采购管理办法

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7、采购执行/货物验收/出入库
• • • 7.1合同管理部/商务部负责监督采购订单的执行全过程； 7.2合同管理部/商务部负责协调供应商设备的交货、运输、保险（清关）等事项； 7.3合同管理部/商务部与质检部/技术支持部负责货物的到货验收工作，主要为货物的外包装、 数量等的验收；质检部负责所有生产原材料的到货入厂的检验； • 7.4技术支持部负责在货物抵达施工目的地的到货验收工作，包括外包装、数量验收，并记录 检验结果； • • • • • 7.5技术支持部负责组织客户进行设备的开箱验收，并记录检验结果； 7.6技术支持部将货物验收的结果反馈给合同管理部/商务部； 7.7合同管理部/商务部根据技术支持部的反馈结果负责货物验收后相应的协调工作； 7.8财务部、合同管理部/商务部根据书面的货物验收单或其他书面凭证办理货物的入库手续； 7.9财务部、合同管理部/商务部、技术支持部根据工程施工进度办理货物的出库手续。
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11、供应商管理
• • 公司对供应商实行分级管理： A级供应商：价格合理、按期供货、服务周到及时、质量稳定可靠、有相当的供应规模和同业声 誉。与公司有两次以上的成功合作经验。
•
B级供应商：价格合理、按期供货、服务周到及时、质量稳定可靠、有一定的供应规模和同业声
誉。与公司只有一次成功合作经验。
•
• 9.1如采购的设备符合质量要求，在合同规定的付款期限届满前，合同管理部/商务部按合同规 定 提出付款申请，报总经理批准； • 9.2经批准的付款申请转交财务部，由财务部安排支付；
•
9.3合同执行完毕，由合同管理部/商务部与财务部共同完成项目采购成本的结算。
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10、合同/协议、相关资料的管理 及其它
• • 1.2留购设备采购 需求部门提交“留购设备采购申请表”，由部门经理、商务部、财务部审核后，报公司总经 理批准。
•
•
1.3项目设备采购
1.3.1销售合同生效后，合同管理部/商务部负责跟踪合同的执行,并根据合同要求和工程进度 计划，提交“项目设备采购申请表”，经销售部、技术支持部、财务部及主管副总审核后， 报公司总经理批准，批准后执行采购。
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3、采购审批
• 3.1 生产原材料（BOM）由合同管理部/商务部根据实际需要，提交“生产材料采 购申请表”，提供包括所需采购 设备的名称及数量，规格型号，技术规范，服务 要求，交货时间及地点等相关信息；
•
3.2“留购设备采购申请表”，提供包括所需采购 设备的名称及数量，规格型号，
技术规范，服务要求，交货时间ຫໍສະໝຸດ Baidu地点等相关信息；
• 10.1设备采购过程中相关档案资料的整理归档工作由合同管理部/商务部负责,各相关部门将 相关资料原件交合同法律部保存,各部门视实际需要情况可保留复印件一份。 • • 11、 其他 11.1原则上设备采购须选择三家以上供应商进行比较并择优确定，金额在人民币拾万元以上的 设备采购须通过招标进行，详见设备采购招标流程。
北京中电融创科技有限公司
采购管理办法
合同管理部：孙勇涛 2010年2月
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总则
• 规范公司采购业务流程 • 提高公司采购业务各相关部门之间及公司对外联络各商务环节的
规范性、有序性、高效性
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适 用 范 围
• 生产材料采购:公司用于生产设备所需的生产原材料采购 • 留购设备采购：公司项目研发所需设备仪器仪表及物料采购 • 项目设备采购：完成销售合同所需第三方设备的采购 （1000元以 上） • 项目工程物料的采购：技术支持部在工程安装及测试过程中所需 第三方物料的采购 • 办公用品的采购职责在行政人事部，采购管理办法另行规定。
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8、安装/维修/技术服务
• • • 8.1技术支持部负责设备的安装施工、维修及技术服务工作； 8.2技术支持部将设备安装施工过程中有关产品质量的信息及时反馈合同管理部/商务部； 8.3合同管理部/商务部根据技术支持部的反馈信息负责与供应商协调残次品的更换 ,坏件的维 修，及跟踪保修。
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9、付款
•
3.3项目设备采购（包括项目工程物料）由技术支持部提交项目所需设备的名称及 数量，规格型号，技术规范，服务要求，交货时间及地点等相关信息；
• •
3.4以上采购申请经相关部门审核，并经总经理批准后执行采购。 3.5若在工程施工过程中需临时采购工程物料（价格在人民币1000元以下），则由 技术支持部工程施工人员报技术支持部经理，并由其部门经理报副总经理后自行 进行采购；（此类采购不需要签订书面的采购合同）。
通过
未通过
/
合格 货品验收 质检/技术 商务、质检/技术、库房） 需求部门
入库、通知需求部门
执行采购 商务
合同审批 （合同管理部组织）
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1 采购申请
• • 1.1生产材料采购 商务部依据库房提供的实际库存数量及公司制定的安全库存数量提交生产材料采购申请,由生
产部、财务部及合同管理部/商务审核后，报总经理批准。
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采购流程
采购申请表 采购预算 （需求部门） 采购审核/主管领导 否 不满足需求 物 资 需 求 需求部门放弃需求， 或做进一步说明 技术、 商务谈判 查询库存 （需求部门、 物流管理） 满足需求 办领使用手续 （需求部门、物流部门 、
通过
是
采购核准 （总经理） 否
是
询价、确定供应商 （技术/商务）
• •
1.4项目工程物料采购 1.4.1销售合同生效后，技术支持部根据合同要求制订工程实施计划和进度计划，并提交详细 的工程物料采购清单，经销售部、技术支持部、财务部及主管副总审核后，报公司总经理批 准，批准后执行采购。
•
附件一：*******采购申请表
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2、成本预算
• • • • • 2.1生产材料采购由合同管理部/商务部制定成本预算 2.2留购设备采购由需求部门制定成本预算 2.3项目设备采购由合同管理部/商务部制定成本预算 2.4项目工程物料采购由技术支持部制订成本预算 以上成本预算由合同管理部/商务部审核后,呈交主管副总、总经理批准后执行采购。
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6、合同审批/签订
• • 6.1合同法律部负责组织采购合同的审批流程； 6.2合同法律部根据合同审批的要求,组织生产部、技术支持部、财务部、技术开发部及相关部 门进行评审,各部门经理需在合同审批表确认栏上写明意见及建议;合同终审栏由总经理签署终 审意见,若需董事会批准,则需董事会领导签署意见; • 6.3采购合同经批准后，合同法律部负责准备合同文本，由总经理签署采购合同。
C级供应商：有一定的供应规模和同业声誉、本公司所需要的商品目前供应比较顺畅且价格合理。 与公司还没有合作经验或者合作过但并不成功。
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D级供应商：有供应商资质、可以供应公司所需要的商品。作为后备供应商或临时供应商。
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附 则
• 附则：本管理办法由北京中电融创科技有限 公司制定，本办法的解释权在合同管理部 /商 务部。
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4、供应商选择及供方控制
• • • 4.1留购设备由采购需求部门推荐至少2家以上的可供选择的供应商； 4.1生产材料由采购需求部门推荐至少2家以上的可供选择的供应商； 4.2项目设备采购由技术支持部负责推荐至少2家以上的可选择供应商，对设备进行技术选型和
评审，确定合格供应商名单；
• • 4.3供方控制过程 4.3.1合同法律部负责向备选供应商询价，并对其报价、供货周期、售后服务、可提供支持、 公司背景等情况进行供应商综合调研；（供应商调研）
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本管理办法自2007年7月开始执行。
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一起走向胜利的唯一选择就是协作
Thanks.
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4.3.2综合供方评价记录，相关部门确认签字；（供方评价记录）
4.3.3形成合格供方名录 4.3.4供应商比较 4.3.5采购供方确定
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4.3.6供应商信息登记（新供方信息登记、老供方业绩评价）
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5、技术/商务谈判
• • • • 5.1留购设备由需求部门负责确认设备清单和技术规范条款； 5.1生产材料由生产部负责确认设备清单和技术规范条款； 5.2项目设备采购由技术支持部负责确认设备清单和技术规范及服务条款和规范； 5.3合同法律部负责确认采购价格和商务条款；