税收征管资料档案信息化工作探讨

税收征管资料档案信息化工作探讨

信息化时代，传统的税收征管资料档案管理工作正在经历飞速的革新和进化，那种较为封闭，仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则的档案管理方式早已跟不上时代的步伐。一方面科技兴税改变了传统档案的形成环境，电子档案逐渐取代了部分纸质档案；另一方面，税收信息化也为档案管理注入了新的内容，税收档案已成为税收信息化的一个重要组成部分。相对滞后的税收征管档案管理如何在税收信息化潮流中变革、前进，是一个非常紧迫的问题。

一、目前税收征管档案的管理中存在的问题

1、征管资料档案管理不集中。征管档案管理目前大都实行分级、分散、一户一档管理模式，管理中体现在由谁受理、办理，所涉及到的税收征管资料就由谁保管；业务属哪一级管辖，档案就归哪一级管理。基层分局档案管理相对混乱，档案要求相对模糊，档案资料利用效率相对较低。致使征管资料的管理中存在着标准不统一、内容不齐全、查阅不方便、保管条件差等问题，不适应时代发展的要求。

2、征管资料档案定位不标准。在实际工作中，部分税务机关将征管资料档案根据税务机关内设机构职能人为划分为征管资料档案、税政资料档案、计会资料档案和稽查资料档案，或按事项或按权限范围制定出管理办法，结果造成

政出多门，各自为政，工作衔接不紧密，尤其是实行税收信息化后新的征管流程大都在局域网内传送，如何定位征管资料档案很难把握。

3、征管档案资料责任不明确。征管实际中只强调税务分局、稽查局进行征管资料的收集，而并没有明确科室的责任和义务。而科室负责收集的是科室职责范围内某项工作如减免税审批、计会统计数据、征管数据等全局性的资料，其工作责任最大。在管理上不管征管资料重要与否，基本上是由哪个部门受理或办理的就由哪个部门管理，没有按征管资料的性质实行分级管理。电子报表的报送出现征管、稽查、税政重复上报问题，导致口径不一，数据不一，造成信息资源的浪费。对征管资料的完整、准确、安全等方面出现的问题也无从追查。

4、征管档案价值体现不到位。随着征管软件的广泛应用，许多资料数据已录入征管软件，一些相应的征管文书也在征管软件内自动产生，尤其是全省信息大集中以后，税务部门对税收信息数据库的依赖性也越来越大，而忽略了税收征管档案工作。使得征管档案的收集仅仅停留在作为税务部门日常工作的层面上，走进了“为考核而收集”的误区，往往是为应付征管质量检查而收集，忽视了征管档案在税收工作中真正作用的发挥，也就谈不上利用征管档案资料进行税源分析、税源预测、案件查处。

二、税收征管档案信息化管理的优点

1、流程规范便于统一管理。将征管资料档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式编制在税收征管档案电子管理系统中，不按规定流程整理便无法归档，从而使征管资料档案化管理标准统一，要求规范。解决了目前纸质征管档案资料管理中的标准不统一、内容不齐全，整理质量不高，整理的规格不统一等问题。

2、归档及时保证资料完整。实行电子档案管理可以在纳税人涉税事宜办结后立即扫描录入微机，解决了有些单位平时不注意征管资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。同时，电子档案不需要装订，因此可随时编号归档，解决了纸质资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了征管档案的归档率和完整率。

3、管理科学提升查询效率。电子档案是以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理起来十分方便。联机后凡是在经过授权的微机上，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类征管资料，提升了税务机关的征管基础管理水平，提高了征管资料档案利用价值。

4、技术先进提高征管质量。由于采用的彩色高清晰度扫描，纳税人的签名、章印、审核人意见、文书中的法律条

款等，每一个细节你都看得清清楚楚，在微机中审核涉税资料，可以方便地找出哪些申报表未审核签字，哪些报表审核不认真，哪些税务登记表填写不全等，将纳税监控工作前移到受理录入环节，有效地提高了各项基础征管工作的质量。同时为内部考评提供了新的途径和依据，想查基层征管书面资料情况直接在计算机上就可实现，无需再到基层分局检查。

三、推进信息化税收征管档案管理需注意的问题

1、注意衔接推行两套资料收集。网上电子申报、统一征管软件的推行，使得电脑存储、大容量U盘存储等新的档案载体应运而生，这是税收征管档案管理的一个新的内容。但不可否认的是，传统的税收征管档案管理办法在很大程度上仍有存在的必要。税收信息化的应用与传统的征管档案管理并非格格不入，税收信息化应在继承传统征管档案管理方法基础上不断创新。征管档案资料作为税务部门工作过程和结果的一种记录，不论今后发展是以纸质文档为主还是以电子文档为主，都必须认真收集整理。针对目前税收信息化发展与征管档案管理不同步的实际情况，应推行两套资料。税收征管应大力推进信息化管理，积累和储存更多的征管信息，但目前税收信息化在一定程度上有局限性，征管电子信息资料的收集还存在完整性和准确性问题，所以，为了保障税收征管的安全，要高质量高标准的做好资料收集工作，在

实行信息化存储征管资料的同时，继续实行纸质档案资料同步运行非常必要。

2、配套软件提升档案应用价值。我们要充分利用征管档案资料为税收计划、税源预测以及税务部门的其他决策服务，也只有这样档案在税收信息化管理中才能发挥应有的作用。因此，我们在加大信息化硬件建设的同时，更要在电子报税、征管软件、个人所得税扣缴软件等方面加大投入。要开发出在完成征收管理的同时也能自动归档的征管档案管理系统，进一步完善税收征管资料传递流程、职责等方面的相关规范。

3、培养人才提高干部知识水平。着力提高档案管理人员的综合素质和工作效率，加强征管资料分析能力，提高征管档案的应用价值。档案管理人员要树立拥有现代科技知识的快捷、优质、高效综合服务档案管理的观念；要积极学习现代科学知识，当今进入电子信息网络时代，各种信息的交流十分便捷且信息量庞大，档案管理人员如果孤陋寡闻，就难以做好本职工作；要努力提高本税收业务技能，当好专业及部门的行家里手。唯此，才能使征管档案管理工作有条不紊，烂熟于胸，才能更好地为部门工作提供优质、快捷服务。