《采购管理系统》PPT课件
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《采购管理系统》课件
01
订单生成与维护
根据采购需求，生成采购订单 并实时更新订单状态。
02
订单跟踪与监控
实时跟踪订单的执行情况，确 保按时交货，提高采购过程的
透明度。
03
订单变更与撤销
在必要时对订单进行变更或撤 销，灵活应对市场变化。
库存管理模块
01
02
03
库存查询
实时查询各类物资的库存 数量、存放位置等信息。
库存预警
功能
采购管理系统具备供应商管理、采购 计划、订单管理、合同管理、库存管 理等功能，能够提高采购效率、降低 成本、增强采购过程的透明度。
重要性及应用领域
重要性
采购管理系统对于企业来说具有重要意义，能够帮助企业实现采购过程的规范 化、标准化和精细化，提高采购效率和降低成本，增强企业的竞争力。
应用领域
采购管理系统广泛应用于各类企业，特别是制造业、零售业、物流业等行业， 帮助企业实现采购过程的数字化转型。
采购管理系统可能需要与其他系统进行集成，如ERP、CRM等。集成过程中可能会遇到接口不匹配、 数据传输不顺畅等问题。解决方案包括统一各系统的技术标准和接口规范、采用中间件等技术实现系 统集成等。
05
案例分析
某公司采购管理系统实施案例
案例概述
某公司在实施采购管理系统前面临采购流程不规范、信息不透明等问题。通过实施采购管 理系统，该公司实现了采购流程的规范化、信息透明化，并提高了采购效率和成本控制能 力。
目的和目标
01
02
目的
目标
通过本次ppt课件的讲解，使听众了解采购管理系统的基本概念、功 能和应用场景，提高对采购管理系统的认识和应用能力。
使听众能够掌握采购管理系统的核心思想和操作方法，了解其对企业 采购流程的优化和改善作用，为企业采购管理提供有力支持。
采购管理ppt百度文库
采购管理PPT - 百度文库概述采购管理是指组织和协调采购活动的过程，以确保企业获得所需的物资、服务或工程项目。
采购管理的目标是实现采购成本的控制、供应链的优化以及供应商关系的管理，从而为企业带来更好的经济效益和市场竞争力。
采购管理的重要性采购管理在企业运营中扮演着重要的角色。
一个良好的采购管理系统能够帮助企业降低成本、提高产品质量、减少供应风险、优化供应链和改善供应商关系。
降低成本优化采购流程和选用合适的供应商可以帮助企业降低采购成本。
通过与供应商的谈判和合同管理，企业可以争取到更有利的采购价格和条款，从而降低采购成本。
提高产品质量选择良好的供应商并建立有效的质量控制体系可以帮助企业提高产品的质量。
采购管理通过考核供应商的质量管理能力并监督产品的质量，确保采购到的物资符合企业的要求和标准。
减少供应风险采购管理需要对供应链进行风险评估，并采取相应的风险管理措施。
这包括对供应商的稳定性和可靠性进行评估，并建立备选供应商和应急采购计划，以减轻供应链中可能出现的风险和不确定性。
优化供应链采购管理涉及与供应商的协调和合作，旨在优化供应链的效率和流程。
通过与供应商建立良好的合作关系和信息共享机制，企业能够更好地掌握供应链的动态和变化，并及时做出调整和优化，以满足市场需求。
改善供应商关系良好的供应商关系对于企业的发展至关重要。
采购管理需要建立开放、透明和互信的供应商关系，通过合作、沟通和共同发展，实现供应商与企业的共赢关系。
这有助于减少争议和纠纷，提高供应商的忠诚度和业务配合度。
采购管理的步骤采购管理通常包含以下步骤：1.采购需求确认：根据企业的业务需求，确认需要采购的物资、服务或工程项目，并制定采购计划和需求规格。
2.供应商筛选和评估：根据采购需求，筛选潜在的供应商，并评估其供应能力、质量管理体系和商务信誉等方面的能力。
3.采购谈判和合同签订：与供应商进行谈判，商讨采购价格、交货期、售后服务等条款，并最终签订采购合同。
会计信息系统课件：采购管理系统
3
《会计信息系统》
采购管理系统
7.1系统概述
4
7.1.1采购管理系统的主要功能 系统初始化 供应商管理采购业务管理采购账簿及采购分析
《会计信息系统》
7.1.2 采购管理系统与其他系统的主要关系
《会计信息系统》
7.1系统概述
7.2 日常业务处理
7.2.1 采购业务类型
会计信息系统
Accounting Information System
采购管理系统
本章学习目标：1. 掌握企业日常采购业务的处理方法。2. 熟悉普通采购业务、采购退货业务、采购运费处理。3. 了解采购管理系统与其他系统之间的数据传递关系。
《会计信息系统》
2
7.1 系统概述7.2 日常业务处理7.3 信息查询7.4 期末处理
《会计信息系统》
7.2 日常业务处理
7.2.2 熟悉采购业务全流程采购到货采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，到货时会同时收到供货方送货单。原始单据：采购到货单到货单由采购员根据供货方通知或送货单填写，也可以参照审核后的采购订单生成。到货单也是仓库保管员收货的依据。到货处理是可选环节
《会计信息系统》
普通采购业务入库记账并生成凭证
实验7 采购管理
30
《会计信息系统》
普通采购业务审核发票确认应付
实验7 采购管理
31
《会计信息系统》
普通采购业务付款结算核销应付
实验7 采购管理
32
《会计信息系统》
2. 采购现付、运费业务录入入库单并审核录入货物发票，进行现付录入运费发票进行手工结算（2张发票-1张入库单）入库记账生成凭证审核运费发票和现结发票，确认应付现结制单和发票制单
实验7 采购管理
《会计信息系统》
采购管理系统
7.1系统概述
4
7.1.1采购管理系统的主要功能 系统初始化 供应商管理采购业务管理采购账簿及采购分析
《会计信息系统》
7.1.2 采购管理系统与其他系统的主要关系
《会计信息系统》
7.1系统概述
7.2 日常业务处理
7.2.1 采购业务类型
会计信息系统
Accounting Information System
采购管理系统
本章学习目标：1. 掌握企业日常采购业务的处理方法。2. 熟悉普通采购业务、采购退货业务、采购运费处理。3. 了解采购管理系统与其他系统之间的数据传递关系。
《会计信息系统》
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7.1 系统概述7.2 日常业务处理7.3 信息查询7.4 期末处理
《会计信息系统》
7.2 日常业务处理
7.2.2 熟悉采购业务全流程采购到货采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，到货时会同时收到供货方送货单。原始单据：采购到货单到货单由采购员根据供货方通知或送货单填写，也可以参照审核后的采购订单生成。到货单也是仓库保管员收货的依据。到货处理是可选环节
《会计信息系统》
普通采购业务入库记账并生成凭证
实验7 采购管理
30
《会计信息系统》
普通采购业务审核发票确认应付
实验7 采购管理
31
《会计信息系统》
普通采购业务付款结算核销应付
实验7 采购管理
32
《会计信息系统》
2. 采购现付、运费业务录入入库单并审核录入货物发票，进行现付录入运费发票进行手工结算（2张发票-1张入库单）入库记账生成凭证审核运费发票和现结发票，确认应付现结制单和发票制单
实验7 采购管理
采购管理课程PPT课件
11
2、采购计划的内容
▪ 1)选择采购战略 一个完整的采购战略，应当包括采购品种、供应商、采 购方式、订货谈判、进货方式等的几个方面战略。
▪ (1) 采购品种战略 ▪ (2) 供应商战略 ▪ (3) 采购方式方案战略 ▪ (4) 订货谈判战略 ▪ (5) 采购进货战略 ▪ 2)制定采购实施计划
12
15
（四）采购管理部门人员设置
采购物料配备
采购的不同环节
采购人员
采购人员
综合采购物料和采购流程
采购人员
16
三、采购管理部门的职责
✓ 供应商选择与评价 ✓ 保证公司在采购价格上的优势 ✓ 制定采购制度和设计合理的采购流程 ✓ 提高采购效率 ✓ 控制采购风险
17
第三节 供应商选择与管理
▪ 一、概述
按订单设计生产
流水线
机群式或按工艺特点 现场作业
产品导向
工艺导向
项目或设计导向
数量大、标准化程度 品种多、质量要求高 单件小批量、设计要
高
求
低成本、及时交货 高质量、按时交货 专有技术及制造安装
成批、标准化采购 分类采购与管理 技术性采购
5
（四）采购分类
按照价格分类
招标采购
询价现购
比价采购 议价采购
采购实施计划应当包括以下几个方面： ▪ (1) 选择和组建采购组织 ▪ (2) 选择和聘用采购人员 ▪ (3) 制订采购目标和要求 ▪ (4) 确定采购作业流程 ▪ (5) 制订采购进度计划 ▪ (6) 保证措施
13
第二节 采购管理组织
▪ 一、采购管理组织设置的原则
采购管理部门应该依据以下原则进行设置： （一）部门设置应同企业的性质和规模相适应 （二）部门设置应同企业采购目标、方针相适应 （三）部门设置应同企业的管理水平相适应
2、采购计划的内容
▪ 1)选择采购战略 一个完整的采购战略，应当包括采购品种、供应商、采 购方式、订货谈判、进货方式等的几个方面战略。
▪ (1) 采购品种战略 ▪ (2) 供应商战略 ▪ (3) 采购方式方案战略 ▪ (4) 订货谈判战略 ▪ (5) 采购进货战略 ▪ 2)制定采购实施计划
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（四）采购管理部门人员设置
采购物料配备
采购的不同环节
采购人员
采购人员
综合采购物料和采购流程
采购人员
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三、采购管理部门的职责
✓ 供应商选择与评价 ✓ 保证公司在采购价格上的优势 ✓ 制定采购制度和设计合理的采购流程 ✓ 提高采购效率 ✓ 控制采购风险
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第三节 供应商选择与管理
▪ 一、概述
按订单设计生产
流水线
机群式或按工艺特点 现场作业
产品导向
工艺导向
项目或设计导向
数量大、标准化程度 品种多、质量要求高 单件小批量、设计要
高
求
低成本、及时交货 高质量、按时交货 专有技术及制造安装
成批、标准化采购 分类采购与管理 技术性采购
5
（四）采购分类
按照价格分类
招标采购
询价现购
比价采购 议价采购
采购实施计划应当包括以下几个方面： ▪ (1) 选择和组建采购组织 ▪ (2) 选择和聘用采购人员 ▪ (3) 制订采购目标和要求 ▪ (4) 确定采购作业流程 ▪ (5) 制订采购进度计划 ▪ (6) 保证措施
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第二节 采购管理组织
▪ 一、采购管理组织设置的原则
采购管理部门应该依据以下原则进行设置： （一）部门设置应同企业的性质和规模相适应 （二）部门设置应同企业采购目标、方针相适应 （三）部门设置应同企业的管理水平相适应
《采购管理系统》PPT课件
思考题
为什么在采购管理系统中采用手工结算进行采 购结算时，看不到采购入库单？ （注：上月暂估入库业务）
答：看不到采购入库单是由于选择结算范围时， 没有修改结算日期。
.
28
单到回冲业务总结
所涉及的子系统：采购、存货、应付款系统。
填制的原始单据：采购发票
付款单
系统自动生成的原始单据：红字回冲单、蓝字回冲单
.
7
采购发票
采购发票是供应商开出的销售货物的凭证， 系统根据采购发票确认采购成本。发票类型增 值税专用发票、普通发票和运费发票。
业务处理：在采购管理系统中填制采购发票， 采购系统:[采购发票]-[专用采购发票]
.
8
采购结算
采购结算也叫采购报账，是指采购核算人 员根据采购发票和采购入库单确定采购成本。 采购结算分为自动结算和手工结算。
.
18
采购结算后，采购入库单和采购发票不能修 改和删除，必须先取消采购结算。
取消采购结算在“结算单列表”窗口，单击 删除按钮即可。
.
19
在应付款管理系统可以采用立即制单的方 式生成凭证，也可以通过”制单处理“菜单 进行批量制单。
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20
单货同到业务总结
所涉及的子系统：采购、存货、库存、应付款系统。 填制的原始单据：采购发票、采购入库单、付款单
业务处理：在采购管理系统中进行采购结算， 采购系统:[采购结算]-[手工结算或自动结算]
.
9
确定采购成本
采购结算后，系统自动根据采购入库单和 采购发票确定其采购成本。对采购入库单进行 记账并生成入库凭证。
.
10
采购付款结算
采购付款结算是在应付款管理系统进行的， 主要完成采购业务转入的应付款项的形成和付 款处理情况。根据结算方式不同又分为赊购业 务和现付业务两种情况。
采购管理系统的六大功能模块课件
库存预警与调拨
库存预警
根据设定的预警条件，当库存量达到或低于 预警线时，系统自动发出预警通知。
库存调拨
根据实际需求和库存情况，进行库存的调拨 和调整，确保各仓库或区域的库存平衡。
采购结算管理
采购发票管理
发票录入与核对
确保发票信息准确无误，包括供 应商信息、商品明细、金额等。
发票认证与抵扣
协助企业进行增值税发票的认证和 抵扣，降低税务风险。
付款计划制定
根据企业资金状况和供应商要求，制定合理的付 款计划。
付款申请处理
处理付款申请，审核付款条件和金额，确保付款 操作符合企业规定。
付款执行与跟踪
执行付款操作，并对付款情况进行跟踪，确保付 款及时到账。
系统配置与维护
系统参数设置
灵活配置
系统参数设置是采购管理系统的基础，它允许用户根据企业需求和业务流程自定义系统参数，如供应 商信息、采购订单模板等，以满足企业个性化的需求。
在采购计划执行阶段，需要按照采购计划实施采购，包括下达订单、签订合同、支付货款等环节。在这一过程中，需要严格 控制采购成本，确保采购物品的质量和交货期。同时，需要根据实际情况对采购计划进行调整，以适应市场变化和企业需求 的变化。
供应商管理
供应商信息库建设
01
02
03
供应商信息录入
将供应商的基本信息、资 质、经营状况等录入系统， 形成完整的供应商信息库。
发票查询与统计
提供便捷的发票查询和统计功能， 方便企业进行财务管理和分析。
应付款项核对与结算
应付款项核对
对应付款项进行核对，确保应付 金额与发票金额一致。
结算计划制定
根据企业实际情况制定结算计划， 明确结算周期和结算方式。
《采购管理课程》课件
采购成本控制
分享采购成本控制的策略， 帮助企业降低采购成本，提 高利润。
五、采购风险管理 在风险，提前做好准备和防范。
介绍采购风险评估的方法和工 具，帮助学员评估风险的严重 程度。
采购风险应对策略
探讨有效的采购风险管理策略， 降低风险对业务的影响。
二、采购管理基础
采购概述
了解采购的定义、流程和 关键要素，认识采购在供 应链中的重要性。
采购管理流程
介绍采购管理的具体流程， 包括需求识别、供应商选 择和采购决策等。
采购决策的原则与方 法
讨论采购决策的基本原则 和常用方法，帮助学员做 出明智的采购决策。
三、采购策略
1
采购与供应商选择
探讨如何有效选择合适的供应商，并建立长期稳定的合作关系。
六、案例研究
1
实践案例介绍
分享实际企业在采购管理中遇到的挑战和解决方案。
2
案例分析与研讨
引导学员分析和讨论案例，提供实践操作的机会。
七、课程总结
课程观后感
学员分享对本课程的学习 心得和体会，加深理解和 应用。
采购管理的实践应用
指导学员将采购管理的知 识和技巧应用到实际工作 中，取得实际成效。
未来发展趋势
《采购管理课程》PPT课 件
欢迎来到《采购管理课程》PPT课件，本课程将带领您深入了解采购管理的 基础知识，掌握采购策略和风险管理的要点，以及实践案例的分析与研讨。
一、课程介绍
1 课程目标
2 课程内容
学习和掌握采购管理的核心概念和方法， 提升采购决策能力。
包括采购管理基础、采购策略、采购执行 与控制、采购风险管理以及案例研究等。
展望采购管理的未来发展 方向和趋势，为学员提供 前瞻性的参考。
物品采购管理系统课件(PPT37张)
5、项目生命周期内可能出现的与“人”有 关的问题及对策
4、收尾阶段 该阶段可能会出现的问题包括人员心态不稳， 移交资料不全等问 题。 对策：安排好项目组成员的去向，把项目组成员在该项目期间的 工作成绩做出鉴定报给其所在部门。安排专人进行资料收集，文档整 理，根据项目成员的贡献论功行赏。
6、 风险管理
3.1外部变更因素
1、由于技术的快速更新，存在尝试用新系统来解决问题， 这种情况的变更，在解决用户提出的最初问题之前，发生 的可能性很大。
2、由于市场、经济、政府法规的影响，公司为了快速适应 ，往往会改变最初有关需要系统完成什么的想法或计划。 3、描述系统需求的人员已经离开企业，那么代替他的人就 有可能对目前正在开发中的系统持有一种完全不同的观点 和见解。
10
0.6
A
预防 减轻 后备
1、 聘 请 专 业的网络安 全专家指导 设计； 2、 对 程 序 结构进行优 化，提高网 络运行的可 靠性。
6、风险分析、评估及对策
1.程序的可扩 展性不足； 技术风险 2.软件开发平 台的可靠性不 足。 用户对界 面和报表格式 提出新要求， 范围风险 没有增加新价 值但是增加了 很大的编程量 。 1.影响软件 网络化应用 的成功 2.费用开发 的时间和人 员配置 1.影响软件 网络化应用 的成功 2.费用开发 的时间和人 员配置 1、采用行 业通用运行 平台； 2、选用合 理的设计模 式。 1、加强需 求变更流程 的控制； 2、采用原 型设计方 法，保证对 用户需求的 合理满足。
1.硬件和开发 资金可能不到 资源风险 位 2.缺乏关键编 程人员
1.需求变动； 2.对工期估计 进度风险 不足； 3、项目组成员 情绪波动。
6、风险分析、评估及对策
采购管理系统初始化PPT模板
（2）单击【增加】按钮，打开 “增加仓库档案”对话框，输入仓库 编码、仓库名称、所属部门和计件方 式等信息，如图所示。
（3）单击【保存】按钮，保存 设置，单击【退出】按钮返回。
设置仓库档案
收发类别设置是设置材料的出入库类别，以便用户对材料的出入库情况 进行分类汇总统计，用户可根据各单位的实际需要自由灵活地进行设置，其 操作如下。
产品结构中引用的物料必须首先在存货档案生，如代垫费用、销售支出等，处 理这些费用时应首先设置费用项目，以方便统计和管理。
系统选项也称系统参数、业务处理控制参数，是指在采购业务处理过程中 所使用的各种控制参数。选项的设置将决定用户使用系统时的业务流程、业务 模式和数据流向。
会计电算化
采购管理系统初始化设置包括基础设置、选项设置及采购期初数据处理。
在前面几章应用总账管理系统及其他子系统时，我们已进行了相关基础信息 的设置。在启动供应链系统后，可以共享这些基础信息，同时还需要增设与供应 链业务处理、查询统计及财务链接相关的基础信息。基础信息的设置在企业门户 “设置”页签中进行，各子系统同样可以共享这些基础信息。
单据设计与应收、应付管理系统中单据设计功能与操作相似，可在“单据 设置”功能中，选择采购单据类型，进行相应的格式及编码设置。
用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在本功能中设 定这些运输方式，并可对运输方式进行管理。
产品结构用来定义产品的组成成分及其数量，以便配比出库、组装拆卸、 消耗定额、产品材料成本、采购计划及成本核算的引用。
（1）选择【基础档案】→ 【业务】→【采购】菜单，打开 “采购类型”窗口。
（2）单击【增加】按钮，输 入采购类型编码、采购类型名称 和入库类别等信息，设置完成如 图所示。
（3）单击【保存】按钮，保存 设置，单击【退出】按钮返回。
设置仓库档案
收发类别设置是设置材料的出入库类别，以便用户对材料的出入库情况 进行分类汇总统计，用户可根据各单位的实际需要自由灵活地进行设置，其 操作如下。
产品结构中引用的物料必须首先在存货档案生，如代垫费用、销售支出等，处 理这些费用时应首先设置费用项目，以方便统计和管理。
系统选项也称系统参数、业务处理控制参数，是指在采购业务处理过程中 所使用的各种控制参数。选项的设置将决定用户使用系统时的业务流程、业务 模式和数据流向。
会计电算化
采购管理系统初始化设置包括基础设置、选项设置及采购期初数据处理。
在前面几章应用总账管理系统及其他子系统时，我们已进行了相关基础信息 的设置。在启动供应链系统后，可以共享这些基础信息，同时还需要增设与供应 链业务处理、查询统计及财务链接相关的基础信息。基础信息的设置在企业门户 “设置”页签中进行，各子系统同样可以共享这些基础信息。
单据设计与应收、应付管理系统中单据设计功能与操作相似，可在“单据 设置”功能中，选择采购单据类型，进行相应的格式及编码设置。
用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在本功能中设 定这些运输方式，并可对运输方式进行管理。
产品结构用来定义产品的组成成分及其数量，以便配比出库、组装拆卸、 消耗定额、产品材料成本、采购计划及成本核算的引用。
（1）选择【基础档案】→ 【业务】→【采购】菜单，打开 “采购类型”窗口。
（2）单击【增加】按钮，输 入采购类型编码、采购类型名称 和入库类别等信息，设置完成如 图所示。
采购管理系统及业务处理(ppt 35页)_1206
采购管理系统及业务处理(ppt 35页)
采购管理系统—供应商价格设置
案例： 中山电机对MAT面板订货在100个以内，报价为3 元，最高价格为4.5元
2021/3/5
采购管理系统—基本业务流程图
绿色单据为仓管人员所作
采购申请单
采购订单
采购收料单
外购入库单
采购发票
采购退货 通知单
红字外购 入库单
红字采 购发票
2021/3/5
业务处理流程:
• 采购申请单→采购订单→采购收料通知 单1→外购入库单1→采购收料通知单2→ 外购入库单2→采购发票
采购申请单可以省略
2021/3/5
5.代管物资
案例：
• 2004-3-30收到德国MOT发来的代管物资M100手 机100台，入代管库。
2021/3/5
业务处理流程:
2021/3/5
2.单货同到和单先到货后到
案例：
• 采购部采购人员李林于2004-3-15日向宁波泰信购买 M200裸板100个，单价3元。2004-3-20收到宁波泰信开 出的增值税发票。2004-3-25日货到，当日采购部门通 知仓库入库，仓库管理员陈力检验合格后入库（材料 库）。
2021/3/5
2021/3/5
单到冲回操作步骤
• 当月将“外购入库单”作估价入帐处理并生成估 价入帐凭证。
• 下月发票到后在采购系统补发票并审核。 • 在存货核算系统“生成凭证”中做暂估冲回凭证
（红字冲回凭证）。 • 系统将自动生成“补差额外购入库单”。 • 在存货核算系统“生成凭证”中做外购入库凭证。
2021/3/5
2021/3/5
暂估业务处理流程:
• 采购申请单 →采购订单→采购收料通知单→外 购入库单→采购发票（下月做）
采购管理系统—供应商价格设置
案例： 中山电机对MAT面板订货在100个以内，报价为3 元，最高价格为4.5元
2021/3/5
采购管理系统—基本业务流程图
绿色单据为仓管人员所作
采购申请单
采购订单
采购收料单
外购入库单
采购发票
采购退货 通知单
红字外购 入库单
红字采 购发票
2021/3/5
业务处理流程:
• 采购申请单→采购订单→采购收料通知 单1→外购入库单1→采购收料通知单2→ 外购入库单2→采购发票
采购申请单可以省略
2021/3/5
5.代管物资
案例：
• 2004-3-30收到德国MOT发来的代管物资M100手 机100台，入代管库。
2021/3/5
业务处理流程:
2021/3/5
2.单货同到和单先到货后到
案例：
• 采购部采购人员李林于2004-3-15日向宁波泰信购买 M200裸板100个，单价3元。2004-3-20收到宁波泰信开 出的增值税发票。2004-3-25日货到，当日采购部门通 知仓库入库，仓库管理员陈力检验合格后入库（材料 库）。
2021/3/5
2021/3/5
单到冲回操作步骤
• 当月将“外购入库单”作估价入帐处理并生成估 价入帐凭证。
• 下月发票到后在采购系统补发票并审核。 • 在存货核算系统“生成凭证”中做暂估冲回凭证
（红字冲回凭证）。 • 系统将自动生成“补差额外购入库单”。 • 在存货核算系统“生成凭证”中做外购入库凭证。
2021/3/5
2021/3/5
暂估业务处理流程:
• 采购申请单 →采购订单→采购收料通知单→外 购入库单→采购发票（下月做）