U9标准采购流程

U9标准采购流程

标准采购是采购业务中最常见最普通的流程，先请购，再下采购订单PO，根据采购订单收货，最后入库确认，立应付、先进行请款、再付款、核销、转总账。

应用流程示例

创建请购单→审核→采购订单→审核→标准收货→应付立账→请款→付款→应付核销→转总账

U9系统里采购部主要使用以下四大模块：一、采购管理模块

二、应付管理模块

三、料品成本模块

四、费用报销模块

为了提高采购工作效率及准确性，达到采购的目标职能，采购系统各职员应各负其责、分工明确。

1、各公司采购员负责本人所采购料品的采购订单的制定（订单输入完毕保存、提

交即可），以及下达订单给各供应商，采购订单完成后，由采购部主任对其采购

订单进行审核，审核确认无误后，方可标准收货入库。于次月5-10号，采购文

员根据系统标准收货的数据，同各供应商进行对数工作及发票的跟踪，发票到

达不及时的，应将信息及时反馈给采购员或采购部主任，由采购员或采购部主

任追催到位。

2、各公司采购部收到供应商的发票后，采购文员在第一时间对收到的发票进行核

对，核对的内容有：发票抬头、料品名称、数量、单价、税率、价税合计等是

否符合本公司的资料及U9系统收货单内容。核对无误后，手工填写《付款申请

单》，将《付款申请单》连同发票一同交送财务有关会计审核签名确认。这时，

采购文员即可进入U9系统制定请款单，保存提交后，由采购部主任对请款单进

行审核。

3、当发生有料品退货时，采购部采购员负责跟踪本人所采购料品的退货情况，由

五金仓库制定退货单，经采购部采购员审核退货单后方可退货。

4、各公司采购部所有费用报销单均由采购文员录入到U9系统，报销单录入保存提

交后，由采购部主任进行审核。

5、各公司采购部每新增一种料品后，采购文员负责料品成本手工维护（计划价）

的录入，其计划价由采购中心或采购部主任提供。

6、当料品计划价发生变化时，由采购文员进行料品成本手工变更，将计划价更改

为最新计划价。

由请购单生成采购订单

从本公司的账套进入全部模块下的采购管理模块，找到采购下面的标准采购点击进入画面，在基本页签里，按顺序逐项输入供应商名称、业务员、部门、来源类别（请购单）等，价格含税一定钩上。从来源单据的放大镜进入请购单查询对话框，输入查询条件，找到需要生成采购订单的请购单后确定，在行号里就能看到来源单据号、料号、品名、规格、采购数量、最终价、价税合计、交期等等的内容，其中的（来源单据号、料号、品名、规格、需求数量、交期等）从请购单自动带出，注意交期同日期的时间要一致。最终价（以合同或报价表的价格为依据）需要生成订单的操作员手工录入，录入最终价后，价税合计自动生成，点保存、提交，即整张订单完成。

可从价目

表带出，可

手工录入

未审核不

可收货

采购订单的审核

采购部主任负责审核采购订单，从本公司的账套进入全部模块下的采购管理模块，找到采购下面的标准采购点击进入画面，点击列表，输入查询条件（单据状态：审核中），找出未审核的采购订单进行审核。审核的依据是同供应商签订的合同、确认的报价单、调价函等；审核的内容包括：供应商名称、料品名称、规格、数量、最终价、价税合计及交期等。审核人发现采购订单的内容有误，应及时下达信息给采购订单的操作员更改确认，再保存、提交，由采购部主任做再一次核对无误后才能点审核，之后，五金仓库方可标准收货入库。

审核后

可收货

采购退货单的审核

从本公司模块进入全部模块下的采购管理模块，找到收货下的退货点击进入画面，点列表输入查询条件，找到需审核的退货单，双击打开单据进行审核，审核的内容包括：供应商名称、料品名称、料品规格、拒收数量、最终价等，确认无误后点审核方可退货。

可自动带出也

可手工录入

生成请款单

从本公司的账套进入全部模块下的应付管理模块，找到付款下的请款点击进入画面，在基本页签里，输入申请日期、预付款日期，已经标准收货且收到了发票的请款用途选“标准”，选择供应商后，进入选单放大镜找到财务部会计所制定的应付单，如需更改金额，可在应付单的“折扣前请款金额里”更改确定，点保存、提交即可。是预付款的请款用途选“预付款”，其他操作同上。由采购部主任进行审核，审核方法同采购订单的方法一样。

在标准下请款

在此更

改金额

在预付款

下请款

手工输入

金额

费用报销单的录入

从本公司的账套里进入全部模块下的费用报销模块，找到日常操作下的报销点击进入画面，在基本页签里逐项输入报销日期、记账期间、报销部门、报销人组织、报销人等内容，在行号里输入费用项目、发票金额；如属车辆费用，点击扩展字段找到车牌号确定，保存、提交即可。由采购部主任进行审核，审核方法同采购订单的审核方法一样。

车辆费用要输

入车牌号码

料品成本手工维护（计划价）的录入

大宗原材料的计划价由采购中心提供给各分公司采购部，小五金材料及设备等的计划价由各采购部主任提供。由各分公司采购部文员进行料品成本手工维护，具体操作如下：从本公司的账套进入全部模块下的成本管理模块，找到料品成本下的料品成本手工维护，点击进入画面。输入本公司账薄（如：广东三和管桩有限公司主账薄）、记账期间（如：2011-01）、料品（可从放大镜找到需录入计划价的料品或直接输入料号即可），在分项成本页签输入材料成本后点保存，即完成了此料品的计划价录入工作。

在此手工录

入计划价

料品成本变更

当料品成本（计划价）发生变化时，需进入料品成本变更流程，由各公司采购文员进行操作。从本公司账套进入全部模块下的料品成本模块，找到料品成本下的料品成本变更点击进入画面，点新增，输入查询条件，找到需变更计划价的料品，再双击进入画面，在变更范围下输入生效日期，如当期此料品有发生过业务，则生效日期应设为下个期间，否则，生效日期为当期。在行号的新本层成本手工更改计划价为最新计划价，保存、提交、审核即可。

在此更改

计划价

基础资料的设置同维护

各分公司采购部指定专人，提供需新增的供应商及料品资料给采购中心基础资料设置的负责人，提供方式（QQ网络、传真、邮箱等），所提供的资料内容包括：一、供应商资料：供应商名称（全名）、区号、税率、所供材料、行业等；二、料品资料：标准名称、规格、最小计量单位、料品图片（一定配上）

为了统一、规范料品名称，以及供应商所开发票内容能匹配U9系统的收货入库单内容，我们设置的供应商及料品的基础资料必须做到准确无误，要求以上所提供的资料务必完整、准确，经采购部主任审核确认后方可提供到采购中心。

采购中心基础资料负责人收到各分公司采购部提供的资料后，对所提供的资料进行进一步的审核确认，确认必须新增的，应及时给予新增。