秘书文档管理第三章

案卷封面 案卷装订
单位内项目文件的整理
一、归档的概念
归档就是指各单位的文件处理部门
或业务部门及文件工作者，将工作、生
产活动中形成并办理完毕的文件，经过 整理后，定期移交给单位档案室集中保 存的活动过程。
单位内文件的归档
二、建立健全归档制度的必要性和意义
（一）建立健全归档制度的必要性
单位文件的归档，是单位文书或文件工作的最后一环，也是人们
文件的分类
一、案卷级整理——立卷
（一）立卷工作概述
1.立卷的含义及意义
文件立卷，是指文书部门将办理完毕的、具有查考和保存价值的文 件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的过程。 立卷是将密切联系的文件组成案卷，能具体地反映工作活动的来龙
去脉，便于查找利用，也有利于档案的日常管理。因此，立卷工作具有
案卷封面 案卷装订或装盒
单位内项目文件的整理
四、科研项目文件的整理
（一）科研项目文件形成特点
1.项目完成周期长短不一 2.涉及的环节多

3.形成的来源广 4.存储介质多样
单位内项目文件的整理
四、科研项目文件的整理
（二）科研项目文件整理的内容及方法
组卷 排序 卷内文件编号 填写卷内文件目录、备考表和
重要意义。
文书部门文件的整理
一、案卷级整理——立卷
2.文书处理部门立卷的优越性
第 一
是可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理 过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率
第 二
是可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件，大 大减少归档和调卷的手续
第 三
是还可以使单位档案室腾出手来，做好档案的整理 和组织利用等工作，更好地为单位各项工作服务。


（九）会计工作形成的文件材料
（十）职工个人管理形成的文件材料
文件整理归档的范围
一、文件的分类概述
（一）分类的概念
文件的分类，就是把立档单位所形成的文件， 按照文件形成的领域范畴、时间、来源、内容和形
式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体
系。
文件的分类
一、文件的分类概述
（二）分类的意义
第 一
ISBN 978-7-5611-8132-4
普通高等教育秘书学系列规划教材
总主编 史玉峤 姚怀山 主 编 贺 军 陈祖芬 副主编 谭毓德
1.文件整理与归档的概念；文件整理工作的内容；文件整理与归档的意义； 电子文件的负面效应；文档管理电子化的发展变迁。 2.机关单位文件整理归档与不归档的范围；企业文件整理归档的范围。 3.文件分类的概念、意义与要求；分类的一般方法；常规性文件复制分类 方法的选择；分类方案的编制。 4.文书立卷的概念、意义和原则；文书案卷级整理：文书立卷的方法和步 骤；文书文件级整理：《归档文件整理规则》特点，归档文件整理方法与步骤。 5.项目文件整理特点；建设项目文件的整理方法与步骤；大型活动项目文 件的整理方法；科研项目文件的整理方法。 6.归档的概念；建立健全归档制度的必要性和意义；归档制度的内容；归 档工作的组织。
将办理完毕的文件作为档案保存起来的第一个重要关口。因此为了保
证归档文件的齐全完整，必须建立本单位的归档制度。归档制度是单 位文件处理部门或业务部门做好文件归档工作，及时、科学地移交文 件的重要依据，同时也是档案部门取得档案，监督、指导、检查本单 位归档工作的必要手段。
单位内文件的归档
二、建立健全归档制度的必要性和意义
分类是保持文件有机联系的重要举措。
第 二
分类是后续整理环节有序开展的基本前 提。
第 三
分类的优化可为档案的全面管理创造有 利条件。
文件的分类
二、分类的一般方法
年度分类法 时期分类法 问题分类法 实物分类法 地理分类法
（一） 时间分类法
（二） 来源分类法
（三） 内容分类法
（四） 形式分类法
（五） 保管期限分类法
单位内文件的归档
三、归档制度的内容
（二）归档时间
依据《机关档案工作条例》和《企业档案工作
规范》等规范性文件，文书档案、会计档案、项目
档案、教学档案、特殊载体档案等都有特定的归档 时间。
单位内文件的归档
三、归档制度的内容
（三）归档案卷的质量要求
归档案卷的质量基本要求是：应归档文件
要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件
1.本机关的文件 2.上级机关的文件

3.下级机关的文件 4.同级或不相隶属机关来文
文件整理归档的范围
一、机关文件整理归档的范围
（二）不需要整理归档的文件范围
1.本机关不需要整理归档的文
件范围 2.上级机关不归档文件范围 3.下级单位不归档文件范围 4.同级单位和非隶属单位不归
1.保管期限一年度分类法
5.年度一保管期限分类法
2.保管期限一年度一问题分类法
4.问题一年度ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ保管期限分类法
3.保管期限一年度一机构分类法
文件的分类
四、分类方案的编制
分类方案是指单位文书部门在一年的实际文件没有形 成以前，根据本单位工作活动的规律，预测该年可能形成 的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归
位妥善保存。
单位内文件的归档
ISBN 978-7-5611-8132-4
本章结束
谢谢 ~~
文书部门文件的整理
一、案卷级整理——立卷
3.文件立卷的原则
（４）
利用原则
（３） （２） （１）
保管原则
完整原则
联系原则
文书部门文件的整理
一、案卷级整理——立卷
（二）立卷的方法与步骤
组卷 卷内文件的排列 卷内文件编号 填写卷内文件目录和备考表 装订案卷 案卷封面编目 案卷装封
目等，组成有序体系后向档案部门移交的工作过程。
文件整理的内容，从整理工作的环节和程序来看主
要包括：分类、组卷、卷(盒)内文件整理、编目、装订 或装盒等工作。
文件整理与归档工作概述
二、文件整理与归档工作的意义
（一）
（二）
文件整理是档案整理的前提。
文件整理是文档管理的重要基本建设。 文件整理是开发档案信息资源的重要基础。
（三）
（四） （五）
文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。
归档是文件转化为档案的重要标志。
文件整理与归档工作概述
三、文件整理工作的原则
（三） （二）
• 便于保管和利用
（一）
•
保持文件之 间的历史联系
•
充分尊重和 沿用原有基础
文件整理与归档工作概述
一、机关文件整理归档的范围
（一）需要整理归档的文件范围
文书部门文件的整理
一、项目文件的整理特点
1.以项目为基本分类单元。 2 . 依据项目生命期各阶段整理文件。
3 . 项目文件的收集、整理、归档、移交 与项目同步进行。
单位内项目文件的整理
二、建设项目文件的整理
（一）建设项目文件整理的责任分工
1.项目准备阶段
建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺
单位内项目文件的整理
三、大型活动项目文件的整理
（一）责任分工及整理归档范围
凡是大型活动过程中形成的、有保持价值及日 后有参考价值的文件、照片、影像及实物都应归人
整理范围。
单位内项目文件的整理
三、大型活动项目文件的整理
（二）整理的步骤与方法
组卷 排序 卷内文件编号 填写卷内文件目录、备考表和
单位内项目文件的整理
二、建设项目文件的整理
3.项目试运行阶段
试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行
过程中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门 应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形
成的文件。
单位内项目文件的整理
二、建设项目文件的整理
（二）建设项目文件整理的方法与步骤
组卷 卷内文件的排列 卷内文件编号 填写卷内文件目录 卷内备考表填写 装订案卷 案卷封面和脊背的编制
的历史联系、文件特征和价值分类立卷，使案 卷能正确地反映单位活动的基本面貌，以便于 保管和利用。
单位内文件的归档
三、归档制度的内容
（四）归档手续
文件处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，交接 双方应根据案卷目录详细清点，确认无误后，即可履行签字
手续，并将案卷目录的一份由档案部门签字后，交还移交单
组织机构分类法 作者分类法 通信者分类法
按文件种类分类 按载体形态分类 按形状规格分类
文件的分类
三、复试分类法的选择
（一）案卷级整理复式分类法的选择
1.年度一组织机构分类法 2.年度一问题分类法

3.组织机构一年度分类法 4.问题一年度分类法
文件的分类
三、复试分类法的选择
（二）文件级整理复式分类法的选择
文书部门文件的整理
二、文件级整理——按“件”整理
（一）《归档文件整理规则》的特点
文书部门文件的整理
二、文件级整理——按“件”整理
（二）文件级整理的方法与步骤
１ . ２ . ３ . ４ . ５ . ６ . ７ . 整理单位与装订 归档文件的分类 归档文件的排列 归档文件盖章编号 归档文件编目 盒内备考表填写 归档文件的装盒和档案盒填写
（二）建立健全归档制度的意义
1.建立和健全归 档制度，是单位档案 室做好收集工作的关 键
2.建立和健全归档 制度，是为国家积累档 案财富的重要保证
单位内文件的归档
三、归档制度的内容
（一）归档范围
国家原则上规定，凡是在单位各项活动中
形成的，具有保存价值的各种门类与载体的文
件材料，均属归档范围，必须按照规定，定期 向单位档案室移交，并办理移交手续。任何个 人不得据为己有。
和涉外文件；勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定
向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
单位内项目文件的整理
二、建设项目文件的整理
2.项目施工阶段
项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、 积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的， 由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责 收集，积累项目监理文件。 建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、 积累和完整、准确、系统情况，审核、签认竣工文件，并向建设单位提交 有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
文件的整理与归档
目录 CONTENTS
第一节 第二节 第三节
文件整理与归档工作概述
文件整理归档的范围
文件的分类
文书部门文件的整理 单位内项目文件的整理 单位内文件的归档
第四节
第五节 第六节
文件的整理与归档
一、文件整理与归档的概念和内容
文件的整理与归档，就是依据归档制度的要求，将
处于凌乱状态的文件材料，经过分类、组合、排列、编
档文件范围
文件整理归档的范围
二、企业文件整理归档的范围


（一）党群工作形成的文件材料
（二）行政管理工作形成的文件材料 （三）经营管理工作形成的文件材料 （四）生产技术管理工作形成的文件材料


（五）产品生产或业务开发工作形成的文件材料
（六）科学技术研究工作形成的文件材料 （七）基本建设和技术改造工作形成的文件材料 （八）设备仪器管理形成的文件材料
卷条目。分类方案的编制应在对本单位的文件深入调查研
究的基础上完成，调查内容有：（1）文件作者、时间、 文件种类、文件字号、地区、通信者、载体、使用价值等 特征；（2）单位常用文件种类、数量，各种文件利用率、 利用角度，单位对于文档工作的有关规定与要求等；（3） 内部机构设置特点；（4）单位业务活动特点；（5）与外 单位业务往来等。