秘书工作教案(doc 82页)

秘书工作教案

第一章秘书工作概述

教学目的

了解秘书的含义、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。了解秘书工作的起源与发展。

通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。

教学重点与难点

教学重点

1、秘书的概念

2、秘书的职业特点

3、秘书工作的原则与作用

4、秘书机构的设置

教学难点

1、秘书的来由与定义

2、秘书工作作用的技能

3、案例分析

1.1秘书的含义和职业特征

1.1.1 “秘书”词义的演变

1、宫中秘藏之书：最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。

2、行政职位: 秘书工作人员,被看作是行政人员。政府秘书属国家公务员

3、社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。

1.1.2 秘书的定义

所谓秘书，指处于枢纽地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。

1.1.3 秘书的分类和层次

横向分类

1、按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私人秘书，商业秘书，涉外秘书。

2、按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、医学秘书，法律秘书等。

3、按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。

纵向分类（层次）

1、高级（省厅级）——动脑

2、中级（处科级）——动手

3、初级（科级以下）——动腿儿

1.1.4 秘书的职业特征

1、直接性

一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么;

二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;

三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果的成败与领导有直接的关系。

2、稳定性

秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。

3、知识化

秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。属知识分子、“白领阶层”、文官范畴

4、年轻化

发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。少数高级秘书、秘书官员、私人秘书除外

从整个秘书机构来看，年龄应呈梯形结构。

5、女性化

近20年来，女性秘书有明显增加的趋势，这是由女性的心理素质所决定的。西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。（温柔、体贴、善于管理、形象思维、做程序性、重复性的工作、体力轻）

1.2秘书工作的内容、作用

1.2.1 秘书工作的内容

1、文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）

2、文书制作（打字、复印、编排、装订等）

3、文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷）

4、档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）

5、会议组织（准备、记录、文件、善后）

6、调查研究（计划、实施、分析、研究等）

7、信息资料工作（收集、整理、提供、储存）

8、信访工作

9、接待工作（日常来访、计划来访接待、安排、服务）

10、协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）

11、督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查）

12、日程安排（领导工作日程、会晤、差旅等）

13、日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）

14、办公室管理（环境、设备、办公用品、经费）

15、其他临时交办事项

1.2.2 秘书工作的要求

1、秘书工作的“四个转变”（1985.1）

由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策

由单纯地传递信息转变为综合处理信息

由被动服务转变为主动服务

由单凭老经验办事转变为科学化管理

2、秘书工作的“六个强调”（1986后）

强调调查研究工作

强调信息工作

强调信访工作

强调协调工作

强调督查工作

强调党务、政务工作

1.2.3 秘书工作的性质和特点

1、辅助性

在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。

2、综合性

3、机密性

善于保守秘密是秘书的首要职业道德

4、服务性

1.2.4 秘书工作的作用

1、助手作用

2、参谋作用

3、协调作用

4、信息枢纽作用

5、公共关系作用

1.3 .1秘书工作的发展趋势

1、逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统

2、逐渐走向秘书工作科学化的道路

3、逐步形成以公务秘书为主导、社会秘书为主体的职业阶层1.3.2 国外秘书工作的发展趋势

由事务型转为智能型

秘书工作日益专业化

秘书人员的高学历、秘书工作的永业化

1.3 关于秘书学

1.3.1 秘书学的涵义和研究对象

1.秘书学的涵义

是写作学和管理学的边缘学科

是管理学的一个分支

是一门新兴的综合性应用科学

是一门综合性、实践性很强的新兴学科

秘书学是研究秘书人员如何做好秘书工作的学科

2、研究对象

秘书工作、秘书人员

1.3.2 秘书学研究的兴起

1979年，领导提出

1980年，上海大学、江汉大学、南开大学、成都大学率先开设1983年，上海大学首创《秘书》杂志

1984年，上海召开“全国高等院校秘书教学经验交流会”

1984—1985年，第一批秘书学专著问世

1.3.3 秘书学研究的发展方向

秘书学教学理论

八十年代：秀才党政机关

九十年代：通才党政机关、大中型企业

九十年代以后：管理人才更广范围

1.3.4 秘书学研究的方法和方式

1、从实际出发，由经验上升为理论的方法

2、运用其他学科的先进方法研究秘书学

3、有经验的秘书人员与理论研究人员相结合

案例1 女秘书工作———典型的一日