办公室功能.ppt
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的工作配以专门的文件夹，每天检查一遍
分检文件
经常需要
存档
放在最近的地方
文
件
有时需要
存档
放在稍远的地方
不需要
束之高阁或者扔掉
（8）办公桌抽屉 ● 小件物品应整理后集中在一个盒子里； ●易粘的物品应连同盒子一起有序的存放在
抽屉中； ●私人物品存放在抽屉的最底层。
（3）清洁度
表示空气的新鲜程度和洁净程度的物理指 标。
（4）流速
在正常的温度下，空气的流速为0.25米/秒 时，人的热量散发正常
2、光线杀手 光源的布置应自然合理，避免使坐着的人
直接面对光源，凡是光源直接照射到人的， 就应该考虑重新设置。
还得注意： 1）电脑是否面对光源造成严重反光 2）办公桌面是否反光或者搁置不必
其直接动因是领导活动的需要。 （2）办公室管理表现出某种赋予性，根据组织自身
的需要，赋予其内部机构不同的工作内容； ● 秘书工作各环节之间存在一定的逻辑联系，体 现了某种科学意义的组合。
二、办公室管理的实施维度
z
技术和资源
计划
o 现场的方式
控制 评估
y
组织 实施
会议的方式 文件的方式
办公室管理的维度
（3）从社会组织的外部看，办公室是社会组 织面向社会的门窗，处于窗口地位。
2.基本功能的特征 （1）基本功能的行使具有综合性 （2）基本功能的行使具有程序性 （3）基本功能的行使具有终局性
3.办公室管理与秘书工作的区别 （1）办公室管理是对一个组织机构的管理，是社会
组织行政管理的一部分； ● 秘书工作是社会组织内部的一种管理活动，
1）根据工作需要和工作职能布局
（1）主管的办公区域位于工作区域的后方，里面要 保留适当的空间，同时又要和秘书保持最紧密地 联系
（2）与公众接触频繁的部门应设置与入口处
（3）采用直线对称布置，全体工作人员的座位面向 一方向
（4）审计部门位于离行政区较远的地方
2）保障公共空间和私人空间的独立 2、设备优化急不可“怠” 1）光源：写字时，光源来自左方；打字时，
●党务系统：中央机构、地方机构、基层机 构
●行政系统：部级办公厅、局级办公厅、处 级办公室、 科级办公室
（二）办公室的基本功能
1.基本功能
（1）从社会组织的整体来看，办公室是管理 工作的中心，处于枢纽地位，为领导决策 活动提供建议意见，处理社会组织的内部 事务。
（2）从社会组织的结构看，是社会组织内部 承上启下的联络部，处于中介地位。
6、文件杀手 ●文件随便堆积在某个角落 ●摆放在文件柜的文件没有正确、鲜明的索引 ●文件未更新 ●办公桌上散落着或多或少的文件 7、职能杀手 ●主管的位置安排在员工中间 ●领导位置与秘书的位置相隔太远 ●与公众接触的部门靠近门口
（二）办公环境优化
1、优化从“合理”开始
办公室布局应使环境方便工作者而非工作者方便 环境。
x
（一）办公室的性质 1、从属性
原材料 输入
进行加工 制成品或服务
处理
输出
社会大环境
组织内部环境
Hale Waihona Puke Baidu
2、补充性 提供的所有的服务一定是组织内其他部门 活动的必要补充
3、管理性 是实施内部管理的唯一机构
（二）办公室的管理职能 1、计划
分析过去和现在的有关信息，估计未来可 能的发展 2、组织 把全部经济资源组合成可控的组织单位 3、控制 保证工作成果尽可能与组织的计划一致 4、协调 动员组织员工，使组织目标得以成功实现
（2）井井有条的办公桌
坐在办公椅上，面对办公桌，伸直双臂， 在离桌面约15厘米高的位置画个弧圈，手 臂覆盖过的桌面部分应放置工作中经常用 到的物品
（3）电话：放在触手可及或顺手的地方
（4）参考书：放在桌面或容易存取的抽屉中 （5）电脑 （6）文具用品盒：伸手可及 （7）文件夹：有明确的标签，对于悬而未决
（三）办公室事务 ● 辅助决策、组织会议、公文起草 ● 信息管理、协调关系、规章制度制定 ● 日常事务管理、接打电话、归档管理 ● 统计管理、对外管理、自身建设
三、如何提高办公室的工作效率
（一）办公室的七大效率杀手 1、空气杀手 （1）温度 在22-26摄氏度的恒温状态下，人的工作效 率是最高的 （2）湿度 在正常温度下，办公室理想的相对湿度在 40%-60%之间
办公室及其功能
（一）办公室的含义 1、含义 第一种：办公室是组织为完成组织目标或组
织成员履行其职能时的工作场所。 第二种：是组织设立的办理行政性事务的办
事机构，是直接为领导服务、沟通 上下、联系左右的综合部门。
2、办公室的分类
（1）按照性质分
●党政机关、社会团体、事业单位、企业等 系统的办公室
（2）按照办公室的规格、级别分
（9）电脑、传真机、复印机等操作嘈杂的设 备置于隔音处
3、美化环境
（1）办公室绿化
（2）办公室装饰
采用若干的美术作品和工艺品装饰，悬挂的装饰 画应该高档而显得有品位。
4、不可忽视的办公桌整理
（1）备齐办公桌上的必需品 ●记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、
回形针、信封、计算器、规尺、文件打孔机、圆 珠笔、签字笔、涂改液、荧光笔、红蓝印台等
光源最好来自两方 2）办公桌：多平面转角电脑办公桌 3）办公椅：有轮子与靠背，自动升降 4）隔音玻璃 5）隔音板：控制噪音，保障私人空间独立
（6）档案柜：同一规格垂直式档案柜、旋转 式卡片架和来往式档槽，背对背放置或置 于墙角，而且应在使用者附近
（7）屏风
（8）空调温度：22-26摄氏度，适度保持在 50%
要的玻璃
3、声音杀手 主要包括：办公室的窗户没有隔音玻璃 办公桌没有隔板 设备或机器声 其他 4、空间杀手 5、设备杀手 ●办公桌、办公椅的不合理摆设 ●没有隔板的办公桌 ●没有靠背、轮子的办公椅 ●老化的机器 装得不顺手的电话、拖拽的电话线 ●安放办公桌的窗口被档案柜占据 ●设备、档案柜与使用者相隔太远
分检文件
经常需要
存档
放在最近的地方
文
件
有时需要
存档
放在稍远的地方
不需要
束之高阁或者扔掉
（8）办公桌抽屉 ● 小件物品应整理后集中在一个盒子里； ●易粘的物品应连同盒子一起有序的存放在
抽屉中； ●私人物品存放在抽屉的最底层。
（3）清洁度
表示空气的新鲜程度和洁净程度的物理指 标。
（4）流速
在正常的温度下，空气的流速为0.25米/秒 时，人的热量散发正常
2、光线杀手 光源的布置应自然合理，避免使坐着的人
直接面对光源，凡是光源直接照射到人的， 就应该考虑重新设置。
还得注意： 1）电脑是否面对光源造成严重反光 2）办公桌面是否反光或者搁置不必
其直接动因是领导活动的需要。 （2）办公室管理表现出某种赋予性，根据组织自身
的需要，赋予其内部机构不同的工作内容； ● 秘书工作各环节之间存在一定的逻辑联系，体 现了某种科学意义的组合。
二、办公室管理的实施维度
z
技术和资源
计划
o 现场的方式
控制 评估
y
组织 实施
会议的方式 文件的方式
办公室管理的维度
（3）从社会组织的外部看，办公室是社会组 织面向社会的门窗，处于窗口地位。
2.基本功能的特征 （1）基本功能的行使具有综合性 （2）基本功能的行使具有程序性 （3）基本功能的行使具有终局性
3.办公室管理与秘书工作的区别 （1）办公室管理是对一个组织机构的管理，是社会
组织行政管理的一部分； ● 秘书工作是社会组织内部的一种管理活动，
1）根据工作需要和工作职能布局
（1）主管的办公区域位于工作区域的后方，里面要 保留适当的空间，同时又要和秘书保持最紧密地 联系
（2）与公众接触频繁的部门应设置与入口处
（3）采用直线对称布置，全体工作人员的座位面向 一方向
（4）审计部门位于离行政区较远的地方
2）保障公共空间和私人空间的独立 2、设备优化急不可“怠” 1）光源：写字时，光源来自左方；打字时，
●党务系统：中央机构、地方机构、基层机 构
●行政系统：部级办公厅、局级办公厅、处 级办公室、 科级办公室
（二）办公室的基本功能
1.基本功能
（1）从社会组织的整体来看，办公室是管理 工作的中心，处于枢纽地位，为领导决策 活动提供建议意见，处理社会组织的内部 事务。
（2）从社会组织的结构看，是社会组织内部 承上启下的联络部，处于中介地位。
6、文件杀手 ●文件随便堆积在某个角落 ●摆放在文件柜的文件没有正确、鲜明的索引 ●文件未更新 ●办公桌上散落着或多或少的文件 7、职能杀手 ●主管的位置安排在员工中间 ●领导位置与秘书的位置相隔太远 ●与公众接触的部门靠近门口
（二）办公环境优化
1、优化从“合理”开始
办公室布局应使环境方便工作者而非工作者方便 环境。
x
（一）办公室的性质 1、从属性
原材料 输入
进行加工 制成品或服务
处理
输出
社会大环境
组织内部环境
Hale Waihona Puke Baidu
2、补充性 提供的所有的服务一定是组织内其他部门 活动的必要补充
3、管理性 是实施内部管理的唯一机构
（二）办公室的管理职能 1、计划
分析过去和现在的有关信息，估计未来可 能的发展 2、组织 把全部经济资源组合成可控的组织单位 3、控制 保证工作成果尽可能与组织的计划一致 4、协调 动员组织员工，使组织目标得以成功实现
（2）井井有条的办公桌
坐在办公椅上，面对办公桌，伸直双臂， 在离桌面约15厘米高的位置画个弧圈，手 臂覆盖过的桌面部分应放置工作中经常用 到的物品
（3）电话：放在触手可及或顺手的地方
（4）参考书：放在桌面或容易存取的抽屉中 （5）电脑 （6）文具用品盒：伸手可及 （7）文件夹：有明确的标签，对于悬而未决
（三）办公室事务 ● 辅助决策、组织会议、公文起草 ● 信息管理、协调关系、规章制度制定 ● 日常事务管理、接打电话、归档管理 ● 统计管理、对外管理、自身建设
三、如何提高办公室的工作效率
（一）办公室的七大效率杀手 1、空气杀手 （1）温度 在22-26摄氏度的恒温状态下，人的工作效 率是最高的 （2）湿度 在正常温度下，办公室理想的相对湿度在 40%-60%之间
办公室及其功能
（一）办公室的含义 1、含义 第一种：办公室是组织为完成组织目标或组
织成员履行其职能时的工作场所。 第二种：是组织设立的办理行政性事务的办
事机构，是直接为领导服务、沟通 上下、联系左右的综合部门。
2、办公室的分类
（1）按照性质分
●党政机关、社会团体、事业单位、企业等 系统的办公室
（2）按照办公室的规格、级别分
（9）电脑、传真机、复印机等操作嘈杂的设 备置于隔音处
3、美化环境
（1）办公室绿化
（2）办公室装饰
采用若干的美术作品和工艺品装饰，悬挂的装饰 画应该高档而显得有品位。
4、不可忽视的办公桌整理
（1）备齐办公桌上的必需品 ●记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、
回形针、信封、计算器、规尺、文件打孔机、圆 珠笔、签字笔、涂改液、荧光笔、红蓝印台等
光源最好来自两方 2）办公桌：多平面转角电脑办公桌 3）办公椅：有轮子与靠背，自动升降 4）隔音玻璃 5）隔音板：控制噪音，保障私人空间独立
（6）档案柜：同一规格垂直式档案柜、旋转 式卡片架和来往式档槽，背对背放置或置 于墙角，而且应在使用者附近
（7）屏风
（8）空调温度：22-26摄氏度，适度保持在 50%
要的玻璃
3、声音杀手 主要包括：办公室的窗户没有隔音玻璃 办公桌没有隔板 设备或机器声 其他 4、空间杀手 5、设备杀手 ●办公桌、办公椅的不合理摆设 ●没有隔板的办公桌 ●没有靠背、轮子的办公椅 ●老化的机器 装得不顺手的电话、拖拽的电话线 ●安放办公桌的窗口被档案柜占据 ●设备、档案柜与使用者相隔太远