合同归档管理制度[工作范文]
合同档案怎样归档[工作范文]
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合同档案怎样归档篇一：公司合同归档办法南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法一、公司合同按内容共分为三类1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等二、合同接收程序合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。
一般情况下，存档合同应为正副本各一份。
三、合同存档程序合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。
然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。
第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。
四、合同补充协议接收、存档程序由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。
存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。
补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。
PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。
五、《付款审批表》和《入库单》存档程序合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。
合同如何归档[工作范文]
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合同如何归档篇一：合同归档整理档案整理在合同文本双方签字盖章完毕后，由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上报。
合同台账明细必须至少包括以下主要内容：合同编号、合同对方、合同标的、合同金额、签订时间、最终签署人、合同正本份数、有无变更或解除或其它事项的备注等。
须归档资料具体范围包括：（一）合同原件正式文本及附件。
（附扫描件）（二）合同审批表。
（附扫描件）（三）与合同签署有关的基础、背景资料。
（附扫描件）（四）合同对方当事人资信证明材料，包括但不限于加盖公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、特定行业的设立或运营许可证明等。
（五）或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份证明，当对方签字人不是其法定代表人时，应当向其索取由其公司签发的法定代表人身份证明书、对代理人的授权委托书，对方为自然人的应当索取其身份证明。
合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同承办人五日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专门人员负责将其补充到合同台账中，其中若属于法务部承办事项的有关资料由法务部自动归档。
须归档资料具体范围包括：（一）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。
（附扫描件）（二）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。
（附扫描件）（三）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。
（附扫描件）（四）其它应当存档的合同相关资料。
（附扫描件）法务部应当每月末比对合同台账，检查已审批用印的合同相关资料是否归档完毕，对于合同编号已经登记在合同台账，但承办部门没有上交的合同资料，由法务部专人通知相应承办部门立即上交；对于已经备注在合同台账、但承办部门没有上交的涉及合同变更解除或纠纷处理涉及的有关资料，由法务部专人通知相应承办部门立即上交。
公司的合同归档管理制度
第一章总则第一条为规范公司合同管理，确保合同归档工作的有序进行，提高合同档案的利用率，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同、协议、章程等法律性文件的归档管理。
第三条本制度遵循真实性、完整性、及时性、安全性原则，确保合同档案的准确、完整、安全。
第二章归档范围与分类第四条归档范围：1. 公司以法人名义签订的各类合同、协议、章程等法律性文件；2. 公司内部各部门之间，以及公司与其他单位、个人之间签订的具有法律效力的文件；3. 公司涉及合同管理的各类审批、备案、变更、解除等文件；4. 其他需要归档的与合同相关的文件。
第五条归档分类：1. 按合同类型分类：如采购合同、销售合同、租赁合同、劳务合同等；2. 按合同签订时间分类：如按年度、季度、月份等；3. 按合同业务部门分类：如采购部、销售部、法务部等；4. 按合同重要程度分类：如重要合同、一般合同等。
第三章归档程序第六条合同签订后，经办人应及时将合同文本及相关文件报送归档部门。
第七条归档部门收到合同后，进行初步审核，确认文件齐全、内容完整、符合归档要求。
第八条归档部门对合同进行分类、编号，并填写归档登记表。
第九条归档部门将合同及相关文件按照规定顺序排列，装入档案盒，并加盖档案章。
第十条归档部门对归档的合同进行安全保管，确保档案的完整、安全。
第四章查阅与利用第十一条合同档案的查阅需遵循以下规定：1. 合同查阅人需出示有效证件，填写查阅登记表；2. 查阅人需在归档部门指定地点查阅，不得擅自带走档案；3. 查阅人需爱护档案，不得损坏、涂改、乱画、乱写。
第十二条合同档案的利用需遵循以下规定：1. 利用人需向归档部门提出申请，填写利用登记表；2. 利用人需在归档部门指定地点利用档案，不得擅自复制、拍照、扫描；3. 利用人需爱护档案，不得损坏、涂改、乱画、乱写。
合同档案管理制度（精选12篇）
合同档案管理制度合同档案管理制度（精选12篇）随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。
那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。
合同档案管理制度篇11.目的：加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围：适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责：3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法：4.1归档内容分类：4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限：4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
4.2归档要求：4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。
4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。
4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。
4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。
4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。
4.3档案调阅：4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。
4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。
合同档案归档管理制度
合同档案归档管理制度一、背景介绍合同是企业日常运营中不可或缺的一部分，对于企业来说，管理合同档案是一项重要的工作。
合同档案的管理不仅关乎企业的合规风险和经营效率，还体现了企业的规范化管理水平。
为了提高合同档案管理水平，确保合同档案的安全和便捷检索，本公司特制定了合同档案归档管理制度。
二、制度目的本制度的目的在于明确合同档案归档的管理原则和具体操作程序，规范合同档案的归档、查阅和保管工作，提高合同档案管理效率，确保合同档案的准确性、完整性和可追溯性。
三、适用范围本制度适用于本公司所有合同档案的归档与管理工作，包括试用合同、劳动合同、采购合同、销售合同等各类合同。
四、合同档案归档操作流程1. 准备归档材料a) 合同及附件的原件或复印件；b) 归档申请表；c) 归档人员的身份证复印件。
2. 填写归档申请表a) 在归档申请表中填写合同名称、签订日期、合同编号等信息；b) 填写归档人员的姓名、职务等基础信息；c) 申请表必须经审核人签字。
3. 归档a) 按照合同的签订日期顺序进行归档；b) 给每份合同和附件贴上唯一的标识码，并记录在申请表上；c) 按照合同类型进行分类，分别存放在相应的归档文件夹中；d) 将归档文件夹按照事务顺序标注并放入归档柜中。
五、合同档案的保管1. 归档柜的安排a) 归档柜的安排应该便于取放，并标明相应的事务名称和时间范围；b) 每个归档柜都要设有锁，并设置权限，仅有特定人员可以开启。
2. 合同档案的保密a) 所有有关合同的文件和资料仅限于归档人员查阅和保管；b) 合同档案不得外借或转移，避免遗失和泄露风险；c) 离职人员离职前必须将手中的合同档案交接清楚，确保档案完整。
3. 合同档案的定期检查a) 每半年进行一次合同档案的定期检查，确保档案的完整性和准确性；b) 发现档案缺失或损坏，需及时进行补充和修复。
六、合同档案的查阅1. 查阅申请a) 填写合同查阅申请表，包括查阅人的姓名、职务以及查阅事由；b) 查阅申请表需经申请人和主管审核人签字。
合同归档整理总结范文
随着企业业务的不断发展，合同管理作为企业日常运营的重要环节，其归档整理工作的重要性日益凸显。
为了确保合同档案的完整、准确、有序，提高合同管理效率，我们部门对合同归档整理工作进行了全面梳理和总结，现将成果如下：一、工作目标1. 实现合同档案的规范化、标准化管理，提高档案利用率。
2. 确保合同档案的完整性、准确性，为企业的决策提供有力依据。
3. 提高合同管理人员的业务水平，降低合同风险。
二、工作内容1. 合同分类根据合同性质、业务范围、合同履行期限等因素，将合同分为以下类别：（1）按业务性质分类：如行政管理、人力资源、财务管理、项目工程、项目营销等。
（2）按合同履行期限分类：如短期合同、中长期合同、长期合同等。
（3）按合同签订单位分类：如政府部门、事业单位、企业、个人等。
2. 合同归档（1）合同原件归档：将合同原件按照类别、签订时间等顺序排列，装入档案盒。
（2）合同电子版归档：将合同电子版按照类别、签订时间等顺序存储在电子档案系统中。
（3）合同附件归档：将合同附件（如审批流程、资质文件等）与合同原件一并归档。
3. 合同编号为便于查阅和管理，对归档的合同进行统一编号。
编号格式为：类别代码-年份-序号。
4. 合同检索建立合同检索系统，实现合同信息的快速查找。
检索内容包括合同编号、合同类别、签订时间、合同履行期限等。
5. 合同保管（1）合同档案室应保持干燥、通风，防止档案受潮、霉变。
（2）合同档案柜应定期清理，确保档案整齐有序。
（3）合同档案的借阅、归还需办理相关手续，确保档案安全。
三、工作成效1. 合同档案的完整性、准确性得到有效保障，为企业决策提供有力依据。
2. 合同管理人员的业务水平得到提高，合同风险得到有效控制。
3. 合同检索系统便捷高效，提高了合同管理效率。
4. 合同档案的规范化、标准化管理得到进一步加强，为企业的持续发展奠定基础。
四、工作展望在今后的工作中，我们将继续加强合同归档整理工作，不断完善管理制度，提高合同管理水平，为企业的健康发展贡献力量。
学校合同归档管理制度
第一章总则第一条为加强学校合同管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的利用率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于学校各类合同档案的归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条学校合同档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：归档的合同档案必须真实反映合同签订、履行和变更的全过程；（二）完整性原则：归档的合同档案应包括合同文本、相关附件、审批文件等；（三）安全性原则：确保合同档案的物理和信息安全，防止遗失、损坏或泄露；（四）规范化原则：按照国家档案管理的有关规定和标准，规范合同档案的归档、保管和利用。
第二章归档范围与要求第四条学校合同归档范围包括：（一）学校与外部单位签订的各类合同，如基建维修合同、采购合同、租赁合同、技术服务合同、合作办学合同等；（二）学校内部各部门之间签订的合同，如校内合作项目合同、校内采购合同等；（三）学校与个人签订的合同，如聘任合同、劳务合同等。
第五条归档要求：（一）合同文本应完整、清晰，字迹工整；（二）合同附件应与合同文本一一对应，确保完整；（三）合同审批文件应齐全，包括审批意见、审批人签字等；（四）归档合同应按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类整理。
第三章归档程序第六条合同签订部门在合同签订后，应及时将合同及相关材料报送档案管理部门。
第七条档案管理部门对报送的合同材料进行审核，确认符合归档要求后，办理归档手续。
第八条档案管理部门对归档的合同材料进行编号、分类、整理，并建立档案目录。
第四章保管与利用第九条合同档案的保管应遵循以下要求：（一）合同档案应存放在通风、干燥、防火、防盗、防虫蛀的专用档案柜中；（二）档案管理人员应定期对合同档案进行检查，确保档案安全；（三）档案管理人员应严格执行档案借阅制度，未经批准，不得擅自借阅、复制或泄露合同档案内容。
第十条合同档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅合同档案需填写借阅申请，经审批后方可查阅；（二）查阅合同档案应遵守保密规定，不得泄露合同档案内容；（三）合同档案的复制需经档案管理部门审批，并按照规定支付复制费用。
合同归档公文模板
合同归档公文模板合同编号：【编号】合同签订日期：【日期】各位领导：根据公司规定，为了及时、有效地管理和归档合同文件，经营本公司合同管理制度，特制定本合同归档公文。
1. 主要内容和原则1.1 合同归档是指将公司各类合同文件按照统一要求，整理、归类、登记、管理和保管的活动，是公司合同管理工作的基础。
合同的有效归档对公司业务的正常开展和风险控制起着至关重要的作用。
1.2 合同归档应坚持以下原则：1.2.1 统一管理。
合同归档应统一管理，确保合同的全过程管理。
1.2.2 便捷查阅。
归档文件应方便快捷地查阅，确保信息的及时传递。
1.2.3 保密性。
合同文件的归档应保密，不得泄露合同内容和相关信息。
1.2.4 完整性。
合同文件的归档应完整，不得遗漏任何重要信息。
1.2.5 安全性。
合同文件的归档应安全保管，有效防范文件遗失和损毁的风险。
2. 归档程序2.1 归档前准备（1）对合同文件进行分类，按照合同类型、签订日期等进行归类；（2）检查合同文件的完整性，确保不缺少有效信息；（3）整理合同文件，确保文件的清晰易读和整齐有序。
2.2 归档操作（1）登记信息。
将合同文件的基本信息登记到归档表中，包括合同编号、签订日期、合同金额、合同主体等信息；（2）建立合同档案。
将合同文件装订成册，按照合同类别和签订日期进行编号和整理，存放在专用的合同档案柜中；（3）归档备份。
对重要的合同文件进行备份，确保备份文件的安全性和完整性。
2.3 归档确认（1）经办人员对归档合同进行确认，确保没有遗漏；（2）由审核人员对归档操作进行复核，确保操作符合规定；（3）确认归档完成并签字盖章。
3. 归档管理3.1 归档存储（1）归档文件存放在专用的合同档案柜中，确保存放安全；（2）合同文件按照一定规则进行编号、分类和存放，方便查阅和管理。
3.2 归档维护（1）定期对合同文件进行检查和整理，确保档案的完整性和可读性；（2）定期备份重要的合同文件，确保备份文件的安全性和完整性；（3）及时更新归档信息，确保信息的准确性和完整性。
行政合同归档管理制度范本
第一章总则第一条为加强本机关行政合同的归档管理，确保合同档案的完整、准确、系统，便于查询和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本机关与公民、法人或其他组织签订的各类行政合同。
第三条本制度遵循以下原则：（一）统一管理，分级负责；（二）完整准确，安全可靠；（三）方便查询，服务社会。
第二章归档范围第四条下列行政合同应当归档：（一）本机关与公民、法人或其他组织签订的各类行政合同；（二）涉及本机关职责范围内重大事项的行政合同；（三）具有历史、科研、教育价值的行政合同；（四）其他需要归档的行政合同。
第三章归档要求第五条行政合同归档应当符合以下要求：（一）合同文本应当完整、准确、清晰，字迹端正；（二）合同附件、证明材料应当齐全；（三）合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类；（四）合同归档应当编制归档目录，注明合同编号、合同名称、签订日期、合同金额、归档人等信息。
第四章归档程序第六条合同签订部门在合同签订后一个月内，将合同文本及相关材料报送档案管理部门。
第七条档案管理部门收到合同后，对合同进行审核，确保合同完整、准确、合规。
第八条档案管理部门对审核通过的合同进行分类、编号、装订，并编制归档目录。
第九条档案管理部门将归档的合同存放在专用档案柜中，并定期检查档案保管情况。
第五章查询与利用第十条合同档案的查询与利用应当遵循以下规定：（一）查询人应当出示有效证件，说明查询目的；（二）查询人不得复制、摘抄、复印档案材料；（三）查询人不得泄露档案内容；（四）档案管理部门对查询情况进行登记。
第六章监督与责任第十一条本机关各部门应当加强对行政合同归档工作的监督，确保归档工作质量。
第十二条档案管理人员应当认真履行职责，对归档工作负责。
第十三条对违反本制度的行为，依照相关规定予以处理。
第七章附则第十四条本制度由本机关档案管理部门负责解释。
合同管理文件归档制度范本
合同管理文件归档制度范本第一条总则为规范公司合同管理，确保合同文件的准确、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》等法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司所有合同的管理和归档工作，包括销售合同、采购合同、租赁合同、借款合同、服务合同等各类建立民事权利义务关系的合同、协议等。
第三条归档职责1. 合同归档工作由公司法务部（或专人）负责，对合同文件的收集、整理、归档工作进行统一管理。
2. 各部门负责将本部门签订的合同及相关文件提交给法务部进行归档。
3. 法务部应确保合同文件的完整性、真实性和准确性，及时对合同进行归档，并确保归档文件的保密性和安全性。
第四条归档流程1. 合同签订后，各部门应将合同原件、复印件及相关附件提交给法务部。
2. 法务部对提交的合同文件进行审核，确保文件的完整性、有效性和合法性。
3. 法务部对审核通过的合同文件进行分类、编号，并按照档案管理要求进行整理、装订、归档。
4. 归档后的合同文件应放置在安全、干燥、通风的档案室，并设立目录，便于查询。
5. 法务部应定期对归档的合同文件进行审查，确保文件的准确性和完整性。
第五条归档要求1. 归档的合同文件应包括原件、复印件、附件等，要求字迹清晰、内容完整。
2. 归档文件应按照合同的类型、签订时间、对方当事人等分类进行整理。
3. 归档文件应标明合同名称、编号、签订时间、对方当事人等信息，便于查询。
4. 归档文件应使用耐用、整洁的装订材料，确保文件的安全和持久性。
5. 归档文件应保持原貌，不得随意涂改、抽取、损坏。
第六条查询与借阅1. 归档合同文件原则上不得外借，如确有需要，应经过法务部负责人审批，并办理借阅手续。
2. 借阅人应妥善保管借阅的合同文件，不得泄露、损坏或用于不正当用途。
3. 借阅合同文件应在规定时间内归还，如有特殊情况需延长借阅期限，应提前向法务部申请。
4. 归档合同文件如有遗失、损坏等情况，借阅人应承担相应的责任。
合同档案管理制度范文（二篇）
合同档案管理制度范文第一章总则第一条为加强公司合同档案管理工作，提高档案管理效率和服务质量，制定本制度。
第二条公司的合同档案管理工作必须遵守国家法律法规和公司的相关规定，确保合同档案的安全、完整和可追溯。
第三条合同档案管理工作的负责单位是公司的档案管理部门，具体负责合同档案的收集、整理、归档、借阅和销毁等各项工作。
第四条合同档案管理工作应以信息化为基础，通过合同档案管理系统进行档案的录入、查询、借阅和销毁等操作。
第二章合同档案的收集和整理第五条公司的各个部门在签订合同后，应及时将合同副本交到档案管理部门进行登记。
档案管理部门应制定相应的收集流程和文件，确保合同及时收集到位。
第六条合同档案的整理应按照一定的分类原则进行。
合同档案可以按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类整理，也可以根据需要设立其他分类标准。
第七条合同档案的整理应做到精确、完整和规范，各类合同按照分类原则整理到相应的案卷中，并编制档案目录，方便后续的查询和使用。
第八条合同档案应定期进行检查和整理，发现问题及时进行修复和调整，确保合同档案的质量和准确性。
第三章合同档案的归档和借阅第九条合同档案的归档应按照固定的流程进行。
在将合同档案归档之前，需经过档案管理部门的审核，并进行记录和登记。
第十条合同档案归档后，需进行封存和标记，确保合同档案的完整和安全。
合同档案的标志应包括档案编号、收集时间、分类类别等信息。
第十一条合同档案可以根据需要进行借阅，但需经过档案管理部门的书面审批和登记。
借阅人应填写借阅申请表，并承诺合同档案的安全和完整。
第十二条合同档案的借阅时间一般不得超过15个工作日，超过时间需重新申请。
借阅人应妥善保管合同档案，禁止将合同档案带出公司。
第四章合同档案的销毁第十三条合同档案的销毁必须经过档案管理部门的审核和批准，并按照相关规定进行。
销毁应记录销毁时间、销毁方式和销毁人员等信息。
第十四条合同档案的销毁应按照一定的周期进行，一般可视合同的保管期限和需要进行归档的合同数量来确定。
合同归档期限管理制度
合同归档期限管理制度第一章总则第一条为规范合同归档期限管理，提高档案管理工作效率，保障合同的安全和完整性，按照国家有关档案管理法律法规及公司相关规定，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有合同的归档管理。
第三条合同归档期限管理，是指对公司内部所有合同的归档和保管工作进行有效监管，确保合同档案的完整性和可查性。
第四条公司档案室负责合同的归档工作，并应定期对合同进行归档期限的管理和审查。
第五条公司全体员工均应严格遵守本制度的规定，做好合同的归档管理工作。
第二章归档期限管理第六条合同归档期限的确定应遵照国家有关归档期限的规定，并进行合理合理设置。
第七条不同类型的合同应根据合同的性质和重要性，确定不同的归档期限。
对于重要合同，其归档期限不得少于10年；对于一般合同，其归档期限不得少于5年。
第八条三年一次的批量归档，公司档案室应对归档的合同进行审查，检查合同内容的完整性和合规性。
第九条合同归档期限应从合同签订之日开始计算，并在期限届满前完成合同的归档备案工作。
第十条对于特殊情况下的合同变更或解除，公司档案室应及时对合同进行归档备案，同时修改合同档案信息。
第三章归档管理程序第十一条公司档案室应制定合同归档管理流程，包括合同的登记、归档、备案和审查等程序。
第十二条合同归档管理程序应包括以下环节：（一）合同的登记：公司档案室应对签订的合同进行登记，包括合同的编号、名称、签订日期、归档期限等信息。
（二）合同的归档：公司档案室应按照规定的归档期限，将合同存入档案柜中，并进行标注。
（三）合同的备案：公司档案室应对合同进行备案，包括扫描归档电子档案并备份，确保归档信息的安全和完整。
（四）合同的审查：公司档案室应定期对归档的合同进行审查，检查合同内容的完整性和合规性。
第十三条公司档案室应建立合同归档管理台账，对合同的登记、归档、备案和审查等环节进行详细记录，确保合同归档管理工作的可追溯和可查性。
第四章档案安全保管第十四条公司档案室应保证合同档案的安全，定期对合同进行巡检，确保档案的完整性和安全性。
建筑公司合同归档管理制度
第一章总则第一条为加强建筑公司合同管理，确保合同资料完整、安全，提高合同归档工作的效率和质量，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、物资设备采购供应合同等合同资料的归档管理。
第二章归档范围第三条归档范围包括但不限于以下内容：1. 合同文本及附件；2. 合同签订、履行过程中产生的相关文件；3. 合同变更、解除、终止等相关文件；4. 合同纠纷处理的相关文件；5. 合同涉及的法律、法规、政策文件；6. 其他与合同相关的文件。
第三章归档要求第四条合同归档应遵循以下要求：1. 合同归档前，应由合同管理部门对合同资料进行审核，确保资料齐全、完整、准确；2. 合同资料应按照合同类别、项目名称、合同编号等进行分类、编号；3. 合同资料应使用规范的档案盒，标签清晰，便于查找；4. 合同资料应按照档案保管规范，进行防水、防潮、防尘、防虫、防火等保护措施；5. 合同资料电子版应与纸质版同步归档，确保电子版与纸质版内容一致。
第四章归档程序第五条合同归档程序如下：1. 合同签订后，合同管理部门应及时收集合同文本及相关文件；2. 合同管理部门对收集到的合同资料进行审核，确保资料齐全、完整、准确；3. 合同管理部门将审核后的合同资料分类、编号，并填写档案登记表；4. 合同管理部门将合同资料装盒，标签清晰，并存放在档案柜中；5. 合同管理部门将电子版合同资料存入公司档案管理系统。
第五章归档保管第六条合同资料归档后，由合同管理部门负责保管，具体要求如下：1. 合同管理部门应建立合同资料档案目录，方便查阅；2. 合同管理部门应定期对合同资料进行整理、归档；3. 合同管理部门应确保合同资料的安全、完整，防止丢失、损坏；4. 合同管理部门应建立合同资料借阅制度，严格控制借阅范围和次数。
第六章奖励与惩罚第七条对在合同归档工作中表现突出的个人或部门，公司给予表彰和奖励。
公司合同归口管理制度模板
一、总则第一条为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除和终止等环节，确保公司合法权益，防范合同风险，提高合同管理水平，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部及公司对外签订的所有合同，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、技术合同、服务合同等。
第三条公司合同管理实行归口管理制度，由合同管理部门负责统一归口管理，各部门、各分支机构配合执行。
二、合同管理部门职责第四条合同管理部门负责公司合同管理的组织、协调、监督和检查工作，具体职责如下：1. 制定和完善公司合同管理制度，报公司领导审批后组织实施；2. 负责公司合同标准化工作，制定合同范本，推广使用；3. 对公司内部合同签订、履行、变更、解除和终止等环节进行监督和检查，确保合同内容合法、合规；4. 对公司外部合同进行审查，确保合同条款公平、合理，维护公司合法权益；5. 组织合同纠纷的调解和仲裁工作；6. 建立合同台账，定期对合同履行情况进行统计分析；7. 对合同管理部门人员进行业务培训和考核。
三、合同签订与履行第五条合同签订1. 合同签订前，相关部门应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同条款公平、合理；2. 合同签订应由合同管理部门牵头，相关部门参与，共同协商确定合同条款；3. 合同签订应采用书面形式，并加盖公司公章或合同专用章。
第六条合同履行1. 合同签订后，相关部门应按照合同约定履行各自义务；2. 合同履行过程中，如遇特殊情况需变更合同条款，应经合同管理部门审查批准后，双方协商一致进行变更；3. 合同履行完毕，相关部门应及时办理合同解除或终止手续。
四、合同变更与解除第七条合同变更1. 合同变更应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则；2. 合同变更需经合同管理部门审查批准，双方协商一致；3. 合同变更应采用书面形式，并加盖公司公章或合同专用章。
第八条合同解除1. 合同解除应遵循法定条件和程序；2. 合同解除需经合同管理部门审查批准，双方协商一致；3. 合同解除应采用书面形式，并加盖公司公章或合同专用章。
纸质合同管理归档制度范本
纸质合同管理归档制度范本一、总则为了加强纸质合同的管理，确保合同的安全、完整和有效利用，提高合同管理的效率，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有纸质合同的管理，包括但不限于采购、销售、租赁、服务等经济活动所签订的合同。
三、管理职责3.1 合同管理部门负责纸质合同的签订、审核、审批、归档等工作。
3.2 档案管理部门负责纸质合同的保管、查询、借阅等工作。
四、合同签订4.1 合同签订前，应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同内容的合法性、合规性和合理性。
4.2 合同签订时，应由合同签订人、审核人和审批人共同参与，确保合同内容的准确性和完整性。
4.3 合同签订后，应进行合同的复印、扫描和归档工作。
五、合同归档5.1 各部门应指定专人负责合同的归档工作，确保合同的及时、准确归档。
5.2 归档的合同应按照合同类型、签订时间等分类进行整理，并编写归档目录。
5.3 归档的合同应放置在安全、干燥、通风的环境中，确保合同的完好无损。
六、合同借阅6.1 合同借阅应经过合同管理部门的批准，并填写借阅申请表。
6.2 借阅人在借阅期间应妥善保管合同，不得涂改、损坏或遗失。
6.3 借阅期满后，应及时将合同归还档案管理部门。
七、合同销毁7.1 合同销毁应经过合同管理部门的审核，并报公司领导批准。
7.2 销毁合同应按照相关法律法规的规定，采用适当的方式进行，确保合同内容不被泄露。
八、合同管理制度的监督与检查8.1 合同管理部门应定期对合同管理制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。
8.2 公司审计部门应对合同管理制度的执行情况进行定期审计，确保合同管理工作的规范运行。
九、违约责任9.1 违反本制度的规定，造成合同丢失、损坏、泄露等后果的，应承担相应的法律责任。
9.2 对违反本制度的行为，公司有权采取相应的纪律处分措施。
十、附则10.1 本制度自发布之日起实施。
纸质合同管理归档制度模板
纸质合同管理归档制度模板一、目的为确保公司各类合同的有效管理，防止合同遗失、损坏，便于查询和审计，特制定本制度。
本制度旨在规范合同的归档工作，提高合同管理的效率和质量。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门和员工签订的各类合同的管理工作。
三、职责与分工1. 合同归档管理部门：负责合同的收集、整理、归档和保管工作。
2. 合同签订部门：负责合同的签订、履行及合同相关资料的收集和提交。
3. 财务部门：负责合同的财务审核、报销及与合同相关的款项支付工作。
4. 审计部门：负责对合同归档管理情况进行定期审计，确保合同管理的合规性。
四、合同归档流程1. 合同签订：合同签订部门在签订合同时，应确保合同内容的合法性、合规性，合同签订后应及时提交给合同归档管理部门。
2. 合同资料收集：合同归档管理部门应收集与合同相关的所有资料，包括合同副本、审批文件、验收报告、发票、付款凭证等。
3. 合同整理：合同归档管理部门对收集到的合同资料进行整理，确保资料的完整性和准确性。
4. 合同归档：合同归档管理部门将整理好的合同资料按照一定的分类和编号规则进行归档，便于查询和保管。
5. 合同保管：合同归档管理部门负责合同资料的保管工作，确保合同资料的安全、保密和完整。
6. 合同查询：各部门如需查询合同，应向合同归档管理部门提出申请，由合同归档管理部门提供合同资料。
五、合同归档要求1. 合同资料应采用统一的文件夹、文件盒等容器进行存放，容器上应标明合同编号、名称、签订日期等信息。
2. 合同资料应按照合同的类型、签订部门、签订日期等因素进行分类，并编制详细的目录，便于查询。
3. 合同资料应按照编号规则进行编号，编号应包含合同类型、签订部门、签订日期等信息。
4. 合同资料的保管期限应根据合同的类型和法律法规的要求进行确定，保管期限到期后，应按照相关规定进行销毁。
5. 合同资料的借阅应进行登记，借阅人应签字确认，确保合同资料的安全和保密。
六、合同归档管理制度的监督与检查1. 审计部门应定期对合同归档管理工作进行审计，确保合同管理的合规性和有效性。
合同归档管理制度
合同归档管理制度一、目的和依据二、适用范围本制度适用于公司内所有与合同管理相关的部门和人员。
三、归档责任1.合同管理员负责制定和推行合同归档管理制度，并监督执行；2.各部门负责对归档合同的准备工作，包括合同的整理、整版打印、盖章等；3.合同归档负责人负责合同的具体归档工作，包括合同的分类、编号、整理、建档等；4.公司领导对合同的归档工作进行监督和检查。
四、合同归档程序1.合同的准备合同在签订之前，负责合同管理的部门要与相关部门有关人员进行沟通和协调，确保合同的准备工作完善，包括合同正本的准备、签约人的确认、附件的完整性等。
2.合同的盖章依据公司章程和授权程度，由有权限的人员对合同进行盖章，确保合同的合法性。
3.合同的分类和编号公司可以根据合同的不同种类和内容，根据一定的分类标准对合同进行分类，然后为每个合同分配一个唯一的编号。
4.合同的整理与建档将合同按照分类和编号的要求进行整理，确保合同的完整性和可检索性。
然后将合同存放在专门的档案室或电子档案系统中，建立合同档案。
5.合同信息的登记对每份合同的基本信息进行登记，包括合同编号、签订日期、合同金额、签约人等信息，并建立合同信息的数据库，方便合同的查询和管理。
6.合同的保管与维护合同档案应妥善保管，防止遗失和损坏，并定期进行保管条件的检查和维护。
7.合同的销毁合同的销毁应按照法律法规及公司的相关规定进行，确保合同不再有效的情况下，及时销毁。
五、其他规定1.合同的查询与借阅在符合公司规定的前提下，有需要的人员可以向合同归档负责人进行查询和借阅合同，但要确保合同的完整性和安全性。
2.合同的备份对于重要的合同，应采取合适的方式进行备份，以防止合同的遗失和损坏。
3.合同风险评估偶尔对归档的合同进行风险评估，及时发现合同存在的风险，采取相应措施进行风险防范。
六、责任追究对于不按规定进行合同归档工作、造成合同遗失、损坏等行为的，将依据公司相关规定进行纪律处分。
合同档案管理规定(范文)
合同档案管理规定第一章总则第一条为规范和加强公司合同档案管理，维护公司合法权益，根据有关法律法规及公司档案管理制度规定，结合公司实际，特制定本制度。
第二条本规定适用于公司及所属分支机构，公司下属子公司按照本规定执行。
第三条合同档案管理由公司合同管理部门集中统一管理原则。
第四条本制度所称的合同档案（下简称合同），是指公司在业务经营、管理中形成的涉及合同、协议的资料总和，其构成包括项目招投标文件、意向书、合同正本，合同附件以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，不包括劳动合同。
第二章合同管理职责第五条合同管理员由总裁指定，其存档合同管理工作直接对总裁负责。
其所属部门为合同管理部门，负责合同管理员日常合同管理的监督、指导，负责合同管理员不在岗时上报建议代管人员名单并经总裁批复。
第六条合同管理员职责（一）履行《公司档案管理制度》中档案管理员职责；（二）认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。
（三）对所有合同统一编号。
做好合同统计、归档、保管、分存工作；按期统计、汇总本公司合同签订、履行情况并向总裁汇报。
（四）建立合同催收机制，确保每一份合同都能按时、完整归档。
对于未按规定期限归档的合同应及时提醒经办部门并报送总裁。
第三章合同归档管理第七条合同原件必须按规定移交合同管理员，移交的合同必须注明合同编号并保证齐全、完整，符合其形成规律。
任何部门、个人不得擅自散存应归档的合同。
（一）在签订合同前，合同经办部门必须到合同归档管理员处领取合同编号；（二）在合同签约方已签章的情况下，印章管理人负责将已通过公司审批流程盖章生效的合同及该合同的签审单移交合同管理员归档，并与合同管理员办理合同移交手续。
（三）在合同签约方未签章情况下，已经我方签章，仍由印章管理人负责将已经审批通过的合同及签审单移交合同管理员，由合同管理员负责跟踪主办部门经办人催办，直至合同完整归档。
公司合同归档调阅管理制度
第一条为规范公司合同归档调阅工作，确保合同资料的完整、安全、有效利用，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同资料的归档、保管、调阅及销毁工作。
第三条公司合同归档调阅工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同资料的完整性，不得遗漏任何重要信息。
2. 安全性原则：采取必要措施，确保合同资料的安全，防止丢失、损毁或泄露。
3. 有效性原则：确保合同资料能够在需要时迅速、准确地调阅。
4. 经济性原则：在保证安全和有效的前提下，尽量降低管理成本。
第二章归档第四条合同归档范围1. 公司与外部法人、自然人、其他经济组织签订的各类合同、协议、章程等；2. 公司内部各业务部门与外部签订的各类合同、协议、章程等；3. 公司内部各部门之间签订的各类合同、协议、章程等。
第五条合同归档要求1. 合同归档前，应确保合同内容完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同归档时，应按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类、编号；3. 合同归档资料应包括合同正本、附件、合同签订审批表、合同履行情况等相关文件。
第六条合同归档流程1. 合同签订后，签订部门应及时将合同及相关资料报送合同管理部门；2. 合同管理部门对合同资料进行审核，确保符合归档要求；3. 合同管理部门将审核通过的合同资料归档，并建立合同档案。
第七条合同调阅对象1. 公司内部各部门、子公司、分支机构；2. 公司外部合作伙伴、政府部门等。
第八条合同调阅程序1. 调阅人填写《合同调阅申请表》，明确调阅目的、合同名称、编号等信息；2. 合同管理部门对申请进行审核，确认调阅资格及合同资料是否齐全；3. 合同管理部门将审核通过的合同资料提供给调阅人；4. 调阅人应妥善保管调阅的合同资料，不得擅自复制、泄露；5. 调阅结束后，调阅人应及时将合同资料归还合同管理部门。
第九条合同调阅期限1. 一般合同资料调阅期限为30个工作日；2. 特殊情况需延长调阅期限的，调阅人应提前向合同管理部门提出申请。
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合同归档管理制度篇一：1.目的为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。
2.适用范围适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。
3.职责人力资源部是本制度制定的责任部门；总裁办是本制度执行的监督部门；各部门是本制度执行的责任部门。
4.分类管理（详见下表）5.归档管理各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经集团领导审批签订并履行完后，合同签订部门进行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门进行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）；原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理；电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。
6.借阅管理合同查询先从部门内部进行查询，如无法查询，再到原件保管部门进行查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）；1如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：《合同借阅申请单》）。
7.交接管理各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理时，人力资源部需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定，于20XX年04月21日生效。
附件：《合同借阅申请单》2合同借阅申请单注：1.此申请单由合同借出部门存档；2.合同借阅归还后此单交还借阅人；3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。
合同借阅申请单注：1.此申请单由合同借出部门存档；2.合同借阅归还后此单交还借阅人；3.如到期还未归还的，出借部门需与借阅人再次确认归还日期。
3篇二：合同档案管理制度合同档案管理制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。
二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。
四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。
六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。
七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。
八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。
九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。
十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。
经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。
各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
销售合同号14位，其余均为12位。
文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。
基本模式：ST - 20XX － XS － 0001 － HT公司号年度号分类号顺序号部门代码1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2．分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。
3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ……，表示公司当年某一类合同的序号。
4．部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。
合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。
档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。
七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。
第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。
三、档案销毁1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。
3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。
第六章档案借阅一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。
若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。
档案材料的复印手续同借阅。
三、借出档案借用期限为一周。
借阅人应到期归还。
确因工作需要继续借用的。
必须再次办理借阅手续（续借）。
对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
第七章责罚制度一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。
第八章附则一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。
该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。
公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。
三、附件附件1 《档案移交单》附件2 《档案借阅单》附件3 《档案销毁清单》附件4 《合同登记本》附件1：附件2：附件3：篇三：合同档案管理制度合同档案管理制度为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本合同档案管理制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料等。
二、合同档案管理原则1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、办公室应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。
三、合同档案管理的移交1、公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交办公室存档。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、办公室应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各部门员工可在主管领导同意的情况下，到办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门主管领导、总经理签字同意后，方可在办公室办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。