秘书的含义

1.秘书的含义：在我国现代主要是指为党和政府机关,企事业单位,社会团体或个人提供辅助管理鱼综合服务的人员

2.秘书工作的特点及作用;1)从属性.2)被动性.3)事务性.4)综合性.5)机密性;1)参谋动手作用.2)协调作用.3)枢纽作用.4)形象作用即公关作用

3.握手礼仪:女士后男士,先长辈后晚辈,先教师后学生,先上级后下级

4.公关活动接待工作:1)接待规格2)日程安排3)经费列支;工作经费.住宿,餐饮费,交通费,参观游览娱乐费,纪念品费用,宣传跟公关费用

5.签字仪式:1)布置好签字厅.2)准备好签字工具.3)涉外合同应摆放国旗.4)签字时的座次安排:客人右,助签人己方边上,其他职位高低客方从左到右,或主方从右到左位置不够时职位前高后低.5)签合同文本的要求.6)签字仪式的正式程序

6.沟通的要素:1)信源.2)信息.3)渠道.4)反馈.5)噪音.6)环境

7.横向沟通解决障碍的方法:1)选择针对性的沟通形式2)树立”呢不顾客”的理念,对待内部组织也要具有客户意识,服务意识3)耐心倾听而不是叙述

8.纵向沟通解决障碍的方法:1)下行沟通策略:制定沟通计划减少沟通环节2)上行沟通策略:建立信任安排非正式的上行沟通

9.沟通形式:1)口头沟通:可获取重要信息,掩盖自身弱点.善听才能善言,激发对方谈话欲.发现说服对方的关键,获得友情和信任; 2)书面沟通.3)非语言沟通:目光交流,姿势和举止.如何理解身体语言

10.口头有效跟无效沟通: 1)有效倾听的障碍:2)用心不专3)易于发热4)排斥异议5)心理定势6)厌倦7)消极的身体语言.解决方法:1)不要打断对方的话2)不要让自己的思绪偏离3)不要假装注意4)听话要听音5)要表现出感兴趣6)要表明你在认真地听7)了解回应反馈

11.办公室环境的含义:广义是指一定组织机构的所有成员所处的大环境,狭义是指组织机构的秘书部门所处的环境

12.办公室的布局:开放式:开放式办公室是大的空间包括众多个单个工作单位的组合,每一个工作位置通常包括该员工的办公桌,文件和文具,椅子,电话,计算机等设备的存放空间

13.办公室环境管理:1)办公室的视觉环境.2)办公室的听觉环境管理.3)办公室的空气环境管理4)办公室的保健与安全环境

14.办公室的空间设计:1)各职能部门的场地设计.2)工作中心的设计3)开放式办公场地的布局4)办公房间的空间设计

15.电话沟通技巧:1)电话机边备好记事本和铅笔2)先整理电话内容,后拨打电话3)态度友好4)注意自己的语速和语调5)不要使用简略语,专用语6)养成复述习惯

16.电话接打程序:1)听到响声后两声接起2)自报公司总称及科室名称3)确认对方姓名及单位4)寒暄问候5)商谈有关事项.确认注意事项

17.值班表的内容:1)值班时间期限和具体值班时间2)按照要求填入值班人员姓名3)表明值班的地点4)标明值班工作内容5)标明负责人姓名或代班人姓名6)简明值班工作内容7)表明缺勤的备用方案或替班人员姓名

18.旅行日程表的编制;1)差旅的时间2)差旅路线3)会晤计划4)交通工具的选择5)携带的文件资料6)行程安排:

19.公文处理程序:发文;1)草拟2)拟制3)审核4)签发5)复核6)缮印7)用印8)登记9)分发10)处置办毕公文;收文1)签收2)登记3)审核4)拟办5)批办6)承办7)催办8)审核

20.会务工作的组织工作:1)会名2)会议时间3)会场4)出席范围5)会议桌证6)会议筹备班子的职责分工7)会场布置8)主席台9)会议议程10)经费预算

21.信息的种类;1)按信息源的性质分自然信息和社会信息,2)按信息的表形式分语言,文字.声像.计算机语言.缩微型3)按信息内容分政治,经济,文化,教育,军事,科技,体育4)按信息作用时态分过去,现时,未来5)按信息在秘书工作种的作用分预测.动态.反馈

22.信息工作基本原则;1)价值性原则2)时效性原则3)层次性原则4)针对性原则5)全面系统原则

23信息收集方法与程序;观察法,问卷法,阅读法,询访法网络法;1)制定收集方针2)确定收集内容3)收集工作实施4)反馈用户信息

24留下好印象的方法：1)成功的第一印象2)以工作实力.实绩获取上司认可3)以忠诚获取领导信赖4)一切从交谈开始5)良好的工作作风