档案管理及保密制度

第六章档案管理及保密制度

第一条：总则

1.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重

要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案

由人才交流中心代管）。公司对档案实行集中管理。

第二条：档案管理架构

1.公司档案管理由办公室主管，并设有综合档案室。

2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各部门设兼职档案管理员。

3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职档案管员负责档案的收集、

整理和移交工作。

第三条：档案分类：

1.文书类档案

1）政府部门各类文件

2）公司对外、对内各类正式发文

3）法律公文

4）项目文件

2.工程技术类

1）开发档案

2）预算合同档案

3）工程档案

3.财务类档案

4.合同类档案

5.公司各类证照

第四条：归档工作流程

1.档案工作分为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。

2.各部门以工程项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责

移交至公司综合档案室归档。

3.各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，及时交送公司综合档

案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如部门确需留存原件的，应与公

司综合档案室办理档案借阅手续。

第五条：归档要求

1.归档文件必须完整齐全。

2.归档文件必须按规定分类整理、编目。（登记目录见附表1）

3.档案编目

1）文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号

如：2004/市场/001

2）工程类档案：年度+工程项目+档案分类+案卷号

如：2004/回龙观/工程/001

3）财务类档案：会计年度设置

4）合同类档案：部门（项目）+合同类型+年份+案卷号

4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不

能归档。

5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。

1）照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。

2）录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。

第六条：档案借阅、移交

1.公司档案室档案原则上不外借其他单位，如确需外借，需经公司主管副总批准。

2.借阅档案、证照一律办理借阅手续（档案借阅单见附表3）。档案需妥善保管，不得私自涂

改、拆卷、复印及转借他人。

3.各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准。

4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作, 将

档案移交表填写清楚。（附表4）

第七条：保管和保密制度

1.存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且要求标识明确。

2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。

3.档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄

密。

4.节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。

第八条：附则

工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。

附表1

档案目录

借阅档案登记薄

附表4

档案移交接收登记簿

移交人(签字): 接收人(签字)