档案馆档案整理规范及要求

郑州市项目档案整理规范及要求

第一部分：总体要求

第二部分：建设工程文件归档范围和保管期限表

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6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制

措施，保证档案实体和档案信息的安全。

三、归档的要求

归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。如：代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。

1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。

齐全：齐全是对整体而言。对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部收集起来；对工程参建各方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料收集起来，即把各单位归档范围内的文件材料全部收集起来。

完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地收集起来。

准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。

系统：是指建设项目从前期（立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等）、施工、竣工验收等各时期、各阶段的文件材料按

一定程序和内在联系组合为一体。

2、归档的文件应为原件。确无原件的要归具有凭证作用的文件材料。

3、图纸折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

4、所有竣工图均应加盖竣工图章，图章使用红印泥，盖在图标栏上的空白处。

5、归档载体和书写材料要符合耐久性要求。不能用热敏纸等作归档文件的载体，电子文件要以光盘、移动硬盘为载体；书写

材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易褪色的书写材料，否则必须复印。

6、档案柜架、卷盒、卷皮、目录等装具符合标准要求，采用市档案行政管理部门监制的产品。

四、归档时间

1、工程准备阶段文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作完成后，一次性

归档（此项由代建单位负责收集整理）。

2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位收集整理。

档案交接时，应编制移交目录，一式两份，交接双方清点、签字、盖章后方可交接。

第二部分建设工程文件归档范围和保管期限表

一、工程准备阶段

二、监理文件

三、施工文件

1、建筑安装工程

（1）土建部分

（2）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程

（3）室外工程

2、市政基础设施工程