印信管理办法

印信管理办法

1.目的为规范公司印信管理 , 特制订本办法 .

2.适用范围

本办法所指公司印章包括 :公司公章（红印）, 业务专用章 ,法人代表与总经理印

鉴 ,部门印章以及公司的其它印章 . 本办法所指介绍信包括公司出具的介绍信及类似性质的证明文件 .

3.责任

总经理办公室负责制定公司印章的管理使用办法 ,负责各种印章的刻制 ,启用,登记, 印摸存档等工作, 以及使用管理规范的监督 ; 负责公司红印 , 法人代表印鉴的使用管理 ; 负责出具和管理公司介绍信及相关证明文件 .

财务部负责财务专用章 ,董事长 ,总经理印鉴的管理 . 市场部负责合同专用章的管

理 .

印章使用审批权限和责任由印章使用审批程序规定 .

4.公司印章的刻制 ,启用,作废,销毁,存档

4.1公司刻制印章应由申请部门向总经理办公室提交书面申请 ,说明理由 ,由总经理办公室审核经总经理签字的批准后 , 由总经理办公室代为刻制 .

4.2印章刻制后 , 须由总经理办公室印发印章启用通知（应附上印模）后方可启用 .

4.3启用的印章 ,应由总经理办公室登记印章名称 ,印模,保管部门 ,保管人以备存档和监督管理.

4.4因业务变更 ,名称变更 ,磨损等原因需要重新刻制印章的 ,依照前述程序申请刻制 ,启用和登记, 并须将原印章交回总经理办公室 , 由总经理办公室在印发的印章启用通知文件中同时通知旧印章作废 , 并附印模 .

4.5作废印章应由总经理办公室在两人以上在场的情况下销毁 . 公司红印等重要印章销毁时可采取切角等方式 , 并由总经理办公室存档 , 以备核对历史印鉴使用 .

5.印章的保管

5.1公司印章应由责任部门指定的专人负责保管 .

5.1.1公司红印由总经理办公室文秘专员负责保管 .

5.1.2公司财务专用章 , 董事长与总经理印鉴由财务部出纳员负责保管 .

5.1.3公司合同专用章由市场部商务秘书负责保管 .

5.1.4公司其他业务专用章由业务归口部门指定的内勤人员负责保管 .

5.1.5公司各部门印章由部门指定的内勤人员负责保管 .

5.1.6公司其它印章由总经理办公室根据实际情况提出保管意见 , 经总经理批准后 , 安排保管人.

5.2印章保管人应亲自保管和使用公司印章 ,不得私自授权他人保管和使用 . 印章保管人变更应通过印章责任部门负责人安排 , 在其监督下办理交接手续 , 并报总经理办公室备案 .印章保管人外出, 需要委托其他人代管印章的 , 应报印章责任部门负责人 ,由其安排代管人员 ,印章保管人应做好记录 .

5.3印章必须存放在上锁的柜中 , 使用时必须履行批准和登记手续 .

5.4为保证用印安全规范 , 公司印章原则上不得携带外出使用 . 如情况特殊 , 确有需要的 , 经总经理批准, 可安排两人同时使用 . 使用后应尽快返回 , 并向总经理办公室说明使用情况 .

5.5若发生印信丢失 , 应立即报告总经理办公室 , 以便及时采取防范措施 . 因保管不当造成印信丢失的, 公司根据情节和后果追究印章保管人和相关责任人的责任 .

6.印章的使用

6.1使用范围

6.1.1下列情况盖用公司红印 ;

公司签发的红头文件 ;

以公司名义下发的重要制度规定等 ;

公司投标文件 ;

以公司名义对外行文 ;

以公司名义对外签订合同和协议（项目合同 ,采购合同及其技术协议除外）; 其它经总经理同意需加盖公司红印的文件 .

6.1.2下列情况盖用财务专用章

对政府有关部门报送的有关报表 , 需盖用财务专用章的 ; 向金融机构报送的有关材料 ;

公司出具的支票 , 汇票等单据 ;

司出具的各种收据 , 发票;

其它经公司同意盖用财务专用章的文件 .

6.1.3下列情况下盖用合同专用章公司中标项目的经济合同与技术协议 ; 公司分包采

购合同与技术协议 .

6.1.4下列情况盖用部门印章公司部门对相关单位提交的技术说明等一般材料 .

6.1.5下列情况下盖用工程部部门专用印章工程施工现场需要加盖工程部部门专用印章的工程文件 .

6.2使用程序

6.2.1 使用公司印章必须填写《用印申请审批表》 , 说明用印原因 , 按照公司对业务责任和职务权力的规定 ,依业务管理控制规程中规定的审批程序 , 经相关负责人审核批准签字后 , 由印章保管人对用印文件名称 ,申请人,批准人,用印时间等信息登记后 ,方可用印 .

6.2.2公司发文 ,须凭签发人在稿件或发文审批笺上的签字 ,校对无误后用印 .发文用印 ,须在文号登记本上登记文件信息 , 并留文件审批稿和发文审批笺存档 .

印章保管人应对申请用印文件仔细审查 , 重要文件要留复印件与用印申请审批单一同存档 . 印章保管人对用印后果负责 .

6.2.3公司出具介绍信和证明函件 ,应在上面标明编号（介绍信还应留下底根）, 并应在用印时履行用印审批程序 .

6.2.4严禁在空白纸张上盖用印章 .

6.2.5严禁出具空白介绍信 . 如确因工作需要 ,须经总经理批准 , 并应在用印登记中注明 .

6.2.6因管理不当,违反规定规程用印 ,或其它不当用印 ,造成后果的 ,追究相关责任人责任 .

6.2.7严禁伪造 , 盗用公司印信 , 一经发现 , 即追究当事人法律责任 .

7.记录

《公司印章启用情况登记表》 , 《印章保管交接单》 , 《用印申请审批表》 , 《用印登记簿》 , 《文号登记簿》 , 《发文审批笺》 .