财产物资管理制度

财产物资管理制度

办公用品采购管理制度

为加强采购业务工作及办公用品管理，控制费用开支，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购质量和经济效益，根据公司实际情况，特制定本制度。

（一）本制度适用于公司办公用品及部门需要使用的

物资、物料及宣传品的采购。

（二）公司各部门物料采购应当符合市场运行规律，通过招标、邀标、议标、询价比价等形式，设专人负责公司办公用品的采购、验收、入库、发放、保管、统计等管理工作。体现公开、公平、公正、有序竞争择优选购，并坚持以下原则：

1、坚持集中采购为主。争取批量效益的原则，尽力

降低采购成本。

2、坚持对供方进行资质审查的原则，以减少采购风险，提高供应保证程度。

3、坚持质量合格、价格合理、售后服务好和交货及

时的原则，供方所供物资产品必须是合格的产品，需要签订

的产品必须是经鉴定过的产品。

4、坚持先调剂后采购的原则，努力盘活存量资产。

5、坚持在保证质量，价格合理的前提下，优先采购

信用等级高的供应商提供的物资，保证资源的优质稳定。

（三）物资采购类别

1、办公用品类

（1）日常低值消耗办公用品

指日常办公消耗一次性用品，如饮用水、笔、本、纸、印油、涂改液、笔记本、自动铅笔芯、签字笔、圆珠笔芯、白板笔、修正液、信封、稿纸、墨盒、色带、硒鼓等（2）非消耗性办公用品

指办公专用的非消耗性用品，如剪刀、文件夹、订书机、计算器、印台、复印纸、打印纸、光驱、插座、UPS电源、报架、电话机、扫描仪、碎纸机等

（3）大宗用品和固定资产

固定资产是指使用年限在1年以上或单项价值超过2000元的物品，如车辆、电脑、空调、复印机、办公桌、椅等；大宗物品指一次性采购总额10000元以上的物品（4）保洁用品包括

拖把、水桶、洗拖把清洁桶、脸盘、灰斗、扫把、烟灰缸、抹布。

（5）特殊用品

指节庆礼品机接待用烟、茶、酒等

（6）机票预订

2、各部门业务需要采购等

（1）公司举办活动使用的物料

（2）制作的宣传品

（3）礼品制作定购

（4）业务合作方，如：广告、宣传的合作方

（四）采购管理

1、成立采购招标小组

（1）有公司财务部负责人、行政人事部负责人、经办部门负责人、部门分管副总组成。如按询质比价形式采购的必须有两人以上人员全程参与办理采购。

（2）办公用品类的采购由公司行政人事部牵头，采购小组参与负责确认公司全年合作的供应商；

（3）机票的订购：以节约费用，服务方便、灵活为原则。员工可以按公司规定的折扣报销费用，合作方的选择按出票可以按网上公开的票价作为依据的机票代理商合作。

（4）各部门业务需要采购类的采、定、购，由各经办部门牵头，公司财务部负责人、行政人事部负责人、经办部门负责人、分管副总组成的招标小组确定合作商；

（5）经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠，不得受贿，不得索取钱物；如收到返点应及时交到财务部门。在审批过程中或在以后查核中发现明显高于市场价20%的，一次性罚款500元;高于现市场价30%的，一次性罚款1000元；累计三次以上或此项累计罚款金额在5000元以上的对工作安排调整，严重者给予辞退处理。

2、成立采购监督小组

财务部成立物资采购监督领导小组，财务部主管会

计任组长，各分管业务会计为组员，主管物资采购监督工作，该小组直接对公司总经理负责。领导小组的主要主要职责是：（1）制定物资采购监督管理规章制度；

（2）审批物资采购招标、邀标、议标、投标实施范围；

（3）监督物资采购工作，监督、检查物资采购活动，做到货比三家，严禁在采购环节中出现低价高开的不良行为，一但发现不论金额大小，一律给予解聘处理。

（五）物资管理和发放

1、公司各部门在每月5号之前进行办公用品申购，并将《办公用品申购表》报行政人事部。由采购员进行归类统计，制定计划统一采购，逾期不报计划视为无需求，办公用品管

理人员有权拒买拒发；

2、办公用品申购流程：

申购部门填写《办公用品申购表》申购部门负责人审核签字行政人事部负责人

审核签字总经理审批

3.办公用品的采购

（1）行政人事部物品管理人根据费用预算，对公司各部门《办公用品申购表》进行审核与汇总。

汇总后制定《采购计划》及资金预算报分管领导和

总经理审批，后交至行政人事部办公用品管理员处。

（2）行政人事部与财务部共同选择供货商，通过招标和比价的本着物美价廉的原则确定适合的

供货商签订长期的供货协议。

办公用品管理

（六）办公用品的发放

办公用品管理负责人做好新购物品入库的检查、验收工作，建立办公用品管理台账，做到入库有手续、发放有登记。应妥善管理办公用品，每月盘点，核对账物，做到帐帐相符，账物相符；

（1）新入职员工，在入职当天发配套办公用品（包括：中性笔、笔记本、文件夹等常用物品），如

在入职后一个月内辞职，必须将领用的办公用品全部

退回。

（2）办公用品使用、领用要严格以旧换新制度，以最大限度地节约和控制日常办公用品成本。

（3）禁止员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时将所领物品一并退回（消耗品除外）

（4）办公费用要定额和结算，不允许出现无度领用的情况，因为工作需要超标领用的，应经部门负责人同意。

固定资产管理

（七）固定资产管理按照“谁使用、谁保管、谁丢失、

谁负责”的原则实行：

（1）行政人事部对经采购的办公用品固定资产进行登记，并明确相应的责任人。固定资产因工作关系进行移交需将移

交清单送一份给行政部备案，办理责任人变更登记。

（2）责任人对负责的固定资产必须正确使用，精心爱护，保证固定资产完整性。

（3）未经允许，不得将固定资产借给外单位人员使用，固定资产出借，应由借用人写出借申请，明确使用期限，报

公司分管领导签字同意后方能出借，借用人到期归还后，责

任人应对所借资产的完整度进行检查。出借后的固定资产造

成损坏由责任人负责赔偿。

（4）因不当操作使用，或因个人过失，或因故意损坏，对固定资产造成损坏，责任人或过失人应予赔偿，承担全部

责任。故意损坏的还应责令写出书面检查，给予严厉批评。

（5）因保管不善造成固定资产丢失，责任人应予赔偿，承担全部责任。固定资产出借后造成丢失的，由借用人或批

准人赔偿。

（八）物资报废处理