行政管理手册

办公室岗位职责1.协助经理工作。

2.负责打字、文件存档、对外宣传及其他内勤工作。

3.负责会议及培训记录工作。

4.负责办公用品采购、领取、分发及保管工作。

5.接收来信、来函、文传、传真等往来文书，并进行分类、登记和传递工作。

6.保持办公室清洁。

7.负责客访预报、来访接待、对外联络等工作。

8.完成领导交办的其他工作。

行政文员主要工作实施细则2008年10月14日文书管理制度1．公司公文处理主要包括：公文的形式，公文的办理，公文的归档和公文的销毁。

2．公司公文处理的基本原则是：及时、准确、规范、保密；注重实效，保证时效。

3．公司公文处理，必须严格遵守和执行国家的保密法规，做到安全保密。

4．公司公文根据实际工作需要，按照公文使用范围和作用，主要分为：通知、决议、决定、指示。

（1）决议：凡经过会议讨论能过，要求各部门贯彻执行的事项，用决议。

（2）决定：对某些重在事项或重要问题做出安排或处理，用“决定”。

（3）指示：向各部门下达任务指标和部署工作，阐明所下达任务和部署工作的指导原则、要求或措施，用“指示”。

（4）通知：发上级机关、不相隶属机关和批转各部门的公文，用“批示性通知”。

要求各部门知道、办理或执行的有关事宜，用“一般性通知”。

对各部门某一项工作有所指示和安排，用“指示性通知”。

公司召开重要会议，需要提前通知与会各部门或个人，用“会议通知”。

转发上级机关有关任免事项或公司任免聘用干部，用“任免通知”。

（5）通报：向各部门传达上级重要精神、通报工作情况或好坏典型事例及经验教训，表扬先进，批评后进等，用“通报”。

（6）报告：向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问等用“报告”。

按内容可使用“传达报告”、“+综*合报告”和“总结报告”；按时间可使用“年度报告”、“季度报告”、“月份报告”和“工作进展报告”等。

（7）请示：请求上级机关对某些重要工作或重要问题做出指示、答复和批示的事项，用“请示”。

（8）批复-批准或签复各部门请示的事项，用“批复”。

（9）会议记录：记载或传达会议重要精神和议定事项，用“会议纪要”。

如下发执行，应加写“通知”。

5．公文格式，包括公文的组成项目及其标识位置，公文的书写、字体、用纸的规格的样式等。

（1）公文的组成项目，包括发文机关标识、发文字号、公文份号、秘密等级、签发、公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、署名、印章、程文日期、发文（传达）说明、主题词、抄送机关、印发说明、承办单位和来联系人，页码等项目。

（2）发文字号，由发文年度、发文机关代字和发文顺序号组成，标注在公文首面左上方或发文机关标识下方。

（3）公文份号，是公文印制份数的顺序编号，标注在公文首左上角。

（4）秘密等级，按照国家保密法规划分，秘密公文的等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，标注在公文首面右上角。

秘密等级由发文单位根据公文内容所涉及党和国家机密的程序来划定，并据此确定传递方式，以保证机密安全。

（5）“请示”，“报告”，应在发文字号右侧标注“签发”公文的领导姓名，根据需要标注“已阅”公文的领导姓名。

（6）公文标题，应准确、简要地概括公文的主要内容，它由发文机关、事由和文种组成。

（7）主送机关，是指接受、办理或执行公文的机关，主送机关一般在公文标题左方正文之前第一行项格书写。

计划、报表和规章、条例等法规性公文，不写主送机关，可在发送或发表时另加一个通知或公函。

（8）公文正文，是公文的主体部分，用来表达公文内容，在主送机关下方第一行空两格书写。

（9）无正文说明，是指公文署名和章节与正文不同一面时，应在公文署名和印章上端左侧标注：（此面无正文）。

（10）公文附件，是附属于正文的文件材料，是某些公文的重要组成部分，作为正文的补充说明或参考材料。

公文如有附件，应在正文之后，发文件机关署名之前，注明所附材料的顺序和名称，并将附件依次附在主件后面，不得只写：“附件如文”或者“只写附件X件”（11）公文署名，分为机关署名和领导署名，标注在正文或附件说明右下方。

发文单位署名应写明全称或规范化简称。

领导署名应写明职务、姓名，一般由正职领导署名。

（12）印章必须与署名相符。

发文单位署名的公文，印章盖在单位的正中位置，上不压正文，下不压成文日期。

领导署名的公文，印章盖在姓名的右侧；使用领导签名章的公文，只写职务，不写姓名，签名盖章在职务的右侧。

（13）成文日期，一般以领导签发或会议通过的日期为准，如因特殊情况延误时间，可以印发时间为准。

成文日期要完整写出年、月、日，标注在发文单位或领导署名下方。

（14）发文（传达）说明，表示公文的下发，传达范围和使用规定，根据需要确定。

（15）公文内容涉及两个以上部门职权范围的问题，主办公文的部门应事先与有关部门协商，取得一致意见后再正式行文。

经协商意见难以一致而必须上报总经理的，上报时如实写明不同意见和理由。

（16）公司下发的公文，主送范围必须与执行单位一致，需要了解情况的单位可列为秒送范围。

（17）请示的公文要逐级上报，因特殊情况或紧急事宜必须越级行文时，应说明理由并报总经理，一般情况下不得越级行文。

“请示”应该一文一事，不得在“请示”公文中附有报告事项，或在“报告”公文中附有请示事项，或写成“请示报告”。

“请示”只上报上级机关，不得下发。

（18）公文除特殊情况以外，一般要以公司名义行文；除上级领导直接交办事项或特殊情况外，公文一般不要直接上报领导个人。

（19）公文的重点要突出，观点要鲜明，理论要清楚，方字要精炼，用词要准确，篇幅要简短，结构要严谨，层次要分明，结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“（一）”，第三层为“1”第四层为“①”。

（20）人名、地名、时间、数字、引文要准确无误，符合规范，引用其他公文必须写明该公文的发文机关、标题、发文字号和发文时间。

（21）公文中的数字，除成文日期、专用称谓、结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语名称作为词素的数字必须是与汉族外，其他均使用阿拉伯数码。

（22）必须严格按照公司公文格式，正确使用公文种类，凡不符合公文要求的公文，应退回行文部门，并要行文部门按公文格式重新上报。

（23）公文文稿在呈现送领导审批签发之前，负责起草公文的人员要发挥极端负责的工作作风，公文进行校对。

校对的重点是：公文的基本内容和观点是否符合党的路线方针政策和上级的指示精神；文字表述、文种使用、公文格式、数字运用等是否符合本制度的有关规定。

（24）公文文稿须经领导审批签发后方能正式行文。

（25）草拟和签署公文，一律使用钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔，并注意不要在文稿装订线书写，以使公文符合存档要求，以便长期保存。

6．公文办理，主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等五环节。

（1）登记公文，应将公文的标题、密级、公文字号、来文机关、份数、收发时间及办理情况等，逐项记载清楚，以便今后核查，收回和销毁。

（2）分发公文，应按照公文内容和报送范围，及时分送领导或有关部门，需收回的公文，在领导批阅或有关部门传阅后应及时收回的公文，在领导批阅或有关部门传阅后应及时收回存档。

（3）承办公文是指接受办理各部门请示的公文和其他需要批复的公文，以及转发、翻印的公文等。

（4）承办请示的公文，凡属业务部门权限范围内能批复的事项，一般先由业务部门提出意见，经总经理审批或会议决定后，再批复呈文部门；重要事项和重要问题的“请示”，可直接送总经理审阅后批复。

（5）凡转发公文，转发部门要在被转发公文前面加些“通知”，说明转发的目的和要求，如要求受文部门“参考”、“参阅”、“参照执行”等。

转发通知的主题词在公文尾部分，标注在被转发公文的末页下端，绝密公文，一般不得翻印、转发，如必须转发应报经制发机关批准。

（6）翻印是级机关的机密公文，应报经制发机关批准。

翻印的公文，应在末页端标注翻印名称，翻印时间和份数，在时间后边表明“翻印”字样。

（7）承办公文部门要提高办文效率，及时催办，避免延误。

（8）印制公文要遵守时限要求，执行公文格式的规定，做到文面清晰，字体、用纸规范。

（9）传递秘密公文，应按照有关规定，确保公文传递迅速、安全。

（10）利用传真系统传递秘密公文，必须采用加密装置，否则，一律不得传送。

字迹易退色或易消失的公文传真件，应复制后再办理，以便长期保存。

（11）使用复印机复制秘密公文必须建立审批、登记制度。

公文复制件由复制部门加印记，按正式公文管理。

7．公文档案管理（1）公文办理完毕，要将有关材料收集齐全，及时整理立卷，指定专人妥善管理。

（2）联合办理的公文，原件由主办部门立卷存档，其他部门保存复制件。

（3）凡需归档的公文，原件由主办部门立卷存档，其他部门和个人不得保存。

（4）凡不需要归档保存的公文定期销毁。

（5）电报和传真由各部门自行管理，指定专人负责收发、登记、归档。

（6）个部门收发人员收外来电报或传真时，应立即编号再将文件呈报部门负责人核阅分类并指定经办人后，将文件交经办人办理。

（7）电报或传真文件原则上最迟应在文件收到第二日内办理，并且将文件送还收发人统一归档。

收发人员如发现文件有超过二日以上未经办理的，应立即催促其尽快办理。

（8）凡寄到公司有姓名的私人信件应交其本人拆封，公务信件上注明“机密”字样的，由办公室文任拆封，如属政府机关公务文书，在教收发人员依照本办法规定办理。

若主管级以上出差或请假时，收发人员应送其职务代理人判断是否拆封。

收发文制度1．公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、传递、归档、销毁等程序。

2．收文由办公室签收登记。

领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。

3．公文登记后，办公室根据领导的批示，转交主要负责人传阅。

如需转交有关部门阅办，应由办公室文员进行登记，签收后送交。

4．各部门或个人对承办的公文必须认真、负责，按规定期限讯速办理，不得拖延积压。

5．各部门均应遵守公文的催办制度。

负责办理公文的人员对自己经手处理的公文，应有落实，有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

6．公文办完后，应根据文书立卷，归档的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

7．管理人员调动时，应将文件清理移交，凡参加会议带回的文件应及时送办公室登记保管。

文档借阅规定1．借阅文档，必须在文档借阅登记簿登记；秘密级以上的文档须经领导批准。

2．案卷不得借出，只供在档案室阅；未立卷的文件及资料可借出。

3．借阅期限不得超过两星期，如需再借，应办理续借手续。

4．借阅文档的人员必须爱护文档，要保证文档的安全与保密，否则，按违反保密规定追究当事人责任。

5．借阅的文档交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或捐坏，应立即报告领导。

6．外单位借阅文档，应持有单位介绍信，并由经理批准方能借阅。

但不能带离档案室。