秘书工作的现代化和网络化

摘要

在竞争日益激烈化的社会大环境下，传统的秘书办公模式以及越来越无法适应现代社会发展的客观需求。因此，通过现代技术手段和管理手段实现秘书工作的现代化和网络化是有必要的。文章对秘书工作走向现代化和网络化的原因进行了探讨，并且对秘书工作中的现代化以及网络化的具体表现形式进行了研究，最后得出在这个网络时代，秘书工作走向网络化与现代化是必要的的结论。希望本文的研究能够对于促进秘书工作的现代化和网络化起到一定的参考和借鉴作用。

关键词：秘书工作、现代化、网络化

目录

一、秘书工作走向现代化和网络化的原因 (1)

二、秘书工作中的现代化 (1)

（一）秘书工作观念的现代化 (2)

（二）办公工具的数字化 (2)

（三）秘书办公系统的信息化 (2)

三、秘书工作中的网络化 (2)

（一）利用内部局域网(Intranet)的众多沟通功能 (3)

（二）外部网络可用于与合作伙伴、投资者和支持者的及时沟通 (3)

四、结语 (4)

参考文献 (5)

论秘书工作的现代化和网络化

随着社会经济的不断发展，科技技术由其信息技术的不断发展和普及，社会竞争日益激烈化，传统的工作方式在信息化和现代化的浪潮下，不断被取代。传统的秘书工作只是收收发发、写写画画，主要是一种机械式的劳动，使得秘书人员整日被繁忙的、低价值的重复劳动所约束，其工作根本谈不上创新，也无从提升其自身劳动的附加价值。信息化浪潮却是对传统秘书工作是一个巨大的冲击，但是对于创新秘书工作，提升秘书的工作价值而言，同时又是一个难得的契机。从这个角度来看，研究秘书工作的现代化以及网络化具有非常重要的现实意义。

一、秘书工作走向现代化和网络化的原因

信息化技术，尤其是网络技术对于现代社会的发展起到了非常重要的促进作用，它在企业管理之中的应用能够有效的提升企业管理效率。除此之外，网络本身对于社会的直接影响也在加强，一方面网络开始不断的成熟和发展，并且逐步的在取代传统的传播媒介成为信息传播媒介的主流；另一方面，网络文化正在对我们的思维模式、观念意识、生存方式、审美趣味等进行改变。换而言之，整个社会因为有了网络而出现了新的发展趋势和发展特点，网络化也已经成为了整个社会发展的一个不可逆的潮流。因此，对于秘书工作而言，它同样因此面临着深刻的时代转型，逐步走向现代化和网络化。

除此之外，网络化和现代化对于秘书工作而言，同样具有非常重要的意义。传统的秘书工作只是一种更倾向于劳动密集型工作，知识或者技术附加值相对较少，而且长期下来，缺少创新，使得秘书的工作价值得不到认同。而且由于我国是一个人口大国，秘书的就业门槛相对较低，缺乏创新性的工作必然导致就业竞争压力更大。这样，秘书工作就会形成一个低价值、高竞争的恶性循环。而现代化和网络化对于秘书工作而言是一个提升自身工作价值的绝好机遇，现代化和网络化在秘书工作中的作用日益重要，因此有必要对秘书工作的现代化与网络化进行进一步的了解与思考。

二、秘书工作中的现代化

秘书工作的现代化主要包括了如下几个层面的内容：

（一）秘书工作观念的现代化

现代化的秘书工作与传统的秘书工作是有着较大的差异的，现代化的秘书工作要求秘书工作具有更高的附加价值，能够为组织做出更多的贡献，而传统的秘书工作则更多地是一种机械性的劳动，只是应付是的完成秘书的基本职责。在现代环境之下，秘书工作观念也必然需要经历一个现代化的过程。传统的秘书工作观念是一种线性思维，而现代秘书工作经验则是一种网状立体思维，通过运用各种途径，利用各种工具，采取各种策略，提升自身的工作价值。

（二）办公工具的数字化

秘书工作的现代化，在一定程度上是由秘书办公工具的数字化来体现的。办公工具的数字化，主要是指计算机，传真机，打印机，扫描仪，投影仪等数字化办公工具在秘书办公过程中的应用。这些工具的应用能够改变传统的工具条件下，秘书的工作效率低下的问题，使得传统的秘书工作占用秘书的工作时间逐渐减少，让秘书能够有更多的时间来做其他事情，从而提升其自身的价值。

（三）秘书办公系统的信息化

在一些组织内部，秘书办公不仅仅能够享有数字化办公工具的便利，同时还能够通过组织内部的办公系统来有效的提高自身的工作效率，对办公流程进行简化，及时、快捷的接受或发送信息。这种模式下，秘书的工作效率提升，相关信息的共享程度提高，能够促进组织的知识溢出，从而形成更好的经济效益，这个过程同时也是秘书工作增殖的一个过程。

三、秘书工作中的网络化

对于任何一个组织而言，秘书的工作岗位都是一个信息的枢纽，通过秘书这个一个岗位，能够实现组织这种的信息的上传下达，从而维持组织的正常云状。在传统的工作模式之下，秘书的这一工作效率较低，秘书的信息网络节点效应并不显著。秘书每天都要接受或发出大量的信息，而且必须保证信息传输过程中的完整性和准确性。因此，传统的方式难以胜任，目前只有应用网络通讯资源，才能有效地提高信息沟通的速度和效率。具体而言，秘书工作的网络化主要是体现在如下几个方面：

（一）利用内部局域网(Intranet)的众多沟通功能

1.利用内部局域网发布内部文件的网上公告板，从能够及时将那些周知性的事宜加以公布。或者通过网上公告板的方式，将组织的一些内部文件以及报告等信息公布，实现这些信息的共享，通过内部局域网法网企业的各个部门。

2.利用内部局域网，能够使得秘书成为组织管理层与基层员工之间交流、对话的一个有效途径和通道，实现实现管理人员与员工间的平等沟通。这种网上角色的转变，极大地满足了员工的心理需求，在很大程度上鼓舞了员工的士气，提高了企业的凝聚力。同时这也是秘书价值的增殖，相交于传统的工作方式，秘书工作在网络的支持之下，能够有效地将减少组织内部的矛盾，促进组织的和谐，彰显其自身的价值。

3.秘书工作的网络化，还能够通过利用内部网络信息发布系统来出版组织的的电子刊物，电子刊物能够可以替代传统的组织内部刊物。从而能够大大的降低成本，减少使用纸张，一方面能够有效的提高组织的经济效益，另一方面也能够为环保做出贡献。

4.利用内部网络完成电子档案的管理。档案管理本身就是秘书工作中的一个重要组成部分，在传统的工作模式之下，秘书的档案管理是非常繁重的一项任务。但是，利用内部网络以及数据库服务器，秘书人员直接就能够在计算机端完成电子档案的制作或者接受，电子档案就应运而生，然后通过运用Microsoft SQL SERVER 2003等数据库管理软件就能够实现对电子档案的保管工作。而且，秘书人员还不用像传统的档案保管一样，要掌握好库房温度，保持库房内清洁，无腐蚀性气体，时刻检查通风状况等，而只是需要协助信息部门维护好数据库系统和内部网络就能够确保万无一失。

（二）外部网络可用于与合作伙伴、投资者和支持者的及时沟通

1.利用外部网络，秘书能够做好信息管理工作。在秘书的工作之中，信息的采集使其工作的基本起点以及基础，在信息的采集过程中，如果不能够做到及时的收集数据，并且迅速的报送，再好、再重要的信息也可能没有了意义。外部网络的延伸，消除了信息搜寻的时空便捷，使得秘书能够通过网络搜索引擎，直接面对网络世界之中缤纷的信息资源，从而采集自己需要的各类数据或者信息。在秘书工作中，信息的采集主要通过语音、文字、图表、图像等方式,表现在办公自动化环境中则通过信息网络来获取。秘书工作的业务信息具有沟通上下、联系左右、协调内外的作用。这方面的信息主要来自于纵向的上级、中层和基层下达和上传的信息，秘书人员必须作到收集有用的信息，并且注意保存。来自横向的政治、经济、文化、社会方面的信息的收集，秘书人员只有利用广播、电视、报刊等新闻媒体去广采信息，从而打开各方面的信息源，开通多种信息渠道。秘书人员还可通过计算机采集国内外的各种新闻热点信