第六章 Access数据库管理系统

林子雨
2009年10月
6.3.1.1.2 确定字段的数据类型
单击“数据类型”列中的下拉按钮，可看 到系统预设的各种数据类型，在选择其中 之一即可 数据类型包含：文本 ，数字 ，日期/时间 ， 是/否 ，备注 ，OLE对象 ，货币，自动编 号，超级链接等
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6.3.1.1.1 字段命名的命名规则
字段名最长可达64个字符（包括空格） 字段名可以包含字母、数字、汉字和其他符号 字段名不能包含句号（。）、感叹号（！）和方 括号（[]） 不能用空格作为字段名的第一个字符
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6.4 数据查询
6.4.1 数据查询介绍
6.4.2 在设计视图中创建查询 6.4.3 创建汇总查询 6.4.4 建立操作查询
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6.4.1 数据查询介绍
查询是对数据库中的数据进行查找或对数据进行更新操 作。利用查询可以按照不同的方式查看、更改和分析数 据。 查询可以基于多个表，而且可以对查询结果进行统计和 计算，或者生成新的数据表，从而使数据中隐含的信息 能够更清晰地表示出来；通过查询还可以完成对大量数 据的修改，如更新、删除等。Access还可以把查询操作 作为一个对象保存在数据库中。 查询对窗体和报表提供了有力的支持。Access数据库中 窗体、报表和数据访问页对象都只能有一个数据源，但 如果它们以一个基于多表的查询为数据源，就相当于可 以有多个数据源。 在Access中，可创建的查询共有五种类型，分别是选择 查询、交叉表查询、操作查询、SQL查询和参数查询。
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6.4.2 在设计视图中创建查询
6.4.2.1 6.4.2.2 6.4.2.3 6.4.2.4 创建查询的方法 查询设计窗口中各选项的作用 运行查询 保存与修改查询
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6.4.2.1 创建查询的方法
通过“查询设计视图”可以创建各种查询。本小 节主要介绍选择查询。 单击数据库窗口中的“查询”按钮，双击“在设 计视图中创建查询”选项，此时会打开查询设计 窗口和“显示表”对话框。在对话框中显示了数 据库所有的表和查询，用户可以从中选择要使用 的表或查询。 用户可以在任何时候单击工具栏上的“显示表” 按钮，打开“显示表”对话框，把数据表添加到 查询设计窗口中。若想从查询设计窗口删除某个 表，可单击查询窗口中的对应的表，然后按 Delete键。
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6.3 表处理
6.3.1 建立表
6.3.2 编辑数据表
6.3.3 修改表结构
6.3.4 格式化数据表
6.3.5 排序记录
6.3.6 筛选记录
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6.3.1 建立表
6.3.1.1 使用表设计器创建表
6.3.1.1.1 6.3.1.1.2 6.3.1.1.3 6.3.1.1.4 字段命名的命名规则 确定字段的数据类型 设置字段的常规属性 定义主键
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6.1.2 Access简介
在Access数据库中，任何事物都称之为对象。 Access数据库包括表、查询、窗体、报表、数据 访问页、宏和模块七种对象。表对象在Access数 据库的7种对象中处于核心地位，它是一切数据 库操作的目标和前提，其他6种对象都会和它打 交道，用户的数据输出、查询都以表对象作为数 据源，用户输入的最终目的是向表对象存储数据 Access数据库中的数据存放在各种不同结构的表 中，表以数据表格的形式出现，每个表都拥有自 己的表名和结构
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6.4.2.2 查询设计窗口中各选项的作用
字段：设置字段名或字段表达式，用于限定查询的作用字段。 表： 表示本字段所属的表。 排序：查询结果是否以本字段为关字段进行排序。 显示：本字段是否作为查询结果显示。它以复选框形式出现，当复 选框被选中时，该字段显示在查询结果中，否则，该字段不显示。 条件：输入查询条件。 或： 当与本字段有关的条件多于一个，且他们之间是逻辑“或” 的关系时，输入另一个条件。 条件设置方法：查询的结果由查询条件确定，设置查询的条件与在 设计表时设置字段有效性规则的方法相似 如果只是简单地查找某个字段为某一特定值的记录，只要将此特 定值健入到该字段对应的“条件”栏中即可。如果要查找在某个字 段内为某几个特定值的记录，就要在此字段对应的“条件”栏内输 入这几个特定的值，每两个值之间用回车键分隔。实际上第一个值 输入到该字段的“条件”栏，第二个值则输入到其下的“或”栏。 在查询的条件中一般可使用表达式。在条件表达式中可通过运算符 来设置查询范围。
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6.3.1.2 通过导入数据创建新表
可通过从另一个数据库文件中导入数据的方法，在 Access数据库中创建一个新表。可作为新表数据来源的 数据库文件可以是用当前版本Access制作的，也可以是 用Access早期版本制作的，甚至可以是用其他程序（如 Excel，dBase，Foxpro或Paradox）制作的。 导入数据表的过程如下：
厦门大学非计算机专业公共课程
《计算机应用基础》 第六章 Access数据库管理系统
林子雨 厦门大学计算机科学系 E-mail: ziyulin@xmu.edu.cn
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课程大纲
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 数据库的基本概念 数据库的创建 表处理 数据查询 窗体的设计 其他操作
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6.4.2.3 运行查询
当查询设计完成后，就可以运行查询，从而可获 得查询结果。可采用下述任一方法运行查询： 在查询设计窗口中单击工具栏上的执行按钮。 在查询设计窗口中单击工具栏上的视图按钮， Access将打开数据表视图并显示该设计窗口的查 询结果。这种方式仅适用于选择查询. 如果查询已经保存，在数据库窗口中打开查询对 象，双击要运行的查询，在数据表视图中生成动 态集。
6.3.1.2 通过导入数据创建新表
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6.3.1.1 使用表设计器创建表
单击数据库窗口中的表对象，双击“使用 设计器创建表”选项，打开表的设计视图 输入表中各字段的名称、数据类型、设置 属性等，确定主键。在“文件”菜单中执 行“保存”命令或在工具栏上单击“保存” 按钮，保存新表
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6.3.6 筛选记录
利用“查找”命令，可以在数据表中浏览 与用户条件匹配的记录。而利用“筛选” 命令，可以显示所有与用户条件匹配的记 录。
(1)按选定内容筛选 (2)内容排除筛选 (3)按窗体筛选 (4)高级筛选/排序
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6.1 数据库的基本概念
6.1.1 数据库概述 6.1.2 Access简介
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6.1.1 数据库概述
1. 数据元素 :数据元素存放于字段(Field)中，数据表中的 每一个字段均具有一个惟一的名字（称为字段名）。 2. 数据元组 :数据元组被称为记录（Record）。数据表 中的每一个记录均具有一个惟一的编号，称为记录号 . 3. 数据表:具有相同字段的所有记录的集合称为数据表。 数据库中的每一个数据表均具有一个惟一的名字，称为 数据表名 . 4. 数据库:数据库是以一定的组织方式存储的一组相关数 据项的集合，除了表现为数据表的集合外，还包含对数 据进行各种基本操作的对象的集合。
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6.2 数据库的创建
启动Access，单击“新建”选项组下的“空数据库”按 钮。输入数据库文件名 通过数据库窗口可以看到数据库中的所有对象。数据库 窗口包括三个部分：上边是“数据库窗口工具栏”、左 侧是“对象控制面板区”、右侧是“对象列表区”。工 具栏包括一些常用的命令，如打开、设计、新建等按钮。 对象控制面板区是对数据库对象类型的选择，即在表、 查询、报表、页等之间进行切换。用鼠标单击对象控制 面板区的某一按钮，就会显示出相应类型的对象集合， 然后用户就可以选择某一对象进行操作或者新建一个对 象。对象列表区显示的是与对象类型相对应的已经创建 的数据库对象
6.3.1.1.4 定义主键
主键由一个或多个字段构成，它使记录具有唯一性。定 义主键的操作步骤： 在表设计视图中单击要定义为主键的字段名或选定多个 字段． 单击工具栏上的主键按钮 如果在建立新表时没有指定主键，Access在保存表时会 询问是否要定义主键，单击“是”按钮就自动建立一个 主键，该主键是一个自动编号数据类型，对输入的记录， Access将在该主键字段中自动设置一个连续数字。 表中建立主键后，在增加新记录时，必需在主键字段中 输入一个值。不允许在主键字段中存在空（Null）值， 并且不允许在该字段中出现重复的数据。
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6.3.4 格式化数据表
改变行高 改变字段顺序 隐藏列 显示列 冻结列 解除冻结 设置数据表格式 设置字体
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6.3.5 排序记录
• 打开一个表，Access以表中的主键值大小为序显 示各记录。如果在表中没有定义主键，则按照记 录在表中的物理位置显示记录。如果想改变记录 的显示顺序，则需要在数据表视图中对记录进行 排序。 • 将光标移到需要排序的列，单击工具栏上的“升 序”或“降序”按钮，Access将快速进行排序， 并在数据表视图中按新的排序结果显示各纪录。
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6.3.3 修改表结构
要修改表的结构，可以在“数据表视图” 或“设计视图”中进行。 在“数据表视图”下，右击字段名可重命 名字段名、插入新字段、删除字段等。 在“设计视图”下，可修改字段名、数据 类型和属性，可插入和删除字段。 在“数据库”窗口，右击表对象可以对表 进行复制、重命名、删除等操作。
打开要导入数据的数据库，在数据库窗口的“表”选项下单击 “新建”，打开“新建表”对话框，选择“导入表”选项，然 后单击“确定”，打开“导入”对话框，单击“文件类型”下 拉列表框，选择文件类型，选择要导入的文件名，单击“导入” 按钮。然后按屏幕提示操作即可建立新表。
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6.3.2 编辑数据表
1. 添加新记录：单击数据表底部的按钮，或工具栏上的 “新记录”按钮，把光标定位到最后一条记录的第一个 字段处，输入数据，按“Tab”键或“Enter”或光标移动 键将光标移到下一字段，继续输入下一字段的数据。 2. 保存记录 ：每当把光标移动到不同的记录或关闭该表 时，所编辑的记录值将被保存到表中。 3. 修改记录 ：将光标移到要修改的记录，输入新的数据， 即用新数据替代旧数据 4. 查找与替换 ：单击“编辑”菜单中的“查找”命令可 实现对字段的数据进行“查找”或“替换”操作。 ５. 删除记录 ：单击记录的最左端，选择需要删除的记 录。按Delete键或单击工具栏上的“删除记录”按钮即 可。
6.3.1.1.3 设置字段的常规属性
1)“字段大小”属性 2)“格式”属性 3)“小数位数”属性 4)“输入掩码”属性 5)“标题”属性 6)“默认值”属性 7)“有效性规则”属性 8)“有效性文本”属性 9)“必填字段”属性 10)“索引”属性
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