试析网上报销系统在企业财务管理过程中的作用

试析网上报销系统在企业财务管理过程中的作用摘要：企业发展变革在使内部财务支出增加的同时，报销业务工作量也随之上涨。

结合信息时代，通过应用网上报销系统，能够有效促进财务信息变革。

本文以某企业为例，结合当前传统报销工作存在的不足，具体对网上报销系统功能优势进行分析，并判断其在财务管理中的作用以及实际应用，以供参考。

关键词：网上报销系统；财务管理；企业管理引言：充足的资金支撑能够促进现代化企业良性运营，有效保障企业健康发展。

因此，以企业可持续发展作为重点，应将资金周转灵活性作为重中之重，而报销作为财务活动在其中扮演着关键性角色。

传统报销工作往往伴随周期较长的风险，需要审批项目也相对较多，整体工作效率存在明显不足。

而通过引进先进网上报销系统，能够进一步保障财务管理科学性，有利于规避财务管理常见风险，确保财务管理灵活性、安全性。

1.案例分析信息技术发展为企业内部结构优化创造了良好的条件，信息管理系统的引进能够有效促进整个企业办公改革现代化发展。

某企业专注于自身应用传统报销模式产生的弊端，在2017年就已经实现了对内部财务软件系统的更新升级，并进一步就现有会计核算、财务报表编制进行规范，建立了完整的数据库。

同年6月开始正式启动资金结算模块，借助专业系统软件，能够有效提升内部资金利用率。

自2019年起，该企业开始着手于以网络平台作为依托的网上报销系统开发工作，并进一步对整个报销流程进行优化，该系统在2020年正式开始运行。

在应用网上报销系统后，该企业内部成本得到有效控制，内部信息共享效率更高，整体工作效率提升显著。

下文具体对网上报销系统应用后的作用进行分析。

2.传统采取报销模式弊端2.1财务审批有效性不足传统报销模式涉及报销单据，在会计审核过程中将会提交到相应的负责人手中，而一旦负责人处于出差、休假状态，将会导致报销单据积压，严重影响报销效率。

同时，在申请人提交报销单后，由于申请人未对报销单据进行跟踪，只能以人为方式经电话查询，一旦出现付款延迟情况，申请人将会因为缺乏客观证据，导致无法进行跟踪问责，对整个报销工作的开展不利。

2.2报销风险较高传统报销模式在最终审批结束后，将由公司出纳负责对资金进行支付，而因为付款金额存在一定的权限，需要经由相应的负责人进行审批，才能够正式开展资金支付。

在这一过程中，单据批准、资金支付属于两个独立环节，在无法互通的情况下，将会导致整个报销时间过长，严重影响报销效率。

另外，因为资金支付属于独立环节，审核人员往往不了解单据实际情况，将具有较高的资金错付风险。

2.3报销单据之间联系薄弱结合传统报销模式，在提交报销单后，由于报账人员与单据处于割裂状态，报账人员无法及时跟踪报销信息，更无法对既往存在的报销信息进行质疑，这将会导致保障人员难以在第一时间获取预付款情况，这不仅会导致人力资源浪费，还会严重影响日常工作。

2.4预算控制难度增加结合实际工作，业务部门多将预算控制归属权划定为财务部门。

因此，业务部门在实际工作中，将不会保留预算账目，一旦需求对预算进度进行跟踪，业务部门人员多需要在得到财务部门允许的前提下，借助会计系统，对预算进行查询。

而财务部门需要以本月会计处理作为前提，才能够检查预算进度。

因此，业务部门在预算进度跟踪方面往往不具备及时性，这将会严重影响后续各项决策工作的开展。

3.网上报销系统作用3.1功能优势网上报销系统具有信息搜集功能，也是信息传递的一个平台。

借助计算机程序，能够对整个报销工作进行模式化处理，并进一步完善报销流程，确保报销工作效率。

借助网上报销系统，对所有费用支出费用进行收集，有利于促进数据规范，实现数据共享集成，进一步优化企业内部控制水平。

3.1.1业务规范借助网上报销系统，能够对单据内容、格式采取固定的模式，有利于确保单据统一化，可有效保障单据容错率，降低单据填写错误风险，便于后续工作的开展。

同时，系统还能够对各项标准进行统一规范，当报销单据中涵盖超标准金额时，系统将会自动进行提示，以免对超标费用进行报销，进一步增加报销风险。

系统可统一对旅差补贴标准进行管理规范，避免受到标准不一影响，导致出现分歧。

应用网上报销系统，能够有效提升业务信息内容的完整性，有利于在最大程度上避免人为出错，整体信息收发具有较高的及时性、便捷性，能够在保障信息保密性的同时。

降低实物传递风险。

3.1.2管控严格网上报销系统在实际运行中具有较高的实时性，能够不受时间影响对预算进行监控，在提升财务管理水平方面具有重要作用。

网上报销系统能够对整个预测流程展开精确性控制，并实时查阅各项预算执行情况，明确各类费用明细，可将每一笔费用项目追查到部门、人员以及具体凭证，确保能够以预算执行情况出发，第一时间对各项工作进行调整，提升各项报销工作执行的准确性。

同时，网上报销系统具有良好的现金流掌握能力，能够确保为企业内部运行提供充足资金，与财务精细化管理需求相符合。

3.1.3工序简化应用网上报销系统，能够有效解决工作人员传统人为工作耗时较长的问题，有利于简化工作流程，提高工作人员工作时间的灵活性，确保整个财务工作得以集中开展。

该系统可借助互联网管理整个报销流程，而在这一过程中，员工能够对该部分时间进行合理安排，并根据系统填报单据，对报销单处理进度进行掌握，有利于优化报销流程的透明化水平。

同时，经网上报销系统，审批人员能够随时随地对报销单进行审批，有利于提升工作的灵活性。

在审批结束后，财务部门可集中根据审批结果进行支付，有利于在最大程度上缩短报销处理时间，降低报销错误风险。

同时，网上报销系统能够有效缩短工作人员报销单填制时间。

在填制过程中，工作人员可借助该系统获取各项基本信息，无需重复进行录入，能够有效节省工作人员工作时间，提升工作效率。

另外，在系统运行过程中，报销单内所有金额均处于自动累加状态，可进一步降低出错风险。

网上报销系统各项工作的开展均处于自动化状态，能够有效降低人力资源投入，进一步减少人为干预，并且支持批量多级复核，整个报销单填制、审批具有较高的高效性，支付工作也更加便利。

3.2作用借助网上报销系统，配套使用相应的现代信息技术、设备，由报账人在网上进行报销单提交，并对整个报销进度进行查询，获取相应的管理报表，能够有效提升整体报销进程开展速度，有利于在最大程度上降低成本费用，保障工作人员工作效率，进一步确保各项单据以及相关数据的安全性，能够使整个报销流程得到规范化管理，确保资金支付更加安全。

3.2.1提高报销效率传统报销模式受时间、空间限制较为严重，在实际工作过程中，企业往往需要耗费大量成本，不仅包括资金成本，也包括时间成本。

而在应用网上报销系统后，借助电脑手机端口，报账人员能够摆脱时间与空间的限制，确保能够在第一时间提交报销单，而审批人员也能够结合自身工作情况，做好时间安排，根据实际需求，完成相应的审核工作。

经网络介质，对报销单据进行传递处理，能够有效审批流程，确保审批流程的高效性，有利于优化企业整体工作效率，进而降低运营成本。

网上报销系统可联合资金结算模块共同使用，经协同效应，能够改变以往存在的报销单据填制、审批相分离的情况，可确保各项单据填制、审批同时开展，有效节省报账流程所需时间，在优化财务报销效率方面优势显著，并且能够进一步降低资金错付风险[1]。

3.2.2缓解财务部门工作压力经网上报销系统，企业可提前设定相应的项目分类，合理划定出与后续操作相关必填内容。

通过对报销单据进行规范化管理，并借助系统，实现逐级传递，能够有效降低单据出错率，进一步保障原始凭证填写的准确性、完整性，能够便于后续财务处理手续的开展，使整个财务处理流程有条不紊地进行，有利于在整体上提升工作人员工作效率。

在接收报销单后，工作人员可通过扫描二维码，经检索，获取相应的电子附件，并对电子附件进行核对，有效保障报销效率，提升报销准确性，减轻工作人员工作压力。

3.2.3促进财务信息共享财务报销系统涵盖各类报销信息内容。

无论是报账人员还是审批人员，结合实际报销工作，均可以随时对各类信息进行查看，并跟踪审批状态，确保审批的真实性、有效性。

在结束报销后，如果工作人员存在单据存疑现象，可借助检索功能，快速定位该单据，并查阅相关信息，一旦发现问题，可第一时间提出质疑。

因此，借助网上报销系统，在促进财务信息共享方面能够起到积极性的意义，有利于使整个报销流程更具透明化，确保各项审批工作处理的精准性，有效提升报销效果。

3.2.4强化预算管控财务人员可借助预算管理模块，制定相应的预算计划。

在这一过程中，系统可提供不同阶段数据，便于财务人员预算金额的设定，有利于提高预算准确性。

同时，系统还能够对整个预算及执行情况进行监控。

在提交报销单后，系统应及时对相应的预算计划进行匹配，并判定报销单合理性。

如果报销申请超出预算，系统应提示相关负责人员对该预算超出情况进行处理，还可以另外启动预算外报销流程，在完成各项处理工作后，最终向系统进行提交。

借助这一工作模式，能够有效提升预算控制的准确性，在最大程度上避免超额审批情况。

另外，系统能够在实时对整个预算进度进行披露，确保管理人员能够第一时间查看企业预算执行情况，并以此作为依据，提出相应的决策。

在年度预算结束后，可以该预算结果作为依据，作为下一年度预算计划制定的参考，形成良性循环，进而在整体上推动企业预算规划水平[2]。

3.3实际应用3.3.1明确财务管理思路为有效确保网上报销系统应用价值得到最大化发挥，工作人员应以现有财务管理工作现状出发，进一步健全财务管理制度，与网上报销系统形成优势互补，提升整个报销工作的严谨性，有效降低财务风险。

具体而言，企业应围绕网上报销系统，加强内部布局，在明确系统功能定位的基础上，促进其与其他系统之间的协调，强化数据支持，有效优化数据共享，以免产生信息孤岛。

同时，企业应以当前财务需求出发，结合系统功能要求，对网上报销系统各项功能进行集成整合，确保内部各功能模块能够与其他软件形成有效衔接。

具体而言，要求网上报销系统应进一步结合智能支付系统，有效提升支付工作的便捷度，并进一步实现自动制证。

结合整体布局而言，工作人员应重点突出系统的前瞻性，确保系统能够始终在财务管理工作中发挥良好的应用价值。

具体而言，企业应在合理应用网上报销系统的基础上，进一步加强其与业务系统之间的联系。

在系统开发过程中，企业将网上报销系统与内部业务系统、人力资源系统进行对接，加强该系统与资产、合同管理系统之间的联合，能够有效促进内部信息流通，强化各项财务信息资源，进而保障工作人员能够获取到充足的数据作为支撑，完成各项报销工作。

同时，加强与其他系统之间的联合，也能够进一步提升网上报销系统内容的完整性，有利于强化企业内部控制，促进企业业财一体化，有效降低在报销过程中存在的审核重复现象，有利于提升审核效率，优化企业整体管理水平[3]。