档案局企业档案管理体系PPT
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企业档案管理体系建设
收集的形式：一是对内收集
二是对外收集
2、管理类档案的收集
（1）、收集的要求
归档的文件材料应当齐全完整，并符合长 期保管的质量要求。
归档的文件材料应当精炼准确，并能反映 企业的业务活动。
要加强收集工作的调查。
（2）、收集的方法 严格按照企业归档制度规定进行收集。
建立相关制度，加强对零散文件的收集。
影片 照片 缩微胶卷 录音带
（1）、收集要求 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 要遵循科技档案的自然形成规律。 要保证科技档案的完整、准确。
（2）、收集的方法 按照归档制度的规定接收科技文件归档。
纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。
如：正常收集和现场收集相结合； 随时收集和集中收集相结合； 对内收集和对外收集相结合。
一般工业企业档案分类编号示意图
一级类目
类目代号 类目名称
01
经营管理类
02
生产管理类
03
行政管理类
04
党群管理类
05
产品生产类
06
科研开发类
07
项目建设类
08
设备仪器类
会计业务类 09
二级类目 类目标识
类目代号 类目名称
公元纪年 公元纪年 公元纪年 公元纪年
按产品种类或型号设置
按课题或课题类型设置
（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件 材料；
（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映， 其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；
（五）其他不需归档的文件材料。
档案保管期限一般分为： 永久、定期（30年、10年）。
永久是指反映企业主要职能活动和基本历史面 貌的，对本单位、国家、社会和历史研究有长远利 用价值的档案。
二是对外收集
2、管理类档案的收集
（1）、收集的要求
归档的文件材料应当齐全完整，并符合长 期保管的质量要求。
归档的文件材料应当精炼准确，并能反映 企业的业务活动。
要加强收集工作的调查。
（2）、收集的方法 严格按照企业归档制度规定进行收集。
建立相关制度，加强对零散文件的收集。
影片 照片 缩微胶卷 录音带
（1）、收集要求 要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。 要遵循科技档案的自然形成规律。 要保证科技档案的完整、准确。
（2）、收集的方法 按照归档制度的规定接收科技文件归档。
纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。
如：正常收集和现场收集相结合； 随时收集和集中收集相结合； 对内收集和对外收集相结合。
一般工业企业档案分类编号示意图
一级类目
类目代号 类目名称
01
经营管理类
02
生产管理类
03
行政管理类
04
党群管理类
05
产品生产类
06
科研开发类
07
项目建设类
08
设备仪器类
会计业务类 09
二级类目 类目标识
类目代号 类目名称
公元纪年 公元纪年 公元纪年 公元纪年
按产品种类或型号设置
按课题或课题类型设置
（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件 材料；
（四）所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映， 其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；
（五）其他不需归档的文件材料。
档案保管期限一般分为： 永久、定期（30年、10年）。
永久是指反映企业主要职能活动和基本历史面 貌的，对本单位、国家、社会和历史研究有长远利 用价值的档案。
国家档案局第号令释义及企业管理类档案整理()演示课件-精选.ppt
第五条 企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理 的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工 作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件， 一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信 封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的 文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关 的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文 件材料； （四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他 社会组织抄送不需本企业办理的文件材料； （五）其他不需归档的文件材料。
第5部分：适用及原则 第十九条至第二十一条，对《规定》内容的适用 性、解释权和生效时间进行规定。 5个部分中，第1部分是基础，第2、3部分是核心， 第4、5部分是保障，共同构成规范企业文件材料 归档范围和档案保管期限工作的全过程要求。
..,
10号令的创新之处 1、突出了合同、协议等契约文件材料的 管理。 2、突出了审计、风险控制、社会责任等 职能工作形成文件的管理。 3、将“产品销售”改为“市场营销”。 4、增加了“企业管理”、“项目管理” 文件,将能力建设、项目建设、条件保障 建设等的管理文件统一命名为“建设项目 工作文件材料”纳入经营管理中。
对档案行政管理部门指导企业进行编制 工作提出的明确要求
..,
《规定》正文条文的释义
第四条 企业文件材料归档范围是：
（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理 等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、 国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件 材料；
（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业 和职工权益具有凭证价值的文件材料；
第5部分：适用及原则 第十九条至第二十一条，对《规定》内容的适用 性、解释权和生效时间进行规定。 5个部分中，第1部分是基础，第2、3部分是核心， 第4、5部分是保障，共同构成规范企业文件材料 归档范围和档案保管期限工作的全过程要求。
..,
10号令的创新之处 1、突出了合同、协议等契约文件材料的 管理。 2、突出了审计、风险控制、社会责任等 职能工作形成文件的管理。 3、将“产品销售”改为“市场营销”。 4、增加了“企业管理”、“项目管理” 文件,将能力建设、项目建设、条件保障 建设等的管理文件统一命名为“建设项目 工作文件材料”纳入经营管理中。
对档案行政管理部门指导企业进行编制 工作提出的明确要求
..,
《规定》正文条文的释义
第四条 企业文件材料归档范围是：
（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理 等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、 国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件 材料；
（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业 和职工权益具有凭证价值的文件材料；
企业档案管理(最终版)PPT课件
年度：以四位阿拉伯数字标注 文件形成年度的公元纪年。
36
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
机构：填写文件形成或承办部 门的简称或代号（不分机构编 档号的单位此栏可空）。
37
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
22
去除会生锈的金属物（订书 钉、曲别针、大头针等装订 用品）。
23
如果是组合件，按以下顺序进行 组合件内的文件排列： 正本在前，定稿在后；正 本在前，附件在后；原件在前， 复制件在后；译文在前，原文在 后，转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后。
24
装订 采用左侧、下侧对
齐方式 对，用不锈钢钉装订 或线装订。
10
来文与复文、去文与复文（具 体包括请示与批等）可作为组 合件，或各为一件。
11
三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 文件著录 2 区分年度 8 填备考表 3 划分期限 9 文件装盒 4 文件装订 10 打印目录 5 文件排列 11 入库装箱柜 6 文件编号
33
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
34
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
《档案管理》PPT课件
企业档案管理实务工作
（金社 春）
2010年06月28日
什么是企业档案
企业档案是企业在各项活动中形成的，企业活动 是指企业生产、经营、行政、科研、基建、设备 管理等各职能部门，综合运用资源条件、劳动力、 资本、科学技术、流通手段、企业信誉等经济要 素，制造产品获取利润和创造经济效益，实现企 业基本目标的活动。因此，企业档案是企业各种 因素相互作用的产物，它综合反映和说明企业的 基本面貌和全部活动，是各种内容和载体档案的 总和。
归档时间
（一）基建档案 1、工程前期文件（依据性、基础性文件）：工作完成后，一次性归档。 2、施工、监理、竣工文件： （1）规模小：竣工验收后三个月内一次性立即归档。 （2）规模大、周期长：可按单位、分部工程，通过单项验收后归档
（二）设备、仪器：大型设备应在设备、仪器安装、调试成功，交付使用时 归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。
文书档案的编目
归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任 者、文号、题名、日期、页数、备注等项目
❖年
度
保管期限：永久
归档文件目录
：
2007
年
序号 责任者 日 期 页数
文号 备 注1
❖ 司
2007
琼电
❖1 0108
海口公司（2007） 的请示 2
12号
❖2
2007
南方电网 南电字
人事档案
人事档案是人事部门按党的人事政策，在培养、选拨和任用人员等工作中形 成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩 等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用人员的重要 依据，是国家档案的重要组成部分。
人事档案的收集工作
（金社 春）
2010年06月28日
什么是企业档案
企业档案是企业在各项活动中形成的，企业活动 是指企业生产、经营、行政、科研、基建、设备 管理等各职能部门，综合运用资源条件、劳动力、 资本、科学技术、流通手段、企业信誉等经济要 素，制造产品获取利润和创造经济效益，实现企 业基本目标的活动。因此，企业档案是企业各种 因素相互作用的产物，它综合反映和说明企业的 基本面貌和全部活动，是各种内容和载体档案的 总和。
归档时间
（一）基建档案 1、工程前期文件（依据性、基础性文件）：工作完成后，一次性归档。 2、施工、监理、竣工文件： （1）规模小：竣工验收后三个月内一次性立即归档。 （2）规模大、周期长：可按单位、分部工程，通过单项验收后归档
（二）设备、仪器：大型设备应在设备、仪器安装、调试成功，交付使用时 归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。
文书档案的编目
归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任 者、文号、题名、日期、页数、备注等项目
❖年
度
保管期限：永久
归档文件目录
：
2007
年
序号 责任者 日 期 页数
文号 备 注1
❖ 司
2007
琼电
❖1 0108
海口公司（2007） 的请示 2
12号
❖2
2007
南方电网 南电字
人事档案
人事档案是人事部门按党的人事政策，在培养、选拨和任用人员等工作中形 成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩 等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用人员的重要 依据，是国家档案的重要组成部分。
人事档案的收集工作
档案局的企业档案管理PPT
6.3.1 重要的
永久
6.3.2 一般的
短期
6.4 本企业团员及团组织管理方面的决定、通知、批复
长期
6.5 本企业团费收据与团组织关系介绍信及存根
长期
7
民间团体工作
7.1 专业学会、协会
7.1.1 重要活动的文件材料
长期
7.1.2 一般活动的文件材料
短期
7.2 民间组织
7.2.1 重要活动的文件材料
1
经营决策
永久
保管 期限
1.1 本企业发展规划、方针目标及管理材料
长期
1.2 企业转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、 永久
1.3 报本告企等业董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料
永久
1.4 厂务公开文件材料
长期
1.5 厂长（经理）责任制、任期目标等
长期
1.6 股东大会文件材料
2.3 册本企业党委（总支、支部）组织工作的规章制度
长期
2.4 本企业党群机构设置、调整、人员编制等方面决议、决定及通知
长期
2.5 党费收支与党组织关系介绍信及存根
长期
2.6 本企业党员学习教育与整党工作中形成的文件材料
长期
2.7 本企业老干部工作中形成的文件材料
长期
2.8 党组织情况方面的统计报表
3．1 3．2 3．3 3．4 4
能源管理的规定、计划、总结、请示、批复 能源消耗定额管理材料 节能工作方案、措施、总结 统计报表 安全生产
4．1 4．2
安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要等 事故报告、调查分析及处理材料
4．3 4．4 5
安全教育、安全生产竞赛活动的材料 统计报表 科技管理
企业档案管理培训PPT课件
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04 电 子 档 案 管 理 Annual work summary report of simple geometry
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
档案如何管
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02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
01 格式统一
02 标识鲜明
03 科学分类
04 及时记录
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
统一
点击在此输入说文本点击在此输入说明文 本点击在此输入说明文本点击在此输入说 文本点击在此输入说明文本点击在此输入 说明文本
1
采购合同
4
招投标资料
2
销售合同
5
技术资料
3
往来文件
6 其它
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry 1．抽屉式直立档案
容易分类
易于保密
保护性好
检索简便
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry
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04 电 子 档 案 管 理 Annual work summary report of simple geometry
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
档案如何管
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02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
01 格式统一
02 标识鲜明
03 科学分类
04 及时记录
02 档 案 管 理 的 方 式 Annual work summary report of simple geometry
统一
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1
采购合同
4
招投标资料
2
销售合同
5
技术资料
3
往来文件
6 其它
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry 1．抽屉式直立档案
容易分类
易于保密
保护性好
检索简便
01 档 案 管 理 工 作 内 容 Annual work summary report of simple geometry
企业档案管理培训课件(PPT 86张)
思考与讨论
如何理解《规定》第四条第四款“一般性文件的历 次修改稿、各次校对稿”不归档的引申涵义？
思考与讨论
《规定》第六条“机关文书档案的保管期限定为永 久、定期两种。定期一般分为30年、10年。” ，请 问“一般”涵义是指什么？
关于“定期”需注意三方面： A．划分“定期”的档案不进馆，省级单位可以执行， 市、县（区）是否也按规定执行，值得商榷。 B．定期实行标时制，如何根据工作实际需要来调整和 划分档次问题，值得研究。 C．标时划分的原则和方法应当统一，并在报送的文书 档案保管表中有所体现。
（4）档案整理必须便于保管和利用。
4．档案价值鉴定工作的基本原则
从国家和人民的整体利益出发，用全面的、 历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值
（三）档案人员素质要求
《中华人民共和国档案法》对档案工作人 员的素质提出了法律上的要求：档案工作人员 应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。忠 于职守是对档案工作人员的最基本要求。
突出了立档单位的主体地位。主办机关和其他机关 虽然归档内容相同，但在档案的保管期限划分上是 不同的，主办机关对档案保管期限的划分高于其他 机关，这一点体现在附件《文书档案保管期限表》 中，有利于避免内容相同的档案重复进馆问题。
思考与讨论
如何理解《规定》第九条：“机关形成的人事、基建、会计 及其他专门文件材料和档案保管期限，按国家有关规定执行 ”。
思考与讨论
如何理解《规定》第十条：“机关对应归档电子文 件的元数据、背景信息等要进行相应归档？
《电子文件归档与管理规范》（GBT18894——2002）对各种不同不同类型的 电子文件收集归档，都提出了具体要求。比如，对用文字处理技术形成的文本 电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时保留文字处 理工具软件，文字型电子文件以XML、RFT、TXT为通用格式。对用扫描仪等 设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将转换成通用格式 。如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描电子文件以JPEG、TIFF为通用 格式。对用计算机辅助设计和绘图等设备获取的图形文件，对用音频设备获得 的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电 子文件以WAV、MP3为通用格式。对通用软件产生的电子文件，应同时收集 其软件型号、名称、版本和相关参数手册、说明书资料等。专用软件产生的电 子文件原则上应转换成通用性电子文件，如不能转换，则应连同专用软件一并 收集。计算机系统远行和信息处理等过程涉及的与电子文件处理有关的参数、 管理数据等应与电子文件一并收集。对套用统一摸版的电子文件，在保证能恢 复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用摸板进行存储，被套用摸板作为电 子文件的原数据保存。
企业档案管理工作PPT课件
（2）
归档时间（续2）
其它文件 参加会议文件、国内外考察、学习与培训、
谈判、技术交流、研讨会、鉴定会等带回来的 各种技术文件材料，出差人员在报销差旅费之 前将文件移交档案室归档；特殊情况下，对于 有保存价值的信函、电传、电报、谈话备忘录 等应加盖公章或由经办人签名后归档。
Page 30
（二）档案的移交归档
（二）档案的移交归档
（2）
归档时间（续1）
行政人事类、经营管理类： 在文件材料办结后的次年3月底以前移交到
档案室归档；
实物及声像档案： 贵重礼品和奖杯、奖牌等应及时向档案室
登记造册，实物可由部门暂时保管；另外录音、 录像、照片等随相关文件材料一同移交档案室, 统一编号。
Page 29
（二）档案的移交归档
•
日复一日的努力只为成就美好的 明天。 06:15:5406:15:5406:15Tuesday , January 05, 2021
•
安全放在第一位，防微杜渐。21.1.521.1.506:15:5406:15:54January 5, 2021
•
加强自身建设，增强个人的休养 。2021 年1月 5日上 午6时 15分2 1.1.521.1.5
•
科学，你是国力的灵魂；同时又 是社会 发展的 标志 。上午 6时15 分54 秒上午6 时15 分06:15:5421.1.5
•
每天都是美好的一天，新的一天 开启。 21.1.521.1.506:1506:15:5406:15:54Jan-21
•
相信命运，让自己成长，慢慢的 长大。 2021 年1月5 日星期 二6时 15分5 4秒Tu esday , January 05, 2021
档案管理教程课件PPT
干部人事档案由主管人事的人员按照 《企业职工档案管理工作规定》的要求随时 收集、整理、归档。
企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等 荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时 归档。
20
电子档案的收集有许多具体的要求比如：文字 处理技术形成的电子文件；扫描仪设备形成的电子 文件；计算机辅助设计形成的图形电子文件；视 频、音频、多媒体设备形成的电子文件；通用软件 形成的电子文件等等在收集时都有关于技术环境、 相关软件、数据类型、格式、被操作数据、检测数 据等的技术要求。只有在充分考虑了电子文件的这 些技术因素后电子档案才能实行逻辑归档和物理归 档。
4
一般企业档案分类示意图
一级类目
二级类目
类目代号
类目名称
类目代号
类目名称
01
党群工作
02
行政管理
03
经营管理
04
生产技术管理
05
产品
06
科学技术研究
07
基本建设
08
设备仪器
01
02
会计档案
03
09
04
凭证 账簿 报表 其它
5
一级类目
类目代号
类目名称
10
干部职工档案
11
声像档案
12
荣誉实物
二级类目
企业各种门类各种载体的档案主要分 为：党群工作、行政管理、经营管理、生产技 术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设 备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档 案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。
3
企业开展档案工作需从四个方面入手： 一、组织建设。 二、制度建设。 三、基础设施建设。 四、业务建设。（包括档案的收集、整理、 鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个 环节）
企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等 荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时 归档。
20
电子档案的收集有许多具体的要求比如：文字 处理技术形成的电子文件；扫描仪设备形成的电子 文件；计算机辅助设计形成的图形电子文件；视 频、音频、多媒体设备形成的电子文件；通用软件 形成的电子文件等等在收集时都有关于技术环境、 相关软件、数据类型、格式、被操作数据、检测数 据等的技术要求。只有在充分考虑了电子文件的这 些技术因素后电子档案才能实行逻辑归档和物理归 档。
4
一般企业档案分类示意图
一级类目
二级类目
类目代号
类目名称
类目代号
类目名称
01
党群工作
02
行政管理
03
经营管理
04
生产技术管理
05
产品
06
科学技术研究
07
基本建设
08
设备仪器
01
02
会计档案
03
09
04
凭证 账簿 报表 其它
5
一级类目
类目代号
类目名称
10
干部职工档案
11
声像档案
12
荣誉实物
二级类目
企业各种门类各种载体的档案主要分 为：党群工作、行政管理、经营管理、生产技 术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设 备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档 案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。
3
企业开展档案工作需从四个方面入手： 一、组织建设。 二、制度建设。 三、基础设施建设。 四、业务建设。（包括档案的收集、整理、 鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个 环节）
档案局的企业档案管理PPT
• 满足法律和监管要求 ：企业档案也是企业 应尽的法律和监管义 务的体现，有效的档 案管理可以避免因缺 乏档案而导致的法律 和监管风险。
企业档案管理的发展历程
1 2 3
传统档案管理阶段
以纸质档案为主，管理手段较为落后，主要依 靠人工分类、编目和检索。
电子化档案管理阶段
随着信息技术的发展，档案管理开始逐步电子 化，数字化、网络化成为档案管理的主要特征 。
职责分工
02
明确各部门和岗位的职责分工，确保每个环节都有明确的责任
人。
制定管理流程
03
根据企业的实际情况，制定档案管理流程，包括档案的收集、
整理、保管、利用等环节。
档案管理人员的素质要求
专业素质
具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家相关法 规和标准。
沟通能力
具备良好的沟通协调能力，能够与各部门协调合 作，处理档案管理中的问题。
采用新的档案管理软件
使用新型的档案管理软件，能够实现自动化管理，提高 档案管理效率。
数据挖掘和分析
通过对档案数据的挖掘和分析，可以为企业提供有价值 的情报和决策支持。
增强员工培训
加强员工对档案管理的培训，提高员工的档案管理意识 和技能。
THANKS
目的：企业档案管理的 目的是确保企业档案的 完整性、准确性和安全 性，同时为企业提供有 效的档案利用服务。
意义
03
04
05
• 提供历史参考：企业 档案是企业决策的重 要参考依据，可以帮 助企业做出更加明智 的决策。
• 提高企业竞争力：通 过有效的档案管理， 可以提高企业的信息 管理能力，进而提高 企业的竞争力。
档案信息化建设和数字化转型
档案信息化建设的意义
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
企业文件材料归档范围与保管期限参照表一、党群管理
五、产品
版权申明
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