02程序文件讲解

电梯安装维修程序文件文件编号：S/JY 02-2011版本号： A山西捷源机电工程有限公司2011年03月1日发布2011年04月1日实施1．文件控制程序 (1)2．记录控制程序 (5)3．管理评审程序 (7)4．人力资源管理程序 (10)5．与顾客有关的过程控制程序 (12)6．采购过程控制程序 (15)7．施工过程控制程序 (18)8．顾客满意程度测量程序 (25)9．内部审核程序 (27)10．不合格品控制程序 (30)11．纠正和预防措施控制程序 (32)12．电梯维护保养安装大修程序 (33)13．事故预防措施控制程序 (37)1目的对质量管理体系文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门和人员及时得到并使用文件的有效版本，防止误用失效或作废的文件。

2适用范围适用于本公司与质量管理体系有关的文件的控制，包括适当范围的外来文件。

3职责3.1总经理负责批准发布质量手册和程序文件。

3.2管理者代表负责审核质量手册和程序文件。

3.3办公室负责质量管理体系文件的归口管理。

3.4各有关部门负责相关文件的编制、使用和保管。

4工作程序4.1文件的分类4.1.1本公司质量管理体系文件分为：a) 质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）；b) 程序文件（包括GB/T19001-2000标准规定的6个程序文件）；c) 本公司为确保过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括管理制度、作业指导书、技术标准、工艺文件等；d) 记录（阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件）；e) 适当范围的外来文件（包括法律法规、标准规范等）。

4.1.2本公司文件可以采用纸张、计算机磁盘、照片等作为其载体。

4.2 文件的编号T/YD □-20084.2.1质量手册编号编写年份质量手册代码本公司体系文件代号4.2.2程序文件编号编写年份程序文件顺序号程序文件代码本公司体系文件代号4.2.3作业文件编号编写年份作业文件顺序号作业文件代码本公司体系文件代号4.2.4外来文件以其原文件号作为其编号。

4.2.5记录的编号执行《记录控制程序》（S/JY 02- 02-2011）。

4.3文件的编写和审批4.3.1质量手册由办公室编写，管理者代表审核，总经理批准。

4.3.2程序文件由办公室组织相关部门编写，管理者代表审核，总经理批准。

4.3.3其它的文件分别由各相关部门负责编制，总经理批准。

4.3.4应确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

4.4文件的发放4.4.1文件管理部门根据对体系有效运行的需要拟定《文件发放审批表》，经管理者代表审批后执行。

文件发放应确保与质量管理体系有关的各个场所，都能得到相关文件的适用版本。

4.4.2质量管理体系文件的发放按“受控”和“非受控”两种方式进行。

受控文件发放时，文件发放部门填写《文件发放/回收记录表》。

发放人对每份文件编写受控号，并将受控号填写在封面和《文件发放/回收记录表》中，由文件领用人签收。

4.4.3非受控文件发放时不编写受控号。

4.4.4本公司内部必须使用文件的受控副本；提供给认证机构的文件，按内部受控文件处理。

4.4.5如果受控文件丢失需补领时，由领用人向发放部门说明丢失原因，并申请补领。

补发的文件应给予新的受控号，并注明原号作废。

4.5文件的更改4.5.1文件发布实施后，应在必要时对其进行评审并更改。

4.5.2在对体系文件进行更改时，编制部门负责起草文件的更改内容，并填写《文件更改单》，经原审批人员审批后实施更改。

若指定其他人员审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料。

4.5.3文件更改方式可采用原地划改、换页或换版等，需在《文件更改单》中注明。

4.5.4文件更改时，应确保文件的更改和现行修订状态得到识别，同时由更改人填写《文件更改记录》，且必须更改到文件的每一份受控副本。

4.6文件的保管及销毁4.6.1文件持有人应妥善保管文件。

4.6.2办公室建立并保持全本公司《受控文件清单》，各部门编制本部门的《受控文件清单》。

清单应包括文件名称、文件编号、版次等内容。

4.6.3作废文件由各部门填写《作废文件销毁申请单》，经管理者代表批准后销毁。

作废文件原稿加盖“作废”印章，与有效受控文件隔离保存。

4.6.4作废文件需留作资料不能收回时，应办理手续，并加盖“作废保留”印章。

4.7外来文件控制4.7.1本公司由办公室对外来文件（包括：相关的法律法规、与项目有关的标准、施工规范、验收标准等）组织对其适用性及版本的有效性进行识别，并控制分发范围以确保其有效。

4.7.2对收集到的国家和行业标准的最新版本，由办公室编写或更新《现行有效标准目录》，并适时进行宣贯培训。

5相关及支持性文件5.1《记录控制程序》（S/JY 02-02-2011）6记录6.1《文件发放审批表》6.2《文件发放/回收记录表》6.3《文件更改单》6.4《文件更改记录》6.5《受控文件清单》6.6《现行有效标准目录》6.7《作废文件销毁申请单》6.8《资料发放登记表》1目的对记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控制，以提供工程、过程符合要求及质量管理体系有效运行的证据，同时也为产品的追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。

2适用范围适用于本公司质量管理体系运行过程中相关记录的控制。

3职责3.1 办公室是记录控制活动的归口管理部门。

3.2 各部门负责本部门记录的收集、整理和保管。

3.4 记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。

4工作程序4.1 记录的编号和标识T/Y D 04 —□□—□□记录顺序号程序文件顺序号记录代码本公司体系文件代号4.2记录的填写4.2.1记录的内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，重要记录需经校对、审核批准。

4.2.2记录不得随意更改，确需更改时，采取划改的方式，并在更改处签署修改人姓名和日期。

4.2.3记录以书面和表格形式为主，也可采用电子媒体作为载体。

4.3记录空白表式的管理4.3.1各种记录的空白表式由各主管部门设计、发放，办公室备案、编号，保证各有关工作场所都能收到相应的空白表式。

4.3.2各部门负责制定各部门的《记录清单》，内容包括：记录名称、编码、生成部门、保管部门、保存期限等。

4.3.3办公室收集各部门提交的《记录清单》和空白表式，汇总成册和管理。

4.4记录的保管和贮存4.4.1记录的生成、保管部门按照过程顺序或记录生成时间等原则进行分类，建立档案袋，并进行编目，以便于检索和查阅。

4.4.2记录的贮存环境要适宜，防止损坏，受潮、虫蛀、变质或丢失。

计算机软件里的记录贮存要防潮、防变形、防划伤，且应有备份。

4.5记录的借阅4.5.1记录除提供给本公司管理评审、内部审核以及第二、三方质量管理体系审核时查阅外，一般不对外提供。

如确需查阅时，需经管理者代表同意，重要的记录尚需总经理批准。

4.5.2借阅的记录不得更改、遗失、损坏和拆页。

4.6记录的处理本公司对每种记录均规定其保存期限，超过保存期限的记录，经管理者代表批准后，由授权人执行销毁。

5相关及支持性文件5.1《文件控制程序》（S/JY 02-01-2011）6记录6.1《记录清单》6.2《记录处置申请单》1目的总经理按照策划的时间间隔对质量管理体系进行评审，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

通过评审评价质量管理体系变更的需要，并适于实现本公司的质量方针和质量目标的要求。

2适用范围适用于本公司对质量管理体系（包括对质量方针和质量目标）的评审活动的控制。

3职责3.1总经理负责提出管理评审要求并主持管理评审活动，审批管理评审计划和评审报告。

3.2管理者代表负责管理评审的计划落实、组织协调，并向总经理报告质量管理体系的运行情况。

3.3办公室负责准备、收集、提供管理评审活动所需的资料、管理评审的具体组织工作以及评审后活动的检查落实。

3.4各相关部门负责准备相应的评审资料，参加管理评审活动。

4工作程序4.1评审时间、形式和依据4.1.1本公司管理评审每年至少进行一次，通常在内部审核结束后的1～2个月内进行。

两次评审之间的时间间隔不超过12个月。

4.1.2当出现下列情况之一时，可由总经理决定增加管理评审：a) 本公司组织机构、生产经营范围、资源配置发生重大变化时；b) 市场需求发生重大变化时；c) 出现或连续出现重大质量事故时。

4.1.3管理评审一般以会议形式进行。

4.1.4管理评审的依据是本公司质量方针、目标的实现情况、市场和顾客需求的变化状况。

4.2评审准备4.2.1根据总经理指示，在每次评审前由办公室起草《管理评审计划》，经管理者代表审核，总经理批准后，于评审前5～7天向有关部门和人员发出。

评审计划的内容主要包括：评审时间、评审目的、评审范围及评审重点、参加评审人员、评审依据和评审内容等。

4.2.2参加评审的人员通常有：总经理、管理者代表、各部门负责人以及由总经理决定需要参与管理评审的其它人员。

4.2.3各部门应按管理评审计划的要求，准备相应的评审资料，以书面形式提交管理评审：a) 管理者代表对质量管理体系运行情况总结，包括拟在管理评审中提出的主要问题，以及质量方针和目标的实现情况；b) 办公室就内部审核活动、以往管理评审改进措施的落实情况、本公司预防和纠正措施的状况、本公司人力资源方面的情况等进行总结；c) 经营部对目前的市场情况、顾客对本公司提供产品的质量和服务反馈、顾客满意程度、顾客意见反馈、投诉等方面的情况进行总结；d) 工程部对采购过程、供方情况、工程施工过程（包括人、机、料、法、环等）情况进行总结，提出存在的问题及改进建议。

e) 质量安全部提供工程质量状况、重大质量事故处理情况。

4.3管理评审的实施4.3.1管理评审会议由总经理主持，办公室做好会议准备工作，做好签到和会议记录。

4.3.2评审会议上，各有关部门分别根据准备的资料进行汇报，然后总经理组织与会人员进行讨论、分析和评审。

评审的主要内容包括：a) 质量管理体系及其过程有效性及改进要求，包括质量方针、质量目标、组织结构、过程控制等方面的评价；b) 与顾客要求有关的产品的改进，对现有产品符合要求的评价，包括是否需要进行产品、过程审核等；c) 资源配置是否合理。

4.3.3总经理根据会议讨论情况做出管理评审结论，并提出质量改进要求。

4.4评审后活动4.4.1办公室根据管理评审会议记录，整理编写《管理评审报告》。

评审报告的内容一般包括：评审时间、参加人员、会议综述、评审结论、存在的主要问题及改进要求等。

《管理评审报告》经管理者代表审核、总经理批准后下发到相关人员和部门。

4.4.2对审核报告中提出的问题和改进要求，各责任部门应进行原因分析，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求，实施纠正/预防措施。