记录和记录管理程序

记录和记录管理程序

1 目的

为规范HSE记录的标识、收集、归档、保存、查阅和处理，以及为证实HSEMS 运行活动符合标准的要求，特制定本程序。

2 适用范围

本程序适用于公司HSEMS运行过程中形成的各种HSE记录的编制、发放、标识、流转、贮存、检索、保护及销毁等各环节的管理。

3 职责

3.1 安全环保部负责HSE记录的登记、标识、查阅、贮存及处理。

3.2人事行政部负责公司培训记录的归档、保存。

3.3 各部门负责本部门HSE记录的管理，并指定专人进行安全记录的收集、整理、登记、标识、保管和归档。

4 工作程序

4.1 HSE记录主要包括：检查、监测、培训、审核、信息交流、事故处理、应急等与HSEMS运行要求相关的记录，以及管理评审、内部审核等过程中所要求的记录。4.2 HSE记录格式与形式

4.2.1 除HSEMS文本中已有的记录外，各部门认为需要建立的HSE记录其格式由本单位自行设计。

4.2.2 HSE记录可以采用: 文字、图表、卡片、录音带、录像带、磁盘、光盘、

胶片、照片等媒体形式。

4.2.3 记录格式借用或换版，以清单形式列举新老记录格式的对应关系。

4.3 HSE记录的标识及填写要求及更改

4.3.1 HSE记录应有明确标识。内容包括：编号、记录名称、记录单位、责任人、保管地点、保管期限、记录日期等。

4.3.2 HSE记录的填写应数据真实、准确、字迹清晰,不允许有空格，空格处须打封闭线。

4.3.3 为保证HSE记录的客观可追溯性，记录填写后一般不允许更改，确属笔误需修改时，应由填表人划双线修改，严禁使用涂改液。

4.3.4 记录中如超过三处涂改，须重新填写。

4.3.5 记录填写严禁使用铅笔。

4.3.6 记录格式有更改的需求是，应填写《记录表格更改申请表》，审批后更换。

4.4 OHS记录的收集、归档和查阅

4.4.1 各部门应指定人员对HSE记录进行收集整理，并妥善保存。

4.4.2 安全环保部按照HSEMS文件编号管理的相关规定，对各种记录合理编号。

4.4.3 HSE记录管理人员要根据HSE记录的要求，按形成的时间和顺序号装订成册，归档保存。

4.4.4 HSE记录的放置应便于查阅。

4.5 HSE记录的保存

4.5.1 安全环保部负责公司级别各项HSE记录的归口管理，并按HSE记录分类

保存。

4.5.2 各部门的责任人应对本部门相关的HSE记录进行分类保存，防止损坏和丢失。4.5.3 所有HSE记录均需存放在专用的文件夹及文件框内，不得散落；

4.5.4 记录贮存中不得有缺页、破损情况；

4.6 记录销毁与作废

4.6.1 HSE记录保存除部分文件单独规定外，保存时间一般不应少于3年。对超过保存期限的HSEMS记录，由安全环保部负责填写《文件销毁登记本》着手销毁。该《文件销毁登记本》要作为长期保存文件存档、备查。

4.6.2 因法律、法规或公司发展确需保留的HSEMS记录，安全环保部填写《文件销毁登记本》，并经部门经理审批后，方可进行保存。

5 相关文件无

6 相关记录

6.1记录一览表

6.2记录表格更改申请表