酒店邮件处理制度

处理收发传真、电传、电报、电子邮件的程序

Procedure:程序:A.Incoming Fax/Telex/Cable/E-mail for hotel guests:酒店客人的传真/电报/电传/邮件的处理：1.For in-house guests, message will be sent to inform guests for collection.对于在住客人，留言必须整理好并送到客人的房间。

2.For all urgent faxes/telexes/cables/e-mails, guest should be contacted immediately bytelephone for collection. If the guest is not in the room, a message will be sent to informhim for collection.对于紧急的传真/电报/电传/邮件，必须通过电话方式与客人联系。

如果客人不在房间，应以留言的形式通知他。

3.For same day arriving guests, Front Desk Clerk should immediately attach it to theregistration cards in order to hand it over to guests upon their arrival.对于同一天抵达的客人，前台接待必须立即在登记单上附上这些消息以便客人抵达时立即可以得到它。

4.For future arriving guests, the fax/telex/cable/e-mail will be placed in envelope andkept in ‘Hold for collection’ cabinet by alphabetic order. On the day of guests’ arrival,the Front Desk Clerk will retrieve it from the cabinet and attach it to the registrationcards.对于未来将要抵店的客人的这些传真/电传/电报/邮件，必须用信封装好并按字母顺序存放于收集柜内。

酒店邮件收发问题处理办法

酒店邮件收发问题处理办法一般来说，酒店网络接入方式都是采用运营商提供的专线公网IP。

在正常的使用情况下是不会存在什么问题的。

但酒店毕竟是一个提供公共服务的场所，因此运营商会对其进行一定的安全监控过滤，因此在酒店内部收发邮件一般会有以下的情况：1、邮件都可以正常的收发，包括是否使用邮件中继服务器，不需要做任何其他设置2、邮件收发都不成功，请检查网络连接是否正常，该终端PC是否能正常上网，如果能上网，请使用web方式收发3、部分邮件能收不能发，这种情况又可以细分为三点：a．用户使用邮件客户端程序在经过网关设备地址转换（NA T）之后不能正常发送，请使用web方式发送或者请检查用户经过地址转换后的公网IP地址是否被对端邮件服务器列入黑名单b．用户使用邮件客户端程序直接通过网关服务器以外的公网IP地址出现能收不能发，请使用web方式发送或者请检查该用户使用的公网IP地址是否被对端邮件服务器列入黑名单c．web方式无法发送，经过网关服务器设置了邮件中继后，依然是能收不能发，那么邮件中继服务器也被对端邮件服务器列入黑名单解决办法：1、无需解决2、请解决好PC与网关以及internet的通讯问题3、情况a：请联系邮件服务器服务商排除黑名单情况b：请联系邮件服务器服务商排除黑名单情况c：请联系城市热点公司，由城市热点公司就邮件中继服务器被列入黑名单请求对端邮件服务器排除备注：由于现在垃圾邮件实在对正常的邮件系统运作造成了非常大的影响，所以现在很多邮件服务器都拒绝邮件中继服务器转发过来的邮件，因此邮件中继服务现在的意义已经不是很大了，如果确实要使用请检查：城市热点公司现在提供的邮件中继服务器IP：59.42.252.202服务器管理工具：网络设置里面的目标地址优惠设置，是否导入Chinanet地址段如果上述方法都无法解决，请联系城市热点，我方会积极配合派现场工程师协助。

酒店管理之酒店商务中心服务内容及详细处理流程

Faxes for guest not listed in terminal, record them put “no listing/not listed” and send it to the reception for the receptionist to follow up by checking daily in ensuring that when guest checks in, he/she gets the fax immediately.如果电脑中没有客人的名字,就将他们记录在”没有预订”文件中并将其送至接待处,以便接待员可以留意客人是否入住,当客人入住时,就立即将传真交给他/她.Faxes that are not delivered (i.e.: cannot be slipped under the door), Business Center Secretary have to send a message to guest informing him of the item/parcel/faxes and advise him to collect it from the Business Center during The Business CenterOperations Hours. After the operations hours to collect from Reception.如果传真没有被送到(例如:不能从门缝传进),商务中心职员就要留言、告知客人有他的邮件包裹/传真，并且提醒他在商务中心营业的时间收取；其他时间可以在接待处收取。

Faxes that are incomplete, that is if we receive only 8 pages out of the 10 pages etc. If this is so, to send a message to guest, to advise him on that matter. (Enclosed thereceived faxes with the message).如果传真不完整,如果是10叶而我们只收到了8叶,就留言给客人,告诉他这件事情.(将留言附在传真上).Example例如:Dear Mr White,尊敬的怀特先生,Please be informed that we have received only 8 pages of these incoming faxesinstead of 10 pages as stated.敬告,我们仅收到了10张传真中的8张.Thank you.谢谢你.(your name)(你的姓名)Overseas calls should be taken at the guest waiting area. If it is a Collect Call, call the Operator to connect.如果客人拨打了国际长途，就请客人在能够接听电话的区域等候。

酒店邮件快递管理制度

酒店邮件快递管理制度第一章总则第一条为了规范酒店邮件快递管理工作，提高服务质量，保障客人的邮件快递安全，特制定本制度。

第二条本制度适用于酒店内所有邮件快递服务的接收、存放、签收和派送等工作。

第三条酒店邮件快递管理应遵循规范、高效、安全的原则，保护客人的隐私，确保邮件快递及时送达。

第二章接收邮件第四条酒店前台负责统一接收所有邮件快递，客房服务员不得接收邮件快递。

第五条客人寄送邮件前须向前台提供详细的寄件人信息和收件人信息，包括姓名、联系电话、地址等。

第六条酒店前台应当及时查验收件信息是否齐全并记录在快递管理登记簿上。

第七条收到快递后，前台应当及时通知收件人前来领取邮件，并记录取件时间。

第八条对于无法立即通知收件人领取的快递，前台应当妥善保管并定期通知收件人。

第九条酒店前台应当认真处理客人的特殊快递要求，确保客人的邮件快递服务质量。

第十条酒店前台在接收邮件时，应当严格按照快递公司的规定进行包装检查和资料填写。

第三章存放邮件第十一条酒店前台应当为每个客人提供专用的邮件快递存放柜，确保客人的隐私和安全。

第十二条酒店前台应当不定期对存放柜进行清理和整理，确保快递的秩序和有效利用。

第十三条酒店前台应当妥善保管客人的邮件快递，严防丢失和损坏。

第十四条对于签收的快递，酒店前台应当及时通知收件人前来领取，并备份签收记录。

第十五条对于快递存放超时未领取的，酒店前台应当主动联系客人并妥善处理。

第四章签收邮件第十六条酒店前台在收到快递时，应当按照快递公司要求进行签收，并记录在签收登记簿上。

第十七条客人前来领取快递时，应当出示有效证件，核对姓名和联系电话后方可签收。

第十八条酒店前台签收的快递应当在存放柜内保留七天，过期未领取的将按规定处理。

第十九条对于特殊快递，如涉及保密文件或贵重物品的，酒店前台应当采取特殊措施保障安全。

第五章派送邮件第二十条酒店前台应当及时安排派送员将客人的快递送达指定地点，并进行签收。

第二十一条派送员在派送快递时，应当核对收件人的身份信息和邮寄地址，确保送达准确。

酒店邮件处理制度1. 引言邮件作为一种常用的沟通工具，在酒店行业中扮演着重要的角色。

为了提高邮件处理效率和质量，确保酒店与客人、合作伙伴之间的顺畅沟通，制定酒店邮件处理制度是非常必要的。

本文档将旨在详细介绍酒店邮件处理制度的各项要点和操作流程。

2. 酒店邮件处理原则2.1 及时回复每封入箱的邮件都应在24小时内得到回复。

尽快回复客户和合作伙伴的邮件，展现酒店高效专业的形象。

2.2 语言准确规范邮件中使用的语言应具备准确性和规范性，避免拼写和语法错误。

遵循礼貌用语和商业函件的写作规范，确保邮件内容的清晰易懂。

2.3 客户优先客户的邮件始终应被优先处理。

不论客户的问题有多复杂，都应快速响应并提供准确有效的解决方案。

2.4 保护客户隐私在邮件处理过程中，务必注意保护客户的隐私信息。

不得将客户的个人信息泄露给第三方，严防信息安全风险。

3.1 邮件收件箱管理3.1.1 创建专门的酒店邮件收件箱，用于接收并统一管理酒店相关邮件。

3.1.2 定期清理邮件收件箱，将已处理完毕的邮件移至归档文件夹中。

3.2 邮件筛选和分类3.2.1 针对不同邮件的性质和紧急程度，进行邮件筛选和分类，确保高优先级邮件得到及时处理。

3.2.2 确定优先级后，将邮件分类分发至相应的处理人员进行处理。

3.3 邮件回复和跟进3.3.1 收到邮件后，迅速进行回复并表明收到邮件的时间。

3.3.2 根据邮件内容，提供准确、详细的回复，并附上相关的酒店政策、产品说明等。

3.3.3 如需进一步跟进，将邮件转发至相关部门进行处理，并及时回复客户，说明处理进展。

3.4 邮件存档和备份3.4.1 处理完毕的邮件应及时归档，避免混淆和重复处理。

3.4.2 定期对邮件进行备份，确保邮件数据的安全性和可恢复性。

4.1 使用模板回复4.1.1 针对一些常见的问题和请求，准备好预先制作的邮件模板。

4.1.2 在回复邮件时，根据实际情况选择适用的模板，并进行针对性的修改和补充。

35 如何处理无人认领的包裹

若查无此人，则将邮件或包裹退回邮局并请邮递员与发件人联系。
工作说明书
部门：房务部
最后修改日期：2007-06-20
修改人：
总页数：1
分部门：前厅部
上次修改日期：2007-06-20
部门负责人签发：
工作项目名称：如何处理无人认领的邮件包裹
员工签认：
序号工Biblioteka 内容工作标准情景策划事项
备注
1
确认收件人是否是住店客人。
根据邮件或包裹上的信息查找收件人。
1、若客人已退房，有客人的联系方式的情况下打电话联系客人，确定处理邮件或包裹的处理方式。如果没有客人的联系方式则退回该包裹/邮件；
2、查找预订里是否有该客人的预订信息；有预订信息则表示客人几天后会入住酒店，同时按照预订所留的客人电话通知该客人，已经收到了一份邮件/包裹；
2
如果邮件/包裹上有寄件人的电话则打电话给寄件人，并询问处理方式。
打电话给寄件人，并询问处理方式。
3
若查无此人，而且邮件/包裹上没有寄件人的电话则将邮件或包裹退回邮局并请邮递员与发件人联系。

关于规范酒店信函、邮件、速递包裹的收发与管理

MEMO 文件
1
Ref. Memo 文件号
: 20120601 To 致
: 总经办 CC 抄送
: 各部门 From 由
: 人力资源部 Date 日期
: 2012年6月1日 Subject 主题
: 关于规范酒店信函、邮件、速递包裹的收发与管理
关于规范酒店信函、邮件以及速递包裹的收发与管理通知
1、人力资源部负责酒店所有外来的报刊、信函、邮件以及速递包裹的收发工作。

人力资源部人事文员与邮递员进行交接，登记；详细记录报刊、信函、邮件、包裹的数量、名称并相互签字确认。

2、人力资源部将收件人的姓名公布在打卡处，信件、信函、邮件以及速递包裹须收件人本人到人资部领取，特殊情况需本人签名的书面委托书方可办理领取手续。

3、收件人领取信件、信函、邮件以及速递包裹等须人事文员处登记签收，如果是酒店领导或是集团的信件应由人事文员及时送抵并办理签收登记。

4、人力资源部接到外来信件后应该第一时间确认信件的接收人是否为我酒店人员。

对于非酒店人员或已离职的原酒店人员除非接到特殊交代，否则原则上一律拒收。

5、人力资源部对于当天接收到的信件、信函以及速递包裹应做到尽可能的当天发放，尽量不把信件保存在本部门。

对于不能够当天发放的信件应该做好登记，统一管理，防止信件的损坏和丢失。

6、人力资源资部应按照信件收发表格认真填写每一个收到的信件的详细情况，包括报刊发送情况，并且做到班班交接。

对于交接后发生的信件损坏和丢失情况由接班员工自己承担。

7、人力资源部员工绝对不允许私自拆看他人信件，对于在收发过程中遇到不清之处要及时咨询相关人员。

人力资源部：总经办：。

酒店商务邮件书写规范，值得收藏！

酒店商务邮件书写规范，值得收藏！【旅游高参】作为酒店管理层，发送对外或者对内邮件邮件也是我们工作中必不可少的一部分，怎样的邮件才能完美展现我们的专业性和严谨呢？主题主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

对于酒店每个部门的文员及管理层来说，每天收到的邮件实在太多，通常会通过看标题来决定是否先阅读。

如果连标题都没有的邮件可能直接当垃圾邮件删除，因为认为连标题都没有的邮件不具备阅读价值。

关于标题也是有讲究的：1、一定不要空白标题，这是最失礼的。

2、标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。

3、最好写上来自**部门/酒店的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。

也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”5、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

6、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7、回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

称呼与问候：称呼太随意，会让人觉得不够严谨和专业；称呼太“亲切”，会产生拍马屁的嫌疑，对于套近乎者，很多人也是不喜欢的。

恰当地称呼收件者，拿捏尺度：邮件的开头要称呼收件人。

这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称呼，但要把性别先搞清楚。

酒店投诉处理流程

酒店投诉处理流程
1. 接收投诉
- 酒店工作人员应立即接收投诉，并向投诉人提供耐心的倾听和支持。

- 投诉可以通过口头、书面或电子邮件形式进行。

2. 记录细节
- 工作人员应仔细记录投诉的细节，包括投诉人的姓名、联系方式、投诉的具体内容和发生时间等信息。

3. 分类与分析
- 投诉应根据性质进行分类，例如服务质量、设施问题、卫生问题等。

- 工作人员应对投诉进行分析，确定解决问题的重要性和紧急程度。

4. 确定解决方案
- 酒店应考虑合理的解决方案，并确保方案能够符合投诉人的期望和需要。

- 若需要进一步调查，酒店应尽快采取行动，并与投诉人保持
沟通。

5. 解决问题
- 酒店应立即采取行动解决问题，并确保投诉人能够感到满意。

- 若问题无法立即解决，酒店应向投诉人说明进展，并提供合
理的解决时间。

6. 后续跟进
- 酒店应记录解决问题的措施并进行跟进，以确保相似问题不
再发生。

- 工作人员应向管理层提供投诉处理的反馈和改进建议。

7. 报告与总结
- 酒店应定期汇总投诉情况，并向管理层提供详细的报告。

- 酒店应总结投诉处理经验，不断改善投诉处理流程。

以上是我们酒店的投诉处理流程，我们将始终以客户满意为目标，并竭力解决任何投诉问题。

如有任何疑问或进一步需要，请随
时联系我们的客户服务部门。

谢谢！。

酒店信函邮件代寄管理规定

酒店信函邮件代寄管理规定1.酒店住客的信函和酒店内部的公函均可由接待人员负责代寄，其他一律不代替邮寄;2.接待处代寄的信函包括平邮信件、挂号信件、航空信件和明信片，大宗邮件、邮政快件、包裹及特快专递均可由问询处代办;3.代寄的邮件均以邮局发出的“邮件资费表”所规定的邮资计费，资费以本国货币为标准;4. 所寄信函均须用标准信封，并清楚地写上收件人及寄信人地址、邮政编码;5.酒店住客的邮费一律只收现金;6. 酒店公函须由其部门经理签名批准后方可代寄;7. 酒店公函或代寄客信须开具某项收费单，客信须注明付现金，酒店公函须注明人酒店账，并由该部门经理签名认可;8.每天下午接待员收齐所代寄信件.贴足邮票并填写“邮票统计表”和“信件收费统计表”，将信件统一交行李部签收，由该部派人员外出投寄;9.接待处须保证有足够的邮票供代寄信件使用;10.接待处不定期发出“信件收费统计表”’，第一联和酒店公函的邮资收费单交财务部报销，取回现金后连同代寄客信所收的现金行李部所派人员外出购买邮票;11.查无收件人或因地址不清而被退回的信件由接待处退还给该酒店住客.如果寄信的住客已离店，则作为死信归档;12. 因书写不正确或地址不清而被退回的酒店公函退回有关部门签收;13.努力完成领导交办的其他工作任务。

酒店音像室员工管理规定1.音像室属酒店重要部位，非本专业人员禁止入内。

如发现有外来人员，根据情况给予当班人员批评或处罚;2.认真执行广电部有关音像方面的规定、法规、政策;3.遇有内容反动、色情的卫星电视节目，应采取有效措施，禁止传入系统并及时汇报主管部门;4.按规定及服务要求播放各类音像节目，保证系统的播放质量。

5.详细记录运行情况，遇到故障及时处理，处理不了的及时汇报上级领导;6.机房设备如有变动要作详细记录，并填写设备变动记录单;7.未经批准，不得私自转录卫星节目及拷贝音像制品;8.认真遵守交接班制度，做好交接班记录;9.值班人员不准擅自离岗，自行换班。

酒店业中文邮件的写作规范研究

酒店业中文邮件的写作规范研究作为酒店业从业人员，我们每天接收和发送大量的电子邮件。

在这些邮件中，文化差异、语言表达、邮件格式等问题容易影响邮件的传递和沟通效果。

因此，为了提高酒店业中文邮件的写作质量，本文从邮件格式、语言表达两方面探讨邮件的写作规范。

邮件格式邮件格式指邮件的排版、标点、标题、邮件抬头等方面。

以下是一些邮件格式上的规范：1. 抬头邮件抬头是邮件的开篇，应该有“收件人”和“发件人”两个部分。

在选择抬头时，应根据邮件的正式程度和场合选择，用法如下：- 最正式的抬头格式：收件人姓名，公司名称，职位，地址，邮政编码- 一般的抬头格式：姓名，职位，公司名称- 最简单的抬头格式：姓名在填写发件人信息时，应根据公司的规定写明自己的姓名、职位和公司名称等基本信息。

2. 标题邮件标题是读者第一眼看到的内容，也是读者决定是否打开邮件的重要依据。

因此，写作邮件标题时应注意以下几点：- 简洁明了：用几个简短的词语表达邮件的主旨；- 有序号：对于涉及多个邮件的，可以用序号标注，方便读者查找；- 注意大小写：邮件标题主旨词汇首字母应大写，其他词汇首字母应小写；- 避免使用小数点和引号等符号：会被认为是垃圾邮件。

3. 正文邮件正文作为邮件的主体内容，是读者最关心的部分，应该遵循以下几点：- 避免过度使用格式：过多出现特殊格式的内容，会让邮件过于花哨，降低邮件正文读者的重视度；- 保持简洁明了：选择几个重点逐个进行阐述，尽量避免跑题；- 正常使用字体：选择正常的字体大小，避免使用特别小或者大于正常的字体。

语言表达语言表达是邮件传递信息的主要环节之一。

通常来讲，语言表达应该通俗易懂、简洁明了。

1. 言辞邮件中的言辞要适合受众，考虑到客户阅读邮件所需的时间和体力，措辞应该亲切、诚挚，但又不会过于严肃。

2. 语言在语言方面，应该留意以下几点：- 选择正确的称呼：根据收件人的姓名和职位，选择正确的称呼，避免私人化称谓；- 拼写要准确：邮件中出现的单词应该被正确拼写，否则容易引起误解；- 标点要规范：避免使用多余标点或者忽略，这可能会对阅读产生不便；- 少用缩略语：为了让读者容易理解，应尽量避免缩略语的使用。

作为酒店员工写邮件最后的署名

作为酒店员工写邮件最后的署名写邮件要按附件、正文、标题栏、地址栏的顺序来写。

一、附件命名要规范：附件要有能够区分的完整命名，必要时还要加上版本号，例如，《正文要提示附件：在正文里写上附件全称，以便收件人对照查看。

超大附件存网盘：将文件存在网盘上，在邮件中附上网盘文件的链接和密码供收件人自行下载。

二、正文邮件正文包括抬头、主体以及最后的署名。

抬头：如果对方有职位要称呼“姓氏+职位”，如李局长、张总；如果不清楚对方的职位，可以称呼“姓氏+先生/女士”，如张先生、林女士；也可以根据行业称呼对方为某工，某老师等。

正文：正文一定要分段，每段只讲一个主题。

文字要尽可能精练，长篇大论在工作邮件中是不受欢迎的。

署名：署名包括姓名、职务、部门、公司名称、手机、座机、微信、邮箱等必要信息。

如果公司没有统一要求，就自己设计一个格式。

署名长度一般不要超过4行。

三、标题栏要用尽量简短的文字概括邮件的核心内容，例如：《关于某某项目预算的请示》，如果是对外的邮件，加上“来自某某公司”的字样。

将来对方在需要的时候，可以使用关键字很方便地搜索到这封邮件。

如果想让自己的邮件得到对方重视，可以在标题添加重要，紧急字样。

但注意不能随意使用强调字样，否则就成了“狼来了”。

四、地址栏发送邮件时，不能把所有与邮件有关的人都列入“收件人”栏——“人人有责”的结果往往是人人都不负责。

你要想清楚谁是收件人，谁是抄送人，谁是密送人。

最好按职位高低从大到小排序，若职位相近则按姓氏字母排序。

五、回复邮件礼仪及时回复：收到邮件后尽快回复是基本的商务礼仪。

如果无法第一时间回复，也最好马上收到邮件后尽快回复是基本的商务礼仪。

完整回复：回复邮件至少应该是一个完整的语句，例如：“来函收到，我基本赞同你的意见，容我再认真考虑一下。

”定向回复：对方给你的邮件抄送很多人，回复时仍然需要选择回复对象。

如果确定话题只与发件人本人相关，只回复发件人。

如果是表扬、感谢别人的事，抄送的人越多越好；负面的事情则一对一沟通，知道的人越少越好。

邮箱公司流程管理制度模板

邮箱公司流程管理制度模板一、目的与范围本制度旨在规范公司员工的电子邮件使用行为，确保邮件交流的有效性、安全性和可追溯性。

适用于公司所有员工及合作伙伴在使用公司提供的电子邮箱进行工作相关通信时。

二、邮箱账户管理1. 员工入职后，由行政部门负责为新员工分配邮箱账号，并进行必要的使用培训。

2. 员工离职时，需由行政部门收回邮箱账号，并确保所有重要信息已备份。

3. 邮箱密码应定期更换，且必须符合安全要求，不得泄露给他人。

三、邮件发送规范1. 邮件主题应清晰明了，能够反映邮件的核心内容。

2. 内容应简洁、准确，避免不必要的废话。

3. 对于密级较高的邮件，应使用加密或内部传输方式。

4. 附件应确保无毒无害，并在邮件中说明附件的大致内容。

四、邮件接收与回复1. 员工应定期检查邮箱，确保及时接收并处理邮件。

2. 对于紧急或重要的邮件，应在规定时间内给予回复。

3. 回复邮件时，应针对性强，避免无关话题。

五、邮件存档与备份1. 重要邮件应分类存档，便于日后查阅。

2. 行政部门应定期对员工邮箱进行备份，防止数据丢失。

六、违规处理1. 违反本制度的，将根据情节轻重给予相应的处罚。

2. 对于严重违规行为，如泄露公司机密等，将依法追究责任。

七、其他事项1. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释。

2. 随着技术的发展和管理需求的变化，本制度将不定期更新。

通过上述模板，企业可以根据自身特点和需求，制定出适合自己的邮箱公司流程管理制度。

制度的实施需要得到全员的支持和遵守，同时也需要管理层的监督和定期评估，以确保制度的有效执行和持续改进。

酒店邮件处理制度

邮件处理制度
1．收到邮递员交来的各类邮件时,需进行分类;
2．邮件的接收、派发及退回过程均要求作签收记录;
3．住客邮件
1将标明房号的邮件交前台问询处,查询确认后,由行李生送给客人签收；
2如发现收件人没有在酒店人住时包括已退房或已订房的客人,应将此信保留一周,并而每天早上由问询处查询一遍,如仍无人接收,由问询处在信上加以注明,退回邮局处理;
4．员工邮件
1所有邮件由大厅服务处行李邦送有关部门签收；
2对于未注明部门而不能确认的邮件,由问询处统一送人事部处理．人事部确认后转交有关部门或个人；
3无人认领的邮件需加以注明并交口问询处退回邮局;。

(完整版)酒店客人联系制度

(完整版)酒店客人联系制度
酒店客人联系制度
1. 背景
为了提供更好的酒店客户服务，建立一个良好的客人联系制度
是非常重要的。

这份文档将详细介绍酒店客人联系制度的相关规定。

2. 客人联系渠道
客人可以通过以下方式联系酒店：
- 前台客人可以通过拨打前台电话联系酒店，前台电话号码将
在房间内提供。

- 酒店官方网站：客人可以通过酒店官方网站上的在线留言功
能与酒店取得联系。

- 电子邮件：客人可以通过发送电子邮件至酒店官方邮箱的方
式与酒店进行沟通。

3. 客人联系时间
酒店客人联系渠道的服务时间为每天24小时。

无论是在白天还是晚上，客人都可以随时与酒店取得联系。

4. 联系回复时间
酒店将以最快的速度回复客人的联系。

以下是关于回复时间的规定：
- 前台接听电话的酒店工作人员将尽快回答客人的问题或解决客人的问题。

- 网站留言：酒店将在接到客人留言后的24小时内回复客人。

- 电子邮件：酒店将在接到客人邮件后的48小时内回复客人。

5. 应急联系人
为了应对紧急情况，酒店设有应急联系人。

客人可以通过以下方式与应急联系人取得联系：
- 前台电话号码：客人可以随时拨打前台电话号码，在紧急情况下寻求帮助。

6. 其他注意事项
在联系酒店时，请客人提供准确和清晰的信息，以便酒店能够更好地理解和解决客人的问题或需求。

以上就是酒店客人联系制度的完整内容。

希望这份文档能为酒店提供良好的客户服务和沟通渠道，让每一位客人得到满意的入住体验。

酒店谈心邮件

酒店谈心邮件
一、引言
酒店谈心邮件，是一种新兴的沟通方式。

在快节奏的生活中，人们往往忽略了情感的交流，而酒店谈心邮件则提供了一个舒适的环境，让人们可以在其中畅所欲言，倾诉心声。

二、谈心邮件的好处
1. 提供一个私密的空间
酒店谈心邮件提供了一个私密的空间，让人们可以在其中畅所欲言，不必担心被他人打扰或听到。

2. 促进情感交流
在酒店谈心邮件中，人们可以倾诉自己的心声，分享自己的感受，从而促进情感交流，增进彼此的了解。

3. 缓解压力
在酒店谈心邮件中，人们可以把自己的烦恼和压力倾诉出来，得到倾听和支持，从而缓解压力，减轻心理负担。

三、如何写一封酒店谈心邮件
1.选择一个舒适的环境
在写酒店谈心邮件之前，选择一个舒适的环境非常重要。

可以选择一个安静的咖啡馆或者一个舒适的酒店房间，让自己感到放松和舒适。

2.表达自己的感受
在写酒店谈心邮件时，要表达自己的感受，不要掩饰自己的情感。

可以写下自己的烦恼、忧虑、喜悦等等，让自己的情感得到宣泄。

3.倾听对方的声音
在写酒店谈心邮件时，也要倾听对方的声音。

可以询问对方的感受，了解对方的想法，从而促进彼此的交流和了解。

四、结语
酒店谈心邮件是一种非常好的沟通方式，可以促进情感交流，缓解压力，增进彼此的了解。

在快节奏的生活中，我们需要这样一个私密的空间，让自己的情感得到宣泄，让自己的心灵得到抚慰。

酒店商务中心工作要求

酒店商务中心工作要求一、岗位职责：负责客人的问询，查询处理客人信件物品，接待访客留言，掌管客房钥匙。

二、问询处的服务项目和设备：1、服务：问询、咨询、代客联络、代客订餐、找人会客、代言留言、钥匙保管、邮件处理等。

2、设备：世界地图、中国地图、航空交通图、世界各国主要城市时刻表、电脑查询机、钥匙保管架、东莞电话号码簿、客史档案架、名片册、卡片盒。

三、业务要求：1、能流利地使用一门以上外语进行服务接待，回答询问。

2、熟悉酒店服务设施及特色;掌握当地主要餐馆、康乐场所和购物中心的营业时间、交通情况、电话号码;掌握酒店附近银行、邮局、教堂、医院的情况;了解飞机航班、车次的到离时间;懂得公共关系学的基础知识。

3、熟悉酒店各项规章制度、涉外政策与法规，主要客源国历史、地理及风土人情，掌握酒店房价结构、房间种类及位置、住客情况与保密规定。

4、懂得外事接待礼仪礼节，对客人提出的各种问题能给予圆满的回答和处理，具有较强的口头表达能力。

5、熟悉当地各级政府机关、社会团体、外事机构的办公地点和电话号码。

四、问讯处工作内容：1、咨询：客人咨询的问题涉及面很广，包括酒店内部、外部的信息，如市内交通、旅游方面的问询等。

为了回答客人各种各样的问题，问询员必须掌握大量的信息，同时要准备好最新的问询资料，以备客人随时咨询。

2、查询：问讯处要经常接待非住客人的查询，查找住店客人的有关情况。

查询的主要内容有：客人的房号，客人是否在酒店，有无他人来访住客等。

若有这样的查询，问询员的应先问清来访者的姓名，与住店客人的关系等，然后打电话到被查询的那位住客的房间，经客人允许后，才可以让来访者上楼层找住店房人。

如果客人不在房内，为确保客人的隐私权，不许将住客人的房号告诉来访者，也不可以让来访者到房间找人。

3、代客留言：分对内留言和对外留言两类，有电话留言和当面留言两种方式。

对内和对外留言的程序：1)、接到留言要求，准备好留言本，询问需留言的宾客姓名及房号，并在电脑中核对对方提供的姓名和房号是否相符。

理解酒店前台的工作

理解酒店前台的工作1. 概述酒店前台是酒店的重要部门之一，负责与客人进行沟通，提供优质的服务体验。

本文将介绍酒店前台的工作内容以及所需的技能和职责。

2. 工作内容酒店前台的工作内容主要包括以下几个方面：2.1 客人接待酒店前台是客人的第一道接触点，负责热情地迎接客人，并提供必要的信息和帮助。

他们需要熟悉酒店的各项服务和设施，并能根据客人的需求做出适当的推荐和安排。

2.2 入住和退房手续办理前台工作人员需要协助客人办理入住和退房手续，包括核对身份证件、填写登记表格、办理支付等。

他们需要确保手续的准确性和顺利进行，同时保护客人的隐私和安全。

2.3 电话和邮件处理酒店前台还负责接听客人的电话，解答问题和提供信息。

他们需要友善和专业地回答客人的疑问，并及时转接到相关部门处理。

同时，前台也会处理客人的邮件和传真，确保信息的及时传递。

2.4 投诉处理当客人有任何投诉或问题时，酒店前台需要积极倾听并及时解决。

他们需要具备良好的沟通和解决问题的能力，确保客人的满意度和酒店的声誉。

2.5 预订管理前台工作人员还需要处理客人的预订请求，包括电话预订、在线预订和团队预订等。

他们需要根据客人的要求和酒店的实际情况进行合理的安排和管理。

3. 技能要求为了胜任酒店前台的工作，以下是一些必要的技能要求：3.1 沟通能力酒店前台需要与各种类型的客人进行沟通，包括国内外客人和不同文化背景的客人。

因此，良好的口头和书面沟通能力是必不可少的。

3.2 服务意识前台工作人员需要具备良好的服务意识，关心客人的需求并努力提供优质的服务体验。

他们需要友善、耐心和乐于助人。

3.3 组织能力酒店前台需要同时处理多个任务，如接待客人、处理电话和邮件、办理手续等。

因此，良好的组织能力和时间管理能力是必备的。

3.4 解决问题能力前台工作人员需要在处理客人的问题和投诉时具备解决问题的能力。

他们需要冷静应对各种情况，并寻找合适的解决方案。

4. 职责酒店前台的职责包括但不限于以下几点：- 热情接待客人，并提供相关信息和帮助- 协助客人办理入住和退房手续- 管理客人的预订请求和安排- 解答电话和邮件中的问题和查询- 处理客人的投诉和问题，并及时解决- 维护前台区域的整洁和有序以上是对酒店前台工作的简单介绍，希望能帮助您更好地理解和掌握这一职业。