试析网上报销系统在企业财务管理过程中的作用

试析网上报销系统在企业财务管理过程

中的作用

摘要：企业发展变革在使内部财务支出增加的同时，报销业务工作量也随之

上涨。结合信息时代，通过应用网上报销系统，能够有效促进财务信息变革。本

文以某企业为例，结合当前传统报销工作存在的不足，具体对网上报销系统功能

优势进行分析，并判断其在财务管理中的作用以及实际应用，以供参考。

关键词：网上报销系统；财务管理；企业管理

引言：充足的资金支撑能够促进现代化企业良性运营，有效保障企业健康发展。因此，以企业可持续发展作为重点，应将资金周转灵活性作为重中之重，而

报销作为财务活动在其中扮演着关键性角色。传统报销工作往往伴随周期较长的

风险，需要审批项目也相对较多，整体工作效率存在明显不足。而通过引进先进

网上报销系统，能够进一步保障财务管理科学性，有利于规避财务管理常见风险，确保财务管理灵活性、安全性。

1.案例分析

信息技术发展为企业内部结构优化创造了良好的条件，信息管理系统的引进

能够有效促进整个企业办公改革现代化发展。某企业专注于自身应用传统报销模

式产生的弊端，在2017年就已经实现了对内部财务软件系统的更新升级，并进

一步就现有会计核算、财务报表编制进行规范，建立了完整的数据库。同年6月

开始正式启动资金结算模块，借助专业系统软件，能够有效提升内部资金利用率。自2019年起，该企业开始着手于以网络平台作为依托的网上报销系统开发工作，并进一步对整个报销流程进行优化，该系统在2020年正式开始运行。在应用网

上报销系统后，该企业内部成本得到有效控制，内部信息共享效率更高，整体工

作效率提升显著。下文具体对网上报销系统应用后的作用进行分析。

2.传统采取报销模式弊端

2.1财务审批有效性不足

传统报销模式涉及报销单据，在会计审核过程中将会提交到相应的负责人手中，而一旦负责人处于出差、休假状态，将会导致报销单据积压，严重影响报销

效率。同时，在申请人提交报销单后，由于申请人未对报销单据进行跟踪，只能

以人为方式经电话查询，一旦出现付款延迟情况，申请人将会因为缺乏客观证据，导致无法进行跟踪问责，对整个报销工作的开展不利。

2.2报销风险较高

传统报销模式在最终审批结束后，将由公司出纳负责对资金进行支付，而因

为付款金额存在一定的权限，需要经由相应的负责人进行审批，才能够正式开展

资金支付。在这一过程中，单据批准、资金支付属于两个独立环节，在无法互通

的情况下，将会导致整个报销时间过长，严重影响报销效率。另外，因为资金支

付属于独立环节，审核人员往往不了解单据实际情况，将具有较高的资金错付风险。

2.3报销单据之间联系薄弱

结合传统报销模式，在提交报销单后，由于报账人员与单据处于割裂状态，

报账人员无法及时跟踪报销信息，更无法对既往存在的报销信息进行质疑，这将

会导致保障人员难以在第一时间获取预付款情况，这不仅会导致人力资源浪费，

还会严重影响日常工作。

2.4预算控制难度增加

结合实际工作，业务部门多将预算控制归属权划定为财务部门。因此，业务

部门在实际工作中，将不会保留预算账目，一旦需求对预算进度进行跟踪，业务

部门人员多需要在得到财务部门允许的前提下，借助会计系统，对预算进行查询。而财务部门需要以本月会计处理作为前提，才能够检查预算进度。因此，业务部

门在预算进度跟踪方面往往不具备及时性，这将会严重影响后续各项决策工作的

开展。

3.网上报销系统作用

3.1功能优势

网上报销系统具有信息搜集功能，也是信息传递的一个平台。借助计算机程序，能够对整个报销工作进行模式化处理，并进一步完善报销流程，确保报销工

作效率。借助网上报销系统，对所有费用支出费用进行收集，有利于促进数据规范，实现数据共享集成，进一步优化企业内部控制水平。

3.1.1业务规范

借助网上报销系统，能够对单据内容、格式采取固定的模式，有利于确保单

据统一化，可有效保障单据容错率，降低单据填写错误风险，便于后续工作的开展。同时，系统还能够对各项标准进行统一规范，当报销单据中涵盖超标准金额时，系统将会自动进行提示，以免对超标费用进行报销，进一步增加报销风险。

系统可统一对旅差补贴标准进行管理规范，避免受到标准不一影响，导致出现分歧。应用网上报销系统，能够有效提升业务信息内容的完整性，有利于在最大程

度上避免人为出错，整体信息收发具有较高的及时性、便捷性，能够在保障信息

保密性的同时。降低实物传递风险。

3.1.2管控严格

网上报销系统在实际运行中具有较高的实时性，能够不受时间影响对预算进

行监控，在提升财务管理水平方面具有重要作用。网上报销系统能够对整个预测

流程展开精确性控制，并实时查阅各项预算执行情况，明确各类费用明细，可将

每一笔费用项目追查到部门、人员以及具体凭证，确保能够以预算执行情况出发，第一时间对各项工作进行调整，提升各项报销工作执行的准确性。同时，网上报

销系统具有良好的现金流掌握能力，能够确保为企业内部运行提供充足资金，与

财务精细化管理需求相符合。

3.1.3工序简化

应用网上报销系统，能够有效解决工作人员传统人为工作耗时较长的问题，

有利于简化工作流程，提高工作人员工作时间的灵活性，确保整个财务工作得以

集中开展。该系统可借助互联网管理整个报销流程，而在这一过程中，员工能够

对该部分时间进行合理安排，并根据系统填报单据，对报销单处理进度进行掌握，有利于优化报销流程的透明化水平。同时，经网上报销系统，审批人员能够随时

随地对报销单进行审批，有利于提升工作的灵活性。在审批结束后，财务部门可

集中根据审批结果进行支付，有利于在最大程度上缩短报销处理时间，降低报销

错误风险。同时，网上报销系统能够有效缩短工作人员报销单填制时间。在填制

过程中，工作人员可借助该系统获取各项基本信息，无需重复进行录入，能够有

效节省工作人员工作时间，提升工作效率。另外，在系统运行过程中，报销单内

所有金额均处于自动累加状态，可进一步降低出错风险。网上报销系统各项工作

的开展均处于自动化状态，能够有效降低人力资源投入，进一步减少人为干预，

并且支持批量多级复核，整个报销单填制、审批具有较高的高效性，支付工作也

更加便利。

3.2作用

借助网上报销系统，配套使用相应的现代信息技术、设备，由报账人在网上

进行报销单提交，并对整个报销进度进行查询，获取相应的管理报表，能够有效

提升整体报销进程开展速度，有利于在最大程度上降低成本费用，保障工作人员

工作效率，进一步确保各项单据以及相关数据的安全性，能够使整个报销流程得

到规范化管理，确保资金支付更加安全。

3.2.1提高报销效率

传统报销模式受时间、空间限制较为严重，在实际工作过程中，企业往往需

要耗费大量成本，不仅包括资金成本，也包括时间成本。而在应用网上报销系统后，借助电脑手机端口，报账人员能够摆脱时间与空间的限制，确保能够在第一

时间提交报销单，而审批人员也能够结合自身工作情况，做好时间安排，根据实

际需求，完成相应的审核工作。经网络介质，对报销单据进行传递处理，能够有

效审批流程，确保审批流程的高效性，有利于优化企业整体工作效率，进而降低

运营成本。网上报销系统可联合资金结算模块共同使用，经协同效应，能够改变

以往存在的报销单据填制、审批相分离的情况，可确保各项单据填制、审批同时

开展，有效节省报账流程所需时间，在优化财务报销效率方面优势显著，并且能

够进一步降低资金错付风险[1]。