和适合文件性质的语言表达形式。必 须一事一报、一文一事，不要越级呈文。 须一事一报、一文一事，不要越级呈文。
图11-6 新闻的特点 11-
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2005年春节前后出现的流行性脑炎，是继 年春节前后出现的流行性脑炎，是继SARS 年春节前后出现的流行性脑炎 和禽流感后出现的又一急性传染病， 和禽流感后出现的又一急性传染病，对于青少年学 生的家长来说，是最重要、最想知道的新闻。如果 生的家长来说，是最重要、最想知道的新闻。 事先知道播出时间，他们一定会守候在电视机、 事先知道播出时间，他们一定会守候在电视机、收 音机旁，唯恐错过这一报道。 音机旁，唯恐错过这一报道。所以公共关系人员在 写新闻稿时，必须考虑这一特性。 写新闻稿时，必须考虑这一特性。因为具备这一特 性的新闻稿被采用的机会很大。 性的新闻稿被采用的机会很大。
表11-2 导语的常见方法 11常见方法 叙述法 内 容
用直接叙述的方法简明扼要地写出新闻中最新鲜、最主要的 用直接叙述的方法简明扼要地写出新闻中最新鲜、 事实 先把问题提出来，以引起读者关注，然后引入下文， 先把问题提出来，以引起读者关注，然后引入下文，展开叙 述
疑问法
描写法
对新闻里的人和事，或现场环境，或某一侧面， 对新闻里的人和事，或现场环境，或某一侧面，做出简洁描 渲染气氛， 绘，渲染气氛，以吸引读者读下去 先作结论， 先作结论，然后再作叙述
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二、公关文书的分类
从组织内部来讲有请示、报告、通知、 从组织内部来讲有请示、报告、通知、通 告、计划、决议、公约、公函等公文类公共关 计划、决议、公约、公函等公文类公共关 系文书，有声明、广告、简报、新闻稿、 系文书，有声明、广告、简报、新闻稿、演讲 稿、调查报告等说明类公共关系文书，有合同、 调查报告等说明类公共关系文书，有合同、 说明类公共关系文书 协议书、产品说明书等协约类公共关系文书， 协议书、产品说明书等协约类公共关系文书， 协约类公共关系文书 还有贺信、请柬、名片等礼仪类公共关系文书 礼仪类公共关系文书。 还有贺信、请柬、名片等礼仪类公共关系文书。
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第十一章 公关写作
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公关技能———公关写作 第十一章 公关技能 公关写作
第一节 公关文书写作概述 第二节 公文与公关 第三节 公关新闻 第四节 公关简报 第五节 公关宣传资料与自办刊物 第六节 公关礼仪文书
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了解公共关系写作的内容、特点和作用； 了解公共关系写作的内容、特点和作用；
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一、公文的种类 2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机 年 月 日 国务院发布的《 关公文处理办法》 把公文分为13种 关公文处理办法》，把公文分为 种： 命令（ 命令（令）； 公告； 公告； 通知； 通知； 议案； 议案； 请示； 请示； 意见； 意见； 会议纪要。 会议纪要。 决定； 决定； 通告； 通告； 通报； 通报； 报告； 报告； 批复； 批复； 函；
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三、公文的体式 （一）公文的格式 公文的格式 公文的格式由眉首、主体、版记三部分组成 三部分组成。 公文的格式由眉首、主体、版记三部分组成。 眉首 眉首包括 公文的序号、秘密等级和保密期限、 包括： 眉首包括：公文的序号、秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文机关标志、发文字号和签发人。 紧急程度、发文机关标志、发文字号和签发人。 主体包括 公文标题、主送机关、公文正文、 包括： 主体包括：公文标题、主送机关、公文正文、 附件说明、印章、成文日期和附注。版记包括 包括： 附件说明、印章、成文日期和附注。版记包括： 主题词、抄送机关、印发机关和印发时间。 主题词、抄送机关、印发机关和印发时间。
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二、公文写作的要求
公文作为公关活动中的一种正式联系形式， 公文作为公关活动中的一种正式联系形式，具有一定的 严肃性和规定性。根据这些特点和要求，在公文写作中， 严肃性和规定性。根据这些特点和要求，在公文写作中，必 须做到四点（见图11-3）。 须做到四点（见图 ）。
图11-3 公文写作的要求 11-
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行政上行公文
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（三）函 函，是一种比较常见的公关文书。函以形式为 是一种比较常见的公关文书。函以形式为 标准，可划分为公函和便函； 往来关系作为标准， 标准，可划分为公函和便函；以往来关系作为标准， 又可分为去函、复函； 内容为标准， 又可分为去函、复函；以内容为标准，又可分为商 洽函、请求批准函、询问函、通报函等类型。 洽函、请求批准函、询问函、通报函等类型。 函具有以下三个特点（见图11-5）。 函具有以下三个特点（见图 ）。
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（一）精心拟题 根据内容需要， 根据内容需要，新闻可拟定三种不同类型的标 如表11-1所示。 所示。 题，如表 所示
表11-1 新闻可拟定的标题 11类 型 特 点 举 例
多行标题
含量丰富
质量、信誉、管理、服务皆求一流 质量、信誉、管理、 引题） （引题） 奇瑞集团十年磨一剑（正题） 奇瑞集团十年磨一剑（正题） 今年引领民族工业新潮流（副题） 今年引领民族工业新潮流（副题）
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第三节
公关新闻
一、新闻的定义 二、新闻的特点 三、撰写新闻稿的方法 四、公共关系新闻的写作要求
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一、新闻的定义
什么是新闻？通常认为， 什么是新闻？通常认为，新闻就是对新近
发生的，具有传播价值的事实所作的报道。 发生的，具有传播价值的事实所作的报道。
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二、新闻的特点 一件有新闻价值的事情， 一件有新闻价值的事情，通常具备以下四个特 见图11-6）。 点（见图 ）。
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三、公共关系文书的特点 公共关系文书具有五个特点（见图 公共关系文书具有五个特点（见图11-1）。 ）。
图11-1 公共关系文书的特点 11-
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四、公关文书的写作原则
由于公关文书的实用性强，它有自身的一些特殊要求。 由于公关文书的实用性强，它有自身的一些特殊要求。 概括起来，主要有以下四点（见图11-2）。 概括起来，主要有以下四点（见图 ）。
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四、几种通用公文的撰写
（一）通知 通知是公关人员使用频度最高的公文 具有多种功能， 使用频度最高的公文， 通知是公关人员使用频度最高的公文，具有多种功能， 其主要特点（见图11-4）。 其主要特点（见图 ）。
图11-4 通知的特点 11通知的结构包括标题 主送机关、正文、 标题、 通知的结构包括标题、主送机关、正文、制发机关与 行文日期。通知在写作上要求主题集中，重点突出， 行文日期。通知在写作上要求主题集中，重点突出，讲究 实效。 实效。
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（二）文件的书写方法和用纸
文件的书写均应由左到右、横写、横排， 文件的书写均应由左到右、横写、横排，公文用纸一 般采用国际标准A4型 般采用国际标准 型（210mm×297mm） ，左侧装订 × ） 左侧装订,
公文每页排22行 每行排 个字 个字。 公文每页排 行，每行排28个字。
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三、撰写新闻稿的方法
普通新闻稿必须具备六大要素（ 普通新闻稿必须具备六大要素（5W1H）： ）： 时间（ 事件发生的时间 事件发生的时间（When）； ）； 事件发生的地点（Where）； 事件发生的地点（ ）； 地点 事件牵涉到何人（ 事件牵涉到何人（Who）； 何人 ）； 发生了什么事 发生了什么事（What）； 什么 ）； 为什么会发生此事（ 为什么会发生此事（Why）； 会发生此事 ）； 整个事件经过如何（ 经过如何 整个事件经过如何（How）。 ）。
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会议纪要的格式
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撰写会议纪要，须突出中心，抓住重点， 撰写会议纪要，须突出中心，抓住重点，真正 地写出会议的“ 地写出会议的“要”来。另外，要注意真实地反映 另外，要注意真实地反映 出会议的情况和与会者的观点，条理要清晰，语言 出会议的情况和与会者的观点，条理要清晰， 要准确，表达要简明扼要，防止含糊其辞， 要准确，表达要简明扼要，防止含糊其辞，产生歧 义。
双行标题
它们虚实结合， 交际性、宣传性、社会性、 它们虚实结合，互 交际性、宣传性、社会性、服务性 为补充 海潮大酒店开展“四性” 海潮大酒店开展“四性”公关 简洁、鲜明、 简洁、鲜明、易记 紧急！两架客机突遇大雾，安全！ 紧急！两架客机突遇大雾，安全！幸有海 军热情导航
单行标题
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（二）提炼导语 导语要求用简洁、生动的语言，把最新鲜、 导语要求用简洁、生动的语言，把最新鲜、最重 要的时事放在前面，以便先声夺人， 要的时事放在前面，以便先声夺人，“立片言而居 导语的常见方法有下面四种，如表11-2所示。 所示。 要”。导语的常见方法有下面四种，如表 所示
掌握公共关系写作的方法和技巧； 掌握公共关系写作的方法和技巧；
有针对性地进行实用的公共关系写作。 有针对性地进行实用的公共关系写作。
公共关系
第一节
公关文书写作概述
一、文书的基本概念和功能
二、公关文书的分类 三、公共关系文书的特点
四、公关文书的写作原则
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一、文书的基本概念和功能 所谓公关文书是指组织用于开展公共关系工 作，促进组织公共关系目标的实现而使用的文字信 促进组织公共关系目标的实现而使用的文字信 息载体的总称，它是组织向内外公众传递信息的工 息载体的总称， 具。公关文书是公共关系工作的重要组成部分，是 公关文书是公共关系工作的重要组成部分， 社会组织与公众沟通信息和情感不可缺少的传播载 体。
公共关系
行政下行文
公共关系
（二）请示
（1）请示属于上行文，应向直属的上级领导机关和直属的 ）请示属于上行文， 上行文 上级主管业务部门报送， 上级主管业务部门报送，而不能向同级机关或不相隶属的机关 报送请示公文； 报送请示公文； （2）请示是要求领导机关予以回复的公文，具有强制回复 ）请示是要求领导机关予以回复的公文，具有强制回复 的性质； 的性质； （3）请示的内容必须是属于本机关职权范围内无权或确实 ）请示的内容必须是属于本机关职权范围内无权或确实 难以处理的问题与事项， 难以处理的问题与事项，自己经过努力能够解决也有条件解决 的问题不应请示。 的问题不应请示。 请示的写作要求：观点明确，申请的理由与事项清楚； 请示的写作要求：观点明确，申请的理由与事项清楚；主题 集中，一件请示就申请解决一个问题， 集中，一件请示就申请解决一个问题，以免由于内容复杂而拖 延批复的时间；正确选择请示的主送机关与抄送机关。 延批复的时间；正确选择请示的主送机关与抄送机关。
准确的关键是“立意” 准确的关键是“立意” 要准确、鲜明。真实，主 要指恰如其分。
图11-2 公关文书的写作原则 11-
公共关系
使用规范化的书面语， 使用规范化的书面语，正确使用规范的词
语，使读者准确理解公文，避免产生歧义。 使读者准确理解公文，避免产生歧义。
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第二节 公文与公关
一、公文的种类 二、公文写作的要求 三、公文的体式 四、几种通用公文的撰写
图11-5 函的特点 11-
公共关系
函的格式
公共关系
（四）会议纪要 会议纪要是在会议记录基础上概括、 会议纪要是在会议记录基础上概括、提炼写 成的，是择要反映会议精神和情况的纪实性和指 成的，是择要反映会议精神和情况的纪实性和指 导性公文。会议纪要有沟通情况、交流经验、 导性公文。会议纪要有沟通情况、交流经验、统 一认识、指导工作的作用。 一认识、指导工作的作用。会议纪要有议决性和 周知性会议纪要两种。 周知性会议纪要两种。 会议纪要的正文包括会议的基本情况、 会议纪要的正文包括会议的基本情况、会议 会议的基本情况 的主要精神和结尾三部分。会议纪要常见的写法 的主要精神和结尾三部分。 三部分 有三种， 归纳法、概述法和发言记录式写法。 有三种，即归纳法、概述法和发言记录式写法。