青岛市机关实物档案管理规范(试行)

青岛市机关实物档案管理规范（试行）

1范围

本规范规定了市直机关在公务活动中产生的，具有保存和参考利用价值实物的收集、整理、归档和实物档案保管、利用和移交进馆的原则和方法。

本规范适用于青岛市市直机关、团体和其他社会组织，市政府直属工作部门所属的独立承担行政管理职能的机构

参照执行，各区（市）可依此制定本区域的管理规范。

2归档

2.1归档范围

凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围，实物档案归档范围如下：

2.1.1应进馆实物档案归档范围

2.1.1.1本单位获得的省部级（含）以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。

2.1.1.2本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。

2.1.1.3本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。

2.1.1.4其它有重要保存利用价值的实物。

2.1.2非进馆实物档案归档范围

2.1.2.1本单位获得的（2.1.1.1.1规定范围之外）各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。

2.1.2.2本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品。

2.1.2.3其它有一般保存利用价值的实物。

2.2归档要求

2.2.1实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。

2.2.2归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。

2.2.3归档的实物档案应保持整洁、无破损。

2.3移交接收

2.3.1各单位档案部门对应归档的实物档案进行检查，确保实物档案符合归档要求。

2.3.2移交实物档案时，应办理移交手续，清点后交接双方在移交清册上签字。

3整理

3.1分类

实物档案原则上按实物形状分类，实物形状具体分为平面实物、立体实物等类别。

3.2编号

3.2.1实物档案按实物形状结合级别，依其时间先后顺序排

列。

3.2.2实物档案按平面实物、立体实物分别从“1”开始编制流水号。需进馆与不需进馆的实物档案应分别编号。

3.2.3实物档案应以“件”为单位按一件一号原则进行编号，并在实物上粘贴归档章（见附图1）。平面实物将归档章粘贴在实物右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底部。归档章项目包括全宗号、目录号、案卷号。

3.2.3.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。

3.2.3.2目录号：全宗内所属目录的编号。

3.2.3.3案卷号：按分类方案，每件实物档案的流水编号。

3.2.4归档章项目应用阿拉伯数字填写，书写材料应符合档案管理要求。

3.3编目

实物档案应按分类编号要求，将目录录入计算机，编制实物档案案卷目录（见附图2）。实物档案案卷目录包括案卷号、受奖单位、题名、授奖单位、授奖年度、期限、类别、备注等项目。

3.3.1案卷号：填写实物的件号。

3.3.2受奖单位：填写立档单位名称。

3.3.3题名：填写实物名称。

3.3.4授奖单位：填写实物制作、颁发单位。

3.3.5授奖年度：填写实物制作、颁发年度。

3.3.6期限：暂空。

3.3.7类别：填写实物档案的种类名称，如：证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、纪念品、宣传品。

3.3.8备注：填写需要说明的事项。

4保管

4.1实物档案一般应专柜保管，对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。

4.2对实物档案应定期清点，做到帐物一致，发现问题及时查对清楚。

4.3实物档案应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。

4.4存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂；

4.5实物档案应使用数码相机数字化，并将形成的数码照片按《青岛市机关数码照片档案管理规范（试行）》要求整理。

4.6奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒状保管或折叠后放入档案盒保管。

5利用

5.1利用实物档案必须严格履行登记手续。

5.2利用实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经本单位分管领导批准方能利用。

5.3归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实物档案仔

细检查，核查无误后方可签字注销。如发现损坏，应立即追究责任。

6移交进馆

6.1移交进馆时间

属于进馆范围的实物档案，应随本单位其他门类档案定期向青岛市档案馆移交。

6.2移交进馆要求

实物档案移交进馆时，一并移交下列材料。

6.2.1机读实物档案案卷目录。

6.2.2计算机打印实物档案案卷目录三套。

6.2.3进馆说明。

附图1：

归档章样式

附图2：

实物档案案卷目录样式