图书档案管理过程中的文件材料归档措施分析研究

图书档案管理过程中的文件材料归档措施分析研究

摘要：图书档案管理关系到图书馆的发展未来，图书馆要想发展就必须要加强其档案管理。对此，本文分析研究认为，加强图书馆的档案管理一是要建立健全图书档案管理的归档制度，坚持按归档制度检查指导图书文件材料的形成、积累、整理与归档。二是要图书档案管理要坚持实行“三纳入”、“四步走”把好“三关”，通过这些措施分析，进一步加强图书档案的管理，使图书馆能够更好地向着服务于社会和人民的方向发展。

关键词：图书档案管理图书管理档案管理文件归档图书档案

图书馆的档案管理要要不断地加强，这样才能够更好地服务和服从于社会主义现代化建设。基于此，本文从以下两个方面进行了分析研究。

一、建立健全图书档案管理的归档制度

俗话说得好，没有规矩不成方圆。同样的道理，在图书档案管理过程中没有健全切实可行的图书档案文件材料的

形成归档制度，那么图书管理的归档制度就没有保障。只有将文件材料归档工作作为本机关或企事业单位的制度之一，颁发实施、监督检查才有章可循，才有约束力。当前，个别单位和部门之间还缺少健全的文件材料的形成归档制度，文

书部门、业务部门及其人员不知道向图书档案管理部门上交什么，什么时间归档；档案部门不知道文书部门、业务部门应形成什么，所以不知道收什么，心中没有数，监督、检查、指导跟不上，这些教训应该吸取。为了尽快改变这种状况、必须建立起符合本单位实际情况的各种门类和载体的图书

案卷类目、归档范围、保管期限等相关的表格，以保证应当归档的图书资料齐全归档。

要坚持按归档制度检查指导图书文件材料的形成、积累、整理与归档。有的文书、业务部门的文秘人员和兼职档案员。善于运用自身职能的便利条件，对于文件材料的形成、积累采取一收、二卡、三挂钩的方法进行对图书档案的管理，这样一来取得了良好的效果。一收是指坚持平时清，平时跟踪有关领导和业务人员催要应当归档的文件进行归档的文件

材料，利用节假日，保密检查重点突击收集文件材料；二卡是在有关部门通过文书部门打印材料时，文书部门应当立即在材料份额上预算出归档的材料，在图书文件打倒完毕后进行盖章时，应当把归档的图书文件材料直接卡下来；三挂钩，即文书、业务部门通过介绍信等事宜，获悉有关人员外出开会、参观学习、调查或者说指导考察等活动相关信息后，便于他们主动进行挂钩，请他们把外出公务活动中形成的有关材料，带回归档，他们回来后就及时进行登记，收回档案卷类目进行对号入座，填好图书档案的文件处理单，再分发到

有关部门进行办理，并由文书人员或者兼职档案管理人员出具已经交付的证明材料。

二、图书档案管理要坚持实行“三纳入”、“四步走”把好“三关”

图书档案管理中相关规定明确指出：“各单位应当把科学技术材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划当中，并且还要列入有关部门和有关人员的职责范围之中”。根据这一条的规定，结合图书档案管理工作的实践，第一，要将文件材料的形成、积累、立卷、归档工作纳入本单位归档程序当中。比如说，纳入公文的处理程序、基建程序、生产程序以及科研程序等，明确规定各种程序应该积累的文件材料。使文件材料的形成、积累、立卷、归档工作程序化、制度化。第二，要纳入工作计划。即各机关、企事业单位在制订工作计划时，均将文件材料的形成、积累、整理和归档等各项工作纳入其中，作为计划的基本内容之一，提出数量要求与质量要求，并安排相应的时间，由文书部门、业务部门的有关人员将形成的文件材料按时积累，整理归档。第三，要纳入有关人员的岗位责任制。即把文件材料的形成、积累、整理、归档纳入有关人员的岗位责任制，明确与各方面有关业务部门和业务人员（文书人员、办案人员、业务部门的各有关领导者）各自在自己的工作岗位所应当承担的文件材料形成、积累、归档的任务。务

将这种责任制度化，并定期进行考核，以增强有关人员的责任感，便于对他们进行监督、检查和指导工作。

所谓“四同步”，是指各机关企事业单位要实行工作与

图书档案建档同步管理。即下达任务与提出文件形成归档要求同步；检查工作进度与检查文件材料的形成、积累、整理、归档情况同步；验收、鉴定科技成果、与验收、鉴定文件材料同步；上报登记和评审奖励科技成果，全优工程、优质产品与档案部门出具证明材料同步。通过“三纳入”和“四同步”，达到文件材料形成、积累、归档的“八有”。即：领导上有议程，计划上有位置，工作上有安排，经费上有保证，制度上有规定，组织上有措施，职责上有分工，管理上有考核。与此同时，还必须把住以下三个“关口”。

第一，要把好鉴定关和验收关。根据图书档案管理的相关规定和内容，对科研成果、产品、工程设备安装或者说其他项目进行鉴定、验收时，须有图书科技档案管理部门参加，检查应当归档的科技文件是否齐全，而对于文件材料不完整、不准确的项目，则不予验收。这个规定精神，不仅适用科技文件材料形成归档的监督和检查，而且也适用于其他内容的文件材料所借鉴。当某项任务完成以后，某一案件办结完毕、某一项课题总结鉴定之前，就要汇集大量的文件材料，此时承办的业务部门、业务人员要紧紧跟上，图书档案管理部门也要参加对图书文件材料的鉴定和验收。文件材料不齐全、

不完整，说明任务未按照计划全部完成，成果也不能全部兑现，这不能算全部完成任务，成果不能鉴定验收，图书档案管理部门不能在鉴定验收的资料栏上签字。

第二，要把好上报成果关。根据国家相关部门的规定，图书档案管理上报的成果必须有完整准确的文件材料移交

给本单位的图书档案管理部门。经过检查合格以后，由图书档案管理部门进行签字盖章，这样才可以登记申报成果，否则成果登记部门则不予处理或者不给办理申请上报成果的

手续。各级图书档案管理部门和图书档案管理人员要坚持原则，出以公心。对于材料不合格的未进行归档处理的，则不能私自进行签字盖章，欺骗成果鉴定部门。同时要求各级领导也不得利用职权，强行要求图书档案管理人员进行盖章。

第三，要把好“晋职升级”关。各类业务人员的职级晋升、业务考核的主要依据之一，就是图书文件材料，要对于业务人员的职级晋升时有个依据，因此要强化其归档意识。

（作者简介：杜乙春，吉林省镇赉县图书馆，研究方向：图书管理。）