公文管理制度

公文管理制度

1公文管理制度制定的目的及意义：

为了规范公司公文处理流程、统一公司公文格式，保证公文安全、高效、流畅的运转，根据《国家行政机关公文处理办法》（2012年）的原则，结合公司实际，特制定本制度。

2适用范围：

本制度适用于集团公司及下属所有子公司。

3职责范围

3.1集团综合部

3.1.1集团综合部是公司公文处理的管理部门。

3.1.2集团综合部负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导集团各部门和下属各子公司的文件处理工作。

3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改，同时负责本制度的实施和监督工作。

3.2集团其它各部门、子公司

3.2.1不得以集团名义自行对外发布公文。

3.2.2负责按本制度规定执行。

4公文处理原则

4.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

4.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

5公文的种类

5.1公文的定义

公文是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。

5.2常用的公文种类

常用的公文种类有：决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

5.2.1决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

5.2.2决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门/机构不适当的决定事项。

5.2.3公告。适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。

5.2.4通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

5.2.5通知。适用于发布、传达要求下级部门/机构执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

5.2.6通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

5.2.7报告。适用于向上级部门/机构汇报工作、反映情况，回复上级部门/机构的询问。

5.2.8请示。适用于向上级部门/机构请求指示、批准。

5.2.9批复。适用于答复下级部门/机构请示事项。

5.2.10函。适用于不相隶属部门/机构之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

5.2.11纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

5.3公文按照行文方向分为：

5.3.1上行文—是指各下级单位向上级单位请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。请示是就

某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。报告是汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问等使用的上行公文。

5.3.2下行文—是公司或公司职能管理部门向各下级部门或子公司下发的文件，通常有“通知、通报、决定、批复”等。

5.3.3平行文—是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各级部门或子公司用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。

6公文格式

6.1公文组成：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文部门/机构标志、发文字号、签发人、标题、主送部门/机构、正文、附件说明、发文部门/机构署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门/机构、印发部门/机构和印发日期、页码等组成。

6.1.1份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。公文份号是为了掌握公文的发放方向，便于公文的保密管理，掌握公文的去向。

6.1.2密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

6.1.3紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”“平急”。

6.1.4发文部门/机构标志。由发文部门/机构全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文部门/机构全称或者规范化简称。联合行文时，发文部门/机构标志可以并用联合发文部门/机构名称，也可以单独用主办部门/机构名称。

6.1.5发文字号。由发文部门/机构代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办部门/机构的发文字号。

6.1.6签发人。上行文应当标注签发人姓名。

6.1.7标题。由发文部门/机构名称、事由和文种组成。

6.1.8主送部门/机构。公文的主要受理部门/机构，应当使用部门/机构全称、规范化简称或者同类型部门/机构统称。

6.1.9正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

6.1.10附件说明。公文附件的顺序号和名称。

6.1.11发文部门/机构署名。署发文部门/机构全称或者规范化简称。

6.1.12成文日期。署会议通过或者发文部门/机构负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发部门/机构负责人签发的日期。

6.1.13印章。公文中有发文部门/机构署名的，应当加盖发文部门/机构印章，并与署名部门/机构相符。有特定发文部门/机构标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

6.1.14附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

6.1.15附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

6.1.16抄送部门/机构。除主送部门/机构外需要执行或者知晓公文内容的其他部门/机构，应当使用部门/机构全称、规范化简称或者同类型部门/机构统称。

6.1.17印发部门/机构和印发日期。公文的送印部门/机构和送印日期。

6.1.18页码。公文页数顺序号。

6.2公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。