6写字楼业户退场作业指导书

华润置地（合肥）商业管理中心写字楼业户退场作业指导书

编制日期

审核日期

批准日期

修订记录：

日期修订状态修订内容修订人审核人批准人

分发部门列表：

部门名称份数部门名称份数

品质管理部 1

财务部 1

华润大厦A座物业服务中心 1

华润大厦B座物业服务中心 1

五彩国际物业服务中心 1

业户退场作业指导书

1 目的

为规范写字楼业户退场流程，合理保护公司利益，确保业户顺利搬出写字楼并办理退场手续，特制定本作业指导书。

2 适用范围

适用于写字楼业户因租期届满、提前退租、扩租及房屋转卖等原因搬离原办公区域时的退场工作指导。

3 术语

业主退场：写字楼业主将原购买的房屋转卖给第三人，业主于约定日期内搬离原办公区域。

租户退场：业主或开发商营销部与租户签署的《房屋租赁合同》到期，业户于约定日期内搬离原办公区域。

4 职责

4.1 写字楼客服中心客服组

负责与业主、租户、开发商营销部进行协调取得《写字楼用户退场通知单》，根据《写字楼用户退场通知单》内容，及时通知财务部门确认各项费用是否缴清，以及做好租户搬家手续办理。

4.3 写字楼客服中心工程组

负责接场工作中验收退场单元内各项设施、设备，必要时对复原工程、整改项目等进行报价和施工。

4.4 写字楼客服中心财务组

负责收取复原施工押金、垃圾清运费等账务结算。

5 作业流程

5.1 工作要求

5.1.1根据“租户退租通知书”内容，及时通知财务部门确认各项费用是否缴清，以及做好租户搬家手续办理；

5.1.2参与租户撤场协调会，协助安排搬家时间、路线及公共区域保护等事宜；

5.1.3租区复原施工完成后，与租户共同对租区进行验收，并对验收结果签字确认；

5.1.4与租户办理完收楼手续后，并对该租区进行消杀、清洁处理； 5.1.5租户撤场后，及时更新租户信息。 5.2退场工作程序

写字楼业户退场工作程序

租户退场搬家

退场租区复原施工

退场租区验收

退场租户结算

质量记录

工作要点

责任部门

工作流程图

1、租户提前退租，需与业户或写字楼营销部协商，签署《写字楼业户退场通知单》。

2、以合同到期或退租协议最后一天为准，提前15个工作日向客服部发出《写字楼业户退场通知单》。

1、写字楼服务中心收到《写字楼业户退场通知单》，根据“租户退租通知书”内容，及时通知财务部门确认各项费用是否缴清,主动与业户联系了解业户的搬离安排，参与租户撤场协调会，协助安排搬家时间、路线及公共区域保护等事宜。

2、租户将搬家时间、搬运物品等提前通知写字楼服务中心，《物品放行条》批复后给安全部作为物品放行凭证。

3、搬家前，租户委托的搬家公司人员需携带身份证办理登记；同时对搬家路线上的包括但不限于通道门、地面、货梯门框等位置进行保护，验收合格后，搬家公司方可搬运物品。如果搬家过程中造成写字楼设施设备损坏，确认有关情况后，租户应负责赔偿。

4、搬家公司运出租户物品时需向安全员出示客服中心批复的《物品放行条》，核对后方可放行。

5、租户搬迁完成后，写字楼客服中心通知工程组 停止该租区空调、水、电的供应。

租户退场复原完成并验收合格后，客服中心向工程组、安全组、财务部拟发备忘录和《华润大厦业户退场确认会签表》，各部门根据租户情况确认，填写后返回大厦客服中心。

1、写字楼客服中心根据各部门《写字楼业户退场确认会签表》意见以及未结算费用，向租户拟写费用通知单，协调遗留事项。

2、协调完成后，写字楼客服中心通知财务办理结算手续。

写字楼营

销部

《写字楼业户退场通知

单》

《写字楼业户退场验收记

录表》

1、按照写字楼营销部《写字楼业户退场通知单》

装修复原分为二种情况：①由租户完成装修复原工程；②无需进行装修复原。

2、如由租户负责装修复原，客服中心则协助租户按装修管理规定办理复原施工手续。装修复原施工中，工程组负责复原施工现场的管理，写字楼安全组负责现场安全监管。

1、租户复原施工完成后或不需租户复原的租区，客服中心联系租户约定验收时间与工程组按对验收结果进行签字确认，签署《业户退场验收记录表》。

2、租区内如有验收不合格项，租户须就不合格项进行整改，直至验收合格为止。

3、与租户办理完场地验收手续后，写字楼环境组对该租区进行全面消杀、清洁处理。

3、客服中心做好退场租户存档工作，档案保管期限为退租后3年。

4、租户撤场后，及时更新租户信息，取消大堂电子水牌的相关信息

N

客服中心

工程组客服中心

客服中心

客服中心

财务

Y

N

安全组

租区复原装修

退场确认

场地验收是否合格

租户自行复原

协助搬离

财务部结算

租区是否复原

整理存档

退场通知

停止水电、空调的供应

《写字楼业户退场确认会签表》

《物品放行

条》

6

6 相关文件

6.1《二次装修管理作业指导书》

7 相关记录

7.1《租户退场通知单》 7.2《租户退场验收记录表》 7.3《租户退场确认会签表》