会计电算化系统管理制度(doc 8页)

电算化系统管理办法

目录

第一章总则

第二章会计电算化系统岗位责任制度

第三章电算化的实施

第四章会计电算化系统操作管理制度

第五章会计电算化系统软、硬件管理制度

第六章会计电算化系统会计档案管理制度

第七章附则

电算化系统管理办法

第一章总则

第一条为推行公司管理现代化、自动化,提高财务会计工作效率,加强电算化管理,特制定本办法。

第二章会计电算化系统岗位责任制度

第二条核算系统人员分工

为适应会计工作电算化后会计工作重点的转移和岗位的变动,需要对财会人员的工作内容和任务以及相互分工做出调整。

会计人员工作岗位划分为: 会计主管、系统管理员、系统操作员、制单、复核及审核、会计报表、档案管理、出纳。以上岗位中系统管理员不得兼管出纳工作、出纳人员不得兼任操作人员。

第三条核算系统人员组成

核算系统由系统管理员、会计电算化操作员、数据审核员和会计管理员组成。

（1）系统管理员：负责核算系统运行环境的建立,组织协调系统的日常运行操作,提出软件修改的意见；发现和解决操作故障,及时纠正数据差错；负责检查和督促系统各类人员的工作,负责系统的安全工作；负责对系统硬件设备的检查及故障处理工作,确保系统的正常运行,负责数据及程序的正确性和适应性的维护。发生不可处理的错误,应及时与销售单位技术人员取得联系,及时解决发生的错误。一般由计算机专业人员负责。

（２）会计电算化操作员：负责所分管的财会工作,做好分管的原始根据的汇集和记帐根据编制及预处理工作。负责审查输入根据的预处理,整理输入根据、编制记帐根据、进行核算工作。负责系统的操作运行,负责数据登录、打印各种帐表数据,严格遵守操作规程,并负责数据正确性的校核,发现故障应及时报告系统管理员。同时应做好会计数据的备份。由具有合格证的会计人员负责。

（３）审核员：负责对输入根据的代码及数据的完整性和正确性的审核,保证输出帐表数据的完整性和正确性。由不是输入根据的另一人负责。

（４）会计档案管理员：负责存档数据软盘、程序软盘、帐表、根据和各种资料的保管工作,做好软件、数据及资料的安全工作。作好会计数据的备份工作。

（５）会计主管和出纳员的职责与手工方式下的职责一样,区别在于必须对会计电算化比较了解,并充分利用会计电算化提供的各种会计资料。

第四条会计电算化系统各类人员岗位责任制

（1）系统管理员责任制

①负责会计电算化系统的日常管理工作,监督并保证系统的正常运行,做到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时,应及时到场,并组织有关人员尽快恢复正常运行。

②定期检查软、硬设备的运行情况；负责系统运行中软、硬件故障的消除工作；负责

系统的安装和调试工作；按规定的程序实施软件的完整性、适应性和正确性的维护。

③协调本系统各类人员之间的工作关系。

④检查会计根据的预处理工作,确保各类输入数据符合系统的要求。

⑤负责计算机输出帐表、根据数据的正确性和及时性检查工作。

⑥负责本系统各有关资源（包括硬件设备、软件、数据及文档资料等）的调用、修改和更新的审批手续。

⑦负责本系统运行的安全性、正确性、及时性检查工作。

⑧做好本系统操作运行情况的总结工作,并提出更新软件或修改软件的需求报告。

⑨负责本系统各类人员的工作质量考评,并提出任免意见。

⑩完善现有的管理制度,并制定岗位责任与经济责任考核制度。

（２）会计电算化操作员责任制

①负责本系统的数据登录、数据备份和输出帐表的打印工作。严格按照输入根据做好数据输入操作,输入完毕进行自检核对工作,核对无误后交审核员复核；在输入操作中,如发现输入根据有疑问或错误时,应及时向系统管理员或专职会计员反映,不得擅自作废或修改；发现输入数据与根据不符时,应按根据数据予以修正。

②严格按照系统操作说明进行操作。

③当天的日记帐数据,做到当天登录。登录后即打印出当天的帐表,做到当日帐当日清。日记帐输入应做好日清,在月末应将核对无误的明细帐和科目汇总表打印输出。

④月末打印系统所有的明细帐、总分类帐、会计报表和自动转帐根据。

⑤每次操作完毕,应及时做好各类备份数据和存档数据。

⑥注意安全,各自的操作口令不得随意泄露,备份数据应妥善保管。

⑦系统操作过程中发现故障,应及时向系统管理员报告,并做好故障记录和上机记录等事项。

（３）审核员责任制

①负责根据数据的审核工作,包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性。

②负责输出数据正确性的审核工作。

③对不真实、不合法、不完整、不规范的根据,退还各有关人员更正、补齐后,再行审核。

④对于不符合要求的根据和不正确的输出帐表数据不予签章确认。

（４）会计档案管理员责任制

①负责本系统各类数据软盘、系统软盘及各类帐表、根据、资料的备份和存档保管工作。

②做好各类数据、资料、根据的安全工作,不得擅自出借。

③按规定期限,向各类有关人员催交备份数据及存档数据。

（５）专职会计员责任制

①按分管的内容汇集材料收发、领退单、销售发票、薪水变动及停止发放等各类单据。

②在规定的期限内,根据原始根据准确编制会计记帐根据。

③编制会计根据应符合财会制度的要求。做到内容完整、数据正确；代码要合法、恰当、摘要应简明规范。

④如果专职会计人员兼会计电算化系统操作员,则应遵守会计电算化系统操作员的责任制。

第三章电算化的实施

第四条领导与组织

为搞好公司会计电算化工作,公司成立一个临时性的会计电算化领导小组,负责对会计

电算化工作的组织、领导、监督和协调,可由总经理或财务副总经理亲自领导。

公司成立会计电算化实施小组,具体负责会计电算化实现工作。该小组主要由财务会计人员和计算机专业人员组成,负责人由财务主管担任。在完成会计电算化任务后,小组撤销。

当本公司缺乏计算机专业人员,或专业力量较弱时,可聘请外部专家、顾问参与咨询。第五条规划

会计电算化工作应按一般投资项目的工作规程,进行可行性分析。实施小组应提交编制好的可研报告,报领导小组审批。

电算化会计信息系统开发须遵照软件工程的生命周期法进行,开发方案须经领导小组批准。

领导小组重点审查电算化会计信息系统开发的费用预算。

费用主要包括电脑硬件及辅助设备的购买、升级或添置,软件开发或购买,人员培训,调研论证,甩手帐的转制费用。

为加快公司会计电算化速度,公司可外购商品化会计软件,或接受上级主管部门推荐的行业性通用软件。

第六条基础工作整理

(1)做好手工会计业务数据规范化工作。

①重新核对各类根据、帐簿,做到帐证、帐帐、帐实相符。对其中的混乱、历史遗留问题、差异,调整到最低水平。

②清理往来帐户和银行帐户。对串户、未达帐项、呆帐和坏帐及时核销或冲销。

（2）做好各类帐证表资料格式规范化工作：

①划分保留和修改的内容；

②对部分会计资料格式重新设计或修改；

③记帐根据摘要栏进一步规范,简明扼要。

（3）将会计核算程序化：

①事先确定录入、审核、记帐等数据传递次序；

②规定操作员执行数据传递次序的时间责任。

（4）其他需要重新确定的工作：

①各种会计核算方法；

②成本核算方法；

③折旧计提方法；

④薪水提取与发放办法

第七条制度调整

在电算化后,会计核算制度应作调整：

会计科目保留汉字会计科目名称,一级会计科目编码符合会计准则要求：

出纳员、程序员不得兼任根据录入工作,不得进行系统操作；

现金、银行日记帐可用活页式帐页,并按天打印；

一般帐簿可根据工作需要,按月、季、年度打印,业务量较少的帐簿可满面页打印；

在所有记帐根据数据已存于电脑条件下,用总分类帐户本期发生额对照表替代总分类帐；

在记帐后如发生根据录入错误,应使用“红字”冲帐法予以纠正,编制补充登记或负数冲销根据,重新修改。

第八条运行验收

（1）对会计软件试运行。主要工作有：

①初始化。各类会计基础数据和历史数据的输入。