档案数字化的质量和安全保密研究

档案数字化的质量和安全保密研究

作者：郝莉莉

来源：《现代企业文化·理论版》2016年第24期

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）12-000-02

摘要本文首先简要介绍了我国档案数字化的现状，在此基础上，分别对档案数字化的质量控制和安全保密控制的内容和手段进行重点阐述，以期为确保数字化工作的质量和安全保密性提供一定的参考。

关键词档案数字化质量安全保密

档案数字化是一项复杂的系统性工程，也是一项涉及多部门的综合性工作，从最初的完成计算机辅助管理功能，到目前我国部分档案馆已初步实现信息资源共享，我国档案数字化正在从成长期驶入快速发展期。在肯定其成绩的同时，我国档案数字化工作也暴露出了诸多不完善环节，尤其是作为重中之重的质量控制和安全保密控制环节，更应该做到立足全局、合理统筹、实事求是。

一、档案数字化的质量控制

（一）质量控制的内容

1.优选数字化方案。在实际的工作中一定要首先制定一个科学合理的方案和整体的规划，之后才能按照规划中的内容进行逐一的执行，档案数字化方案当中也包含很多方面的内容，一个是档案数字化工作中应该遵循的原则，其次是技术路线和支持，再次是流程的重组和分配，最后一点就是操作的具体方法和步骤等等。

2.正确选择数字化软件。在档案数字化管理的过程中所使用的软件类型非常多，同时都有着不同的特点，在这一过程中也应该根据单位的实际情况选择恰当的软件类型。这也成为了保证档案数字化建设的一个非常重要的环节，对后续工作的开展都会产生十分重大的影响。

3.人员的选拔和培训。每一个实践活动中，人都是一个决定性的因素，所以在档案数字化建设的过程中应该对档案人员的选拔和培训引起高度的重视。选拔的人员一定要有强烈的责任感，同时能够在实际的工作中认真的完成自己的任务，在人员培训的过程中主要是给工作人员传递一些非常关键的工作制度和操作规范，同时还要教会工作人员熟练的使用各种现代化的设备和工作中需要使用的软件。

（二）质量控制手段

1.明确分工和责任。不同的工作量、工作方案和单位类型在档案数字化的工作中其自身的流程也是不同的，但是无论有怎样的不同，其在工作的过程中都要做到分工明确，在各项细节的工作中都应该具体的落实到个人，在分工的过程中要更加的清晰合理，同时也要明确各个部门和各个人员的职责。

2.建立健全规章制度。档案数字化是档案信息化建设的一个非常重要的分支，所以在实际的工作中必须要建立一个统一的标准和规范，建立一系列比较科学和完善的规章制度，确保档案数字化建设过程中相关资源的利用和共享，在建立了一些规章制度之后，我国的档案数字化建设也有了一个切实的依据，在实际的工作中也能真正的做到有章可循。

二、档案数字化的安全保密控制

安全保密工作是档案工作的重要内容。档案数字化的安全保密控制，就是要保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免出现泄密问题。安全保密控制是档案数字化过程中应优先考虑的问题。

（一）安全保密控制的内容

安全保密控制是指对档案数字化实施过程中存在的不安全因素进行预先分析，并依据数字化工作中人、物、环境等因素的运动规律，从技术和管理上采取措施，有效控制泄密事故的发生。档案数字化工作的安全保密控制主要包括：规章制度的建立，网络和计算机安全方案的确立，场所的选择和安防系统的建设，档案实体的使用和保管，数据库的维护、整理和数据备份。

1.规章制度的建立。进行数字化处理的档案中包含涉密程度较高的信息，要保证这项工作能安全高效地进行，必须有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：档案数字化系统及设备使用的安全保密规定，数字化加工涉密人员选择和管理办法，数字化加工场所安全保密方案，档案数字化设备的安全管理制度，参与人员身份识别管理制度，访问控制规则设置的规定，密码密钥的保密管理规定，扫描员、系统维护员、扫描质检员、系统安全员、档案保管员、值勤警卫工作职责等。

2.网络、计算机安全保密方案的确立。为了确保档案数字化过程的安全性，应设计好网络、计算机安全保密方案。首先，所有的操作必须在一个封闭的计算机网络中进行，与所有的外网物理隔断；其次，档案数字化客户端计算机及服务器必须存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外来人员进行物理破坏和盗取，还要防止外界电磁场对数字化网络系统各个设备的电磁干扰，防止由于计算机、服务器及其他网络设备电磁辐射而造成的泄密事故，保证数字化加工工作在安全保密的环境中进行；第三，工作人员进入系统前必须进行身份鉴别，防止非法用户的进入，这是保障数字化系统安全的第一道防线；第四，就是对参与档案数字化工作的人员进行分类，区分出不同的任务群体，并对这些群体访问系统资源的权限做出严格的界定，以阻止合法用户访问其权限以外的资源；最后，要防止电磁泄露，有条件的单位应在屏蔽的空

间内进行档案数字化工作，不具备此条件的单位应选择低泄射的设备，加装高强度的电磁干扰器。

3.场所的选择和安防系统的建设。档案数字化工作主要在档案馆内进行，但也有一部分外包给专业公司。数字化加工场所的选择一般要遵循以下几个原则：首先，要便于档案实体的保管；其次，尽量选择与档案保存环境较相似的场所。加工场所必须配备安全系数高的安防系统，保证整个加工场所的安全防护。同时，安防系统分布要有所侧重。

4.档案实体的使用和保管。档案数字化过程中要大量利用档案实体，为了确保档案在使用和保管过程中的安全保密性，必须有与之相配套的制度跟进。首先，对进入档案库房的人员实行双人制，形成互相监督机制；其次，实行安全巡视制，即安排巡视员定期在档案运送路线上巡逻，保证档案不丢失；最后，临时存放档案的区域必须配备保密装具和安全防护设备，并对该区域进行 24 小时不间断录像。

（二）安全保密控制的手段

1.加强教育，提高人员思想素质。档案数字化过程中存在着许多不安全因素，其中，人的不安全行为是安全保密控制的重点。人的不安全行为是与人的心理特征相违背的、非理智的行为。为此，可通过加强教育来控制人的不理智行为。首先，应组织工作人员学习档案安全保密的相关规章制度。其次，科学地设计档案数字化工作流程，明确各个环节需要注意的安全保密问题和需要遵循的原则，从而提高参与人员的安全保密意识。第三，组织定期或不定期抽查，发现问题及时纠正，并对参与人员进行批评教育。

2.强化人员管理。人是档案数字化工作的主体，强化人员管理，能为安全保密工作奠定坚实的基础。为此，可从以下三个方面入手：第一，严把人员政审关。第二，明确参与人员的岗位和职责。第三，对工作人员的思想意识、工作质量等情况进行定期考核。

3.落实制度建设和安全系统建设。安全保密制度在档案数字化工作开展之初都已建立，但其在贯彻执行过程中往往会大打折扣。这主要是由一些原因引起的，如错误地认为执行安全保密制度会影响工作效率，工作中麻痹大意等。为此，我们要克服错误认识，严查细究，对人为造成的泄密问题，要按照相关规章制度严肃处理，使安全保密工作受到应有的重视。

三、结语

综上可知，数字化档案信息管理模式在实施的过程中逐渐凸显出安全系数较低等问题影响到了整体管理水平，因而在此背景下，档案管理人员在实际工作开展过程中应注重对此问题展开行之有效的处理，且从强化人员管理、加强教育活动、加强质量管理手段等途径人手来应对档案数字化管理中突显出的相应问题，达到高效率档案管理状态，同时避免不安全档案管理行为的发生影响到档案信息的安全性，并促就信息丢失问题的凸显。