QP42记录管理程序

1.目的

为产品满足规定要求和质量管理体系运行的有效性提供客观证据。也为产品的可追溯性及纠正预防措施提供信息。

2.范围

适用于产品实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。

3.职责

3.1 品质部负责记录的归口管理，并负责产品实现过程、监视和测量、计量、审核和评审，以及纠正和预防措施等记录的管理。

3.2 各部门负责本单位记录的管理。

3.3 记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。

4.工作程序

4.1 公司的记录按如下图示进行控制：

图1 记录控制流程图

4.2 记录的范围

凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品质量有关的数据等均属“记录”范围。包括：

4.2.1 与质量管理体系有关的记录：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正和

制订审核核准生效日期

预防措施记录

4.3 记录的编号和标识

4.3.1 记录的编号

□□ –QR– □□□ – □

4.3.2 记录以其编号作为标识

4.4 记录的填写要求

4.4.1 记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，重要记录需经校对、审核、批准。

4.4.2 记录不得随意更改。确需更改时，采取划改，并在更改处签名。

4.4.3 记录以书面和表格形式为主，也可采用电子媒体作为载体。

4.5 记录空白表的管理

4.5.1 各种记录空白表由主管部门设计、发放，文控中心备案、编号，保证各有关工作场所都能受到相应的空白表格。

4.5.2 各部门负责制定本部门的“质量记录管理一览表”，内容包括：记录名称、代码（包括版本）、编制部门、编制日期、保存期限等。

4.5.3 文控中心收集各部门提交的“质量记录管理一览表”和空白记录表格格式，汇总成册和管理。

4.6 记录的保管和贮存要求

4.6.1 各部门应设专职或兼职人员负责本部门各类记录的汇总、编目，应保持记录的顺序号或日期便于查询。在封面或侧面注明部门、记录名称和日期。便于存取和检索。

4.6.2 记录要放在专用档案柜里，储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀、鼠害等。计算机软件里的记录贮存要防潮、防变形、防划伤，应有备份。

4.7 记录的保存期限

按产品实际使用的有效期确定保存期限，并记于“质量记录管理一览表”中。对于保存期超过一年的记录，可集中保存于文控中心，但需标识清楚所属的部门、记录的名称和年份。

4.8 记录的借阅

4.8.1 需借阅记录时，应做好登记手续并规定归还日期。必要时（借阅重要记录时）需经部

制订审核核准生效日期

门主管批准后方可借阅。对于过期未还的，资料员应及时追回。

4.8.2 借阅的质量记录不得更改、遗失，损坏和拆页。

4.8.3 合同要求时，在商定期内，质量记录可给顾客（或其代表）、供方查阅。

4.9 记录的处理

4.9.1 过期的已经没有必要保存的记录，由资料员填写“文件、资料处理审批单”，由部门负责人审查、主管领导批准后，两人共同销毁，并作好记录。

4.9.2 “文件、资料处理审批单”，各部门应长期保存。

4.9.3 需做永久保存的记录，应由部门负责人批准并在记录上加盖永久保存的印章。

5.相关文件

《文件控制程序》

6.记录

《质量记录管理一览表》

《质量体系文件一览表》

《文件、资料借阅登记表》

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