对大数据时代高校固定资产管理的思考

对大数据时代高校固定资产管理的思考

作者：朱焰余万林李振仙

来源：《管理观察》2017年第02期

摘要：当今，世界经济加速向以网络信息技术产业为重要内容的经济活动转变，在互联网迅速发展形势下，加强内部控制对于改变思维方式、组织结构，以及对学校科研服务起着重要作用。本文从当前高校内部控制的重要性入手，分析高校固定资产存在的问题，提出解决问题的方法。在大数据的时代背景下，在行政事业单位资产清查核实的基础上，研究高校如何进行固定资产内部控制是非常重要的课题。

关键词：大数据时代高校固定资产管理信息

中图分类号：G647.5 文献标识码：A

众所周知，高校资产有数量巨大、品种门类多、金额总量大、历史遗留问题多、使用人数多等特点，因此，探讨高校固定资产管理的内在规律性，尤其是内部控制研究尤其重要。大数据的时代催发数据思维，强调对全部数据进行分析，重视数据的复杂性，更多地挖掘数据的相关性。资产内部控制和资产数据分析、利用、管理有着一致性，两者并不矛盾，中共中央总书记习近平强调，世界经济加速向以网络信息技术产业为重要内容的经济活动转变。要把握这一历史契机，以信息化培育新动能，用新动能推动新发展。在互联网发展的新形势下，加强内部控制对于改变思维方式、组织结构，以及对学校教学科研服务起着重要作用。

一、固定资产内部控制的重要性及存在的问题

大数据有三个特点：大，快，相关。庞大的数据源使各个领域都进入了量化的进程，无论学术界，商界，还是政府，都开始了这种进程。它的最核心的作用是预见未来，面对海量的数据，进行收集、整理、分类、存储、分析、预测和输送。按照规则，程序忠实地记录着数年来的资产情况，并且也会有越来越多的其他非资产平台要调用资产数据进行数据分析。同时，资产管理分析平台为了做好资产管理，也从固定资产管理系统内部以及其他外部平台调用数据。因此对内部控制提出了新的要求，处理好产生的新矛盾，如保密与共享、监督与服务、内部控制与授权管理等等。从封闭系统走向对学校公众开放，提供高质量的服务质量，并且对内部数据，以及外部数据加强管理和控制。

2012年，财政部制定了行政事业单位内部控制规范。在第一条明确指出，该规范对进一步提高行政事业单位内部管理水平、加强廉政风险防控机制建设有着重要的作用。规范是指导内部控制的纲领性文件，从单位应该遵循的原则、风险评估和控制方法，以及单位层面和业务层面都做了详细的论述，对资产控制，特别是实物资产，做了详尽的说明。明确相关部门和岗位的职责权限，强化对配置、使用和处置等环节的管控。

目前，高校的内部控制制度大都比较健全，但还有一些不尽人意的地方需要不断地完善。从宏观管理层面来说，由于政策都是在不同的时期制定的，不一定成体系，还需要不断补充新的内容。

在资产管理工作体系方面，对不同部门的分工会存在业务衔接，不落实清楚，会出现责权不清、互相推诿的现象。

在微观数据网络化管理方面会出现变动不及时、查询不方便、信息运用不方便等问题。此外，在审批流程上，会出现软件安全、职务分工等各种问题。

二、新形势下加强内部控制的宏观思路

首先，完善固定资产规章制度建设，研究新问题，探索新方法，建立一系列管理制度，从宏观上制定内部控制的指导性文件。避免固定资产业务违反国家法律法规，遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。固定资产业务未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致资产损失。如建立学校的国有资产管理办法、固定资产管理工作评价办法、经营性资产管理暂行规定、仪器设备管理细则、行政办公用房管理办法、经营性房地产管理办法、对外租赁用房安全管理制度、物资采购管理规定等制度体系。

其次，建立符合资产使用单位的资产管理工作体系。院系为资产的使用者，按照“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理要求，建立本单位固定资产管理工作体系，制定固定资产管理制度，落实管理责任，做到账物相符、责任到人。院系按照本学院的教学、科研情况配置资产，达到人财物信息的最优配置。没有经过资产使用部门的严谨论证，固定资产盲目购买、建造决策随机决定，可能造成单位资产损失或资源浪费。再则，固定资产使用、维护不当和管理不善，可能造成单位资产使用效率低下或资产损失。固定资产处置不当，可能造成国有资产损失。因此，使用单位要组织相关人员对拟申请报废处置的资产进行充分论证，并经学院党政联席会议或单位办公会议研究通过后，形成处置报告交归口管理部门，教学科研仪器设备归口管理部门为教务处、后勤单位资产归口管理部门为后勤管理处、一般办公设备家具归口管理部门为资产管理处。同意报废的资产经过资产处、财务处，及分管校领导、校领导的签批后再进行资产处置账务处理。固定资产会计处理和相关信息不合法、不真实、不完整，可能导致单位资产账实不符或资产损失。因此要定期核对账目，使资产账目和财务账目保持一致。

第三，建立资产管理数据网络化管理。学校老师每个人都可以通过校园门户系统查阅自己的资产，盘点自己的资产。这样可以随时随地进行盘点，让使用人清楚名下资产，减少资产管理员的工作强度，可以使资产在日常处于人员、地点、单位随时变动随时更新的状态。保证资产使用人员、地点、使用单位的准确。形成物物有人管、人人有物管的理念。

利用先进的技术，用大数据理论管理和利用资产。欲工善其事，必先利其器。学校老师每个人除了可以通过校园门户系统查阅自己的资产，盘点自己的资产，也可以查询学校现有的资产分布，建立用于科研与教学。资产发生变动时，每个部门的管理员要对资产变动情况进行详

细登记。各个部门有分管资产的处长负责。每年各部门进行对资产组织清查盘点。每两年资产管理部门会同财务处、纪委监察处，审计处进行资产清查。

对全校资产进行归口管理，资产盘点由各部门负责管理，各个部门有分管资产的处长，每年各个部门组织对自己的资产组织清查盘点，每两年资产管理处会同财务处、纪委监察处，审计处进行资产清查，对各单位的资产管理情况评价，对各部门资产进行盘点抽查。管理的层次，个人、院系的网络化管理，学校的宏观指导和监督机制，也要有日常的监督，随时发现问题解决问题。

三、新形势下加强内部控制的技术方法

首先在资产管理程序上规范流程。对入账程序、报废程序等进行规律性研究。职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范，机构设置和人员配备应当科学合理。固定资产取得依据应当充分适当，决策过程应当科学规范。固定资产取得、验收、使用、维护、处置和转移等环节的控制流程应清晰严密，会计核算、账簿记录和固定资产转移的文件手续应当健全。

其次，对历史上遗留问题规律性的探讨。及时对由于职工擅自离岗、单位撤并等造成的账实不符的遗留问题进行处理。否则，每次清查都会出现悬而未决的问题，彻底解决清、管“两张皮”的现象。

第三，对资产管理系统内数据修改的内部控制。对修改审核已经记账的功能权限严加控制，对服务器密码要严加管理，这是内部控制中很重要的环节。对财务审核人员、各级归口管理人员、系统管理员的权限变动做好记录，严加管理。计算机数据要定期备份，防止黑客攻击。还要防止在升级中对数据的误操作现象。查询和平时管理同步用两个服务器，减少无关外人对数据库的访问。

第四，坚持不相容职务分离。至少应该加强以下两个环节的职责分离：固定资产处置的审批与执行分离；固定资产取得与处置业务的执行和相关会计记录分离。对固定资产处置及出租、出借收入和发生的相关费用应及时入账，保持完整的记录，大金额大批量处置报请上级部门批准后，会同审计财务纪委等单位共同完成。

第五在内部控制的基础上，在遵守保密法的前提下，做好信息共享，让全校的各种数据为资产管理服务。信息流是指人们采用各种方式来实现信息交流，从面对面的直接交谈直到采用各种现代化的传递媒介，包括信息的收集、传递、处理、储存、检索、分析等渠道和过程。信息流可以说是管理体系的神经。“互联网+”资产管理思维，让互联网思维和传统的资产管理相融合。一站式的工作平台，让手机APP随时服务。和其他的信息共享，不要把资产信息割裂，使之成为信息孤岛。

在大数据时代，在行政事业单位资产清查核实的基础上，在各级部门的监管下，在各种规章制度的指导下，科学的流程，精准的管理，将使高校固定资产管理工作会更高效运转。