浅析商务英语信函的文体特点

浅析商务英语信函的文体特点

[摘要] 写好商务英语信函在商务活动(特别是国际贸易)中是极其重要的。商务英语信函具有其自身独特的文体特点。本文主要从词汇、句式、行文结构三大层次上阐述商务英语信函有别于普通信函的文体特点。以期为高职商务英语信函写作教学提供参考。

[关键词] 商务英语信函词汇文体特点

1.引言

随着我国经济建设的蓬勃发展,各地区各部门对外经济贸易业务往来和国际商务活动日益频繁,这将需要大量的懂外经贸业务和国际商务专业人才,而该专门人才必须掌握很重要的一门课程是商务英语信函写作。笔者认为在国际贸易过程中撰写商务英语信函,首先要正确地掌握商务英语信函的文体特点。商务英语信函不同于一般英文信函。它有自己丰富的内容,有自身的特点和规律。从文体上讲,商务英语信函属于公文类信函。因此,语气就不能太随便,组词造句必须加以选择。另外,国际贸易与其他专业一样,有自己的专门知识和术语。那么,什么是经商务英语呢?一般地讲,在英文商务信函中使用的语言通常称之为“商务英语”,即由商业活动(Business Terms),以及习惯用语(Business Experession)所组成的。“商务英语”和“一般英语”在基本句型和基本词汇的使用上无什么区别。然而,“商务英语”作为一种在特定场合使用的语言,又表现出一些有别于“一般英语”的个性。在商务英语信函中,“商务英语”的个性主要表现在词汇、句式、行文结构三大层次上,从而形成了商务英语信函有别于普通信函的文体特点。

2.商务英语的词汇常具有独特的涵义和用法

2.1.词汇的特殊含义

在国际贸易业务信函中,除一些专业术语(如,FOB、L\C、B\L、D\P等)以外,有不少词在不同的场合有不同的用法,表达不同的特殊含义。

以“reference”一词为例。

(1)We’re sending you herewith a set of our sales literature for your reference.随函寄上我方商品宣传资料一套供你参考。

(2)Thank you for your letter of 20th september ,ref.JFM/GB/306感谢你方9月20日编号为JFM/GB/306的来函。

(3)In your last letter ,you make reference to the question of discount.你方在上封信中谈及折扣问题。

(4)We have done only one transaction with the subject company , so we regret being unable to supply you a reference from experience.我们与标题所列公司制作过一笔买卖,因此很遗憾我们不能提供具有长期交往经历的资信情况。

(5)The reference they have given as is the Sumitomo Bank, Tokyo.我们提供的证明人是动静住友银行。

(6)With reference to payment, we can not do otherwise than L/C at sight.关于付款,我们除见票即付的信用证外,其他不接受。

从上述例句看出,“reference”在经贸英语中有六种不同的特殊日期。

又如“against”一词,在日常生活英语中,经常被用来表示“反对”的意思,而在经贸英语中,该词则有一些比较特殊的用法。

(1)The hand-tools shipped to us against Contract No.SIT-3625 were short-shipped by 30 cases.按第SIT-3625号合同装给我们的手工工具,结果发现少装了30产箱,(according to...根据.....)

(2)Payment is made against sight draft under a confirmed irrevocable L/C.凭保兑,不可撤销的信用证开出的即期汇票进行付款。(be presentation of......凭........)

(3)The rate of JapaneseYen against U.S.Dollars is appreciating. 日元对美元的汇率已经在上升。(in exchange for 兑换)

(4)Against the invoiced weight the consignment was found short of 1,350 kgs.与发票开的重量相比,货物短重1,350 公斤。(in comparison with .....与......相比)

日常生活中用词进入外贸这一领域,就具有特殊含义,除上述两例以外还有许多。比如“line”在外贸英语里可指“商品”“产品”“经营业务(business)”,”cover”可指“涉及”用于支付“投保”(其宾语可以是险别,也可以是货物)等等,不胜枚举。

2.2.词义的选择

用商务英语信函进行业务洽谈过程中,有许多同一意义的词不可以相互替换使用,如使用不当,不但使书信语句不通,表达欠妥。而且有可能带来经济上的损失。

以“货物”一词为例。不同场合有不同的词来表示。

(1)The goods under your orderNo.123 are ready for shipment. 你方123号订单项下的货物已备妥待运。

(2)Two or three cargoes of sugar were reported to be coming to shanghai. 据报

告,有两三批食糖将运到上海。

(3)The cartons used are seaworthy as proved by many previous shipments to continental ports.先前发往欧洲大陆港口的货物证明所用纸箱是适于海运的。

(4)You will note that our packing has been greatly improved with the result that our recent deliveries have all turned out to the satisfaction of our clients. 从客户对我们近期交付的货物很满意这一结果,你会注意到我们的包装已大为改善。

从上述例句看出,“goods”表示“货物”是最常用的词,永远用复数形式;cargo指由船运或航运的“货物’”,作可数名词或不可数名词,用作可数名词时,不可用goods 代替cargoes;shipment 是指卖方装船的“货物”;delivery 是指卖方交付是的货物。Shipment 与delivery两者在以出口港为交货条件的情况下意义相同。

除上述有关“货物”用词外还有order(买方订单/订购的货物), purchase(购买的货物),article(口语中常用的货物,长指日常物件) ,merchandise(买卖货物,集体名词,即用于散装货),commodity(可数名词,指有用物品)

又以“费用”一词为例,这一概念在许多情况下可以互换使用,但严格地讲,用法是有区别的。请看一下例句:

(1)…the seller shall bear all direct losses and expenses in connection there with includinginterest accrued ,banking charges, freght , insurance premium, inspection charges , storage , stevedore charges and all other necessary expenses require for the custody and protection of the rejected goods.卖方需承担所有的直接损失和各种开支费用,其中包括自然增长的利息,银行手续费、运费、保费、保管费和装卸费以及所退货物的其他一切报关和保护费用。

(2)A letter of credit will increase my cost since I hare to pay a deposit.因为要付押金,开信用证会增加我方的费用。

从以上例句可以看出,泛指一切费用时可用“all the expenses”,而不用其他词,胆汁一项费用或具体某项费用时,charge/cost/expense常可互换或则其专用词。

再以“拒绝”一词为例。

(1)We regret we have to decline your order , since we are fully commited.

很遗憾我不得不拒绝你方订单,由于我们订单已满。

(2)Buyers refused the proposal substitute.我方拒绝了所提出的替换品。

(3)The buyer has the right to reject the goods if they are found inferior to specifications as stipulated in the contract.如货物达不到合同规定要求,买方有权收