公司建设项目档案管理试行办法

陕西有色天宏瑞科硅材料有限责任公司

建设项目档案治理试行方法

第一章总则

第一条为了规范陕西有色天宏瑞科硅材料有限责任公司（以下简称公司）差不多建设项目档案资料治理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）治理、维护和改建扩建中的作用，依照国家档案局《差不多建设项目档案资料治理暂行规定》、《重大建设项目档案验收方法》（以下简称《方法》）等有关规定，制定本方法。

第二条本方法适用于公司建设项目。

第三条本方法所称建设项目档案是指公司所建设项目从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料和电子文件。

建设项目档案的内容包括：基建档案、科研档案、设备档案等。

第四条建设项目档案是项目建设历程的真实记录，是公司生产、治理、维护、改扩建的真实依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量，查明事故缘故，追究事故责任的可靠凭证。

第五条建设项目档案工作实行统一领导，分级治理。凡形成项目档案的部门，都必须按规定向总经办档案室移交档案及有关资料，维护建设项目档案的完整、统一与安全，确保建设项目档案资料的准确、系统和有效利用。

第二章建设项目划分及档案治理职责

第六条公司总经办要紧职责是：

（一）负责对本公司建设项目档案工作进行指导、监督、检查；

（二）负责组织、参加本公司建设项目档案的专项验收；

（三）负责参加本公司建设项目的竣工验收工作；

（四）负责检查、接收、保管本公司建设项目档案实体；

（五）负责参加设备开箱验收，将随机文件收集归档；

（六）负责收集出国考察、培训人员携带回来的技术资料及考察报告。

第三章建设项目档案治理

第七条建设项目档案工作要坚持“三同步”的原则：

（一）即下达项目打算任务书的同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关公司对项目档案的职责；

（二）在检查施工进度和质量的同时，对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；工程竣工验收与竣工档案的验收同步进行。

第八条项目相关部门（基建工程部、总经办、采购部、监理公司、施工公司）要提高档案意识，要把建设项目档案工作纳入工程建设打算，纳入项目治理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责。建立健全档案治理规章制度；要将档案治理要求列入监理治理和招标承包合同中，明确各方面对档案工作的责任；要建立经济制约机制，坚持建设项目档案资料在工程质量治理中的一票否决权。

第九条基建工程部和档案部门紧密配合，项目档案治理人员应当参加项目施工交底会、参加项目工程质量和进度检查、参加工

程重大设备到货开箱验收、参加项目工程竣工验收；项目申请立项后，即应设立档案资料专人、专岗，负责进行文件材料的积存、整理、审查工作，资料分发部门应保证归档资料原件的齐全完整，备日后查考。

第十条建立档案工作人员网络和重要档案资料流向网络，对建设项目档案资料实行跟踪治理、动态治理。各类资料的存档程序是：

（一）项目前期资料（项目建议书、可研、初步设计等）

由项目经办部门、设计公司形成→公司档案室存档；

（二）施工图（含设计变更通知单、材料代用单、工程联络单等）由设计公司、采购部、施工公司形成→基建工程部→分发到施工公司供施工和归档使用、公司档案室或项目组待工程中交后整理存档；

（三）交工技术文件，由施工公司形成，项目建设过程中施工公司档案员保管积存，中交后与施工图、随机文件一并整理组卷归档。归档程序：施工公司→监理公司→基建工程部→质量监督站签审后，送公司档案室；

（四）随机文件由供货商提供→采购部组织开箱（基建工程部、监理公司、施工公司和供货商共同参加开箱）→公司档案员或项目组资料员持技术协议到现场核对随机文件→随机文件由档案员逐项登记，保存含原件在内的2套资料用于归档→工程中交后，档案员或项目组资料员移交施工公司组卷→公司档案室存档。

未托付设计的项目，随机文件由（或设备）公司档案员收集整理，存公司档案室；

（五）公司档案室或项目组负责收集的项目建设过程资料，如

技术协议、工程联络单、设计变更通知单、施工图等，工程中交后，组成案卷存档或移交档案室存档。

（六）项目治理文件由基建工程部形成并编制归档。

（七）监理档案由监理公司形成并编制归档。

（八）其它资料由公司竣工验收委员会收集，整理后移交档案室存档，内容包括：

1.生产预备及试运考核总结；

2.项目竣工验收报告书；

3.工程设计总结；

4.工程施工总结；

5.工程监理总结；

6.生产运行总结；

7.外事工作总结；

8.物资采办总结；

9.项目建设总结；

10.项目质量评审材料；

11.工程审计文件、材料、决算报告；

12.竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件；

13.环境爱护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件。

第十一条限上建设项目在工程中交两个月内、限下项目在工程中交一个月内，施工公司编制整理竣工档案（包括设备随机文件），一式两份，正副本移交公司档案室，公司档案员进行验收，并办理《建设项目归档文件移交清单》（具体格式见附件1）。档案室正本

验收合格，同时见副本移交清单后，在《工程交接证书》上加盖公司公章，办理归档手续。施工公司持《工程交接证书》领取竣工档案保证金。

竣工档案的《卷内目录》（具体格式见附件2）以电子表格形式生成.XLS文件，随竣工档案一并归档。

第十二条在项目建设中，基建工程部要负责组织、协调和指导勘察、设计公司、施工公司、监理公司配合编制项目竣工档案。同时，各部门要认真履行下列职责：

（一）总经办职责：

1.负责项目前期资料、后期评价资料和竣工验收文件的收集归档；

2.负责项目前期设计文件治理工作，具体内容见《公司设计文件档案治理方法》；

3.负责监理档案、项目治理档案和竣工档案正本的验收归档工作；

4.项目开工后，公司档案室要对施工公司的相关技术人员进行业务培训和指导，明确归档要求；

5.项目建设过程中，随时到施工公司和监理公司检查交工技术文件和监理文件的同步积存情况；

6.检查过程治理文件、随机文件的收集积存情况。

（二）财务部门职责：在设计合同款、设备款和工程款结算前，财务部门应扣留设计文件、随机文件和竣工档案保证金，见到《（设计合同）合同付款审批单》，《（商务合同）付款申请单》，《工程交接证书》上加盖公司公章后，方可全额支付各保证金。

（四）采购部职责：