办公自动化概论
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2020/11/11
办公自动化概论
1、办公自动化概述
办公自动化是信息化时代最重要的标志之一， 它将人、计算机和信息三者有效的结合为一个办公 体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系 统。在整个系统中通过使用先进的机器设备和技术， 办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提 高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚 至辅助决策。
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办公自动化概论
再进一步分析这个例子，如果市政府微机办公系 统和市政府法规信息数据库系统、市政府财务管理 系统是一个集成化的统一系统，计算机自动从有关 系统中寻取机关资料，这种系统就是办公自动化更 高层次的集成化。
另外，如果市政府办公系统和区政府办公系统是 一个集成的计算机网络系统，可以通过网络传递信 息，可以远程处理业务，那这就是一个更进一步的 网络化的办公室自动化系统。
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wk.baidu.com 3.4传真机
传真机是一种传送静态图象的通讯设备，是信 息传递工具，具有方便、快捷、准确、通讯费用低 等优势，成为企事业单位办公必不可少的通讯工具。 传真机在国际上简称为FAX。
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3.5光盘刻录机（CD刻录机、DVD刻录机）
CD刻录机具有统一的规格---CD-RW，因此其 不存在规格兼容性的问题。而DVD刻录机并没有建 立起统一的规格，其目前有三种不同的刻录规格--DVD-RAM、DVD-RW、DVD+RW，而且三种规格 不兼容，有各自厂商支持。目前市场上主流DVD刻 录机是DVD-RW。
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3.2打印机
针式打印机 国内比较流行的有9针和24针两种。针数越多，打
印出来的字就越美观，针式打印机的主要优点是结 构简单，价格便宜，维护费用低，打印速度高，可 打印连续纸张，但打印时噪音大，打印质量粗糙。
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喷墨打印机
按打印出来的字符颜色，将它分为黑白和彩色两 种。喷墨打印机的主要性能包括分辨率、打印速度、 打印幅面、兼容性以及喷头的寿命等。喷墨打印机 的主要优点是打印精度较高，噪音较低，价格中等， 但打印速度较慢，墨水消耗量较大。
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办公自动化概论
1.2办公自动化系统简述
办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办 公人员和先进设备（计算机、网络、现代办公设备）结 合起来构成的人机信息处理系统，它使人的办公活动逐 步由各种设备和人机信息系统来协助完成辅助决策，实 现办公人员智力劳动的自动化、电子化、专业化，最大 程度地减轻劳动强度，达到充分利用信息，提高工作效 率和质量，提高生产率的目的。
办公事务处理级上我们可以使用多种OA子系统，电子 文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系 统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。
事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公 操作，是直接面向办公人员的。
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二、管理型办公自动化系统。随着信息利用重要性的不断增 加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息 的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业 务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化 的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作 所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、 法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等政务信 息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关 的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、 经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作 为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工 作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享 的综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上， 构成信息管理型的OA系统。
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办公自动化概论
办公自动化的主要特点：现代办公与传统办公相比， 有较大的区别。这不仅在内容和对象上存在差别，更主 要是在方式和手段上存在区别。传统办公中有许多需要 大量人工进行处理的内容，在现代办公中大都用计算机 替代了，现代办公的效率更高，管理更加有序。
现代办公自动化的主要特点有： 1、提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单 位、企业内部的知识资源和技能。 2、实现办公用品、生产设备以及科技图书、文书、 科技、人事、财务档案的有效管理，防止信息资源的流 失。 3、运用网络，建立经济、方便、快捷的电子邮件 通讯平台和网上培训基地，不仅方便 交流，而且实现了 资源的充分运用、反馈信息的及时收集。
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激光打印机 打印效果非常好，几乎没噪音，价格较贵。分辨
率是衡量打印机质量好坏的标准，分辨率通常以 DPI为单位。现在国内市场的打印机分辨率以 300DPI、400DPI和600DPI为主。分辨率高，打印质 量好，价格也越昂贵。用户可以根据自己的实际需 要选择一种打印机质量和价格适当的激光打印机。
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3.6多功能一体机
多功能一体机出现在20世纪80年代后期，国外 把它定义为MFC（MULTI FUNCTION CENTER）， 即集扫描、传真、复印和打印功能为一体的产品总 称。多功能一体机占地空间少、产品功能多、性价 比高、易于操作等优点于一身，再加上厂家的技术 成熟，成本低廉，因而迅速在现代化办公用品中占 据了一席之地。
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3.7其他周边设备
数码相机、数码摄象机、摄象头、手写输入设 备、耳机、音箱。
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4、办公自动化软件
Office2003办公软件
Office2003主要包括文字处理软件Word，电子 表格处理软件EXCEL，演示文稿制作软PowerPoint， 网页制作软件Frontpage，数据库管理软件Access， 电子邮件管理软件Outlook，等常用软件，还包括一 些针对企业高级用户的应用程序，如Infopath， Publish，Onenote等,各个应用程序共享一般的命令, 对话框和操作步骤,并且都采用统一标准化的工具栏、 菜单、快捷键和WEB发布工具，这样用户只需要学 习一个应用程序的基本用法，然后举一反三，触类 旁通。
3.1微型计算机 3.2打印机（针式打印机、喷墨打印机、激光打印机） 3.3复印机 3.4传真机 3.5光盘刻录机 3.6多功能一体机 3.7其他周边设备
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3.1微型计算机
1、台式机 2、笔记本
台式机
笔记本
优势：价格便宜；
便于携带；辐射小；整体
配件便宜，可选择范围大； 硬件节省空间且性能稳定
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办公自动化的主要内容 现代办公表现在两个方面：一是处理办公信
息；二是产生办公信息。常见的办公信息主要 包括文字、报表、语言、图形图象等。
办公自动化的主要内容包括利用现代信息技 术手段进行文字处理、报表处理、数值和非数 值计算、图形图象处理、语言处理、通信、信 息存储与管理、日程管理和辅助决策等各方面。
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3.3复印机
现代彩色复印机与数码复印机的出现把复印技 术应用提高到一个崭新的领域。目前的复印机从基 本技术来讲，主要可以分为模拟复印机、数码复印 机两大类。
数码复印机由于采用了数字图像处理技术，使 其可以进行复杂的图文编辑，大大提高了复印机的 生产能力、复印质量，降低了使用中的故障率，其 主要优点在于：一次扫描，多次复印；更加整洁、 清晰的复印质量；能够进行电子分页；无废粉、低 臭氧、自动关机节能，更加的环保；具有强大的图 像编辑功能；复印速度更快。
可以DIY且配件可更换升 性高，免去许多连接问题；
级；外形的多样性及散热 革新化设计；售后服务比
性能良好。
较完备，品牌集中度高，
质量保证高。
不足：体积庞大，重量大，配件太贵；不能DIY；散 不便于移动；显示器辐射 热差。 问题，使用LCD价格高； 品牌杂乱，质量难以保证； 接口多，安装程序复杂。
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办公自动化概论
1.1“办公自动化”基本概念
在信息化社会的今天，办公自动化早就超出 了狭窄的办公室范围，逐渐渗透到管理的范畴。 人们将其统称为“办公自动化”（Office Automation,简称“OA”）。
办公自动化就是利用现代化的设备和技术，以 全部或部分代替办公人员的业务活动，优质高效 地处理办公信息和办公事务。目前，办公自动化 已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行 为科学有机结合在一起，应用于传统的数据处理、 非数值型信息且机构不明确的办公事务上，有效 地提高了办公质量和办公效率。
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在以上例子中，信息以文件方式传递、处理；领 导查阅、参照的有关法规也是信息，这是数据信息。 研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信 息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过 程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是 初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料 数据，这是更进一步的自动化。如果由计算机自动 分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者 采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念 的办公自动化。
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三、决策型办公自动化系统。它建立在信息管 理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系 统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题， 构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部 的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决 策。
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举例分析
例如：某区政府报来文件要求某地区盖一座公 共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构， 市有关领导看到文件后，要去寻找市里有关规划盖 楼的文件法规，又需要研究全市的经费预算，以及 其它许多参考资料，然后研究决定同意或不同意。 并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给区政 府。
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5、常用办公设备使用与维护
5.1电脑硬件的日常维护 5.2电脑软件的日常维护
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5.1电脑硬件的日常维护
计算机应安置在远离强磁、强电、高温、高 湿以及阳光直射之处，通风不良会影响机器散热， 所以机器离墙应有10CM以上的距离；不要让机 器淋雨或过度潮湿。
所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系 统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一 部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的 技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。
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2、办公自动化系统应用
白银区政务协同办公系统
1、协同事项单位内部员工间的协同工作平台（包括异地协 同），任何办公事项，如计划管理、项目开展、任务执行、 申请审批等均可借助于协同事项功能完成。包括新建发送协 同事项、接收处理协同事项、档案管理等子功能。
6、常用工具包括综合查询、员工通迅录、外部联系人、万年 历、计算器等功能。
7、个人设置设置个人相关的信息，如密码设置、代理设置、 信息转移设置和个人模板管理。
8、 在线交流类似于QQ的在线即时交流方式。
9、综合办公进行车辆，用品，设备，图书的基本管理。
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3、办公自动化设备
2、公文管理满足单位发布公文、接收公文及档案管理的需 求。
3、表单应用提供自定义表格单据，实现数据采集，统计的需 求。
4、公共信息单位内的公共信息园地。针对某一部份人发布的 普遍性信息，也被归纳入公共信息范围，如针对全部部门经 理发布的通知。
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5、日程/会议记录包括个人日程安排，查看他人日程安排； 会议通知会被自动写入日程表中。
办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三 者的关系：信息是被加工的对象，机器是加工手段，人 是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者。
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：
按照办公自动化系统的功能将其划分为三个层次
一、事务型办公自动化系统。这个层次只限于单机或 简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等 辅助工具的应用。它包括基本办公事务处理和机关行政 事务处理，主要从事文字处理、个人日程安排、个人文 库管理、行文办理、邮件办理、文档资料管理、快速印 刷、编辑排版、电子报表等事务。
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1、办公自动化概述
办公自动化是信息化时代最重要的标志之一， 它将人、计算机和信息三者有效的结合为一个办公 体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系 统。在整个系统中通过使用先进的机器设备和技术， 办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提 高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚 至辅助决策。
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办公自动化概论
再进一步分析这个例子，如果市政府微机办公系 统和市政府法规信息数据库系统、市政府财务管理 系统是一个集成化的统一系统，计算机自动从有关 系统中寻取机关资料，这种系统就是办公自动化更 高层次的集成化。
另外，如果市政府办公系统和区政府办公系统是 一个集成的计算机网络系统，可以通过网络传递信 息，可以远程处理业务，那这就是一个更进一步的 网络化的办公室自动化系统。
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办公自动化概论
wk.baidu.com 3.4传真机
传真机是一种传送静态图象的通讯设备，是信 息传递工具，具有方便、快捷、准确、通讯费用低 等优势，成为企事业单位办公必不可少的通讯工具。 传真机在国际上简称为FAX。
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3.5光盘刻录机（CD刻录机、DVD刻录机）
CD刻录机具有统一的规格---CD-RW，因此其 不存在规格兼容性的问题。而DVD刻录机并没有建 立起统一的规格，其目前有三种不同的刻录规格--DVD-RAM、DVD-RW、DVD+RW，而且三种规格 不兼容，有各自厂商支持。目前市场上主流DVD刻 录机是DVD-RW。
办公自动化概论
3.2打印机
针式打印机 国内比较流行的有9针和24针两种。针数越多，打
印出来的字就越美观，针式打印机的主要优点是结 构简单，价格便宜，维护费用低，打印速度高，可 打印连续纸张，但打印时噪音大，打印质量粗糙。
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办公自动化概论
喷墨打印机
按打印出来的字符颜色，将它分为黑白和彩色两 种。喷墨打印机的主要性能包括分辨率、打印速度、 打印幅面、兼容性以及喷头的寿命等。喷墨打印机 的主要优点是打印精度较高，噪音较低，价格中等， 但打印速度较慢，墨水消耗量较大。
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办公自动化概论
1.2办公自动化系统简述
办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办 公人员和先进设备（计算机、网络、现代办公设备）结 合起来构成的人机信息处理系统，它使人的办公活动逐 步由各种设备和人机信息系统来协助完成辅助决策，实 现办公人员智力劳动的自动化、电子化、专业化，最大 程度地减轻劳动强度，达到充分利用信息，提高工作效 率和质量，提高生产率的目的。
办公事务处理级上我们可以使用多种OA子系统，电子 文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系 统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。
事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公 操作，是直接面向办公人员的。
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办公自动化概论
二、管理型办公自动化系统。随着信息利用重要性的不断增 加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息 的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业 务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化 的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作 所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、 法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等政务信 息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关 的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、 经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作 为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工 作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享 的综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上， 构成信息管理型的OA系统。
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办公自动化概论
办公自动化的主要特点：现代办公与传统办公相比， 有较大的区别。这不仅在内容和对象上存在差别，更主 要是在方式和手段上存在区别。传统办公中有许多需要 大量人工进行处理的内容，在现代办公中大都用计算机 替代了，现代办公的效率更高，管理更加有序。
现代办公自动化的主要特点有： 1、提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单 位、企业内部的知识资源和技能。 2、实现办公用品、生产设备以及科技图书、文书、 科技、人事、财务档案的有效管理，防止信息资源的流 失。 3、运用网络，建立经济、方便、快捷的电子邮件 通讯平台和网上培训基地，不仅方便 交流，而且实现了 资源的充分运用、反馈信息的及时收集。
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激光打印机 打印效果非常好，几乎没噪音，价格较贵。分辨
率是衡量打印机质量好坏的标准，分辨率通常以 DPI为单位。现在国内市场的打印机分辨率以 300DPI、400DPI和600DPI为主。分辨率高，打印质 量好，价格也越昂贵。用户可以根据自己的实际需 要选择一种打印机质量和价格适当的激光打印机。
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3.6多功能一体机
多功能一体机出现在20世纪80年代后期，国外 把它定义为MFC（MULTI FUNCTION CENTER）， 即集扫描、传真、复印和打印功能为一体的产品总 称。多功能一体机占地空间少、产品功能多、性价 比高、易于操作等优点于一身，再加上厂家的技术 成熟，成本低廉，因而迅速在现代化办公用品中占 据了一席之地。
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3.7其他周边设备
数码相机、数码摄象机、摄象头、手写输入设 备、耳机、音箱。
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4、办公自动化软件
Office2003办公软件
Office2003主要包括文字处理软件Word，电子 表格处理软件EXCEL，演示文稿制作软PowerPoint， 网页制作软件Frontpage，数据库管理软件Access， 电子邮件管理软件Outlook，等常用软件，还包括一 些针对企业高级用户的应用程序，如Infopath， Publish，Onenote等,各个应用程序共享一般的命令, 对话框和操作步骤,并且都采用统一标准化的工具栏、 菜单、快捷键和WEB发布工具，这样用户只需要学 习一个应用程序的基本用法，然后举一反三，触类 旁通。
3.1微型计算机 3.2打印机（针式打印机、喷墨打印机、激光打印机） 3.3复印机 3.4传真机 3.5光盘刻录机 3.6多功能一体机 3.7其他周边设备
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办公自动化概论
3.1微型计算机
1、台式机 2、笔记本
台式机
笔记本
优势：价格便宜；
便于携带；辐射小；整体
配件便宜，可选择范围大； 硬件节省空间且性能稳定
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办公自动化概论
办公自动化的主要内容 现代办公表现在两个方面：一是处理办公信
息；二是产生办公信息。常见的办公信息主要 包括文字、报表、语言、图形图象等。
办公自动化的主要内容包括利用现代信息技 术手段进行文字处理、报表处理、数值和非数 值计算、图形图象处理、语言处理、通信、信 息存储与管理、日程管理和辅助决策等各方面。
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办公自动化概论
3.3复印机
现代彩色复印机与数码复印机的出现把复印技 术应用提高到一个崭新的领域。目前的复印机从基 本技术来讲，主要可以分为模拟复印机、数码复印 机两大类。
数码复印机由于采用了数字图像处理技术，使 其可以进行复杂的图文编辑，大大提高了复印机的 生产能力、复印质量，降低了使用中的故障率，其 主要优点在于：一次扫描，多次复印；更加整洁、 清晰的复印质量；能够进行电子分页；无废粉、低 臭氧、自动关机节能，更加的环保；具有强大的图 像编辑功能；复印速度更快。
可以DIY且配件可更换升 性高，免去许多连接问题；
级；外形的多样性及散热 革新化设计；售后服务比
性能良好。
较完备，品牌集中度高，
质量保证高。
不足：体积庞大，重量大，配件太贵；不能DIY；散 不便于移动；显示器辐射 热差。 问题，使用LCD价格高； 品牌杂乱，质量难以保证； 接口多，安装程序复杂。
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办公自动化概论
1.1“办公自动化”基本概念
在信息化社会的今天，办公自动化早就超出 了狭窄的办公室范围，逐渐渗透到管理的范畴。 人们将其统称为“办公自动化”（Office Automation,简称“OA”）。
办公自动化就是利用现代化的设备和技术，以 全部或部分代替办公人员的业务活动，优质高效 地处理办公信息和办公事务。目前，办公自动化 已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行 为科学有机结合在一起，应用于传统的数据处理、 非数值型信息且机构不明确的办公事务上，有效 地提高了办公质量和办公效率。
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办公自动化概论
在以上例子中，信息以文件方式传递、处理；领 导查阅、参照的有关法规也是信息，这是数据信息。 研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信 息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过 程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是 初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料 数据，这是更进一步的自动化。如果由计算机自动 分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者 采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念 的办公自动化。
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办公自动化概论
三、决策型办公自动化系统。它建立在信息管 理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系 统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题， 构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部 的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决 策。
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办公自动化概论
举例分析
例如：某区政府报来文件要求某地区盖一座公 共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构， 市有关领导看到文件后，要去寻找市里有关规划盖 楼的文件法规，又需要研究全市的经费预算，以及 其它许多参考资料，然后研究决定同意或不同意。 并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给区政 府。
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5、常用办公设备使用与维护
5.1电脑硬件的日常维护 5.2电脑软件的日常维护
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5.1电脑硬件的日常维护
计算机应安置在远离强磁、强电、高温、高 湿以及阳光直射之处，通风不良会影响机器散热， 所以机器离墙应有10CM以上的距离；不要让机 器淋雨或过度潮湿。
所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的系 统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一 部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的 技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。
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2、办公自动化系统应用
白银区政务协同办公系统
1、协同事项单位内部员工间的协同工作平台（包括异地协 同），任何办公事项，如计划管理、项目开展、任务执行、 申请审批等均可借助于协同事项功能完成。包括新建发送协 同事项、接收处理协同事项、档案管理等子功能。
6、常用工具包括综合查询、员工通迅录、外部联系人、万年 历、计算器等功能。
7、个人设置设置个人相关的信息，如密码设置、代理设置、 信息转移设置和个人模板管理。
8、 在线交流类似于QQ的在线即时交流方式。
9、综合办公进行车辆，用品，设备，图书的基本管理。
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3、办公自动化设备
2、公文管理满足单位发布公文、接收公文及档案管理的需 求。
3、表单应用提供自定义表格单据，实现数据采集，统计的需 求。
4、公共信息单位内的公共信息园地。针对某一部份人发布的 普遍性信息，也被归纳入公共信息范围，如针对全部部门经 理发布的通知。
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办公自动化概论
5、日程/会议记录包括个人日程安排，查看他人日程安排； 会议通知会被自动写入日程表中。
办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三 者的关系：信息是被加工的对象，机器是加工手段，人 是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者。
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办公自动化概论
：
按照办公自动化系统的功能将其划分为三个层次
一、事务型办公自动化系统。这个层次只限于单机或 简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等 辅助工具的应用。它包括基本办公事务处理和机关行政 事务处理，主要从事文字处理、个人日程安排、个人文 库管理、行文办理、邮件办理、文档资料管理、快速印 刷、编辑排版、电子报表等事务。