第1章基本概念与理论基础

管理信息系统是一门新兴学科，它是近年来随着管理科学、系统理论和计算机科学的不断发展和相互交换，逐步形成的一门系统性、综合性边缘学科。它运用经济管理理论、信息理论、系统理论、计算机科学等学科的概念和方法，融合提炼组成一套新的体系，它既具有较深和较宽的理论基础，又是一门实践性很强的学科。

第一章基本概念与理论基础

第一节基本概念一、数据

1.定义

数据是对客观事物的性质、状态以及相互关系等进行记载的物理符号或是这些物理符号的组合。

它是可识别的，抽象的符号。

所谓数据是由原始事实组成的。如某企业的员工姓名、工资、企业存货数量、销售订单等，它们构成组织的数据集，是组织经营管理与决策的基础。

2.分类

世界丰富多彩。

二、信息

1.定义

信息是关于客观事实的可通讯的知识。

包括以下几层意思：信息具有“新鲜”和使人“震惊”的感觉；信息可以减少不确定性；它对接收者的决策具有价值。

在管理信息系统学科中我们认为，信息是从记录客观事物的运动状态和运动方式的数据中提取出来的，对人们的决策提供帮助的一种特定形式的数据

2.特征

所谓信息的特征，就是指信息区别于其他事物的本质属性。

（1）事实性

事实性是信息的核心价值，与事实不符的信息不仅没有价值，其价值还可能为负值，不真实的信息有害而无利。

（2）时效性

信息的时效是指从信息源发送信息，经过接受、加工、传递、利用的时间间隔及其效率。时间间隔愈短，使用信息愈及时，使用程度愈高，时效性愈强。（3）不完全性

由于人们认识事物的程度有限，所以关于客观事实的信息是不可能全部得到的。因此数据收集和信息转换要有主观思路，要运用已有的知识，要进行分析和判断，只有正确地舍弃无用和次要的信息，才能正确地使用信息。

（4）等级性

管理系统是分等级的，处在不同级别的管理者有不同的职责，处理的决策类型不同，需要的信息也不同，因而信息也是分级的。通常把管理信息分为战略级、战术级和作业级三级。

（5）可变换性

信息是可变换的，它可以由不同的方法和不同的载体来载荷。

（6）可压缩性

信息可以进行浓缩、集中、概括以及综合，而不至于丢失信息的本质，很像物质中的液化气或压缩饼干。

（7）价值性

管理信息是经过加工并对生产经营活动产生影响的数据，是劳动创造的，是一种资源，因而是有价值的。

（8）共享性

信息可以被共同接受，共同占有，共同享用。而物质是不能共享的，一方得到，另一方必然失去。

信息的共享性有助于信息成为组织的一种资源，而且只有实现信息共享，信息才能真正成为资源。

（9）传输性

信息是可以传输的，它可以通过多种传输渠道，采用多种传输方式进行传递。

3.数据与信息的联系和区别

当原始事实按照具有一定意义的方式组织和安排在一起时，它就成了信息，也即，信息是按一定的规则组织在一起的数据的集合，是对数据进行处理而产生。这种组织规则和方式具有超出数据本身以外的额外价值。如企业的每笔销售数据和在一段时期内按月汇总的销售总额信息，对企业销售经理而言，后者更具有价值，它可以让经理对市场需求有更多的了解并进一步作出市场需求预测分析。

我们可以将数据比作一块块木头，除了作为一个单独的物体而言，木头本身没有什么价值。但如果在各个木头之间定义了相互的关系，按一定的规则将它们组织在一起，它们就具有了价值。如将木头按一定的方式堆积在一起，它就可以被用来作为一个台阶使用，也可以做成某种物体的一种基座支撑。信息就是这些定义了关系的木头。

这种将数据转换为信息的过程就是信息处理过程。信息处理过程就是通过一定的科学方法和手段对数据和信息实施一系列逻辑上相关的操作，以完成某项预期的输出过程。进行信息处理，需要有知识。知识是用于选择、组织和操纵数据，以使其适合于某种目的的规则、指南、规程和方法等信息结构。

如会计处理中的原始凭证、单据是数据，会计准则、复式记账法是知识，会计报表则是信息。

三、管理信息

1.概念管理信息是组织在管理活动过程中采集到的、经过加工处理后对管理决策产生影响的各种数据的总称。

2.表现形式报告、报表、单据、进度表，此外，还有计划书、协议、标准、定额等。

3.作用

是组织进行管理工作的基础和核心；

是组织控制管理活动的重要手段，联系各个管理环节的纽带；

是提高组织管理效益的关键。

四、系统

1.定义

系统是由处于一定的环境中为达到某一目的而相互联系和相互作用的若干组成部分结合而成的有机整体。

从系统的结构来看可以把系统分成五个基本要素：输入、处理、输出、反馈和控制。

2.特性

（1）目的性

任何一个系统都是为了完成某一特定目标而构造的。例如，学校的目标是培养经济建设人才出科研成果。工厂的目标是生产出高质量、适销对路的产品，提高企业的经济效益。

系统最重要的特性是它的目的性。不能实现系统既定目标的系统没有存在的必要。如果开发出来的管理信息系统未达到原定系统目标，那么这个管理信息系统是一个失败的系统。

（2）整体性

从系统的含义中可以看出，系统内部的各个部分是为实现某一特定目标而联系在一起。因此，组成系统的各个组成部分不是简单地集合在一起，而是有机地组成一个整体，每个部分都要服从整体，追求整体最优，而不是局部最优。这就是所谓全局的观点。

系统的第二个重要性是整体性。重视整体性，就会使我们在开发管理信息系统的过程中，时刻注意从整体出发，来统一界面风格、统一技术用语、统一协调开发进度，而不是各开发各的，最后再协调。

（3）层次性

一个系统可以分解成若干个组成部分，如果将这些组成部分看成是一个个的子系统的话，还可以进一步将这些子系统划分成一些子模块，以此类推，可以将一个系统逐层分解，体现出系统的层次性。

（4）相关性

由于系统是由内部各个互相依存的组成部分按照某种规则组合在一起的，因此，各个组成部分尽管功能上相对独立，但彼此之间是有联系的，即具有相关性。这种相关性往往表现为系统与环境、子系统与子系统、模块与模块之间的接口。*（5）开放性

任何一个系统都不是孤立存在于社会环境之中的，它与社会环境有着千丝万缕的联系。无论是学校还是工厂，不仅要受到国家政策和法规的制约，而且还要受到地方和有关单位（系统）的影响，这就要求系统具有开放性，既做到系统自身不断地升级和优化，也能为其他系统提供接口，从而与更多的系统互联。

开发信息系统，必须注意开放性，封闭的系统或不留接口的系统最后只能是被人们所抛弃。