办公室环境优化和管理培训课件实用PPT(41页)
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处或安排在独立的房间内，以避免干扰其他部门。 • （12）装设充分的电插座，供办公室设备与机械之用。 • （13）倘可能时，应设休息处，作为公余休息、自由交
谈及用午膳之所。 • （14）档案柜应背对背放置，或可考虑将档案柜放置在
墙角。 • （15）对未来的变化应加预测，使布置易适应变化。
1.3 办公室环境的日常维护
项目1 办公室环境优化和管理
• 办公环境，或称为办公室环境．从广义上说， 它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境； 从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的 秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和
自然环境。
1.1 现代办公环境
• 1、现代办公室布局 • 现行的办公室布局，大体上有开放式、
封闭式和混合式三种。
挤的地方。 • （7）主管座位位于下属之后，便于上司观察工作时发
生的事情。 • （8）自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。
3、办公室布置注意事项
• （9）勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。 • （10）采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。 • （11）将需要使用嘈杂设备与机械的单位，设于防声之
（1）开放式布局
• 将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工 作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人 员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。
开放式办公不利健康
现在大多数单位都采用开放办公方式，这样办公室透明度高，便于管 理，可起到相互监督的作用，并且有现代化气息。可是，开放式办公并非 十分有利于健康。
• 秘书一定要形成好习惯，维护办公室的日常 环境：
• 1、打扫卫生，及时消毒
• （1）办公桌面无灰尘、水渍、杂物，下班前要清理桌 面。
• （2）废纸篓应放在隐蔽处，最好是办公桌的内侧，每 天下班前要倒掉废纸篓中的垃圾。
• （3）计算机键盘要定期消毒。 • （4）定期消毒电话筒、地毯、门把，减少细菌的入侵。
• 2、勤于收拾，保持秩序
• （1）文件全部整齐并有分类地放置在文件夹、文件架 或文件柜中，不得随意散放在桌面上。
• （2）文件柜中的物品、文件要摆放整齐，标志明确， 便于查找。
另外，开放式办公往往也易使疾病传播，还可使人易患空调环境导致 的各种疾病。
处于开放式办公的人们。如果无法改变自己的工作环境，就要经常从 座位上起身短暂休息。这不仅能够缓解压力，保护自己的心脏，还被证明 能够提高工作效率。其次，积极调整心态，努力缓解心理压力。还有，注 意开放式办公室的空气流通，经常进行必要的消毒。在病毒细菌活跃的季 节，最好关闭开放式办公室。
（2）封闭式布局
• 把组织内部各职能部门Байду номын сангаас立安排在一个个小房 间内，组成一个个小办公室。
（3）混合式布局
• 在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各 职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开 来，组成若干个工作区域。
2、直接工作空间的安排
• （1）办公桌。 • （2）办公椅。 • （3）橱柜等办公家具。 • （4）电脑、复印机等办公自动化设备。
办公桌摆放注意事项：
• 第一，按照工作程序的顺序，直线对称的原则， 朝同一方向摆放，不宜对面排列，这样可避免使 人产生被监控的感觉，也可避免相互干扰和闲谈。
• 第二，各座位间通道大小要适宜，其技术参数是 通道1.5米，桌与桌距离1米左右。
• 第三，应使光线来自左方，以便顺光写字办公。
考考你
• 你认为办公室有怎样的空间环境才有 利于办公?
• （2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来 。按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大 小。
• 猜一猜：办公空间应该多大？ • （3）根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表
分别详细记载。 • （4）依据这些步骤所得结果，加以研究与计划，绘制
办公室座位布置图，然后依图布置之。
3、办公室布置注意事项
空间环境指数
• 温度: 15℃--20℃ • 相对湿度: 40%---60% • 污染指数: 低于30 • 空气流速: 0.25米/秒时 • 噪音: 40分贝以下 • 照度: 80µ--100µ
3、办公室环境的物理条件
• （1）空气
• ①温度：最舒适并有益于健康的工作温度是 15～20℃。
• ②湿度：最适宜的湿度为40%～60%。 • ③空气流通：每人每分钟需要45立方米的新鲜
• （1）使用同样大小的桌椅、档案柜、文件架等。 • （2）采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角
度的排列。 • （3）工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的
文书移动。 • （4）相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同
的工作便于联系。 • （5）接待室或接待区应置于入口处。 • （6）饮水机、公告板等置于不致引起职员分心及不拥
• （4）声音
• ①消除噪音的来源。②用吸音的材料以减 少噪音的影响。③适量音乐的播放。
1.2 办公室的布置
• 1、优化办公环境的原则 • （1）方便实用 • （2）舒适整洁 • （3）和谐统一 • （4）安全
2、办公室布置的具体程序
• （1）对各部门的业务及工作内容与性质，加以考察与 分析，以明确各部门及各员工间的关系，而供决定其位 置时的依据与参考。
空气。 • ④空气的净化：包括打扫，拖洗，擦净，上腊
与打光等。
（2）光线
• ①光线的量。②光线的质。③光的设计。 • 光亮设计的原则： • 避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低
光源的强度； • 窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间
接光； • 光源宜置高处，并从后方或左侧射入。
• （3）色彩
• ①有效地使用颜色。 ②颜色应协调一致。
前不久，美国康奈尔大学环境分析学教授加里·埃文斯以及研究人员 随机安排40个女性文秘到安静的办公室或有轻微噪音的开放式办公室工 作3小时。结果发现，那些在有噪音的或嘈杂的办公室工作的人体内肾上 腺素水平非常高(肾上腺素水平过高，患心脏病的危险性便增大)。这说明 她们感到了很大的压力。而医学科学证明，精神和心理压力大的人，容易 引起大脑皮质功能紊乱及植物神经功能失调等，从而导致心率加快及心肌 耗氧量增加。同时，还可促使血小板聚集，血液黏稠度增加，导致血脂增 高，易促使冠心病形成。
谈及用午膳之所。 • （14）档案柜应背对背放置，或可考虑将档案柜放置在
墙角。 • （15）对未来的变化应加预测，使布置易适应变化。
1.3 办公室环境的日常维护
项目1 办公室环境优化和管理
• 办公环境，或称为办公室环境．从广义上说， 它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境； 从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的 秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和
自然环境。
1.1 现代办公环境
• 1、现代办公室布局 • 现行的办公室布局，大体上有开放式、
封闭式和混合式三种。
挤的地方。 • （7）主管座位位于下属之后，便于上司观察工作时发
生的事情。 • （8）自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。
3、办公室布置注意事项
• （9）勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。 • （10）采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。 • （11）将需要使用嘈杂设备与机械的单位，设于防声之
（1）开放式布局
• 将一个大工作间“切分”成多个相对独立的工 作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人 员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。
开放式办公不利健康
现在大多数单位都采用开放办公方式，这样办公室透明度高，便于管 理，可起到相互监督的作用，并且有现代化气息。可是，开放式办公并非 十分有利于健康。
• 秘书一定要形成好习惯，维护办公室的日常 环境：
• 1、打扫卫生，及时消毒
• （1）办公桌面无灰尘、水渍、杂物，下班前要清理桌 面。
• （2）废纸篓应放在隐蔽处，最好是办公桌的内侧，每 天下班前要倒掉废纸篓中的垃圾。
• （3）计算机键盘要定期消毒。 • （4）定期消毒电话筒、地毯、门把，减少细菌的入侵。
• 2、勤于收拾，保持秩序
• （1）文件全部整齐并有分类地放置在文件夹、文件架 或文件柜中，不得随意散放在桌面上。
• （2）文件柜中的物品、文件要摆放整齐，标志明确， 便于查找。
另外，开放式办公往往也易使疾病传播，还可使人易患空调环境导致 的各种疾病。
处于开放式办公的人们。如果无法改变自己的工作环境，就要经常从 座位上起身短暂休息。这不仅能够缓解压力，保护自己的心脏，还被证明 能够提高工作效率。其次，积极调整心态，努力缓解心理压力。还有，注 意开放式办公室的空气流通，经常进行必要的消毒。在病毒细菌活跃的季 节，最好关闭开放式办公室。
（2）封闭式布局
• 把组织内部各职能部门Байду номын сангаас立安排在一个个小房 间内，组成一个个小办公室。
（3）混合式布局
• 在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各 职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开 来，组成若干个工作区域。
2、直接工作空间的安排
• （1）办公桌。 • （2）办公椅。 • （3）橱柜等办公家具。 • （4）电脑、复印机等办公自动化设备。
办公桌摆放注意事项：
• 第一，按照工作程序的顺序，直线对称的原则， 朝同一方向摆放，不宜对面排列，这样可避免使 人产生被监控的感觉，也可避免相互干扰和闲谈。
• 第二，各座位间通道大小要适宜，其技术参数是 通道1.5米，桌与桌距离1米左右。
• 第三，应使光线来自左方，以便顺光写字办公。
考考你
• 你认为办公室有怎样的空间环境才有 利于办公?
• （2）列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来 。按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大 小。
• 猜一猜：办公空间应该多大？ • （3）根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表
分别详细记载。 • （4）依据这些步骤所得结果，加以研究与计划，绘制
办公室座位布置图，然后依图布置之。
3、办公室布置注意事项
空间环境指数
• 温度: 15℃--20℃ • 相对湿度: 40%---60% • 污染指数: 低于30 • 空气流速: 0.25米/秒时 • 噪音: 40分贝以下 • 照度: 80µ--100µ
3、办公室环境的物理条件
• （1）空气
• ①温度：最舒适并有益于健康的工作温度是 15～20℃。
• ②湿度：最适宜的湿度为40%～60%。 • ③空气流通：每人每分钟需要45立方米的新鲜
• （1）使用同样大小的桌椅、档案柜、文件架等。 • （2）采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角
度的排列。 • （3）工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的
文书移动。 • （4）相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同
的工作便于联系。 • （5）接待室或接待区应置于入口处。 • （6）饮水机、公告板等置于不致引起职员分心及不拥
• （4）声音
• ①消除噪音的来源。②用吸音的材料以减 少噪音的影响。③适量音乐的播放。
1.2 办公室的布置
• 1、优化办公环境的原则 • （1）方便实用 • （2）舒适整洁 • （3）和谐统一 • （4）安全
2、办公室布置的具体程序
• （1）对各部门的业务及工作内容与性质，加以考察与 分析，以明确各部门及各员工间的关系，而供决定其位 置时的依据与参考。
空气。 • ④空气的净化：包括打扫，拖洗，擦净，上腊
与打光等。
（2）光线
• ①光线的量。②光线的质。③光的设计。 • 光亮设计的原则： • 避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低
光源的强度； • 窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间
接光； • 光源宜置高处，并从后方或左侧射入。
• （3）色彩
• ①有效地使用颜色。 ②颜色应协调一致。
前不久，美国康奈尔大学环境分析学教授加里·埃文斯以及研究人员 随机安排40个女性文秘到安静的办公室或有轻微噪音的开放式办公室工 作3小时。结果发现，那些在有噪音的或嘈杂的办公室工作的人体内肾上 腺素水平非常高(肾上腺素水平过高，患心脏病的危险性便增大)。这说明 她们感到了很大的压力。而医学科学证明，精神和心理压力大的人，容易 引起大脑皮质功能紊乱及植物神经功能失调等，从而导致心率加快及心肌 耗氧量增加。同时，还可促使血小板聚集，血液黏稠度增加，导致血脂增 高，易促使冠心病形成。