秘书会议管理.pptx

会前准备工作相关知识
教学提示： 重点：会议项目策划； 难点：会场布置
• 做好会前的准备工作，是开好会议 的先决条件。
• 小型的会议，准备工作比较简单；
• 大型的会议，准备工作比较复杂， 并且越是重要的会议，准备工作越 是复杂。
（一）秘书在会前要做充分的 筹划准备工作
•
秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括以
五、会议议题：
(1)技术训练与提高企业综合竞争力。
(2)技术训练与技术创新。
(3)如何提高技术训练的质量。
(4)技术训练方法的再讨论。
六、会场设备和用品的准备：准备会议所需的 投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负 责。
七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。 (1)总经理的工作报告。 (2)培训部、生产部总监的专题发言稿。 (3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。 (4)副总经理的总结报告。
第四章 会议管理工作
第二节 会议的准备工作
二、会议时间的安排
安排会议议程和日程要注意的问题
1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因
2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能 够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证 尽可能多的人员都有时间参加会议
3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。
4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重 要的排列在最前面。
参加会议讨论的人， 应当事先知道议题， 并为自己在会上讨论 的发言做好充分准备
秘书要为议题的最后 议决准备好必要的材 料，也就是秘书要为 会上讨论的问题准备 好充分的材料
要求秘书在可能的情况 下，例会前将有关材料 发到与会人员手中
图5-5 秘书应做的准备
• 3 安排会议议程
•Leabharlann Baidu
因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书
三、参加会议人员：公司总经理、副总经理、公司 人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及 公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。 四、会议议程：会议由主管副总经理主持。 上午：(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。
(2)培训部总监专题发言。 (3)生产部总监专题发言。 下午：(1)分组讨论。 (2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评 比的计划草案。 (3)主管副总经理做总结报告。
第四章 会议管理工作
第二节 会议的准备工作
案例导入：
华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的 职业女装，正站在公司即将举行的“KH新产品新 闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有 一张签到桌，放着签到表和签到笔。（一）已有 来宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰 十分着急，刚刚电话催完，米秘书的手机响了， （二）原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主 管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时 间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去 电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接 记者的秘书另打一辆出租车去电视台。这样，通 过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理 。
米秘书刚准备喘口气，（三）手下的工
作人员又来反映因预先估计不足，会议的 礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派 人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提 供一些车位。然后派下面工作人员迅速前 去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接 副市长的车子就快到大门口了，米秘书立 即给总经理打了电话，告诉他市长已到， 然后面带微笑地迎向大门口。
可信公司技术训练专题研讨会筹备方案
一、会议主题：为了增强本公司综合竞争 力，提高产品质量和管理水平，特召开此次 技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研 究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛 ，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技 术训练方法。
二、会议的时间、地点：拟定于3月5日上午9 ：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3 月5日上午8：30报到。
要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹
安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则（见图
5-6）。
事关重大的，需要大家开 动脑筋进行讨论的内容
放在会前
一些例会上宣布周知的内 容
放在后面
有的议题部分人可以不参 加，就可以迟到或早退， 以避免不必要的“听会”
放在会期两头
图5-6 如何安排会议议程
会议筹备方案示例如下：
• 课程目的：使学生掌握秘书学的基本内 容和基本原理，理解秘书工作基本特点、并 通过一定的理论学习和课堂讨论，了解秘书 工作的基本程序，为将来做好秘书工作打下 坚实的理论基础。
• 本课程侧重在做人方面的教育，要解决的 核心问题是“我要做一个怎样的秘书”，“ 怎样成为合格的秘书人员”。
• 它的实用性体现在接触到秘书工作的各 个方面，系统了解秘书的日常工作，为以后 走入职场，从事办公室工作打下基础。
下
• 五个步骤（见图5-4）。
明确要点
准备议题
通知开会
会场准备
安排会议议程 图5-4 会前准备工作的步骤
•
以上五项具体的内容如下所述。
•1 明确要点
• 秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的 、任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、
会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所 交代，秘书应当用心留意。
•
在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员
• 的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场
• 容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制 。
• 秘书也要科学安排工作会议的时间（见图5-7）。
上班开始半小时后，工作会 议时间一般不超过100分钟， 中间安排一次短暂休息
工作会 议的时 间
图5-7 科学安排工作会议的时间
八、会议服务工作：由行政部综合协调。 附：(1)会议通知。 (2)会议日程表。
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议时间的安排
1．确定会议的时间
2．会议议程与会议日程
会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解 决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地 表达出来
会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排
•2
• 准备议题
•
围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文
• 件、本单位的文字材料，有关的数据图表等。有的 要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、有关的 能够充分说明问题的资料。
•
质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的
议题，这是秘书会务工作的第一条原则。秘书应该
做好两方面准备（见图5-5）。
准备