1 文件管理规程
办公室文件管理制度
办公室文件管理制度办公室文件管理制度在当今社会生活中，很多场合都离不了制度，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。
那么你真正懂得怎么制定制度吗？以下是小编整理的办公室文件管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。
办公室文件管理制度1第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的.文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。
半年一小清，年终一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
文件管理规程
文件管理规程一、文件管理的重要性组织和管理文件是任何一个机构或组织中不可或缺的一项工作。
合理有效的文件管理能够确保文件的安全性和完整性，提高组织的工作效率，促进信息的流动和共享。
二、文件分类与归档1.重要文件的分类根据文件的性质和用途将文件进行分类，常见的分类包括：内部文件、外部文件、机密文件、非机密文件等。
每类文件应有相应的标识和处理要求。
2.文件归档的原则（1）按时间归档：根据文件的产生时间将文件进行归档，方便查找和检索。
（2）按主题归档：将具有相同主题或功能的文件归档在一起，方便统一管理和利用。
（3）按重要性归档：将重要的文件进行独立归档，以确保其安全性和完整性。
三、文件的编号与命名规范1.文件编号的原则为了方便对文件进行管理和查找，每个文件都应有唯一的编号。
文件编号的原则包括：有序性、连续性、避免重复性等。
2.文件命名的规范文件的命名应具有一定的规范性，包括：简明扼要、表达明确、避免使用特殊字符等。
文件命名应能够直观地反映文件的内容和特点。
四、文件的保存与备份1.文件保存的要求（1）遵循保存期限：根据文件的性质和用途确定保存期限，并按时归档或销毁文件。
（2）注意文件的防潮和防火：选择合适的存放位置和保存方式，确保文件不受潮湿和火灾的影响。
（3）加强文件的保密措施：对于涉密文件，应采取相应的保密措施，如使用密码锁、限制阅览范围等。
2.文件备份的重要性定期对重要文件进行备份，可以防止文件丢失或损坏导致的数据丢失。
备份文件应存放在安全可靠的地方，并定期进行检查和更新。
五、文件的借阅与归还1.文件借阅的程序（1）填写借阅登记表：借阅人员需填写借阅登记表，并注明借阅目的和预计归还时间。
（2）保证文件安全：借阅人员应妥善保管借阅文件，不得将文件外借或遗失。
（3）及时归还文件：在规定的借阅期限内归还文件，并填写归还登记表。
2.文件借阅注意事项（1）严格控制文件的借阅权限，确保借阅人员的合法性和正当性。
1GMP文件管理规程
目的：建立文件管理规程，用于GMP文件系统的设计，起草、修订、审核、批准、生效、替换或撤销、复制、发放、保管和销毁、周期复核的管理办法，规范各类文件的编写模式及管理，形成具有企业特色、具有可操作性的、符合GMP要求的管理文件。
范围：公司所有用于GMP管理的文件。
职责：1、质量部负责GMP文件的管理和审核；2、各有关部门对本规程的实施负责。
依据：1、《药品生产质量管理规范》2010年版2、药品GMP指南《质量管理体系》内容：1、定义：本规程所指的文件包括质量标准、工艺规程、操作规程、记录、报告等。
1.1 质量标准：质量标准是质量评价的基础，是保证产品质量、安全性、有效性和一致性的重要因素。
1.2 工艺规程：工艺规程是指为生产特定数量的成品而制定的一个或一套文件，包括生产处方、生产操作要求和包装操作要求，规定原辅料和包装材料的数量、工艺参数和条件、加工说明（包括中间控制）、注意事项等内容。
1.3 操作规程：操作规程是指经批准用来指导设备操作、维护与清洁、验证、环境控制、取样和检验等药品生产活动的通用性文件，也称标准操作规程。
1.4 记录、报告1.4.1 记录：记录是反映实际生产活动实施结果的书面文件，药品生产的所有环节到检验到销售都是要有记录可查证追溯。
包括：岗位操作记录、批生产记录、批检验记录、质量管理记录、各种台账、工程维修记录等。
1.4.2 报告：药品申请报告、产品质量回顾报告、验证报告、质量审计报告、各种检验报告等。
2、建立GMP文件系统的目的及流程2.1 明确规定保证高质量产品的企业质量管理体系。
2.2 行动可否进行以文字为准，一切活动有章可循、责任明确、照章办事、有章可查，以达到有效管理的最终目的。
一个行动如何进行只有一个标准，保证有关人员收到有关指令并切实执行，规范操作者的行为，保证对GMP的遵循。
2.3 任何行动后均有文字记录可查，可以对不良产品进行调查和跟踪，为追究责任、改进工作提供依据。
文件管理操作规程
文件管理操作规程一、目的为确保公司文件管理的规范性、安全性和高效性，特制定本操作规程。
二、适用范围本规程适用于公司全体员工在进行文件管理过程中的所有相关活动。
三、文件分类1. 内部文件：包括但不限于公司内部通知、工作计划、会议记录、工作报告等。
2. 外部文件：包括但不限于合同、协议、供应商资料、客户资料等。
3. 电子文件：所有以电子形式存在的文档，如电子邮件、电子表格、电子演示文稿等。
4. 纸质文件：所有打印或手写的实体文档。
四、文件管理原则1. 保密性：确保文件内容不被未授权人员访问或泄露。
2. 完整性：保持文件的完整性，避免遗失或损坏。
3. 可追溯性：确保文件的修改和流转过程可追溯。
4. 时效性：及时更新和存档文件，确保信息的时效性。
五、文件接收与分发1. 接收文件时应进行登记，并核对文件的完整性和准确性。
2. 分发文件应根据文件的性质和保密要求，选择合适的分发方式。
3. 电子文件通过公司授权的电子邮件系统或文件共享平台进行传递。
4. 纸质文件应通过公司内部邮件系统或专人递送。
六、文件存储与保管1. 电子文件应存储在公司指定的服务器或云存储平台上，并定期备份。
2. 纸质文件应存放在指定的文件柜或档案室内，并做好防潮、防火等安全措施。
3. 应定期对文件进行清理和归档，对不再需要的文件按照公司规定进行销毁。
七、文件使用与借阅1. 文件使用应遵循“谁使用，谁负责”的原则，确保文件在使用过程中的安全。
2. 文件借阅应进行登记，并明确归还时间。
3. 对于涉及保密的文件，借阅应得到相关部门或上级的批准。
八、文件更新与废弃1. 文件内容如有变更，应及时更新，并通知相关人员。
2. 废弃文件应按照公司规定的程序进行销毁，确保信息不会泄露。
九、监督与考核1. 公司应设立文件管理部门，负责监督文件管理规程的执行情况。
2. 定期对员工进行文件管理知识的培训和考核。
十、附则1. 本操作规程自发布之日起生效。
2. 对于违反本规程的行为，公司将视情况给予相应的处罚。
文件格式管理规程
文件格式管理规程目的：建立文件格式管理规程，使文件的格式规范化，并符合GMP的要求。
范围：GMP文件。
责任人：文件起草人、各部门负责人。
内容：1 文件正文层次编号1.1 目的、范围、责任人、内容不加编号。
1.2 内容正文加编号，根据具体内容按1、1.1、1.1.1……进行编号，编号后不加标点，编号与其后文字之间空两个英文字符间隔。
1.3 编号不得采用Word自动生成。
2 文件的页面设置2.1 纸张大小：A4。
2.2 页面排版：横排。
2.3 页边距：上3.2cm，下2.5cm，左3.0cm，右2.5cm；页眉距顶边2.3cm，页脚距底边1.8cm。
3 文件的段落设置对齐方式：左对齐；缩进：左0字符，右0字符；首行缩进：2字符；间距：段前0行，段后0行；行距：固定值20磅；4 文件字体及格式4.1 文件内的所有字体均为宋体字。
4.2 文件标题为小二号加粗，居中；表头、正文为小四号字，左对齐；页眉、页脚为五号字，其中页眉文件名称及编号左对齐，页码右对齐，页脚左对齐。
4.3 正文段落行间距设为固定值20磅。
5文件内容及形式5.1文件顶头为文件标题。
5.2 文件表头内容包括：编号及文件名称，执行日期，起草，审核，批准，部门，姓名，签名，日期，分发部门。
样式如本文件表头。
其中部门、姓名、分发部门直接打印，签名、日期、执行日期必须有相关人员本人用黑色签字笔填写。
5.3 文件正文包括“目的”、“范围”、“责任人”、“内容”四部分内容。
5.4 页眉内容为“文件编号及名称”、“第X 页共X 页”；页脚内容为“亳州市张仲景中药饮片有限责任公司-XXXX”，其中“XXXX”为本文件所属类别，如本文件为“文件管理”。
样式如本文件页眉和页脚。
6 记录表格编制要求6.1 管理规程内容中涉及到的表格，格式根据实际情况而定，要求美观协调。
6.2 记录表格要编号。
6.3 记录名称用三号加粗宋体，居中排列；编号用五号宋体，右对齐排列。
文件管理规程7篇
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名目第1篇a管理处文件资料管理工作规程第2篇某物业公司外来文件管理规程第3篇某购物中心部门文件资料管理规程第4篇z物业工程部文件交接管理规程第5篇保洁中心文件资料管理规程第6篇物业公司质量体系文件和资料管理作业规程第7篇物业公司文件档案资料管理规程【第1篇】保洁中心文件资料管理规程保洁中心文件资料管理规程1.目的完善资料留存及合同管理2.范围适用于公司各类行文及合同3.职责由保洁中心文员负责执行4.操作规程工作流程图说明记录1、由保洁中心文员负责收、发文工作。
2、全部文件分类留存。
3、全部合同进行编号留存,并填写《合同统计表》。
4、年底对本年度的文件及合同进行分类装订。
《合同统计表》yz-zg/bbj-f01-01【第2篇】物业公司文件档案资料管理规程物业公司文件、档案资料管理规程1目的规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围适用于分公司全部档案资料的管理工作。
3职责3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作方案、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在特地业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家标准。
文件管理规程
文件管理规程1.目的明确规定本公司质量体系文件的管理要求，加强文件管理，确保本公司质量体系文件的起草、审核、批准、培训与生效、复印与发放、使用与保管、修订、回收与销毁、复审、补发与增发、借阅、外发以及电子版的有效实施，保证文件的规范性、科学性和可操作性，确保各工作场所使用文件为有效版本。
2.范围适用于本公司GMP质量体系文件的管理。
3.定义与缩写N/A：NotApplicable不涉及。
4.职责4.1质量保证部：负责书面文件的审核、打印、复印、分发、回收、销毁、保管；电子文本的管理以及文件目录的更新。
4.2各部门：负责本部门职能内文件的起草，文件起草人应该是相关领域内的专业人员。
4.3各部门负责人或关键人员：负责文件的审核和批准。
5.内容5.1质量文件系统构架(1)政策：政策定义了框架、基本原则和目标，包括质量手册、生产场地管理文件等，质量手册是概括/阐述及指导质量管理体系实践的纲领性文件，是公司实施各项质量管理活动的基本法规和行动准则，内容包括质量方针和质量目标、质量管理体系覆盖的范围、管理职责及权限等。
生产场地管理文件是药品生产企业描述在生产场地进行的所有与生产活动基本信息相关的政策文件。
(2)管理文件：根据国家、地方或行政机构颁布的有关法律法规、制度等制定的为行使各项管理职能和协调各项跨职能管理的企业内部文件。
(3)技术文件：是由国家、行业和企业所制定和颁布的技术性规范、准则、规定、办法、标准、规程等书面要求，包括工艺规程、质量标准等。
(4)操作规程；经批准用来指导设备操作、维护与清洁、验证、环境控制、取样与检验等涉及药品生产活动的通用程序性文件。
(5)记录/附录：公司内部记录操作过程或阐明结果证据的各类文件，包括过程记录、台账、单、卡和标识凭证等，由指导文件和操作规程派生。
附录：以表格／图形、示例的形式对正文进行信息补充，可以是模板、样稿、流程图等。
5.2起草/修订5.2.1新文件起草文件的起草应依据质量管理体系需求确定，由责任部门内经过文件管理相关培训的本岗位专业人员负责起草，起草前应先征求相关部门意见，同时在文件管理员处登记，领取文件编码，新编SMP类文件时，起草人需填写《文件起草/修订审批表》，由起草部门负责人、QA文件管理员逐步审核，最终由QA负责人批准。
文件的印制、分发、使用管理规程
文件的印制、分发、使用管理规程目的：建立文件印制、分发、使用管理规程，使文件管理规范化。
范围：GMP文件。
责任人：各有关部门的负责人、管理人员内容：1 文件的印制1.1 印制的基本要求1.1.1 文件印制不允许手抄写。
1.1.2 文件印制可以印刷、复印或电脑印制，但印制的文件必须经过二人核对无误、签字后方可使用。
印制件必须清晰，易识读。
1.1.3 每次印制文件要做记录登记。
1.2 文件的印制程序1.2.1 文件经批准后，由质量保证部负责印制，达到1.1项所列3条要求后方可颁发。
1.2.2 除批记录以外的各项记录、台帐、状态标记、凭证，一律由实施部门报印刷计划，送交质量保证部（要附批准的样张），经批准后送印刷厂印刷。
印刷的各种记录、状态标记、凭证等需经二人核对无误后方可颁发、使用。
用量较少的记录也可以打印或复印，但应确保不产生任何差错。
2 文件的分发2.1 质量保证部将批准的文件按文件分发部门复印后加盖“受控文件“专用章，发至有关部门或相关人员，原稿存质量保证部。
2.2 文件分发必须进行登记，部门在接收文件时，收发双方须在“文件颁发记录”上签字，并注明日期。
2.3 质量保证部将“文件颁发记录”及文件原稿归档保存。
2.4 如果文件分发后，个别部门确实需要增加文件，应向质量保证部门提出申请，由质量保证部复印并加盖“受控文件”章后发放，并填写“文件颁发记录”。
3 文件的使用3.1 各部门现场使用的文件要定置存放，确保使用人取用、查阅方便。
3.2 各部门负责人及质监员要随时检查现场使用的文件为现行版本，对无效或过期文件要及时收回。
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Document No.：XXXX/QCP/1-2010(0) 文件编号: XXXX/QCP/1-2010(0) 2010 Edition, Rev. 02010版，修订号：0Page: 1 of 12 共12页，第1页DOCUMENTS CONTROL PROCEDURE文件管理规程1 .General 1 总则This procedure describes the responsibility and requirements for the Quality Control Manual, design documents, technology documents, and Quality Control P rocedure’s numbering, preparation, approval, distribution, revision and maintaining.本规程规定了本公司的质量控制手册、质量控制规程、设计文件、工艺文件等的编号、编制、审批、修订发放及保存的责任和要求。
2 .QC Manual 2 质量控制手册2.1 Stipulate for numbering of QC Manual. 2.1 质量控制手册编号2.1.1 Document number of QC Manual: 2.1.1 质量控制手册的文件编号XXXX/QCM-2010(0)Edition number (Revision number) of QC Manual.版本号(修订标记)Acronym for Quality Control Manual.质量控制手册的缩写Acronym for Jiangsu Santacc Co., Ltd.江苏三星科技有限公司的缩写2.1.2 The numbering of Copy of QC Manual: 2.1.2 质量控制手册拷贝件的编号001…00nsequence number (001, 002…00n)自然顺序号001、002、…00nThe numbering of Copy of QC Manual is the same as shown in QC Manual Holder’s List; each manual holder has an applicable numbering manual.质量控制手册拷贝件的编号和“受控手册发放清单”（《质量控制手册》样表1-2）上所示的编号相同，即每一个手册持有者有一本相应编号的手册。
2.2 Document numbering of Exhibit form of QCManual2.2 质量控制手册所附样表的编号exhibit form of QC Manual shall be numbered 《质量控制手册》中的样表用“所在质Document No.：XXXX/QCP/1-2010(0) 文件编号: XXXX/QCP/1-2010(0) 2010 Edition, Rev. 02010版，修订号：0Page: 2 of 12 共12页，第2页with” Chapter No. of QC Manual which exhibit formexist in + form sequence number”控手册的章节号+表格序号”进行编号。
8-1AListed as the sequence of the page number of exhibit form (A, B…).按样表页数的先后次序排列（A、B···）Sequence number (1, 2, 3…).样表序号Chapter No. of QC Manual which exhibit form exist in.样表所在质控手册的章节号2.3 The preparation, approval, distribution and revision of the QC Manual should be implemented as chapter1 of QC Manual.2.3 质量控制手册的编制、审批、发放、修订按质量控制手册第一章执行。
2.4 Distribution of exhibit form of QC Manual 2.4 质量控制手册所附样表的发放2.4.1 Exhibit form of QC shall be distributed by File controller; the concerned person shall sign on QC Manual Issuance List (Exhibit 1-2 of QC Manual).2.4.1 文档管理员负责发放质量控制样表，有关人员应在“受控手册发放清单”（《质量控制手册》样表1-2）上签字。
2.4.2 The others are not allowed to copy, modify or lose freely these forms.2.4.2 其他人员不得随便拷贝、修订和丢失质量记录样表。
3 QC Procedure 3 质量控制规程3.1 Stipulate for numbering of QC Procedure 3.1 质量控制规程编号的规定Document number of QC Procedure:质量控制规程的文件编号XXXX/QCP/5-1/2010(0)Edition number (Revision number).版本号(修订号)Sequence number of a QC Procedure related to Chapter No. ofQC Manual与质量控制手册中章节号相关的质量控制规程的顺序号（1-X、2-X、3-X…）Acronym for QC Procedure.质量控制规程的缩写Acronym for Jiangsu Santacc Co., Ltd.江苏三星科技有限公司的缩写Document No.：XXXX/QCP/1-2010(0) 文件编号: XXXX/QCP/1-2010(0) 2010 Edition, Rev. 02010版，修订号：0Page: 3 of 12 共12页，第3页3.2 Document numbering of Form of QCProcedure3.2 质量控制规程所附样表的编号8-1-01AListed as the sequence of the page number of Form (A, B…).按样表页数的先后次序排列（A、B···）Sequence number (01, 02, 03…) of Form.表格序号Sequence number of QC Procedure exists in.表格所在的质控规程的顺序号3.3 The preparation，review and approval of theQC Procedure3.3 质量控制规程的编制、审核和批准3.3.1 Each chapter of QC Procedure shall be prepared by the responsible engineer in charge of the works of this aspect:3.3.1 质量控制规程的各章由负责该方面工作的工程师负责编制：●Documents Control Procedure shall beprepared by File Controller;●文件控制规程由文档管理员负责编制；●Material Control Procedure and Material Identification Procedure shall be prepared by Material Engineer;●材料管理规程和材料标记规程由材料工程师负责编制；●Process Inspection Procedure, Visual Examiner Qualification and Certification Procedure, Visual Examination Procedure, Hydrostatic Test Procedure, and Nonconformities Control Procedure shall be prepared by QC Engineer;●检验规程、目视检查人员资格认可程序、目视检查规程、水压试验规程、不合格项管理规程由质控工程师负责编制；●Procedure for Fabrication of Cylindrical ShellSection shall be prepared by Process Engineer;●筒体制作规程由工艺工程师负责编制；●Welding Material Control Procedure, Weld Identification Procedure, Procedure for Welding Procedure Qualification Control and Procedure for Repair of Weld Defects shall be prepared by Welding Engineer;●焊接材料管理规程、焊接工艺评定管理规程、焊缝标记规程、焊接工艺评定规程及焊缝缺陷返修规程由焊接工程师负责编制；●Written Practice for NDE Personnel Training ●无损检测人员资格鉴定和认证规程由质Document No.：XXXX/QCP/1-2010(0) 文件编号: XXXX/QCP/1-2010(0) 2010 Edition, Rev. 02010版，修订号：0Page: 4 of 12 共12页，第4页Qualification and Certification shall be prepared byQC Manager量经理负责编制。
●Procedure for Radiographic Examination, Procedure for Ultrasonic Examination Of Weld, Procedure for Magnetic Particle Examination, Procedure for Liquid Penetrant Examination, and Procedure for Calibration of NDE Equipment shall be prepared by NDE Level Ⅲ Personnel;●射线照相检验规程、焊缝超声检验规程、磁粉检验规程、液体渗透检验规程、NDE设备标定规程由NDE Ⅲ级人员负责编制；●Procedure for Post Weld Heat Treatment shall be prepared by Heat Treatment Engineer;●焊后整体热处理规程由热处理工程师负责编制；●Procedure for Internal Calibration for Curvature Sample Plate shall be prepared by Calibration Engineer.●检测、测量及试验设备管理规程由计量工程师负责编制。