《秘书学概论》第三章 秘书机构

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第四节 中国秘书工作和秘书机构的沿革
二、中国秘书工作的发展
（一）中国古代秘书工作和机构
我国最早的秘书官职是史官。
传说黄帝之始，已有主管秘书工作的“史”辅助政 务，而在黄帝诸多的史官中，以仓颉的传说最多， 作为汉字的发明者，传说史官仓颉，为黄帝记载国 事。
公元前21世纪，我国从原始社会进入了奴隶社会， 建立了历史上第一个奴隶制国家政权——夏。我国 国家秘书工作也由此产生。在夏朝的诸多官职中， 太史令是重要的秘书官职。
（二）秘书群体结构设置优化的途径 1．面向实际，按需设置。 2．整合资源，发挥优势。
二、秘书群体的人员素质优化 秘书群体是一个特殊的职业群体，它更需要不断地
对其群体成员的素质进行优化。具体说来，秘书群 体人员优化的途径有以下几点： （一）秘书群体人员选拔、任用的优化 （二）秘书群体角色意识的优化
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秘书人员一般情况下是进入不了决策层的，只有少 数秘书人员进入决策层，因此秘书工作机构的参谋 助手作用更多的是联系、反馈各部门的意见，向领 导提供信息、资料、文件等决策依据，发挥着一种 中介性的参谋职能。
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第二节 秘书机构的职能和地位
（二）沟通协调的枢纽职能 任何一个单位都设有一定数量的、具有不同职能的
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第一节 秘书机构的设置
三、秘书机构设置的现状
（一）各级党政秘书机构的情况
根据级别层次的不同，秘书机构可分别称为办公厅、 办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。
１．中央机关的秘书机构
中共中央和国务院均设办公厅，但略有区别。中共 中央不设正副秘书长，而是在办公厅设正副主任； 国务院则设正副秘书长，办公厅不设主任，由秘书 长行使直接领导职权。
机构，它们级别不同，任务不同，既互相联系，又 相对独立，形成一个复杂的工作网络。秘书机构在 这个网络中处于枢纽的位置，从纵向上看，它发挥 承上启下的作用；从横向上看，它发挥着做好各单 位协调、平衡的职能。 （三）协助领导的“耳目”职能 领导层的决策的实施是借助于秘书机构的上通下达、 检查督办来完成的。
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第一节 秘书机构的设置
一、秘书机构设置的原则 秘书机构以其特殊的作用，成为领导机关、企事业
单位和社会团体中不可缺少的一个重要组织部分。 但是，秘书机构并非可以随意设置，其规模的大小、 分工的内容以及管理的体制等都必须适应机关或单 位秘书工作的实际需要，必须严格遵循一定的原则。 （一）精简、合理、高效的原则 （二）分工合理、职责分明的原则 （三）灵活机动、适应领导原则
第三章 秘书机构
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本章要点与要求：
了解秘书机构设置的原则和要求 了解秘书机构的性质和地位 掌握秘书机构的职能和任务。 了解中国秘书工作的沿革
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第一节 秘书机构的设置
秘书机构也叫秘书部门、秘书工作机构，是指秘书工作所 需要的组织形式。
秘书机构的概念有广义和狭义两种解释： 广义的秘书机构，是指各级负责综合工作的办公厅（室），
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第一节 秘书机构的设置
县委和县人民政府均设办公室，办公室设正副主任， 下设科、股、组。
省、市、县级的人大、政协常委会，按相应级别分 别设办公厅或办公室。设置下属机构均采用综理制 的形式，由秘书长或办公室主任统辖下属各处或科，
负责日常工作。
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第一节 秘书机构的设置
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第一节 秘书机构的设置
２．省、市（地）县级的秘书机构 省委和省人民政府均设正副秘书长和办公厅，办公
厅设正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设 置下属机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、 委、局平行，厅下设处、室，再往下设科、组。 省级部门包括中央所属的各部、委、局、办等，一 般设办公室，下面设科。 市（地）委和市（地）人民政府有的设办公厅，办 公厅设正副主任，厅下设处；有的设办公室，办公 室设正副主任，室下设科。
隋文帝代周称帝，国家再度统一，其中央秘书机构 主要承袭了魏晋以来逐渐形成的三省制度，并在此 基础上作了一些改革。
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第四节 中国秘书工作和秘书机构的沿革
唐代继承并发展了隋制，并把内史省改回中书省， 各省承担的秘书工作职能可归纳为“中书出令，门 下审议，尚书执行”。
宋代虽有三省之设，但秘书工作的职能主要由中书 省和新设立的“枢密院”分掌。
３．基层单位的秘书机构
基层单位的秘书机构通常只设办公室，下面不再设 科或组，由办公室的人员大致分管某方面工作，有 的只设专职或兼职秘书或文书人员。城市的街道办 事处以及农村乡镇一般设办公室或秘书股，不设科 或组，有的只设专职或兼职人员。由于乡镇一级机 关的秘书工作不像大机关那样环节多、内容复杂， 不需要下设分支机构，所以分工一般都不是很细致， 秘书人员一个人往往要负责收发文件、保管印章、 起草公文、安排会议、接待来访、处理电话等其中 的多项工作，身兼数职，大都是多面手。
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第一节 秘书机构的设置
二、秘书工作机构设置的群体要求 任何组织机构都要靠人来运转，因此秘书工作机构的设置
不能不考虑人员配备的问题。在设置秘书工作机构时，对 秘书工作人员个人素质提出要求是必要的，但重主要的是 要重视对秘书工作人员群体结构的优化。 秘书工作机构设置对秘书群体提出的要求，主要有以下几 点： 第一，智能结构合理，能发挥互补功能。 第二，年龄结构合理，能发挥“传、帮、带”功能。 第三，性别结构合理，能提高整体效能。
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第一节 秘书机构的设置
在设置下属机构上，由于党和国家最高领导机关的 职责、任务和工作的需要，中央机关主要采用分理 制和综理制两种形式设置所属机构。所谓分理制， 就是采用分部门办公的形式。中共中央和国务院实 行的都是这种形式，办公厅相当于部委一级的机构 ，内部下设局级机构，局级以下设处、室或科等。 （见下图示）
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第三节 秘书群体结构的优化
秘书群体角色意识的优化是指秘书人员个体角色意 识和秘书群体角色意识的和谐统一。因为秘书在社 会组织中不是领导者、指挥者、决策者，仅仅是领 导者、指挥者、决策者的参谋和助手。作为处于从 属辅助地位的秘书，必须听命于人，只能在受控的 前提下施控。秘书要实现自我，必须冲出自我，在 “无我”中实现自我并达到“超我”，融自我角色 与群体角色。在角色意识中溶化了强烈的自我个体 意识，那么从属性的被动工作就会出现创造性、主 动性态势。在规范的角色位置上塑造出了鲜明的个 体角色形象，也就融入了秘书群体角色之中，其自 我个体角色实现也就达到了新的境界。
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第二节 秘书机构的职能和地位
（四）领导授权的“喉舌”职能
秘书机构的工作始终是围绕“三个服务”展开的， 它既是领导层决策的执行者，同时也是领导层决策 的宣讲者。秘书机构的言行是代表组织、代表单位， 不是代表秘书个人的意见。
（五）展示形象的服务职能
秘书机构是一个单位的“门脸”、“窗口”，内外
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第一节 秘书机构的设置
1．企业单位的秘书机构 2．教育、科技系统的秘书机构 3．群众团体的秘书机构 4．临时性的秘书机构
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第二节 秘书机构的职能和地位
一、秘书机构的职能 作为一个单位唯一的综合办事部门，秘书机构的工
作与其他职能部门的工作有着明显的不同。 （一）中介性的参谋助手职能 秘书机构主要是为领导决策做好相关准备。在我国，
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第四节 中国秘书工作和秘书机构的沿革
汉初仿秦制，御史府为西汉前期中央政府主要秘书 机构。东汉末年，曹操称魏王时，曾设“秘书令” 一职，既掌管文书，又参与机要政务，这是中国秘 书史上首次出现的与当代秘书之实际内涵相接近的 秘书官员。
南北朝时，为了制约中书、门下二省，统治者又将 尚书台升格为尚书省，作为朝廷执行政务的总机构 。
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第一节 秘书机构的设置
中共中央办公厅
秘
机
书
要
局
局
信
警
访
卫
局
局
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机 关 事 务 管 理 局
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第一节 秘书机构的设置
所谓综理制，就是采用不分部门办公的形式，由秘 书工作机构综合管理领导机关的一切日常工作。全 国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的 便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领导办公 厅负责综合承办日常工作，办公厅下设若干局、处 、室等。
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第四节 中国秘书工作和秘书机构的沿革
到了商代，由于政事日繁，出现了我国历史上最早 的中央秘书机构——太史寮，这一机构到西周时日 臻成熟。
春秋战国时期是我国由奴隶社会向封建社会过渡的 变革时期，七雄争霸，各自为政，秘书官职的名称 也不统一。
秦始皇统一中国后，建立了封建中央集权国家，也 开始确立比较完整的秘书工作体制。中央政府主要 的秘书机构是御史府，其长官为御史大夫。
包括其下属的秘书、文书、档案、机要、警卫、信访、调 研等部门的统称。 狭义的秘书机构，仅仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。 目前，在我国除基层机关或规模较小的单位一般不设秘书 机构，而只配备适量的秘书工作人员以外，从中央到省、 市（地）县各级党政领导机关，以及各类大中型企事业单 位、社会团体等，都普遍设有秘书机构。
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第四节 中国秘书工作和秘书机构的沿革
一、中国秘书工作的起源及特征 在我国，以血缘为纽带的人类共同体——氏族这种
社会组织一出现，就开始产生了原始的管理工作。 而随着部落管理事务的增多，氏族首领就需要一些 人直接协助自己的工作，于是就形成了原始的秘书 工作。 文字的出现则是秘书工作产生的基本条件。因为秘 书工作的构成要素和主要职能之一就是文书工作， 而文书是离不开文字的，没有文字就没有文书，也 就没有秘书工作
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第一节 秘书机构的设置
（二）行业秘书机构的情况 根据秘书工作性质以及隶属机关或单位的不同，秘
书工作机构可以分为党政机关的秘书工作机构、企 业单位的秘书工作机构、教育科技系统的秘书工作 机构、群众团体的秘书工作机构、临时性的秘书工 作机构等几种类型。关于党政机关秘书工作机构前 面已作说明，下面就其他几种来做介绍。
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第四节 中国秘书工作和秘书机构的沿革
追溯我国秘书工作的源头，大约起源于距今约4500 年左右的原始社会末期部落联盟的昌盛时期，即龙 山文化晚期。当时，我国北方出现了被称之为“人 文初祖”的黄帝，标志着我国社会进入了父系氏族 社会并向奴隶社会过渡，由于生产力的发展，当时 管理社会的组织已具有相当的发展规模。由此可见 ，黄帝时期已经出现了稳定的社会组织、书写的文 字、固定的秘书人员和简单的文书。
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第三节 秘书群体结构的优化
（三）服务意识和综合能力的优化
1．服务意识的培养。
秘书机构的枢纽地位，决定了秘书人员必须自觉主 动地为领导、为各部门服务、为基层群众服务。秘 书人员要站在领导者的角度去思考问题，即要有全 局思维，局部施行。
2．综合能力的培养和提高。
打造一支优秀的秘书群体，需要全面地提高秘书人 员的综合素质和能力。秘书工作实践性较强，大量 的繁杂事务的处理和解决需要的是“多面手”，需 要的是“通才”，这是优化秘书群体人员素质的重 要条件。
联系、来信来访、各方商洽，秘书机构都直接予以
办理。由于秘书机构的工作一般都是在领导者授权
委派所做，秘书的言谈举止，更多的时候代表着领
导者的意图和形象，并不单单是秘书个人形象地展
示。
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第二节 秘书机构的职能和地位
二、秘书机构的地位 （一）辅佐决策地位 （二）具有中介关系的枢纽地位 （三）具有组织关系的相对独立地位。
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第三节 秘书群体结构的优化
一般来说，秘书群体结构的优化包括两个方面的内 容：秘书机构的结构设置优化和秘书群体人员素质 的优化。
一、秘书机构的结构设置优化 （一）秘书机构的结构设置优化原则
1．整体性原则 2．动态性原则 3．高效性原则
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第三节 秘书群体结构的优化