供应商扣款流程和规定

供应商扣款流程和规定

供应商扣款流程和规定

一、目的

对海芙德建筑产品（上海）有限公司、海芙德建筑产品（天津）有限公司（以下简称本公司）之供应商在交货时产生不良后，相关赔偿责任处理、费用扣款的流程和规定。

二、适用范围

本规定所涉及的供应商包括所有为本公司提供生产用原材料、零组件、配件、辅助材料、耗损材料、制程用料、包装材料、生产及检验用机器和工具（含治具、夹具）、委外加工费、运费等供应商。

三、供应商扣款项目

1、品质异常——进料有瑕疵可让步接收，不退货但同意价格折让

2、运输损耗——产品运输出现短缺、损坏、延期并有经济损失、遗失

3、交期递延——本公司递延交货遭客户索赔系由供应商未按指定交期造成

四、供应商扣款会签流程

1、品质异常

品质部厂长

采购部 供应商

注：品质部需指定专人填写《品质异常通知单（内部）》，并追踪其流转，如涉及扣款需取得经厂长认可的供应商盖章回传的《损失索赔通知书》，只要取得完整资料，随时提交给财务部应付会计岗作为扣款依据。

2、运输损耗

项目经理 计划部 厂长 采购部 供应商 品质异常通知

单（进料如涉及

扣款需填建议

数） 复核金额

损失索赔通知书

同意索赔金额?

Y

回传

N

相关部门协商解决

会签审核

运输

异常

通

知

单

注：计划部需指定专人填写《运输异常通知单（内部）》，并追踪其流转，如涉及扣款需取得经厂长认可的供应商盖章回传的《损失索赔通知书》，只要取得完整资料，随时提交给财务部应付会计岗作为扣款依据。

3、交期递延

销售部 计划部 厂长 采购部 供应商

邮件附照片和送货

单签收表 核对仓库发货情况及送货单签收表，建议赔偿金额

复核金额

会签审核

损失索赔通知书

同意索赔金额?

回传

相关部门协商解决

客户交

期延误

向我公

司索赔

判断材料交期延误

交期异常通知

单

审核金额

会签审核

损失索赔通知书

同意索赔

Y

N

注：计划部需指定专人填写《交期异常通知单（内部）》，并追踪其流转，如涉及扣款需取得经厂长认可的供应商盖章回传的《损失索赔通知书》，只要取得完整资料，随时提交给财务部应付会计岗作为扣款依据。

五、争议处理

1、 供应商与本公司对不良认定存在分歧时，可由双方寻找第三方独立机构进行认证，相关费用由错误方承担。

2、 第三方机构属地以接近本公司公司所在地附近为原则。

回

Y

相关部门协商解决

N

六、费用扣款财务处理

1、收货后账期付款

发票已开：本次付款直接扣款，如长期合作供应商，再下次发票中少开对应金额；如非长期合作供应商则开折扣折让证明对原发票进行抵减后再付款。

发票未开：按照抵扣扣款后的金额开具发票后付款。

2、预付款后收货

发票已开：如长期合作，要求下次发票抵扣该金额；若是一次性合作供应商，要求其退回货款，如无应答，视金额大小由总经理决定是否走司法程序

发票未开：如长期合作，发票直接抵扣该金额并要求退还货款；若是一次性合作供应商，要求其退回货款并补开发票，如无应答，视金额大小由总经理决定是否走司法程序

七、附件表单

损失索赔通知书

公司：

本公司于年月日向贵公司采购的下列货品：，因贵公司产品□品质不良□交期延迟□运输损耗，造成本公司蒙受元的损失。

兹检附：□损失计算表份；□品质检验报告份；□本公司客户索赔函复印本份，连同原采购合约复印件共份，望贵公司给予谅察赔偿，其赔偿金额，敬请贵公司同意。

□由其他货款中扣除

□以现金支付

顺颂

商祺！

海芙徳建筑产品（上海）有限公司

采购部年月日

回执海芙徳建筑产品（上海）有限公司：

本公司同意因我公司□品质不良□交期延迟□运输损耗在采购合同金额里扣除

元。

公司公章

年月日

海芙德建筑产品（上海）有限公司

品质异常通知单（内部）

号：

检验部

门责任部

门

责任人

项目名

称项目编

号异常工序

进料□制

程□

产品名产品图

称 号 成品□ 出货□

检验单号

检查日期

异常状态

检验员： 日期： 责任部门意见

主管部门： 日期： 质量部门处理意见

主管部门： 日期：

技

术

部

部

门

意

见

主管部门：日期：

主

管

领

导

处

理

意

见

主管部门：日期：

1、责任部门接到本通知单后，24小时内，必须进行整改

2、本通知单将作为责任部门业绩考核的依据之一

海芙德建筑产品（上海）有限公司

运输异常通知单（内部）

号：

申述人运输商责任人

项目名

称项目编

号

运输异常

短缺□延

期□

损坏□遗

失□

产品名

称产品图号

送货日

期收货日期

异

常

状

态

邮件申述人：日期：

责

任

部

门

意

见

主管部门：日期：