机关单位档案业务培训PPT课件

保管一年后次年3 月底前
科技档案
基建类：建房、水利工程、镇村道路建设等； 设备、仪器的说明书等
声像——照片、视频、录音 声像实物档案
实物——奖状、证书、纪念品、印章、光盘、硬盘等
竣工验收后3月内
随收 声像、活动结束
后3个月内 随收
业务档案 根据各个单位的职能情况，进行分类（规划、许可、执法等）按业务档案规定
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哪些要归？
机关文件材料归档范围包括四个方面： 一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具 有凭证价值的文件材料； 三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级 机关报送的重要文件材料； 四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
三是认为文书档案重要，其它档案不重要。实际上，文书档案固然重要，而单 位工作中产生的应归档的专门业务、会计、基建、设备、声像、电子实物等档 案同样重要，必须按国家的有关规定整理，并按时移交档案室综合管理；
四是认为正稿应归档，底稿可不归。事实上，底稿更重要，因为发文底稿有撰 写者的笔记，也有领导者的签字，是文件产生效力的原始记录。所以，各单位 在收集文件时，底稿一定要附在正稿后面，合并归档；
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文书档案类（本单位形成）
定义：文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活 动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。 （1）本单位形成的文件材料归档范围有三类：
一是会议文件材料。 二是正式文件。 三是较重要的材料。
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本单位形成的文件材料归档范围
一是会议文件材料。指本单位党、政、工、团召开的代表会（大会 与会议）、工作会，党组（党委）、行政领导办公会、工作会，专 业会议及外出参加针对本单位主管业务的会议文件材料； 二是正式文件。指本单位制发的（包括转发、合发、本单位上级的 批复、下级的请示等）正式文件的签发稿（定稿）、正本、重要文 件的修改稿；
一是认为红头文件应归档，白头文件可不归（比如有些单位本级发文收集很齐， 可工作计划、总结、汇报材料、政工材料、业务材料等白头文件以难找为由不 归档，事实上，红头文件固然重要，白头文件同样非常重要）；
二是认为上级文件都应归档，而本级文件无所谓（例如有些乡镇上级文件收得 很齐，而本乡镇发文和组织党群、统计和七所八站的文件收得很不齐；有些会 议记录、总结、决算报表、人员调动、职工名册却没有，事实上，本级文件是 最重要的，如果遗失了，以后再也无法弥补，而上级文件遗失了可到上级主管 部门查找）；
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哪些不归？
机关文件材料不归档范围也包括四个方面：
一是上级机关的文件材料中，普发性不需要本机关办理的文件材料， 任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。
二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临 时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价 值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相 抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无 关的文件材料，有关工作参考的文件材料。
全市档案业务培训
海宁市档案局
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1
目录
一、如何把好档案收集关？ 二、如何管理全宗卷？ 三、如何整理会计档案？ 四、如何管理数码照片档案？
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档案收集的概念
档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动，档案接收是指 档案馆（室）收存档案的活动过程，它是整个档案收集工作的中心 内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道，具体包括： （1）机关、企业、事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档 的文件的接收； （2）机关、企业、事业单位对那些未及时归档的文件的补充收集；
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确定归档和不归档范围时要注意
注意收集这些经常容易漏掉的文件材料：
一是内部及直属单位的专门文件材料。
二是“白头文件材料”。如合同、协议、简报、刊物、情况报告、历 史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿，党组（党委）或行政 会议记录等；
三是会议文件材料。
四是非纸质文件材料。如照片、录音带、录像带、电子文件、荣誉 证书、锦旗、印章等实物；
一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档，但重要的法律、 法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示 的稿本应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿，即使没 有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归 档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。
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确定归档和不归档范围时要注意
五是收发文件的处理单，真实地记录了文件的形成、办理过程，有 保存价值的都应归档。许多单位发文没有保存文件处理笺，有的连 底稿都没有保留。如果领导签字的依据都丢了，这个文件的价值也 降低了很多，有不良企图的甚至可以伪造文件进入档案室，以便以 后利用。因此所有文件处理笺和底稿必须连同正本一起存档。
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归档文件收集要转变认识上的误区
三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理 的抄送文件材料。
四是下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越 级抄报的文件材料。
பைடு நூலகம்
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5
注意点
本机关的重份文件，一般文件的草稿，内部抄送的文件材料，没有 保存价值的电话记录等，这些不属归档范围，禁止擅自归档。对这 些不归档文件的处理：一是本级红头文件作发文汇集，每年将自己 的发文放办公室柜子里查阅。二是其他重要资料可以装作一本做资 料保存；三是其他不归档文件经审查销毁，任何组织和个人不得随 意处理。
五是个别单位认为业务档案重要，文书档案不重要。因为业务档案主管机关抓 得紧，文书档案查得少。事实上，文书档案是最重要的。
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档案收集的具体抓手
一是看国家档案局8号令：“收什么？什么时候收？”
类别
内容
收集时间
文书档案 文件、决议、会议记录、合同、协议、报表、计划、总结等 次年6月底前
会计档案 会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他会计材料
把握归档的重点：应该以反映本单位主要职能活动和基本历史面貌 的文件为主。
凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案 室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。 凡属本单位不归档的文件材料，各股室要妥善保管，及时清理，并 按有关规定进行处理。
本单位对应归档电子文件的元数据、背景信息、软件说明书等要进 行相应归档。 本单位应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、 文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。