年度档案归档标准
档案整理规范
档案整理规范
（一）标准依据
1、国家档案局8号令，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
2、中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）
3、中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》（GB/T11821-1989）
（二）档案管理
1、文件材料的收集做到“门不缺类、类不缺项、项不缺件、件不缺页”。
重点收集本单位形成的反映本单位主要工作职能以及其他部门针对本单位业务形成的文件材料。
严格做到“范围界定清晰，期限划分准确，整理规范标准”。
2、档案室于次年三月底前对归档材料进行整理、立卷、归档。
要清理往年“积存”，适时抽调工作人员参与整理，按时完成年度归档文件整理工作。
3、财务档案、人事档案、基建档案，由各承办处室整理立卷后向档案室移交。
4、档案室根据实际情况，档案和资料要分类入柜保管。
档案室要有安全保密措施，做好“八防”：防潮、防尘、防光、防火、防高温、防盗、防虫、防鼠。
确保档案安全。
5、档案管理人员要严格执行保密规则，做到平时离室
锁门做好安全检查，严防泄密。
涉密文书档案要及时清退，按保密规则管理，严格执行局系统保密制度。
6、查阅、利用文书档案要有审批登记手续，借出及复印要经领导批准。
凡借阅档案，不得遗失、涂改、折损等。
7、达到保管期限的档案，由档案管理人员鉴定提出意见，经办公室主任审核同意，领导批准后，按程序销毁。
销毁档案要登记造册。
企业档案归档规范国家标准
企业档案归档规范国家标准1. 引言本文档旨在制定企业档案归档规范的国家标准，以确保企业档案的管理和保存达到统一规范的要求。
本标准适用于所有企业及其相关档案管理部门。
2. 术语定义- 企业档案：指企业在日常经营活动中产生的各类文件、记录、资料等，包括电子档案和纸质档案。
企业档案：指企业在日常经营活动中产生的各类文件、记录、资料等，包括电子档案和纸质档案。
- 档案归档：指将企业档案按照一定的规则和程序进行整理、整合、分门别类并存放于相应的存档位置，保证档案的完整性和易查性。
档案归档：指将企业档案按照一定的规则和程序进行整理、整合、分门别类并存放于相应的存档位置，保证档案的完整性和易查性。
- 国家标准：指由国家相关机构制定和发布的具有法律效力的标准。
国家标准：指由国家相关机构制定和发布的具有法律效力的标准。
3. 档案归档的管理原则在进行档案归档过程中，应遵循以下原则：- 完整性原则：将所有相关档案进行完整归档，确保档案的存储和保存完整无缺。
完整性原则：将所有相关档案进行完整归档，确保档案的存储和保存完整无缺。
- 时效性原则：根据档案的重要程度和使用频率，确定档案的存储期限，并进行定期审查和更新。
时效性原则：根据档案的重要程度和使用频率，确定档案的存储期限，并进行定期审查和更新。
- 机密性原则：对于涉及商业机密等敏感信息的档案，应采取必要的措施确保其安全性和机密性。
机密性原则：对于涉及商业机密等敏感信息的档案，应采取必要的措施确保其安全性和机密性。
- 分类原则：根据档案的内容和属性，进行分类和编制分类目录，以便于检索和管理。
分类原则：根据档案的内容和属性，进行分类和编制分类目录，以便于检索和管理。
- 有序性原则：对档案进行有序编号、整理和存放，确保档案的有序性和易查性。
有序性原则：对档案进行有序编号、整理和存放，确保档案的有序性和易查性。
4. 档案归档的具体要求- 归档程序：制定明确的档案归档程序，包括收集、整理、编码、存储等环节的具体要求和流程。
档案归档的标准是什么？
档案归档的标准是什么？
档案归档的标准是指按照一定的规范和标准将不同类别的档案分门别类地整理归档，以确保其安全、完整及可检索。
以下为档案归档的标准：
1. 档案重要性分类标准
按档案的重要性分为三类：一类为重要、二类为次重要、三类为一般。
重要性分类主要是便于管理人员有针对性地对重要性档案采取更为严格的管理措施和保障措施。
2. 档案年限归档标准
档案年限归档标准是指按照法律法规和规章及政策规定将档案分门别类地按照不同年限归置。
根据不同类型档案的要求，可将档案分为永久保存档案、定期保存档案和转移处置档案三类。
3. 档案分类标准
档案分类标准是指按照档案的机构、部门及内容等不同属性，将其分门别类地归档。
它是档案管理中最基本、最重要的标准，是
档案处理工作的出发点和基础。
它是区别不同档案之间关系的根本
标准，也是档案组成结构的基础。
4. 档案装订标准
档案装订标准是指分类归档后的每个档案单元的装订方式和格
式规定。
档案装订是档案工作中不可缺少的环节，而档案单元是档
案装订的基本单位，其装订方式和格式规定，既影响档案的外观效果，也关系到档案的使用和保存。
5. 档案目录编制标准
档案目录编制标准是指对档案材料进行内容摘要和关键词提取
的规范，以便于档案管理人员对档案信息的快速准确检索。
总之，档案归档的标准是基本且重要的规范，对于档案的管理、使用和保存都有着不可或缺的作用。
中华人民共和国档案行业标准DAT22-2015
永久、30年的文件：推荐三种装订方式 1、“三孔一线”线装（粗线、细线），页数少的 可以直角装订。 2、不锈钢订书钉 3、浆糊 10年的文件：可以用普通的订书钉装订。也可 以与永久的装订方式相同
（二）分类：年度、保管期限、机构（问题）
同一全宗保持分类方案的稳定性和一致性
1、明确分类方法 2、制定分类方案 3、具体划分归档文件
纸质归档文件的整理流程：
组件---修整---装订—分类—排列 —编号---编页—编目---装盒---排架
电子归档文件的整理环节：
组件—分类---排列—编号—编目—格式转换—元 数据收集—归档数据包组织—存储
（一）组件：
1、明确件的构成 2、件内文件排序 3、修整、装订
1、件的构成：
另外：
（1）会议记录应按照时间先后排序； （2）介绍信及存根应按照人员结合时间先后排序； （3）新闻报道材料应按照媒体种类结合时间先后排 序； （4）行政审批、处罚等材料应结论性材料在前，其 他材料依工作流程顺序排列在后。
3、件的修整与装订
文件修整：
为了保证档案能够长期保存和有效提供利用，在装 订前必须对不符合要求的文件材料进行修整，文件 修整内容包括：
有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关 文件为一件。
2、件内文件排序：
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定 稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制 件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在 前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后； 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件 处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正 本在前，发文稿纸和定稿在后。 1、发文：正本+发文稿纸+定稿 2、收文：文件处理单+收文
4 中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则
中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（国家档案局2000年12月6日发布，自2001年1月1日起施行)1、范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用各级机关、团体和其他社会组织。
2、定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存和各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理并归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4、质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5、整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度－－机构（问题）－－保管期限或保管期限－－年度－机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
档案归档标准
档案归档标准档案归档标准是组织和管理档案文件的重要手段，保障档案的安全、完整和可检索性。
以下是一些相关的参考内容，用于制定档案归档标准。
1. 归档文件的分类：根据文件的性质、内容和用途，将档案文件进行分类。
常见的分类方式包括按部门、按主题、按时间等。
档案分类的目的是为了更好地管理和检索档案，保证档案的有序性和可用性。
2. 归档文件的整理和标识：对归档文件进行整理和标识是保障档案安全的重要环节。
整理包括对文件进行翻修、调整和重组，确保文件的完整性和可用性。
标识包括标注文件的题名、分类代码、档号、保管期限等信息，便于档案的管理和查找。
3. 归档文件的保存期限：根据文件的重要性和价值，确定不同文件的保存期限。
文件保存期限需要结合相关法律法规和组织的实际情况来制定，以确保文件能按时归档和销毁。
保存期限过后的文件应及时进行处置，避免占用不必要的空间和资源。
4. 归档文件的存储环境：档案的长期保存需要提供合适的存储环境，包括温度、湿度、光照等因素的控制。
确保存储环境稳定和档案文件免受污染和损坏，避免信息的丢失和破坏。
5. 归档文件的存储安全：档案文件的存储安全是保证档案完整性和机密性的基本要求。
制定合适的存储措施，确保档案不被盗窃、损毁或滥用。
包括使用安全柜、密码锁、监控系统等来保护档案安全，避免档案文件的遗失和泄露。
6. 归档文件的检索和利用：归档文件的主要目的是提供信息的检索和利用。
制定档案检索和利用的标准，确保档案的检索过程简便而准确。
包括制定统一的检索规则、建立档案索引和目录、提供便捷的检索工具等。
7. 归档文件的转递和移交：当档案需要由一部门或组织转递给另一部门或组织时，需要制定相关的转递和移交标准。
包括档案移交清单的编制、移交手续的规范、档案的接收和确认等。
8. 归档文件的防火和防灾：为了保障档案的安全，制定防火和防灾措施是非常重要的。
包括培训员工的灭火知识和技能、安装火灾警报和灭火设备、制定应急预案等。
档案资料归档范围与保管期限标准
档案资料归档范围与保管期限标准本制度适用于企业档案管理工作。
1、文件材料的形成与归档：1.1本公司经营活动中形成的科技文件材料（含缩微照片、照片、录音、录像带和计算机磁盘等，以下同），由产品试制、科研课题和各项目负责人指定有关人员负责积累，整理后归档。
1.2各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累，整理后归档。
2、文件材料归档的基本要求：2.1归档的文件材料必须完整。
2.2归档的文件材料必须准确地反映本公司生产、科研、基本建设、技术改造和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
2.3归档的文件材料必须层次分明。
3、文件材料的归档范围：3.1产品生产方面：产品设计、产品试制、工艺、包装图样和技术文件、原材料检验、产品生产过程（包括会议记录）中形成的各种文件材料等。
3.2经营销售方面：本公司经营决策和经营管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经营方面广告宣传和用户工作中形成的文件材料等。
3.3设备仪器方面：设备仪器的图样和技术文件、设备仪器安装调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修纪录、重大设备安全方面的事故调查材料及报告、设备改造、改装和报废的文件材料等。
3.4技术管理方面：工艺管理、质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、科技情报、科技档案管理中形成的各种文件材料。
3.5计划统计方面：各种年、季、月生产作业计划和统计报表以及计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。
3.6物资供应方面：物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。
3.7安全、环保方面：人身安全方面的事故调查材料、报告、处理意见及环境保护、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。
3.8劳动工资方面：定额、定员、劳动调配和劳动工资等工作中形成的各种文件材料。
3.9财务管理方面：财务管理中的各种帐册、报表、凭证、预算、决算和文件等。
3.10教育培训方面：干部、职工教育和技术培训的文件、教材、参加培训人员、成绩统计表等。
资料整理归档要求
资料整理归档要求
资料整理归档主要有以下要求：
1. 完整性：资料必须全面，不能有遗漏。
每份资料都应包含其应有的信息，不应有任何信息的缺失。
2. 准确性：资料的内容必须真实、准确，能够反映事物的真实情况。
不能有任何错误或模糊的信息。
3. 规范性：资料的格式、内容、表达方式等都应符合规范，以便于查阅和使用。
4. 及时性：资料的整理和归档应及时，不能拖延太久，以免影响后续工作的开展。
5. 安全性：资料应妥善保管，防止丢失和泄露，确保其安全性和保密性。
6. 可追溯性：对于重要的资料，应保留其原始记录和来源，以便于后续的追溯和查证。
7. 分类清晰：资料应按照一定的分类标准进行分类，以便于查找和使用。
分类应科学、合理、易于操作。
8. 标识明确：每份资料都应有明确的标识，包括文件名、日期、编号等，以便于识别和使用。
9. 电子化管理：对于电子化的资料，应建立电子化管理系统，实现资料的电子化管理，便于存储、检索和使用。
10. 遵循法律法规：资料的整理和归档应遵循相关的法律法规和标准，确保合法合规。
以上是资料整理归档的基本要求，具体要求可能会根据不同的行业、不同的部门、不同的用途有所差异。
在实际工作中，应根据具体情况制定相应的整理和归档要求。
档案归档规范
档案归档规范为使本单位档案分类清晰，便于查阅，特制定本规范制度。
（一）档案分类和保存时效一、党务工作1 上级党组织颁发的有关决议、指示、通知等内容涉及本单位或个人等重要永久一般10年2 本单位和上级单位关于干部任免的文件材料永久3 关于本单位干部落实政策处理决定、请示批复等永久4 本级或上级党组织工作形成的文件材料党员花名册、统计、年报表永久党员组织关系介绍信及存根30年党员先进集体个人材料永久党员教育工作形成文件重要30年5 党组会议记录永久6 思想政治工作的意见、总结总结永久小结10年7 本单位召开的党员代表大会的批准文件通知、报告、总结、讲话、开幕词、闭幕词、讨论的文件、会议代表名单、重要声像材料等永久8 上级党务文件及纪检有关文件，包括党风廉政，反腐败文件，纠正行业之风等重要30年一般10年9 关于群众路线及双联活动所形成的本单位及上级单位下发的文件重要30年一般10年二、行政综合1 上级单位单位颁发的属本单位业务并需执行的指示、条例、决定、通知、会议纪要等重要永久一般10年2 本单位领导人在召开的公务会议上的重要讲话永久3 本单位领导人在公务活动中形成的重要文字永久4 本单位制发的各种条例、规章办法方针、政策、法规性、重要业务的永久一般的30年5 上级单位批转本单位报告、工作、请示与上级单位的批复、直属单位的请示报告与本单位的批复方针政策性或重要问题的永久一般性问题的30年6 本单位各项评优受奖批准文件、荣誉证书照片等文件材料省级以上的永久地县以下的30年7 本单位调查研究、工作检查形成的文件材料重要的、典型的、专题的永久一般的30年8 本单位外事活动中形成有参考价值的文件材料本单位编辑产生的组织历史沿革、大事记及出版物定稿、样本永久本单位的机构设置、启用、停用、更换印章形成的文件材料永久9 本单位事务管理文件材料财产、房产管理、土地所有权和使用权等文件材料永久与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料重要永久一般10年10 职工购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久11 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请等永久12 本单位档案工作形成的规章制度、工作总结、统计报表、历年收发文簿、档案交接凭证等永久13 涉及本单位事物的信访工作文件涉及利益相关及固定资产的重要永久一般性问题一般30年14 涉及本单位相关资金返还、划拨、税收30年15 管委会会议纪要永久三、经济工作1 上级单位颁发经济相关的规章制度、条例、标准等且需园区执行、落实的重要30年一般10年2 园区编制各种预决算的报告、批复等30年3 各直属单位报送本单位各种专用基金和专用基金工程预算的报告、批复30年4 上级单位对本单位财务、税收、审计等大检查形成的文件几其他文件重要30年一般10年5 有关经济活动分析、主要财务指标完成情况重要永久一般10年6 其他与经济相关的文件重要30年一般10年四、内务管理1 管委会内部制定的各项规章制度重要永久一般10年2 管委会内部涉及人事调整，薪资问题的文件重要30年一般10年3 管委会内部工作人员参加各种考核或继续教育、职称考试等形成的文件30年4 管委会内部工作人员花名册及机构设置及调整永久5 管委会内部各种文体教育活动形成的策划，总结30年6 管委会内部各种固定及非固定资产购置所形成的文件重要30年一般10年7 管委会内部其他方面的工作所形成的文件资料重要一般五、非纸质文件1 管委会召开各类工作会议照片永久2 管委会开展各项活动形成的照片永久3 管委会召开表彰先进工作会议的照片永久4 管委会召开的工作会议形成的录音、录像、光盘永久（二）不归档文件种类一、上级来文1.1上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不需办理的文件材料；1.2上级单位发来供工作参考的抄件；1.3上级单位征求意见未定稿的文件；二、本级文件材料2.1重份文件；2.2无查考利用价值的事务性、临时性文件；2.3未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；2.4从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料；2.5无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的信函；2.6单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；2.7本单位负责人兼任外单位职务形成与本单位无关的文件材料； 2.8为参考目的从各方面收集的文件材料； 3同级单位和非隶属单位来文3.1参加非主管单位召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； 3.2非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料 4 其他来文与本单位事务无关只是发文供参考，参阅，知会的文件。
文书档案整理归档验收标准
附件：1文书档案整理归档验收标准(一)保证归档文件数量与内容的完整性。
任何单位或个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的文件材料。
文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保发文和应归档的收文收集齐全。
(二)装订应整齐、安全、美观。
归档文件按“件”装订。
5页以上的以“三孔一线"的方式缝订，须将文件左、下边对齐；5页及以下的以“包边角"的方式缝订，须将文件左、下边对齐。
确保不压字、无金属物，超过A4纸张的应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。
(三)文件保管期限划分应科学、准确。
以《省担保集团文书档案归档范围和保管期限表》为基础，结合集团工作实际和为积累集团工作历史的需要，正确分析和鉴别文件资料内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划分文件保管期限(永久、30年、10年)，以便于保管和利用。
(四)归档文件排列应正确、有序。
应首先遵循“事由原则”，同一事由的文件应相邻排列。
不同事由的文件，依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。
每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。
(五)档案排列应体现其特征与逻辑联系。
归档文件依据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件，永久、30年、10年各一个流水号，分别从1号起编。
(六)加盖、填写归档章应清晰无误。
在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。
归档章式样如下图：┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 全宗号┃ 文件年度┃ 件号┃┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃处室名称┃保管期限┃ ┃┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛例：担保办[2011]98号文件总经办2011年度永久保存第26件文书档案，则该文件归档章应为：┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓┃ 66 ┃ 2011 ┃ 26 ┃┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫┃总经办┃ 永久┃ ┃┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛(七)档案著录应做到真实、完整。
档案整理标准和要求
档案整理标准和要求1、文书档案：《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）。
（1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。
（2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。
（3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。
永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。
归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。
填写归档章的项目可盖章也可手写。
字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。
将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。
档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。
]（4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管理系统，做到文件级目录计算机检索。
2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。
（1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。
其中：会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年）会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久）其他类包括：会计移交清册（15年）会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）：（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。
会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。
会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。
归档文件整理规则(DA／T 22—2015) - 文件解读
归档文件整理规则(DA／T22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)(代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局2015年10月25日）前言本标准代替DA/T 22-2000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。
《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
严格管理标准要求,做好年度档案归档工作
严格管理标准要求,做好年度档案归档工作摘要：档案管理是企业的一项重要工作，在企业运营过程中起到了关键的作用。
本文将介绍严格管理标准要求，并提供一些实施步骤和注意事项，以帮助企业做好年度档案归档工作。
这些要求和步骤包括：建立档案管理制度、规范档案整理和归档流程、确保档案的保密性和完整性、培训档案管理人员等。
第一部分：引言档案管理是一项涉及到企业运营及合规性的重要工作。
不仅要求企业建立完善的档案管理制度，还需要确保档案的安全、保密和完整。
本文将介绍一些关于严格管理标准要求的实施步骤和注意事项，以帮助企业在年度档案归档工作中更加高效地运作。
第二部分：建立档案管理制度建立档案管理制度是档案管理的基础。
制度应明确规定档案管理的具体要求和流程，并与企业的运营目标和业务流程相契合。
制度应包括档案的建立、整理、归档、借阅和销毁等方面的内容。
制度还应明确档案管理人员的责任和权限。
第三部分：规范档案整理和归档流程档案整理和归档流程是确保档案的安全和完整的关键步骤。
档案应按照一定的分类规则进行整理，确保能够方便地查找和使用。
档案应进行归档，并标明相关信息，如文件名称、日期、责任人等。
然后，应制定存档流程和存放标准，确保档案的安全和防火防潮。
应定期检查和审核档案，确保档案的完整性和准确性。
第四部分：确保档案的保密性和完整性档案的保密性和完整性是企业档案管理工作最重要的方面之一。
企业应建立起一套严格的保密制度，确保档案的保密级别能够得到保护。
对于涉及商业机密和个人隐私的档案，应采取额外的保护措施，如限制档案借阅权限和加密存储。
企业还应加强对档案的审核和备份工作，确保档案的完整性和安全性。
第五部分：培训档案管理人员档案管理人员是档案管理工作的关键人员，他们对档案管理制度的执行和运作起着重要的作用。
企业应对档案管理人员进行培训，提高其档案管理知识和技能。
培训的内容可以包括档案管理制度的要求、档案整理和归档流程、档案保密和安全措施等。
公司档案资料的归档要求(标准版)
公司档案资料的归档要求
1．归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、印本和底稿、正式稿和过程稿、正文和附件等必须齐全。
2．一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。
所有文件均应附底稿。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，档案室以影印本归档。
3．声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
4．电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
5．各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
年度档案归档工作方案
年度档案归档工作方案一、背景与目的年度档案归档工作是企业管理的重要组成部分，它旨在确保企业各类档案的完整性和准确性，为企业的决策、运营和管理提供有力支持。
本方案的目的是规范和优化年度档案归档工作，提高工作效率，确保档案的准确性和完整性。
二、流程设计1. 收集整理：各部门在年底前将本部门的档案进行整理，确保档案的准确性和完整性。
2. 归档时间：每年的X月，各部门将整理好的档案提交给档案管理部门。
3. 审核归档：档案管理部门对提交的档案进行审核，确保档案的准确性和完整性。
如有问题，及时与相关部门沟通解决。
4. 备份存档：审核无误后，档案管理部门将档案进行备份存档，确保档案的安全性和可追溯性。
三、人员组织1. 档案管理部门：负责制定归档计划，组织归档工作，审核归档档案，备份存档等工作。
2. 各部门负责人：负责本部门档案的收集、整理和提交工作，确保档案的准确性和完整性。
3. 兼职归档员：各部门指定一名兼职归档员，负责本部门档案的收集、整理和提交工作，协助部门负责人完成归档任务。
四、工具与技术1. 档案管理系统：使用先进的档案管理系统，实现档案的电子化管理，提高工作效率。
2. 邮件通知：通过邮件通知各部门归档时间和要求，确保大家及时完成归档任务。
3. 微信群：建立档案管理微信群，方便各部门之间沟通交流，及时解决问题。
五、考核与监督1. 归档完成率：设定一定的归档完成率指标，对各部门进行考核。
2. 定期检查：档案管理部门定期对各部门归档工作进行检查，发现问题及时反馈并督促整改。
3. 奖惩制度：根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对未达标部门进行督促和惩罚。
六、总结与展望本年度档案归档工作方案旨在规范和优化档案归档工作，提高工作效率，确保档案的准确性和完整性。
通过实施本方案，期望能够进一步提高企业的管理水平，为企业的决策、运营和管理提供有力支持。
未来，我们将不断完善档案归档工作方案，引入更多先进的技术和工具，实现档案管理的智能化和高效化。
档案标准
文书档案标准1.归档文件以件为单位进行整理。
2.一般每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，报批表与报批文件为一件，报表、名册、图册等为一件，来文与复文为一件。
传真件必须复印保存，如传真件上有领导的重要批示，应与复印件一起保存。
3.每份文件要去掉金属物，破损的要修补，传真件必须复印保存。
4.文书档案在第二年第一季度内归档。
各部门将上一年度形成的归档文件收集齐全、整理规范后，与归档文件目录一并交给档案室，做好移交清单。
5.一般性文件在其形成年度归档，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
6.年度计划、总结、预算、决算、统计报表等资料应放在内容针对的年度；7.跨年度的规划放在计划开始第一个年度；8.跨年度的总结放在针对的最后年度归档；9.跨年度的请示与批复，放在复文年度归档，没有复文的，放在请示年归档；10.跨年度处理的问题放在问题解决和结案的年度归档。
音像档案标准1.公司的音像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
2.音像档案一般由录音带、录像带、摄像带、刻录盘、照片（含底片）等及其文字说明两部分组成。
3.音像档案是本公司财产的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
4.收集范围（1）反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的音像资料；（2）各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的音像资料；（3）本公司有关人员组织或参加的重要会议的音像资料；（4）涉及本公司权益的音像资料；（5）其他单位形成的与本公司有关的重要音像资料；（6）其他具有保存价值的音像资料。
档案保管制度1.接收档案时，必须办理移交手续，对移交档案及对应的目录的完整性进行检查、核对，并做好移交记录，明确移交档案数量、交接时间并由交接双方签字确认。
2.档案入库前，必须对档案进行消杀处理。
3.档案管理人员和利用档案的人员，必须爱护档案，维护档案本来面目。
档案归档目录著录细则
档案归档目录著录细则1通用格式1.1责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如：单位全称：盐商集团人事行政部规范的简称：人事行政部不规范的简称：人事部责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。
个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如：盐商集团2015年度工作会议第一次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。
1.2日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，足用“0”补齐。
如：92年1月23日正确写法为19920123错误写法：920123 或者1992123如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。
如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-199203211.3文号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。
如：原文写法：盐商(人事)发第2015-【011】号正确写法：盐商[人事]发第2015-[011]号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。
2案卷目录格式要求2.1案卷目录著录项目：包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。
2.2著录格式：2.2.1档号：格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类的档案，档号应为：2015-JG•zg2.2.2案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。
档案整理标准和要求
档案整理标准与要求1、文书档案：《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）。
（1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围与文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。
（2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。
（3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。
永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。
归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。
填写归档章的项目可盖章也可手写。
字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。
将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。
档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。
（4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管理系统，做到文件级目录计算机检索。
2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。
（1）分类与保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。
其中：会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年）会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久）其他类包括：会计移交清册（15年）会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。
会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。
会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。
档案馆年度档案收集归档工作
档案馆年度档案收集归档工作全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：一、档案收集策略档案馆的档案收集工作需要有清晰的策略与规划。
档案馆需要明确自身的收藏范围和重点，根据档案馆的性质和定位确定收集的对象和领域。
某档案馆可能专门收集某一历史时期的档案，比如抗日战争时期的档案；又或者是某一特定行业的档案，比如航空工业的档案。
档案馆需要建立健全的档案收集网络，密切与各种渠道、机构建立联系，通过购买、捐赠、交换等形式获取档案。
档案馆还需要加强对现有档案的整理和评估，确保档案的全面性、完整性和可用性。
二、档案整理与编目收集到的档案需要经过整理和编目才能被有效利用和管理。
档案整理是指对档案资料进行分类、排序、清理、修复、检索等处理，使其达到可读、可见、可检索的状态。
档案编目则是指对档案资料进行描述、索引等工作，为用户提供检索和利用的便利。
为了提高整理和编目的效率和质量，档案馆通常会配备专门的档案工作人员，并制定统一的整理标准和编目规范。
档案馆还需要建立起完善的档案管理系统，将档案信息电子化、网络化，方便用户进行线上检索和浏览。
三、档案数字化随着信息技术的发展，档案数字化已经成为档案馆工作的重要方向。
数字化可以极大地提高档案的保存和利用效率，同时也能更好地保护档案原件的安全性。
档案数字化包括扫描、拍照、录像等多种形式，将纸质档案转换为电子文件。
数字化还可以提供多种形式的展示和利用，比如数字展览、数字检索、数字借阅等，使档案信息得以更广泛地传播和应用。
档案数字化也需要耗费大量的人力、物力和财力，需要档案馆有足够的资源和技术支持。
通过对档案馆年度档案收集归档工作的详细介绍，我们不难看出，档案馆工作是一项需要付出大量心血和努力的工作。
档案馆工作人员不仅需要具备深厚的学术素养和专业技能，还需要有高度的责任感和使命感，为保护历史记忆、传承文化遗产默默付出。
希望档案馆的工作能够得到更多人的关注和支持，为我们提供更加丰富的历史遗产和人文资源。
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短期保存
5
管理处、 职能部门
合同类
1.根据《合同管理规定》的相关规定，建立卷内合 同目录，案卷总目录、分目录，并录入《电子档案 根据合同签署年限而定 目录》。 （采购类等没有合同期 2.过期合同与当期合同分开存放，过期合同存放要 限的永久保存） 求与其他日常记录一样，当期合同按照合同管理规 定进行管理。 1.电子版档案要按文本文件、图像文件、数据文件 、多媒体文件、影像文件等分别存档。 电子版档案保存年限可 2.必要时，部分电子版应采取加密措施。 参考《档案管理规定》 3.电子版所有保存文件均要录入《电子档案目录》 。 1.按档案性质、保存年限分门别类进行存档，建立 案卷总目录、分目录。 根据《档案管理规定》 2.所有案卷总目录、分目录均要录入《电子档案目 的保存期限而定 录》。
保存年限
备注
1
管理处
承接查验类
永久保存
2
管理处
业主档案类
永久保存
3
管理处
基础资料类
永久保存
适用于曾经创优的管理处
永久保存
4
管理处、 职能部门
日常记录类
1.根据所存日常记录，建立案卷总目录、分目录。 2.将过去一年的所有的记录分门别类存入档案室或 仓库中。要求：用档案袋统一装袋，封口，档案袋 上写明所存记录名称与月份起止期；放入仓库中的 档案应注意采取防潮、防蛀等措施，存放应遵循易 于查找的原则。 3.所有案卷总目录、分目录应录入《电子档案目录 》。
年度档案归档标准(试行)
序号 单位 档案归类范围 档案归档标准
1.按照承接查验时的分类，建立电子版案卷总目录 、分目录。 2.保存在档案室指定档案柜，单独存放，落锁，钥 匙专人保管，做好借阅记录。 3.案卷总目录、分目录等电子版的资料录入《电子 档案目录》中。 1.根据现存业主档案（交房资料、装修资料、动态 信息），建立电子版业主档案信息，根据动态信息 随时进行更新。 2.保存在档案室指定档案柜，单独存放。 3.档案柜落锁，钥匙专人保管，做好借阅记录。 4.业主档案总目录录入《电子档案目录》。 1.按照创优案卷总目录归档后落锁，做好借阅记录 。 2.保存在档案室指定档案柜，单独存放。 3.案卷总目录录入《电子档案目录》。 1.根据所存需长期保存的日常记录（如计划类、数 据分析类等），建立案卷总目录、分目录。 2.保存在档案室指定档案柜。 3.所有案卷总目录、分目录均要录入《电子档案目 录》。 4 管理处、 职能部门 日常记录类
6
管理处、 职能部门Fra bibliotek电子档案类
7
职能部门
其他类
注：以上不详尽的请参照《档案管理规定》。