《有效的时间管理》PPT课件

待见的人
每日计划工作表
今天要做的事务 完成情况
日期：
待参加的约会 8:00
9:00
10:00
11:00
12:00
Done
1:00 2:00
3:00
4:00
Done
.
5:00
6:00
23
制定会议计划
会议计划
会议的目的是什么？
什么时候，在哪时举行会 议？
有哪些人参加会议？
会议议题是什么？
所有参加者都了解会议议程 吗？
要
打扰，如临时接听电话
一些邮件的阅读与回复
一些报告
一些会议
其他紧急但非常重要的事情
B第二象限
预防性事件 人际关系建立 计划 长期的项目 消遣娱乐
D 第四象限
琐碎的事情 一些电话和电邮 时间的浪费 不必要的娱乐活动
低
不要被所做的C与D象限的事所误导 世界上80%的事情是属于C和D象限的
集中精力与那20%的高价值的事情 要时时重温你的工作优前顺序
.
19
目标： 1.
2.
任务活动
每周计划工作表
周数：
优先项
完成时间
开始日期
.
20
制定美日计划的步骤
回顾你的周计划 制定一个“每天待做事项”的清单，并养成习惯 安排特定的时间做事：
阅读时间/思考时间/电话时间/任务回顾时间
对活动的优先顺序设定 记录约会安排 合并相关的活动 预留缓冲时间 留意你的能量周期 每天早晨回顾你的清单，在工作中根据实际情况进行增减
.
27
常见的“时间杀手”
个人因素
无组织的 不会说“不” 个人拖延 缺乏兴趣和热情 疲惫的 无计划性的 与工作无关的闲谈
环境因素
访客 电话 垃圾邮件 等待的浪费 无关的会议 危险因素
.
28
避免“时间杀手”的小技巧— —对付“不速之客”
办公室关闭，不与接待 站着进行交谈 把来访者带到公共区域 不进行眼神交流 相对无计划造访，更鼓励提前预约 如有必要，设定专门时间接待无计划性的造访
.
9
分组讨论（8分钟）
每项限列出3个例子，你认为分配在每项限的时间比例多少合适
紧急
不紧急
重
Ⅰ：
亲自处理
Ⅱ：
策略性的规划完 成期限
要
• 危机处理
•急迫的问题
•规划，防患未然 •改进效率
•有期限限制的任务
•建立人际关系
•发现新机会
•休息，娱乐
简化授权
能推就推
不
Ⅲ：
Ⅳ：
重
•不速之客、推销电话 •某些电话，会议
有哪些信息是会议所需要 的？是否需要特殊的设备？
会议的成果是什么？
目的： 参加者： 日程 会议准备事宜： 会议总结：
日期： 时间： 地点
.
பைடு நூலகம்
24
准备个人备忘录
它包括不同格式的 工作表格，如： 年计划 月历 每周记录页 每日记录页
.
25
时间管理的核心不是管理时间， 而是管理自己！
.
26
消灭“时间杀手”
•琐碎的杂事 •某些电话，信件
要
•某些信件与报告
•浪费时间的事
•必要不重要的问题
•有趣的活动
.
10
分析管理你的事务
Ⅰ类事项% 重要 紧急
Ⅱ类事项% 重要 不紧急
Ⅲ类事项% 不重要 紧急
Ⅳ类事项% 不重要 不紧急
.
11
分析管理你的事务
Ⅰ
Ⅱ
结 果：
•有远见
•平衡
•纪律
•自制
•少有危机
.
12
.
13
设定优先项ＡBC
.
14
处理重要的任务
将任务分解成小块，然后围绕它安排你每天的 工作时间
设定具体的完成期限
专心致志，以结果为导向进行相关活动
灵活安排你的“巅峰时刻”，在你体力与脑力 最充沛和清醒的时间段做最重要最有需要的工 作
有时你无法单独完成任务时，请及时寻求协助。
15
.
处理不是很重要的任务
忽略它 授权别人做 把它们集中起来，用相对零散的工作时间去完
.
5
.
6
策略性时间与个人绩效管理
❖ 人生计划（30至50年） ❖ 3年（中期）、5年（中长期）、10年（远期） ❖ 年度计划 ❖ 季度计划 ❖ 月度计划 ❖ 周计划 ❖ 日计划
.
7
理解时间管理四象限
.
8
时间管理矩阵：
高
紧急
低
A 第一象限
高
紧要事件 紧迫的任务
截止日期即到的项目
关键的机遇
重
C 第三象限
.
3
80-20定律
时间 80%
价值 20%
20%
80%
80%的价值来自于 20%的活动（少数关 键性的努力）
剩余的20%的价值 来自于另80%的活动
.
4
80-20定律
80%的业务，来自20%的客户 80%的阅读，来自20%的书籍 80%看报时间，用于20%的版面 80%的电话，来自20%的客户 80%的时间，观看20%的电视节目 80%的生产量，来自20%的生产力
.
21
管理办法 针对一个工作日而言
A型事务
每天应完成几件有 难度的任务
立即行动/日事日毕
B/C型事务
占用我们主体时间
预留完成时间（紧迫不重要） 设定完成期限（重要不紧迫）
D型事务
应注意控制安排
有空再做（对工作有帮助） 干脆取消（对工作无帮助）
.
态度/习惯 计划/期限 克制/说不
22
待完成事务 待打的电话
A类 – 必须做的
这些是最重要的项目。其中有些会直接影响到管理目标、重要顾 客要求、关键的期限及成功或发展机会的达成情况，它们才是最 高的挑战。
B类 – 应该做的
这些是中等价值的条目，他们可以对我们的工作绩效有帮助，但 不是最必备或最关键的内容
C类 – 可以做的
这些是相对价值较低的条目，这些活动是属于C与D象限的，在时 间有限的情况，根据需要，你可以取消，推迟或重新计划它的实 施
一年只有30天
一年有525600秒，8760小时，365天，52周，12个月，4个季度。 无效工作时间共114天：52周X2周末=104天；10天公共假日 可能有效工作时间：365-114=251 实际可能有效工作时间：251X30%（8小时工作制）=76天 实际有效工作时间：76天X50%（工作效率）=38天 实际发生的工作时间：38天-8天（个人休假病假）=30天
成
.
16
设定长期计划的工具
主要日历 行动工作薄
.
17
短期计划制定工具
❖ 周计划 ❖ 日计划 ❖ 会议计划 ❖ 个人备忘录
.
18
制定每周计划的步骤
设立每周目标 详细罗列为达成目标所须做的具体任务和行动 对于每个任务和行为，确认要花费的时间 根据重要和紧急四象限原则，确定每个任务中
的行动优先顺序 确定在周内的哪一天开始你的每个任务
.
1
课程安排
时间
9:00-9:30 9:30-10:15 10:30-11:30
11:30-12:00
内容 优化管理 理解时间管理四象限 优化，计划，安排你的工作
消灭“时间杀手”
.
2
人生只有30年
从25岁到55岁是实际有效的年龄，所以人一生只有黄金的30年。如果 5年有一次重要的机遇，一生也只有6次，你能够抓住几回？