舞弊的防范与检查(一)

舞弊的防范与检查(一)

广州一家资产规模超过30亿元的大型民营企业，在开发一个项目的过程中，整个项目销售有问题的资金达到1650万元，相当于整个楼盘销售额9.4亿元的1.76%，其中因失误和舞弊造成的损失超过700万元，相当于总销售额的0.78%，如果按销售纯利7%计算，公司要多销售一个亿才能挣回700万元，最后因失误和舞弊造成的700多万元的损失只收回400多万元，还有将近300万元有的是被舞弊人员花掉，有的被买楼者赖帐，被查出有舞弊行为的职工有7个人，其中一个获利高达几十万元，最终有3个人被司法机关处理。虽然上述是个别案例，但是，在日趋竞争激烈的市场空间，如何加强企业内部控制，防范舞弊的发生应该引起企业足够的重视。舞弊，是指组织内外人员采用欺骗等违法的手段，损害或谋取组织经济利益，同时可能为个人带来不正当利益的行为。损害组织经济利益的舞弊行为主要包括：1.收受贿赂或回扣；2.将正常情况下可以使组织获利的交易事项转移给他人；3.贪污、挪用、盗窃组织资财；4.使组织为虚假的交易事项支付款项；5.故意隐瞒、错报交易事项；6.泄露组织的商业秘密；7.其他损害组织经济利益的舞弊行为。谋取组织经济利益的舞弊行为主要包括：1.支付贿赂或回扣；2.出售不存在或不真实的资产；3.故意错报交易事项，记录虚假的交易事项，使财务报表使用者误解作出不适当的投融资决策；4.隐瞒或删除应对外披露的主要信息；5.从事违法违规的经营活动；6.偷逃税款；7.其他谋取组织经济利益的舞弊行为。因此不论舞弊涉及的金额大小，都会对企业产生危害。如果不及时采取有效的措施，势必会蔓延，从而造成更大的损失。既然舞弊会给企业带来如此大的危害，我们又如何加以预防呢？首先要建立起严肃的纪律约束，严格的管理制度，严密的考核奖惩制度。这里我认为适当提倡“模式化”管理方式，即企业管理中高层从全局的角度必须辨别和判断能够导致企业舞弊的各种因素，结合企业实际情况制定内控制度。对企业的各项业务如何操作运行，以制度形式加以明确，依靠规则和程序引导员工行为，明确规定员工可以做什么和不可以做什么，对于一些经常发生的问题，应明确规定运用什么样的程序进行处理。通过这些内控制度的建设，才能加强企业的相互制约和监督，才能防范和避免生产经营中的偏差及制止营私舞弊的行为，如果一旦出现不按规则办事便视同违规，按情节轻重，加以处理。而且从领导到职工要一视同仁，严厉追究责任，决不能凭关系，凭感情论事，否则好的制度也是形同虚设，并且逐渐让职工失去信心。当然管理的过程中也不能忽视激励因素，奖罚应该是相辅相成的。因此严肃的纪律约束，严格的管理制度，严密的考核奖惩制度是防止舞弊的首要条件。例如，施工企业的材料管理，从采购计划的制定开始，到采购材料使用结束，这其中有9个环节：计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用。每一个环节都应形成适合本企业的管理规范。我公司是一级资质公路施工企业，在组织机构设置上分为：总部、项目经理部、施工队三级体系。在材料管理上首先明确了三者各自的管理职能，同时对材料流转的各个环节制定了明确的规范体系。比如，材料的采购过程必须做到三公开两必须。三公开即品种、数量和质量指标公开；参与供货的客户和价格竞争公开；采购完成后的结果公开。以上3点形成书面材料由材料部门备案。二必须是必须货比三家（参加竟标的材料供应商必须在3家以上）；必须按照程序、按照法规要求签定采购合同（采购责任主体至少需要5人参加供方评比工作，需形成记录并签字）。采购环节则按三分一统流程执行，三分是市场采购权、价格控制权、质量验收权，三权分离，各自负责，互不越位，市场采购权归属项目材料部门，价格控制权由总部材料部门统一掌握；质量验收由试验部门控制；一统即合同的执行特别是结算付款一律统一管理，由财务部门负责。通过一系列详细、严谨的规章制度，对约束责任人的行为产生很好的效果，从而预防舞弊行为的发生。其次，建立全面预算体系，发挥企业内部控制的应有作用。从目前企业内部企业控制体系的发展趋势看，内部控制的目标尽管越来越呈现多元化，但概括起来，可分为两个层次：一是可靠性，即保证会计信息真实，确保财产安全完整；其二是效益性，即致力于追求企业经济效益，提高企业管理水平。有效地连

接这二者的方法和手段就是预算。预算体系的建立对于企业更加合理控制起到很大的作用，使企业的控制过程有更明确的目标，对加强事中控制、事后分析提供了评判的相对标准，从而达到了消弱舞弊的发生，提高经济效益的作用。例如：施工企业承接了一个工程项目后，我们首先要对中标的标价进行合理分析，并结合施工现场各方面的人文、地理环境等要素编制预算体系。测算给予分包队伍的单价定位是多少，直接管理的直属施工队伍的预算单价是多少，在此控制基础上的利润空间就显而易见，之后把预算指标层层分解，外包队伍侧重分包单价的控制，直属队伍侧重直接成本的控制，达到在工程施工的过程中的事中控制及至竣工完工结算的事后对比分析。在确保预算范围内的经济利益的同时，大大降低了舞弊行为的发生系数。第三、提升内部审计地位，通过审计加强内部控制。上文，主要阐述了建立内部控制系统对防止舞弊的重要性，但是要防止舞弊还涉及如何保持一个有效的内部控制系统。这里就不得不谈到内部审计的作用。我们所说的内部审计并不限于财务收支状况的审查监督。国际内部审计师协会对内部审计的定位是“内部审计是一项独立、客观的保证工作和咨询活动，它的目的是为机构增加价值并提高机构的运作效率。”内部审计已经从以监督为主转向以服务为主，从财务审计拓展为管理审计，不仅看病，还开方配药，并提出预防措施。因此，现在的内部审计人员也不单纯局限于财务人员，而是应由各个条线的专业人员组成内部审计部门，并且这个审计部门独立于其他部门（当然一般适应大、中型企业，小规模企业要根据自身情况而定）。对经济事项的审计可以是全面的，也可以是专项的。内部审计人员根据企业经营活动各方面的潜在风险水平，通过检查和评估内部控制系统的全面性和有效性来协助遏制舞弊。同时企业在赋予审计人员责任的同时，还要给予其相应的权力，这样才能确保审计工作的顺利开展。审计的对象不应只是面对普通职工、中层干部，而是对企业高层也有所约束。某省，在2002年各单位内部审计机构共完成各类审计项目29633个，查出损失浪费金额5.72亿元，纠正违纪金额8.72亿元，取得了明显成效。但我们开展内部审计的目的，并不是要以查处多少违纪行为而论成果，而是随着审计人员地位的提升，及审计效果的显现，对企业的各项行为时时有警示和改进作用，也就达到了预防一定舞弊行为发生的目的。