文书档案整理实操手册

档案人员岗位培训

实操手册

(文书档案)

北京市档案干部培训中心

2014年

文书档案整理方法一

——以“卷”为单位的整理方法

★文书档案按“卷”整理流程：

⑴分类⑵组卷⑶检查、调整卷内文件⑷排列卷内文件⑸卷内文件编号⑹填写卷内目录⑺填写卷内备考表⑻拟写案卷标题⑼填写案卷封面⑽装订案卷⑾案卷排列⑿编制案卷号⒀编制档号⒁编制案卷目录

立卷，就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。

第一步分类

分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。

1.按年度分类

文书档案按年度整理立卷，就是根据形成和处理文件的年度，将文书档案区分开，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。一般情况下，在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分，大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度，但由于工作的连续性和某些工作的特殊性，往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件，因此，在立卷时，对这些特殊情况需要做一些针对性的调整：

⑴计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度立卷。

⑵跨年度或多年度的规划、计划、预算，放在针对的第一年立卷。

⑶跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年立卷。

⑷计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。如主要是总结就归入总结的针对年立卷。主要是计划就归入计划的针对年立卷。

⑸跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。

⑹跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度立卷。

⑺法规性文件，放在公布或批准的年度立卷。

⑻跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度立卷。

⑼转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度立卷。

2.按机构或问题分类

分机构是指在一个年度的文件材料中，按形成部门或承办部门将文件材料一一分出，属同一机构形成的文件材料放一起；分问题是指在一个年度的文件材料中，按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出，属同一问题的文件材料放一起。

3.按保管期限分类

不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。按照国家档案局8号令，文书档案保管期限为永久、30年、10年。将文件材料按其不同的保管期限再次分清，永久的放一起，30年的放一起，10年的放一起。

在划分文件的保管期限时，要依照本单位制定的文书档案保管期限表，对每份文件的来源、内容、作者、时间、文种等多方面进行全面地分析，做到划分准确、宽严适度。

在这个步骤的操作中，可结合开展对文件的鉴定工作，即对无保存价值的文件进行剔除。如上级任免、奖惩非本单位人员的文件、普发供参阅不必办理的文件、重份文件、未经领导审阅签发的未生效文件、下级报送的不必备案的文件等。

4.复式分类法

在实际工作中，由于各单位文书档案构成的复杂性，很少有单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。

目前普遍采用的分类方法有两种：

年度-机构（问题）-保管期限分类法：先将归档文件按年度分类，然后在每个年度下再按组织机构分类，最后在每个机构内按保管期限分类。这种分类方法较适用于推行部门整理立卷的单

位。

保管期限-年度-机构（问题）分类法：先将归档文件按保管期限分类，然后在各保管期限内按年度分类，最后在同一年度内按机构分类。这种分类方法较适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位。

第二步组卷

组卷就是在前面分类的基础上，将同年度中属于同一机构（问题）且保管期限相同的文件材料按照一定规律组合在一起。

组卷的基本方法：主要有运用公文主要特征和运用公文主要类型组卷两种方法，在实际工作中，可按照本单位公文形成的特点，根据具体情况，结合公文的保存价值，灵活选择组卷方法。

1.运用公文主要特征组卷

⑴按照问题特征组卷：将反映同一事物、同一问题、同一项工作、同一人物的公文组合成一个案卷，这是实际工作中使用最广泛的方法。

例如：北京市××局关于物价管理工作的通知、规定；

北京市××厂关于排污问题的报告、通知。

⑵按照时间特征组卷：把内容针对同一时间或同属于某一时期的公文组合在一起。

例如：北京市××公司2010年经理办公会议记录；

北京市××厂2010年第一季度生产情况统计表。

⑶按照责任者特征组卷：责任者指公文的制发机关或个人。将同一责任者所形成的若干份公文组合在一起方法。

例如：北京市××局关于干部培训、福利待遇等工作的规定、通知。

⑷按照公文名称特征组卷：将具有相同公文名称的若干份公文组合在一起的方法。

例如：北京市××公司关于所属企业改革情况统计报表。

注意：利用公文主要特征组卷的方法使用广泛，但在实际

运用中，只按一种特征方法组卷是极少的，为使卷内公文的联系更加紧密，便于查阅和利用，往往采用几种特征结合使用。例如：“中共××市委组织部关于2010年干部任免的通知”，就是将责任者特征、时间特征、问题特征和公文名称特征结合使用。究竟选用哪方面的特征组卷，要将文件进行分析对比，视文件之间联系的紧密程度来定。对于某一部分文件材料，先抓住它们的主要特征，然后根据文件数量的多少，综合运用其他特征合理组卷。

2.运用公文主要类型组卷

该方法是将公文大体分成几种类型,根据每种类型公文的形成规律和特点,采取不同方法组卷。

⑴会议文件：一般是一会一卷，会议文件较多的大型会议可一会数卷，问题相近的几个小型会议可数会一卷。

⑵案件材料：主要指非诉讼案件材料。立卷时一般是一案一卷，形成材料多的案件可以一案数卷。

⑶信访材料：可根据来信所反映的问题、信件作者、信件处理形式等，结合文件的多少进行组卷。

⑷简报、刊物：可按简报（情况反映、动态等）和刊物（报纸、书籍等）名称分开，一期一卷或数期一卷。

3.组卷的基本要求

组卷应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密，问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。

组卷时应注意以下几个方面：

⑴不同机构的文件材料不能组合在一起。

⑵不同保管期限的文件材料不能组合在一起。

⑶密不可分的文件材料要组合在一起。如一个问题、一项工作、一次会议、一个案件形成的文件材料应集中在一起，不能分散。

⑷当文件材料特别少时，可以将相近、相关问题的材料组合在一起。但这些问题必须属同一年度同一机构下保管期限相同的文件，而且问题不能过多，一般不超过5个，否则就显杂乱。

特别提示：组卷不是随意、主观地把若干份文件组合在一起，