第1章办公自动化概述
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第一章
办公自动化基础知识
随着社会信息化进程的不断推进，各种办公活动和管理工作的重要性日渐 突出，引起了各级领导者、管理学者、技术人员及公务人员的高度重视，也使 得办公室这一传统的脑力和体力高度结合的劳动方式发生了革命性的变化。因 此，如何利用现代化的硬件设备、软件技术、网络系统来完善和改变传统的办 公方式，使人们从繁重的办公事务中解放出来，提高办公效率，改善办公环境， 已成为现代公务员最基本的素质要求。
第一节 办公自动化概念
办公自动化（ 简称OA OA） 办公自动化（Office AutoMation 简称OA）作为一个术语是由美国通过汽车公司 D.S.哈特于1936年首次提出 随着科学技术的不断发展，其概念也在不断的更新， 哈特于1936年首次提出， D.S.哈特于1936年首次提出，随着科学技术的不断发展，其概念也在不断的更新，现 阶段我们一般把办公自动化定义为： 阶段我们一般把办公自动化定义为： 综合利用现代化的办公设备、计算机软件技术、 综合利用现代化的办公设备、计算机软件技术、信息处理技术和通信技术来代替办 公人员复杂低效的手工作业，使部门内部人员能方便快捷地共享资源，高效、协同、 公人员复杂低效的手工作业，使部门内部人员能方便快捷地共享资源，高效、协同、综 合地处理语音、数据、文字、图像等信息，使办公事务更加现代化、科学化， 合地处理语音、数据、文字、图像等信息，使办公事务更加现代化、科学化，以达到提 高个人工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目的， 高个人工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目的，也为企事业的管理和决策提供 科学的依据。 科学的依据。 办公自动化的核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需的信息， 办公自动化的核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需的信息，一个比较完 整的办公自动化系统应包括信息采集、加工、存储、传输与查询这五个基本环节。 整的办公自动化系统应包括信息采集、加工、存储、传输与查询这五个基本环节。
决策层 它是办公自动化中最基本也是 是办公自动化中最上层的应用， 位于办公自动化模型的中层。主要 是办公自动化中最上层的应用 位于办公自动化模型的中层。，它 最低层的应用， 最低层的应用，主要由个人使用相 MIS及高速通信系统组成 及高速通信系统组成， 由 MIS及高速通信系统组成，其功 、 以事务处理型和管理控制型提供的 对独立的设备，初步完成文字处理、 对独立的设备，初步完成文字处理 大量数据和报表为基础， 能是通过计算机网络，，以本单位 大量数据和报表为基础 能是通过计算机网络，将各业务管 个人日程安排、行文办理、 个人日程安排、行文办理、函件处 的内部和外部信息为条件， MIS中合 的内部和外部信息为条件 MIS中合 理环节提供的基础数据在，以决策 文档资料管理、编辑排版、 理、文档资料管理、编辑排版、电 并汇总，提炼出有用的管理信息， DSS）为核心， 支持系统 （DSS）为核心，运用科 并汇总，提炼出有用的管理信息， 子报表、人事管理、 子报表、人事管理、工资管理等单 学的算法和数学模型， 把握业务进程，降低经营风险， 学的算法和数学模型，协调各管理 把握业务进程，降低经营风险，提 、 机工作，并为其上一层提供原始的、 机工作，并为其上一层提供原始的 控制单元间的关系， 高经营效率。 控制单元间的关系，并为最高领导 高经营效率。同时还负责将上层任 基础的数据。调各管理控制单元间 务合理分解下发到事务处理层。 层的总体规划和发展方针决策提供 务合理分解下发到事务处理层。 的关系， 的关系，并为最高领导层的总体规 参考和依据。 参考和依据。 划和发展方针决策提供参考和依据。 划和发展方针决策提供参考和依据。
一、硬件技术
1. 计算机组装及维护技术。 2. 计算机各种外设的安装、调试技术。 3. 局域网的规划、组建、调试及维护技术。
二、软件技术
1. 操作系统安装及维护技术。 . 操作系统安装及维护技术。 2. 计算机网络的配置、测试、应用及维护技术。 . 计算机网络的配置、测试、应用及维护技术。 复杂文档的编排打印技术。 3. 复杂文档的编排打印技术。 海量数据的分析、存储及报表处理技术。 4. 海量数据的分析、存储及报表处理技术。 智能电子演示文稿技术。 5. 智能电子演示文稿技术。 6. 多媒体信息处理技术。 多媒体信息处理技术。 视频会议技术。 7. 视频会议技术。 信息检索与发布技术。 8. 信息检索与发布技术。 信息安全技术。 9. 信息安全技术。
二、办公自动化系统的功能
根据办公的自动化程度不同，可以将办公自动化系统分为常规功能 和高级功能两个方面。 其中常规功能主要包含公文管理、会议管理、部 门事务处理、 个人办公管理、日程管理、文档资料管理、人事管理、业 务信息管理等方面。 而高级功能则主要包括建立和管理内部通信平台、 建信息发布平台、促进业务信息集成、实现分布式移动式办公等。 具体内容参见教材P12图1-1 。
一、1975年以前为第一阶段，实现了在一定范围内采用小型单机设备（如独立工 作的计算机、复印机、传真机、扫描仪等），完成单项数据处理工作，如文书写 作、工资结算、统计报表、档案管理。 二、20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，开始采用一些综合设备（如专 用交换机、局域网等），在一定范围内实现了数据的共享和设备的共享。 三、20世纪80年代至90年代为第三个阶段，本阶段主要基于城域网平台和综合信 息系统，初步实现了分布式办公、联合办公和较大范围内的多媒体信息传输与共 享。 四、20世纪90年代至今为第四个阶段，此时办公自动化已全面展开，出现了各种 名目繁多、功能强大的办公设备、办公软件、办公网络及全新的办公理念，办公 自动化也被赋予了更多新的含义，从形式较为单一的办公系统升级为自动化综合 信息系统（ OIS），并逐步迈向办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无 人化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化 的高级层次。
1.5.2 ××省政府OIS的应用实例
图1－2 ××省政府办公信息系统的总体结构 （具体内容参见教材P16－20）
3.请利用节假日时间，步入一个县级以上政府机关或者一家有一定规 模的公司，了解其办公自动化的应用情况，将调查内容写成一篇调 查报告。附：调查内容参考提纲 （其中画“※※”的属于需要自己加以发挥的内容） 1）该企业/机关的基本情况。是否使用计算机？哪些部门使用？什 么配置？ 2）该企业/机关是否有局域网？安装和使用了什么软件？使用情况 如何？ 4）是否有信息管理领导机构？人员、结构、设备配备情况如何？ 5）是否接入Internet？有没有e-mail和站点地址？ 6）是否开发了自己的OA系统？是否安装MIS系统？单机版还是网络 版？ 7）计算机应用对该企业/机关的办公带来了什么好处？ 8）※※如果你是该企业/机关的信息主管，你如何充分利用计算机 和网络设备，建立办公自动化系统用来提高工作效率和提高经济效 益？ 9）※※结合自身专业特点，认为有必要进行调查的其它问题
管理控制层
事务处理层
第四节 办公自动化系统的组成及功能
一、办公自动化系统的组成 办公自动化系统的构成要素通常包含人员、业务、机构、 办公自动化系统的构成要素通常包含人员、业务、机构、制 设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个： 度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个：
办公人员： 办公人员：即办公的主体，指办公系统中的所有员工，一般为树型结构。 办公信息： 办公信息：即办公活动中的所有处理对象和工作成果。 办公流程： 办公流程：包含各种办公方法、经验和技巧，以及科学完善的规章制度、 管理规则等，它和办公信息一起构成了办公自动化信息系统的核心，也是 开发OA软件的基础。 办公设备： 办公设备：是决定办公质量和效率的物质基础，也是实现办公自动化的基 本条件。它通常由计算机系统（主机有运行在主机上的各种软件）、计算 机外设（打印机、多媒体音箱、投影仪、扫描仪、复印机、传真机、数码 相机、摄像机、刻录机、移动存储器）、网络通信设备（线路）、办公耗 材等组成。
第六节 办公自动化系统常见类型及实例
办公活动是所有单位、部门、 办公活动是所有单位、部门、群体在运作和发展中必不可缺的部 不同性质、不同任务的组织结构， 份，不同性质、不同任务的组织结构，其办公信息处理的内容存在着 很大的区别，通常根据业务类别的不同， 很大的区别，通常根据业务类别的不同，将办公自动化系统分为以下 八种类型。 八种类型。 1．政府型办公信息系统 2．事业型办公信息系统 3．企业型办公信息系统 4．经营型办公信息系统 5．专业型办公信息系统 6．案例型办公信息系统 7．控制中心型办公信息系统 8．事务型办公信息系统
第三节 办公自动化的应用层次及模式
办公自动化系统是一个非常庞大复杂的系统， 办公自动化系统是一个非常庞大复杂的系统，根据在办公中 地位和工作重点不同，我们可以将办公自动化分为三个层次模型： 地位和工作重点不同，我们可以将办公自动化分为三个层次模型： 事务处理层： 事务处理层： 辅助决策层： 管理控制层： 辅助决策层 管理控制层：
第二节 办公自动化的发展及趋势
办公自动化系统是目前管理科学中发展得最为迅速的学 世纪60年代初美国IBM 60年代初美国IBM公司最先将电脑系统引入办 科，从20 世纪60年代初美国IBM公司最先将电脑系统引入办 公室，初步实现办公自动化原形开始，在近60 60年的发展历程 公室，初步实现办公自动化原形开始，在近60年的发展历程 我们可将其概括为四个阶段： 中，我们可将其概括为四个阶段：
wenku.baidu.com
第五节 办公自动化系统中所涉及的技术
相对传统的手工办公来说， 相对传统的手工办公来说，办公自动化系统对办公人员的基本 素质提出了更高的要求， 素质提出了更高的要求，这使得办公人员不仅要具有良好的思想觉 饱满的办公热情、强健的身体素质、熟练的工作方法， 悟、饱满的办公热情、强健的身体素质、熟练的工作方法，还更应 该掌握一定的技术手段，来提高工作效率。通常来说， 该掌握一定的技术手段，来提高工作效率。通常来说，办公技术又 可分为硬件技术和软件技术两个部分。 可分为硬件技术和软件技术两个部分。
办公自动化基础知识
随着社会信息化进程的不断推进，各种办公活动和管理工作的重要性日渐 突出，引起了各级领导者、管理学者、技术人员及公务人员的高度重视，也使 得办公室这一传统的脑力和体力高度结合的劳动方式发生了革命性的变化。因 此，如何利用现代化的硬件设备、软件技术、网络系统来完善和改变传统的办 公方式，使人们从繁重的办公事务中解放出来，提高办公效率，改善办公环境， 已成为现代公务员最基本的素质要求。
第一节 办公自动化概念
办公自动化（ 简称OA OA） 办公自动化（Office AutoMation 简称OA）作为一个术语是由美国通过汽车公司 D.S.哈特于1936年首次提出 随着科学技术的不断发展，其概念也在不断的更新， 哈特于1936年首次提出， D.S.哈特于1936年首次提出，随着科学技术的不断发展，其概念也在不断的更新，现 阶段我们一般把办公自动化定义为： 阶段我们一般把办公自动化定义为： 综合利用现代化的办公设备、计算机软件技术、 综合利用现代化的办公设备、计算机软件技术、信息处理技术和通信技术来代替办 公人员复杂低效的手工作业，使部门内部人员能方便快捷地共享资源，高效、协同、 公人员复杂低效的手工作业，使部门内部人员能方便快捷地共享资源，高效、协同、综 合地处理语音、数据、文字、图像等信息，使办公事务更加现代化、科学化， 合地处理语音、数据、文字、图像等信息，使办公事务更加现代化、科学化，以达到提 高个人工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目的， 高个人工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目的，也为企事业的管理和决策提供 科学的依据。 科学的依据。 办公自动化的核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需的信息， 办公自动化的核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需的信息，一个比较完 整的办公自动化系统应包括信息采集、加工、存储、传输与查询这五个基本环节。 整的办公自动化系统应包括信息采集、加工、存储、传输与查询这五个基本环节。
决策层 它是办公自动化中最基本也是 是办公自动化中最上层的应用， 位于办公自动化模型的中层。主要 是办公自动化中最上层的应用 位于办公自动化模型的中层。，它 最低层的应用， 最低层的应用，主要由个人使用相 MIS及高速通信系统组成 及高速通信系统组成， 由 MIS及高速通信系统组成，其功 、 以事务处理型和管理控制型提供的 对独立的设备，初步完成文字处理、 对独立的设备，初步完成文字处理 大量数据和报表为基础， 能是通过计算机网络，，以本单位 大量数据和报表为基础 能是通过计算机网络，将各业务管 个人日程安排、行文办理、 个人日程安排、行文办理、函件处 的内部和外部信息为条件， MIS中合 的内部和外部信息为条件 MIS中合 理环节提供的基础数据在，以决策 文档资料管理、编辑排版、 理、文档资料管理、编辑排版、电 并汇总，提炼出有用的管理信息， DSS）为核心， 支持系统 （DSS）为核心，运用科 并汇总，提炼出有用的管理信息， 子报表、人事管理、 子报表、人事管理、工资管理等单 学的算法和数学模型， 把握业务进程，降低经营风险， 学的算法和数学模型，协调各管理 把握业务进程，降低经营风险，提 、 机工作，并为其上一层提供原始的、 机工作，并为其上一层提供原始的 控制单元间的关系， 高经营效率。 控制单元间的关系，并为最高领导 高经营效率。同时还负责将上层任 基础的数据。调各管理控制单元间 务合理分解下发到事务处理层。 层的总体规划和发展方针决策提供 务合理分解下发到事务处理层。 的关系， 的关系，并为最高领导层的总体规 参考和依据。 参考和依据。 划和发展方针决策提供参考和依据。 划和发展方针决策提供参考和依据。
一、硬件技术
1. 计算机组装及维护技术。 2. 计算机各种外设的安装、调试技术。 3. 局域网的规划、组建、调试及维护技术。
二、软件技术
1. 操作系统安装及维护技术。 . 操作系统安装及维护技术。 2. 计算机网络的配置、测试、应用及维护技术。 . 计算机网络的配置、测试、应用及维护技术。 复杂文档的编排打印技术。 3. 复杂文档的编排打印技术。 海量数据的分析、存储及报表处理技术。 4. 海量数据的分析、存储及报表处理技术。 智能电子演示文稿技术。 5. 智能电子演示文稿技术。 6. 多媒体信息处理技术。 多媒体信息处理技术。 视频会议技术。 7. 视频会议技术。 信息检索与发布技术。 8. 信息检索与发布技术。 信息安全技术。 9. 信息安全技术。
二、办公自动化系统的功能
根据办公的自动化程度不同，可以将办公自动化系统分为常规功能 和高级功能两个方面。 其中常规功能主要包含公文管理、会议管理、部 门事务处理、 个人办公管理、日程管理、文档资料管理、人事管理、业 务信息管理等方面。 而高级功能则主要包括建立和管理内部通信平台、 建信息发布平台、促进业务信息集成、实现分布式移动式办公等。 具体内容参见教材P12图1-1 。
一、1975年以前为第一阶段，实现了在一定范围内采用小型单机设备（如独立工 作的计算机、复印机、传真机、扫描仪等），完成单项数据处理工作，如文书写 作、工资结算、统计报表、档案管理。 二、20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，开始采用一些综合设备（如专 用交换机、局域网等），在一定范围内实现了数据的共享和设备的共享。 三、20世纪80年代至90年代为第三个阶段，本阶段主要基于城域网平台和综合信 息系统，初步实现了分布式办公、联合办公和较大范围内的多媒体信息传输与共 享。 四、20世纪90年代至今为第四个阶段，此时办公自动化已全面展开，出现了各种 名目繁多、功能强大的办公设备、办公软件、办公网络及全新的办公理念，办公 自动化也被赋予了更多新的含义，从形式较为单一的办公系统升级为自动化综合 信息系统（ OIS），并逐步迈向办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无 人化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化 的高级层次。
1.5.2 ××省政府OIS的应用实例
图1－2 ××省政府办公信息系统的总体结构 （具体内容参见教材P16－20）
3.请利用节假日时间，步入一个县级以上政府机关或者一家有一定规 模的公司，了解其办公自动化的应用情况，将调查内容写成一篇调 查报告。附：调查内容参考提纲 （其中画“※※”的属于需要自己加以发挥的内容） 1）该企业/机关的基本情况。是否使用计算机？哪些部门使用？什 么配置？ 2）该企业/机关是否有局域网？安装和使用了什么软件？使用情况 如何？ 4）是否有信息管理领导机构？人员、结构、设备配备情况如何？ 5）是否接入Internet？有没有e-mail和站点地址？ 6）是否开发了自己的OA系统？是否安装MIS系统？单机版还是网络 版？ 7）计算机应用对该企业/机关的办公带来了什么好处？ 8）※※如果你是该企业/机关的信息主管，你如何充分利用计算机 和网络设备，建立办公自动化系统用来提高工作效率和提高经济效 益？ 9）※※结合自身专业特点，认为有必要进行调查的其它问题
管理控制层
事务处理层
第四节 办公自动化系统的组成及功能
一、办公自动化系统的组成 办公自动化系统的构成要素通常包含人员、业务、机构、 办公自动化系统的构成要素通常包含人员、业务、机构、制 设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个： 度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个：
办公人员： 办公人员：即办公的主体，指办公系统中的所有员工，一般为树型结构。 办公信息： 办公信息：即办公活动中的所有处理对象和工作成果。 办公流程： 办公流程：包含各种办公方法、经验和技巧，以及科学完善的规章制度、 管理规则等，它和办公信息一起构成了办公自动化信息系统的核心，也是 开发OA软件的基础。 办公设备： 办公设备：是决定办公质量和效率的物质基础，也是实现办公自动化的基 本条件。它通常由计算机系统（主机有运行在主机上的各种软件）、计算 机外设（打印机、多媒体音箱、投影仪、扫描仪、复印机、传真机、数码 相机、摄像机、刻录机、移动存储器）、网络通信设备（线路）、办公耗 材等组成。
第六节 办公自动化系统常见类型及实例
办公活动是所有单位、部门、 办公活动是所有单位、部门、群体在运作和发展中必不可缺的部 不同性质、不同任务的组织结构， 份，不同性质、不同任务的组织结构，其办公信息处理的内容存在着 很大的区别，通常根据业务类别的不同， 很大的区别，通常根据业务类别的不同，将办公自动化系统分为以下 八种类型。 八种类型。 1．政府型办公信息系统 2．事业型办公信息系统 3．企业型办公信息系统 4．经营型办公信息系统 5．专业型办公信息系统 6．案例型办公信息系统 7．控制中心型办公信息系统 8．事务型办公信息系统
第三节 办公自动化的应用层次及模式
办公自动化系统是一个非常庞大复杂的系统， 办公自动化系统是一个非常庞大复杂的系统，根据在办公中 地位和工作重点不同，我们可以将办公自动化分为三个层次模型： 地位和工作重点不同，我们可以将办公自动化分为三个层次模型： 事务处理层： 事务处理层： 辅助决策层： 管理控制层： 辅助决策层 管理控制层：
第二节 办公自动化的发展及趋势
办公自动化系统是目前管理科学中发展得最为迅速的学 世纪60年代初美国IBM 60年代初美国IBM公司最先将电脑系统引入办 科，从20 世纪60年代初美国IBM公司最先将电脑系统引入办 公室，初步实现办公自动化原形开始，在近60 60年的发展历程 公室，初步实现办公自动化原形开始，在近60年的发展历程 我们可将其概括为四个阶段： 中，我们可将其概括为四个阶段：
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第五节 办公自动化系统中所涉及的技术
相对传统的手工办公来说， 相对传统的手工办公来说，办公自动化系统对办公人员的基本 素质提出了更高的要求， 素质提出了更高的要求，这使得办公人员不仅要具有良好的思想觉 饱满的办公热情、强健的身体素质、熟练的工作方法， 悟、饱满的办公热情、强健的身体素质、熟练的工作方法，还更应 该掌握一定的技术手段，来提高工作效率。通常来说， 该掌握一定的技术手段，来提高工作效率。通常来说，办公技术又 可分为硬件技术和软件技术两个部分。 可分为硬件技术和软件技术两个部分。