文件记录控制程序培训

4、文件编写、审批、发布、保存、接收
• 发布、保存、接收
• 各级文件均由人力资源部统一保存、发布，填写《文件资料发放 （回收）登记表》，如有变更，旧版文件持有人将旧版文件上交 到人力资源部，由人力资源部统一下发新文件。 • 各文件在最初起草时，起草人完成草稿后，填写《管理制度征求 意见表》向相关部门会签争取意见，在确定起草文件无争议后经 审批人签字认可，向人力资源部索取文件编号，在《受控文件清 单》上登记，按征求意见表的范围发放。 • 文件的起草部门将通过审批的文件纸质原件交人力资源部存档； 作废文件需作资料保留，在《作废文件清单》上予以记录，经原 发放部门经理同意，盖“作废”印章可留用，使用部门在部门文 件接收记录上注明，如有文件需销毁，按《记录控制程序》中5.6 执行。 • 文件发放范围及数量由起草部门在《管理制度征求意见表》上确 定，接收部门责任人在《文件资料发放（回收）登记表》指定位 置上签字，各部门收到文件后要妥善保管，防止损坏和丢失。
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3、文件编号
• 一级文件—— 质量手册
编制 人 文件 编号 发布 时间 实施 时间 持有 者 审核 人 版本 版次 分发 号
制 定 部 门 制定 日期
• 二级文件——程序文件
文 件 名 称 文件版本 ／版次 文件编号 审核人
页数
生 效 日 期
3、文件编号
三级文件—作业文件：FLD ****／*** ／**／**
• 有效文件控制 • 通过控制文件的起草、审核、批准、发放、接收，保证现场使用 的文件为有效文件，文件编号为受控文件标识，并在每二年发布 一次的《有效文件清单》上确认，确有必要保留非受控文件，加 盖“非受控”印章识别。 • 文件起草部门在文件正式实施一个月后对文件的执行情况进行验 证，每两年对文件的有效性进行评审，并上报人力资源部，人力 资源部依据实际情况，每二年发布一次《有效文件清单》，作为 有效文件确认的证据。 • 因工作需要借阅或复制文件时，可向人力资源部办理登记手续， 未经许可不得复印或向无关的人员提供文件。 • 文件破损影响使用或文件丢失时，应向原发放部门申请，经批准 后补发，发新文件时必须上交破损文件并记录，一旦找回丢失文 件，应立即上交原发放部门处理。 • 《受控文件清单》、《文件资料发放（回收）登记表》、《文件 会签表》、《外来文件（资料）登记表》、《作废文件清单》、 《有效文件清单》由人力资源部管理。 • 文件的更改 • 文件更改由原起草部门提出并在《受控文件清单》登记。 • 更改人负责按发放记录收回需要更改的文件，换发更改后的文件 并保持记录。 • 文件多次修改或经评审需大幅度修改时，执行4.3.6条。
2、文件分类
公司文件共分四级： 一级文件——《质量环境管理手册》 （包括公司质量方针、目标） 二级文件——《程序文件》 三级文件——作业文件（a)规范：阐明具体要求
的文件；b)指南：阐明推荐的方法或建议的文件；c)图样： 给出操作依据的文件；等等）、外来文件（法律
法规、标准等） 四级文件——相关记录
文件、记录控 制程序培训
一、文件控制程序 二、记录控制程序
一. 文件控制程序
1、各部门职责 2、文件分类 3、文件编号 4、文件编写、审批、发布、保存、接收 5、文件管理 6、电子文件记录保存 7、文件起草格式要求
1、各部门职责
•董事长负责《质量环境管理手册》的批准， 生产经理负责《程序文件》和作业管理文件 的批准。 •管理者代表负责组织部门编制、更改所有质 量环境管理体系文件，并审核所编制文件。 •人力资源部负责所有体系文件的登记、复制、 标识、发放、回收、记录和归档。 •各部门负责人负责本部门文件的管理和正确 使用。
• 文件版本/版次 的管理
体系文件的初始版 本/版次为A/0， 第一次换版为B 版，以后换版依 次类推为C版、D 版、……，文件 第一次换页修改 版次为1，以后 修改依次为2、 3、……。
GD
02
CG
06
CW
10
SC
03
SB
07
HS
11
JS
04
RL
08
4、文件编写、审批、发布、保存、接收 • 编写、审批
• 一级文件《质量环境管理手册》由管理者代表 编制，总经理审批。 • 二级文件《程序文件》由管理者代表组织各部 门编制，管理者代表审批。 • 三级文件（作业文件）由各部门负责人根据本 部门实际工作情况编制，相应领导审批。外来 文件统一由人力资源部接收，填写《外来文件 （资料）登记表》，根据需要下发至各部门， 顾客提供的文件按顾客财产予以控制。 • 四级文件（相关记录）由相关部门根据工作需 要制作，由人力资源部统一管理。
单位简称 年份 部门代码 版次 序号
外来文件编号：所有外来文件均采用原文件编号， 如外来文件无编号将三级文件编号中FLD换做 WL。 四级文件—相关记录：**—*** —**
记录代码 部门号 顺序号
3、文件编号
• 部门分发编号及其表示形式
部 门 总 经 理 管 代 生 产 部 技 术 部 部门 代号 ／ 分发 部门 号 01 质量 管理 部 采购 部 设备 动力 部 人力 资源 部 部门 代号 ZL 分 发 号 05 部门 部门 分发 代号 号 客服 部 财务 部 核算 部 KF 09
5、文件管理
6、电子文件记录保存
• 电子文件存档归口管理部门为人力资源部，负责电子档案 的归档、整理、保管和提供利用工作，按年度对电子档案 的接收、更改、管理、保护、利用等情况进行统计，电子 档案的销毁程序参照纸质档案的销毁程序执行。 • 电子文件形式包括文本文件、数据文件、声音文件、图形 文件、图像文件、影像文件、超文本文件等。 • 电子文件的存档根据文件等级、编制部门、编制时间分类， 公司内所有文件的电子版本均归档到人力资源部，文件编 制部门对所编制的文件备份，文件编制部门在文件通过审 核后3天内将通过审核文件的电子版传至人力资源部。 • 电子文件的格式、编号、编制、更改、签署和版次管理应 符合有关规定。 • 具有重要保存价值的电子文件必须适时生成纸质文件等硬 拷贝，归档时必须将电子文件与相应纸质文件等硬拷贝一 起归档，并保持其内容的一致性。未经批准，任何单位和 个人不得擅自复制电子档案。 • 电子文件保管部门在积累时必须建立电子文件登记制度， 按《电子文件登记表》进行登记。