秘书实务第五章 信息工作

第五章信息工作

重点复习题

1. 什么是信息与信息工作? 信息有何特征？秘书部门的信息工作有何特点？

答: 信息有广义和狭义之分。

广义信息是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。

狭义信息是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。

信息具有客观性、无限性、时效性、共享性、可传输性、可扩散性等。

信息工作是指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。

秘书部门的信息工作特点有服务性.、综合性、针对性、适时性。

2. 信息工作的作用和基本要求是什么? 信息工作有哪些制度?

答: 信息工作的作用是：

①辅助领导者正确决策；

②协助领导者科学管理；

③开阔领导者与秘书的思路；

④提高秘书的工作效率。

信息工作的基本要求是：敏锐、正确、及时、全面、适用、经济。

信息工作的主要制度有：

①信息专报制度；

②信息报送数量定额制度；

③紧急信息报送制度；

④信息稿件送审制度；

⑤信息采用通报制度；

⑥信息专题分析制度；

⑦业务培训制度；

⑧信息工作奖惩制度。

3. 秘书获取信息的主要范围、渠道.和方法有哪些？

答: （1）秘书获取信息的主要范围有：

上级信息、内部信息、社会信息、同业信息、历史信息、国际信息。

（2）秘书获取信息的渠道有：

信息网络渠道、文书渠道、书刊渠道、调查渠道、会议渠道、信访渠道、科研渠道、新闻宣传渠道、通信渠道。

（3）秘书获取信息的方法有：

网络查询法、文字阅读法、收看收听法、会议记录法、互相交流法、专题调查法、

随时观察法、索取求购法。

4, 信息加工主要有哪些方法?

答：信息加工的方法主要有归纳法、浓缩法、纵深法、扩充法、对比法、转换法、图表法、剪接法。

5. 信息深加工的要求是什么?

答：信息深加工的要求是（1）要有高度；（2）要抓重点、（3）要抓规律；（4）要提对策.

6. 信息提供的对象和方式是什么?

答: 信息提供的对象是：

（1）为本级领导机关提供信息；

（2）为上级领导机关提供信息；

（3）为下级机关提供信息.

信息提供的方式有：

简报递送、电报递送、传真递送、网络传送、电话报送、音像制品传递。

7. 信息简报编写的要求是什么？

答：信息简报编写的要求是：

标题醒目、主题集中、内容新鲜、结构简单、篇幅简短、语言简洁、用最少的文字传递最大的信息。

8. 高层次信息的特点和要求是什么？

答：（1）高层次信息的特点是：

宏观性、完整性、典型性、深刻性、预测性。

（2）高层次信息的作用是：

有助于领导做出全面性、严密性、导向性、准确性和超前性较强的决策

9. 信息储存的意义、要求和方式是什么？

答: （1）信息储存的意义是：

有利于充分利用信息资源；

有利于开发深层次信息；

有利于提高秘书的工作效率。

（2）信息储存的要求是：

认真筛选、科学分类、系统完善、坚持不懈、便于检索。

（3）信息储存的方式是：

计算机储存、信息简报储存、多媒体储存、信息资料储存。

10. 高层次信息开发的途径和方法有哪些?

答：（1）高层次信息开发的途径是：

对初级信息进行重点调研；

对零散信息进行综合归纳；

对累计资料进行深化突破。

（2）高层次信息开发的方法是：

中心跟踪法、热点扫描法、难点突破法、光点放大法、超前预测法、拓展延伸法。