业务部工作流程

业务部工作流程

东莞市贝贝玩具有限公司

业务部工作流程

目的: 全体外贸人员知道本部门的工作性质，工作流程，能够有效的完成指标

适用范围：业务部全体人员/生产部IQCI板房/管理部

内容

1、日报表：业务员每天填写的工作日记，记录所有新客户资料。

2、月报表：统计每一个月的日报表汇总总表于次月1号交给主管。

3、季度报表：统计三个月的月报表汇总总表于下一季度第一个月的1号交给

主管，主管交给总经理，总经理主持业务业绩会议，（三

个月为一个季度，一年份为四季度，玩具旺季每年的第二三季度，冲业绩的最佳时机）。

4、报价表：根据询盘，了解客人是那个国家地区公司的性质，再对产品的要求，评估公司的工艺和生产能力是否可以达到客户的标准，

通过洽谈确认，在提供最好的价格给客户，让客户对公司一种依赖性信任，制作报价表给开发部报价人员进行报价，在客户规定的

时间内必须要报给客户（注意新客户的维护和配合要绝对的积极，要有时间观念和效率）。

5、样品制作单：价格报出去要记得跟踪结果，客户要对价格有异议需要降价格，再返回从新核实价格，若是没有意见会要求制作样品，

整理好客户要求的资料做样品开发单（主管签字）给开发室，但是要求设计师按

照价位做样品，

初样出来后立即要安排报价部算出价格，确认若是价格差距大需要和设计师商量如何改进降低成本，达到客户的目标价格（重点: 样

品出来的价格必须要和业务报给客户的价格一致，若设计师没有办法做到客户的目标价格和业务报出的价格，业务员必须要跟客户解

释理由，从新报价改设计方案）。

公司规定所有的新客户制作样品需要付开发费用300-500元/3-4PCS,提供帐

号给客户（主要考验客人的诚意预测下单的机率，不肯

付样品费的客户就有可能有很多家在竞争,要付样品费客户就会有选择性,即便是不选择我们公司,也不会浪费公司资源和时间）,

此样品下订单退回样品费用,样品开发的周期为5-8 天,一定要跟紧样品出来的日期,不能延只能提前完成。6,核价: 样品出来要仔细的核对样品与客户要求的是否一致性,有做出客户要求的风格和尺寸颜色,确认没有问题必须要拍照产品的正面侧面后面,要有尺寸标示等存档,样品寄出去了立即发邮件附图片给客户,以便客户在没有收到样品前就可以看到产品图片,提高客人的积极性。

另一种是客户要求先看到图片（在做初样出来成样出来时）,确认尺寸颜色风格从图片上看起来没有什么问题才要求寄样品,根据

客人的要求而定。

重点: 样品的初样已经定价位了,业务员要严格的要求设计师按照报价出去的价位做样品,业务在制作样品单上面资料规格用料颜色其他配件等都要写清楚,以免设计师增加成本太高了价格。（每晚下班前统计要打板的数量和具体的明细发给板房,争取第二天早上方便采购一并统计安排）

7,样品修改:第一次样品寄出去客人会返回修改的意见,把资料自己审核后确定自己了解客户的意思了再转交给开发部设计师,要求在修改中控制不能增加成本,若是增加额成本要和客户沟通争取要回这个价格。

若是修改的难度大，样品期时间紧张会导致影响确认和生产交货期，跟同行竞争对手抢订单等等问题，可以拍照给客人确认，或是通知主管总经理紧急会议召集业务部和开发部，强制性加班做样品，直接送给客户等有效方式。

8，主动性: 在客户样品的开发期和修改期间，业务员要主动出击，跟踪必须要紧迫，积极的与客户开发部进行高效率的沟通，提供最快最好最热情的服务帮客人服务他们的客人，达到准确有效快捷的拿到订单

9，签署合同: 最终样品确认了，客户会谈到订单数量生产交期付款方式，产

品质量测试标准等等，业务员要与主管商量确认所有的事项存在的问题，主管若能确认没有问题可以签署合同，若有事项不能确认必须要和总经理会议商讨做最终确认，公司确认所有事项可以与客户达成一致，总经理签署合同，合同一式二份，总经理一份存档，业务一份回寄给客户，复印给财务一份。10 ，客户签板: 订单确认要求客人签回样品作为标准参照，签样回来业务员要挂上客签吊牌转交给QC部核对，在QC保管期间部得弄丢搞污染等，客签板丢了要罚钱300元（搞丢部门负全责）。

11，落单:

1.销售确认单（sales confirmation）: 合同签署后作销售确认单给相关部门（开发部采购部QC部生产部）业务主管审核签字，玉总签字，二个采购各一份，宋阳一份，厂长和QC各一份+2份

2.订单耗量表，宋阳提供，打印四份，二个采购各一份，厂长和QC各一份+3 份

3.大货样色卡二份，板房提供，一个给采购部，一个给QC

4.生产规格书交给跟单业务员签字确认后业务主管和玉总签字后转交给相关部门，米久斌一份，厂长和QC外发厂各一份

5.刀模通知单

6.产前样板签给QC

6. 胶袋织标背卡头卡彩盒纸箱等包装资料整理好给采购部对外打样，打样回来后交给

业务部确认，业务部根据自己的判断能力和

经验给予确认，不能确认的要拍照和寄给客人确认，这个过程要控制时间，布唛织标回厂的时间与采购材料是同步时间7-15 天，吊卡胶袋背卡头卡彩盒纸箱等包装材料15+7 天内回厂，确保能跟上包装。

12，更新订单进度表: 共享文件里的订单进度表更新，把此订单排进总表里，客户订单编号工厂编号出货日期产品名称生产期等相关资料，每周生产会议中根据自己排的订单进度表跟踪材料回厂情况，生产进度情况。

13，测试样大货样通知单: 测试样品要放在客户要求的测试机构去测试，在出货前一周内必须要出来报告结果，预防测试不通过还可以加急在一周内重测（重测的费用由工厂承

担），产品测试报告必须要在出货前扫描邮件给客人看，否则工厂不能出货，所有的延期和费用取消订单等风险由工厂承担。

大货样品，是客户在工厂生产中挑出来的产品做为样品，出货前要寄出给客人，在一周内客人会收到便知道工厂这次大货做的产品的质量和标准与客户签版是否一致性，等海运的柜子到目的港后，客户会抽箱拿出大货产品大货样客户签版核对产品的一致性，大货样品一定要同客人签板，大货质量已定要QC部严格的

执行客人要求的质量标准。

14，跟踪进度: 业务从发出资料到各部门签字的日期开始算生产期，公司规定采购材料周期7-15 天，7天是现金购材料最迟回厂日期，15 天是订购材料的最迟回厂日期。按照这个规律去跟踪材料和生产期，不得延误交期，确保出货。（严格要求采购部必须在7-15 天内让所有材料回厂），

15，出货安排: 业务员要根据客人提供的资料安排出货，客户有指定货代就用他们的，没有就用我们自己的货代，流程如下