1 文件管理规程
办公室文件管理制度
办公室文件管理制度办公室文件管理制度在当今社会生活中，很多场合都离不了制度，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。
那么你真正懂得怎么制定制度吗？以下是小编整理的办公室文件管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。
办公室文件管理制度1第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的.文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。
半年一小清，年终一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
文件管理规程
文件管理规程一、文件管理的重要性组织和管理文件是任何一个机构或组织中不可或缺的一项工作。
合理有效的文件管理能够确保文件的安全性和完整性，提高组织的工作效率，促进信息的流动和共享。
二、文件分类与归档1.重要文件的分类根据文件的性质和用途将文件进行分类，常见的分类包括：内部文件、外部文件、机密文件、非机密文件等。
每类文件应有相应的标识和处理要求。
2.文件归档的原则（1）按时间归档：根据文件的产生时间将文件进行归档，方便查找和检索。
（2）按主题归档：将具有相同主题或功能的文件归档在一起，方便统一管理和利用。
（3）按重要性归档：将重要的文件进行独立归档，以确保其安全性和完整性。
三、文件的编号与命名规范1.文件编号的原则为了方便对文件进行管理和查找，每个文件都应有唯一的编号。
文件编号的原则包括：有序性、连续性、避免重复性等。
2.文件命名的规范文件的命名应具有一定的规范性，包括：简明扼要、表达明确、避免使用特殊字符等。
文件命名应能够直观地反映文件的内容和特点。
四、文件的保存与备份1.文件保存的要求（1）遵循保存期限：根据文件的性质和用途确定保存期限，并按时归档或销毁文件。
（2）注意文件的防潮和防火：选择合适的存放位置和保存方式，确保文件不受潮湿和火灾的影响。
（3）加强文件的保密措施：对于涉密文件，应采取相应的保密措施，如使用密码锁、限制阅览范围等。
2.文件备份的重要性定期对重要文件进行备份，可以防止文件丢失或损坏导致的数据丢失。
备份文件应存放在安全可靠的地方，并定期进行检查和更新。
五、文件的借阅与归还1.文件借阅的程序（1）填写借阅登记表：借阅人员需填写借阅登记表，并注明借阅目的和预计归还时间。
（2）保证文件安全：借阅人员应妥善保管借阅文件，不得将文件外借或遗失。
（3）及时归还文件：在规定的借阅期限内归还文件，并填写归还登记表。
2.文件借阅注意事项（1）严格控制文件的借阅权限，确保借阅人员的合法性和正当性。
1GMP文件管理规程
目的：建立文件管理规程，用于GMP文件系统的设计，起草、修订、审核、批准、生效、替换或撤销、复制、发放、保管和销毁、周期复核的管理办法，规范各类文件的编写模式及管理，形成具有企业特色、具有可操作性的、符合GMP要求的管理文件。
范围：公司所有用于GMP管理的文件。
职责：1、质量部负责GMP文件的管理和审核；2、各有关部门对本规程的实施负责。
依据：1、《药品生产质量管理规范》2010年版2、药品GMP指南《质量管理体系》内容：1、定义：本规程所指的文件包括质量标准、工艺规程、操作规程、记录、报告等。
1.1 质量标准：质量标准是质量评价的基础，是保证产品质量、安全性、有效性和一致性的重要因素。
1.2 工艺规程：工艺规程是指为生产特定数量的成品而制定的一个或一套文件，包括生产处方、生产操作要求和包装操作要求，规定原辅料和包装材料的数量、工艺参数和条件、加工说明（包括中间控制）、注意事项等内容。
1.3 操作规程：操作规程是指经批准用来指导设备操作、维护与清洁、验证、环境控制、取样和检验等药品生产活动的通用性文件，也称标准操作规程。
1.4 记录、报告1.4.1 记录：记录是反映实际生产活动实施结果的书面文件，药品生产的所有环节到检验到销售都是要有记录可查证追溯。
包括：岗位操作记录、批生产记录、批检验记录、质量管理记录、各种台账、工程维修记录等。
1.4.2 报告：药品申请报告、产品质量回顾报告、验证报告、质量审计报告、各种检验报告等。
2、建立GMP文件系统的目的及流程2.1 明确规定保证高质量产品的企业质量管理体系。
2.2 行动可否进行以文字为准，一切活动有章可循、责任明确、照章办事、有章可查，以达到有效管理的最终目的。
一个行动如何进行只有一个标准，保证有关人员收到有关指令并切实执行，规范操作者的行为，保证对GMP的遵循。
2.3 任何行动后均有文字记录可查，可以对不良产品进行调查和跟踪，为追究责任、改进工作提供依据。
文件管理操作规程
文件管理操作规程一、目的为确保公司文件管理的规范性、安全性和高效性，特制定本操作规程。
二、适用范围本规程适用于公司全体员工在进行文件管理过程中的所有相关活动。
三、文件分类1. 内部文件：包括但不限于公司内部通知、工作计划、会议记录、工作报告等。
2. 外部文件：包括但不限于合同、协议、供应商资料、客户资料等。
3. 电子文件：所有以电子形式存在的文档，如电子邮件、电子表格、电子演示文稿等。
4. 纸质文件：所有打印或手写的实体文档。
四、文件管理原则1. 保密性：确保文件内容不被未授权人员访问或泄露。
2. 完整性：保持文件的完整性，避免遗失或损坏。
3. 可追溯性：确保文件的修改和流转过程可追溯。
4. 时效性：及时更新和存档文件，确保信息的时效性。
五、文件接收与分发1. 接收文件时应进行登记，并核对文件的完整性和准确性。
2. 分发文件应根据文件的性质和保密要求，选择合适的分发方式。
3. 电子文件通过公司授权的电子邮件系统或文件共享平台进行传递。
4. 纸质文件应通过公司内部邮件系统或专人递送。
六、文件存储与保管1. 电子文件应存储在公司指定的服务器或云存储平台上，并定期备份。
2. 纸质文件应存放在指定的文件柜或档案室内，并做好防潮、防火等安全措施。
3. 应定期对文件进行清理和归档，对不再需要的文件按照公司规定进行销毁。
七、文件使用与借阅1. 文件使用应遵循“谁使用，谁负责”的原则，确保文件在使用过程中的安全。
2. 文件借阅应进行登记，并明确归还时间。
3. 对于涉及保密的文件，借阅应得到相关部门或上级的批准。
八、文件更新与废弃1. 文件内容如有变更，应及时更新，并通知相关人员。
2. 废弃文件应按照公司规定的程序进行销毁，确保信息不会泄露。
九、监督与考核1. 公司应设立文件管理部门，负责监督文件管理规程的执行情况。
2. 定期对员工进行文件管理知识的培训和考核。
十、附则1. 本操作规程自发布之日起生效。
2. 对于违反本规程的行为，公司将视情况给予相应的处罚。
文件格式管理规程
文件格式管理规程目的：建立文件格式管理规程，使文件的格式规范化，并符合GMP的要求。
范围：GMP文件。
责任人：文件起草人、各部门负责人。
内容：1 文件正文层次编号1.1 目的、范围、责任人、内容不加编号。
1.2 内容正文加编号，根据具体内容按1、1.1、1.1.1……进行编号，编号后不加标点，编号与其后文字之间空两个英文字符间隔。
1.3 编号不得采用Word自动生成。
2 文件的页面设置2.1 纸张大小：A4。
2.2 页面排版：横排。
2.3 页边距：上3.2cm，下2.5cm，左3.0cm，右2.5cm；页眉距顶边2.3cm，页脚距底边1.8cm。
3 文件的段落设置对齐方式：左对齐；缩进：左0字符，右0字符；首行缩进：2字符；间距：段前0行，段后0行；行距：固定值20磅；4 文件字体及格式4.1 文件内的所有字体均为宋体字。
4.2 文件标题为小二号加粗，居中；表头、正文为小四号字，左对齐；页眉、页脚为五号字，其中页眉文件名称及编号左对齐，页码右对齐，页脚左对齐。
4.3 正文段落行间距设为固定值20磅。
5文件内容及形式5.1文件顶头为文件标题。
5.2 文件表头内容包括：编号及文件名称，执行日期，起草，审核，批准，部门，姓名，签名，日期，分发部门。
样式如本文件表头。
其中部门、姓名、分发部门直接打印，签名、日期、执行日期必须有相关人员本人用黑色签字笔填写。
5.3 文件正文包括“目的”、“范围”、“责任人”、“内容”四部分内容。
5.4 页眉内容为“文件编号及名称”、“第X 页共X 页”；页脚内容为“亳州市张仲景中药饮片有限责任公司-XXXX”，其中“XXXX”为本文件所属类别，如本文件为“文件管理”。
样式如本文件页眉和页脚。
6 记录表格编制要求6.1 管理规程内容中涉及到的表格，格式根据实际情况而定，要求美观协调。
6.2 记录表格要编号。
6.3 记录名称用三号加粗宋体，居中排列；编号用五号宋体，右对齐排列。
文件管理规程7篇
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名目第1篇a管理处文件资料管理工作规程第2篇某物业公司外来文件管理规程第3篇某购物中心部门文件资料管理规程第4篇z物业工程部文件交接管理规程第5篇保洁中心文件资料管理规程第6篇物业公司质量体系文件和资料管理作业规程第7篇物业公司文件档案资料管理规程【第1篇】保洁中心文件资料管理规程保洁中心文件资料管理规程1.目的完善资料留存及合同管理2.范围适用于公司各类行文及合同3.职责由保洁中心文员负责执行4.操作规程工作流程图说明记录1、由保洁中心文员负责收、发文工作。
2、全部文件分类留存。
3、全部合同进行编号留存,并填写《合同统计表》。
4、年底对本年度的文件及合同进行分类装订。
《合同统计表》yz-zg/bbj-f01-01【第2篇】物业公司文件档案资料管理规程物业公司文件、档案资料管理规程1目的规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围适用于分公司全部档案资料的管理工作。
3职责3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作方案、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在特地业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家标准。
文件管理规程
文件管理规程1.目的明确规定本公司质量体系文件的管理要求，加强文件管理，确保本公司质量体系文件的起草、审核、批准、培训与生效、复印与发放、使用与保管、修订、回收与销毁、复审、补发与增发、借阅、外发以及电子版的有效实施，保证文件的规范性、科学性和可操作性，确保各工作场所使用文件为有效版本。
2.范围适用于本公司GMP质量体系文件的管理。
3.定义与缩写N/A：NotApplicable不涉及。
4.职责4.1质量保证部：负责书面文件的审核、打印、复印、分发、回收、销毁、保管；电子文本的管理以及文件目录的更新。
4.2各部门：负责本部门职能内文件的起草，文件起草人应该是相关领域内的专业人员。
4.3各部门负责人或关键人员：负责文件的审核和批准。
5.内容5.1质量文件系统构架(1)政策：政策定义了框架、基本原则和目标，包括质量手册、生产场地管理文件等，质量手册是概括/阐述及指导质量管理体系实践的纲领性文件，是公司实施各项质量管理活动的基本法规和行动准则，内容包括质量方针和质量目标、质量管理体系覆盖的范围、管理职责及权限等。
生产场地管理文件是药品生产企业描述在生产场地进行的所有与生产活动基本信息相关的政策文件。
(2)管理文件：根据国家、地方或行政机构颁布的有关法律法规、制度等制定的为行使各项管理职能和协调各项跨职能管理的企业内部文件。
(3)技术文件：是由国家、行业和企业所制定和颁布的技术性规范、准则、规定、办法、标准、规程等书面要求，包括工艺规程、质量标准等。
(4)操作规程；经批准用来指导设备操作、维护与清洁、验证、环境控制、取样与检验等涉及药品生产活动的通用程序性文件。
(5)记录/附录：公司内部记录操作过程或阐明结果证据的各类文件，包括过程记录、台账、单、卡和标识凭证等，由指导文件和操作规程派生。
附录：以表格／图形、示例的形式对正文进行信息补充，可以是模板、样稿、流程图等。
5.2起草/修订5.2.1新文件起草文件的起草应依据质量管理体系需求确定，由责任部门内经过文件管理相关培训的本岗位专业人员负责起草，起草前应先征求相关部门意见，同时在文件管理员处登记，领取文件编码，新编SMP类文件时，起草人需填写《文件起草/修订审批表》，由起草部门负责人、QA文件管理员逐步审核，最终由QA负责人批准。
文件的印制、分发、使用管理规程
文件的印制、分发、使用管理规程目的：建立文件印制、分发、使用管理规程，使文件管理规范化。
范围：GMP文件。
责任人：各有关部门的负责人、管理人员内容：1 文件的印制1.1 印制的基本要求1.1.1 文件印制不允许手抄写。
1.1.2 文件印制可以印刷、复印或电脑印制，但印制的文件必须经过二人核对无误、签字后方可使用。
印制件必须清晰，易识读。
1.1.3 每次印制文件要做记录登记。
1.2 文件的印制程序1.2.1 文件经批准后，由质量保证部负责印制，达到1.1项所列3条要求后方可颁发。
1.2.2 除批记录以外的各项记录、台帐、状态标记、凭证，一律由实施部门报印刷计划，送交质量保证部（要附批准的样张），经批准后送印刷厂印刷。
印刷的各种记录、状态标记、凭证等需经二人核对无误后方可颁发、使用。
用量较少的记录也可以打印或复印，但应确保不产生任何差错。
2 文件的分发2.1 质量保证部将批准的文件按文件分发部门复印后加盖“受控文件“专用章，发至有关部门或相关人员，原稿存质量保证部。
2.2 文件分发必须进行登记，部门在接收文件时，收发双方须在“文件颁发记录”上签字，并注明日期。
2.3 质量保证部将“文件颁发记录”及文件原稿归档保存。
2.4 如果文件分发后，个别部门确实需要增加文件，应向质量保证部门提出申请，由质量保证部复印并加盖“受控文件”章后发放，并填写“文件颁发记录”。
3 文件的使用3.1 各部门现场使用的文件要定置存放，确保使用人取用、查阅方便。
3.2 各部门负责人及质监员要随时检查现场使用的文件为现行版本，对无效或过期文件要及时收回。
企业内部文件文件分类与编码的管理规程1
文件编码：SMP-DA-002-00 分发号：页码：第1页共 20页文件名称：文件分类与编码的管理规程起草人：日期：年月日审核人：日期：年月日批准人：日期：年月日生效日期：日期：年月日颁发部门：质量部文件发放部门：设备部、生产部、质量部、行政部、采购部变更记载版本号：批准日期：年月日生效日期：年月日变更原因：1.目的规定文件的分类和给每一个文件唯一的对应编码，以便于文件管理更加规范。
2.适用范围适用于本公司所有受控文件。
3.责任人文件管理人员对本规程的执行负责。
4.程序4.1文件的分类为使文件的系统能更好满足生产和管理的需要，保证文件系统的可延续性、系统性、准确性、稳定性、识别性，对文件系统进行详细分类，分类见附表1。
4.2文件的编码4.2.1文件的编号由程序代码、类别代码、顺序号组成。
4.2.2文件的编码由文件编号、版本号组成。
4.2.3编号采用形式×××（或××）- ××-×××A B C其中: A—程序代码；B—类别代码； C—顺序号，前一位为小类别号，后两位为流水号；“-”表示分隔。
文件编码： SMP-DA-002-00 分发号：页码：第 2 页共 20 页例：SAT-QS-101ST 表示技术标准（SAT-QS-101 表示原料内控质量标准）QS 表示质量标准1 表示原料（小类别）01 表示顺序号—表示分隔注：小类别未具体规定的顺序号从001开始4.2.4编码采用形式×××（或××）- ××-×××-××A B C D其中: A—程序代码；B—类别代码； C—顺序号，前一位为小类别号，后两位为流水号； D—版本号（新订为00，第一次修订为01，依次类推，每修订一次版本号便相应的增加一个数值。
文件管理规程
文件管理规程建立文件管理规程，规范各种文件的管理，减少语言传递可能发生的错误，避免各类文件起草、发放及管理中产生混淆，同时确保物料、生产、质量及销售等环节工作有据可依。
2 范围本规程适用于公司内药品生产和质量管理的所有文件的管理。
3 职责3.1 各职能部门负责生产、质量管理有关文件的设计、起草及修订。
3.2 各相关人员严格按该程序要求审核批准文件，对所批文件的准确性负责。
3.3 QA人员监督检查该文件的执行情况，并负责文件的保存、归档、复制、分发、变更、回收及销毁。
4 定义4.1 文件指一切涉及药品生产、质量管理的书面标准和实施中的记录结果。
4.2 记录反映药品生产质量管理过程中执行标准情况的描述或结果。
4.3 标准在药品生产质量管理过程中预先制订的书面要求。
4.4 文件管理对各种文件的计划制定、组织培训、以及控制实施，从而实现企业目标的简单行为。
5 内容5.1 文件的类型根据文件的定义，文件可分为两大类：标准和记录5.1.1 标准可分为技术标准、管理标准、操作标准三大类。
5.1.2 记录可分为三大类：过程记录（批生产记录、检验记录、校验记录）、台帐记录（各类台帐、编码表、定额表）和凭证（各类状态卡、标识）。
5.2 文件新建、修订、升级及编写原则5.2.1 新建或改建工厂、新设备、新工艺或采用新的设施应新建或修订一系列文件。
5.2.2 验证前和验证后参数有变化、在文件执行过程中，当发现文件有不符、不足之处或通过官方检查、客户检查、GMP内审等途径发现的不足项应修订或新建一系列文件。
5.2.3 文件使用一段时间（详见5.7项下规定）进行修订或评审、法定标准、法规或其他依据文件变更等都需要对现有文件进行修订及升级。
5.2.4 文件的修订和升级的具体办法按《文件编制及变更控制规程》（SOP-WJ-002-10）规定进行。
5.2.5 所有文件格式应固定，并建立系统编号，文件统一编号，编号一旦确定一般情况下严禁变动，以保证系统的稳定性，以便于识别、控制、追踪及归档。
文件管理规程
文件名：文件管理规程制定人：制定日期：分发份数： 11审核人：审核日期：颁发部门：行政部批准人：批准日期：生效日期：分发至：厂长室、质量管理部、生产技术部、物料部、设备工程部、行政部、销售部、中心检验室、财务部及各生产车间1.目的：规范本公司各种文件的起草、修订、审查、批准、印制、颁布、培训、执行、撤销、保管和销毁管理。
2.范围：本规程适用于本公司所有文件的管理。
3.责任：公司行政部、各部门负责人对本办法的实施负责。
3.1 文件编制者负责文件的设计、起草。
3.2 各级管理人员严格按该程序要求审核批准文件，对所批准文件的准确性负责。
3.3 QA人员监督检查该文件的执行情况。
3.4 QA文件管理员负责文件的保管、印制、分发、销毁。
4.内容：4.1.定义：4.1.1 文件是指一切涉及药品生产质量管理的书面标准和实施中的结果记录。
4.1.2 文件管理是指文件的起草、修订、审查、批准、印制、培训、执行、分发、保管及销毁管理活动。
4.1.3 未经批准的文件、不符合公司统—格式的文件以及旧版本的文件均视为无效文件。
4.2 文件的分类：按“文件分类编号及编写格式管理规程WJ/SMP/002-01”执行。
4.3 文件编制的时间要求：4.3.1 生产开工前，新产品投产前，新设备安装前；4.3.2 引进新处方或新方法前；4.3.3 处方或方法有重大变更时；4.3.4 验证前和验证后；4.3.5 组织机构职能变动时；4.3.6 国家药品管理法规变更时；4.3.7 使用中发现问题时；4.3.8 接受GMP检查认证或质量审计提出改进建议后；4.3.9 自检发现问题时；4.3.10 文件到有效期时。
4.4 文件的编制4.4.1 所有关于药品生产、质量管理方面的文件均由质量管理部文件管理员负责归档和管理。
4.4.2 文件的编号及版面设置：所有文件必须有系统的编号及修订号，并且统一由QA负责编号，以便于识别、控制及追踪，同时可避免使用或发放过时的文件，具体按“文件分类编码及编写格式管理规程WJ/SMP/002-01”执行。
文件管理规程
1.目的规范公司体系文件的管理工作，保证实施过程受控，使之符合相关法规规定和公司管理要求。
2.范围适用全公司所有生产和质量管理文件的设计、制订、审核、批准、印制、分发、保存、检查、执行、查（借）阅、培训、归档、撤销、销毁、作废、变更和记录要求的管理活动。
3.职责质保部为文件主管部门，各部门（车间）负责人及其指定的文件管理人员对本规程的实施负责。
4.规程4.1.文件的定义及分类4.1.1.文件的定义本规程所指的文件是指一切涉及生产管理和质量管理的书面标准和实施记录。
4.1.2.文件主要分为以下几种类型：4.2.文件的起草4.2.1.文件的编写要求按文件编写SOP文件执行。
4.2.2.各部门（车间）负责人可作为文件的编写人或组织相关熟悉本专业技术和管理、实践经验丰富的人员编写本部门（车间）的文件。
4.3.文件的审核、批准与生效4.3.1.文件起草后，由本部门相关人员、主管或部门经理组织对文件内容进行审核，确认文件内容是否正确、是否与实际相符，并作相应修改、完善。
4.3.2.质量、生产相关文件由部门经理、质保部QA审核签字，质保部经理签字批准。
4.3.3.非质量、生产相关文件由相关负责人、部门经理审核签字，分管副总签字批准，特殊情况由总经理签字批准。
4.3.4.文件必须标明批准日期和执行日期，新生效的文件批准日期和执行日期之间一般应有不少于7个工作日的时间间隔用于培训。
更新的文件批准日期和执行日期之间一般应有不少于2个工作日的时间间隔用于培训，特殊情况，文件培训后即可生效，文件在生效之日开始执行。
4.3.5.文件生效后，各部门起草的文件需及时将文件电子版本上传给体系文件管理员。
4.4.文件的印制与分发4.4.1.文件的受控状况：凡与产品质量相关的文件都为受控文件，所有经批准的受控文件，应将原件及时交体系文件管理员存档。
4.4.2.文件的复印：凡与产品质量相关的文件由质保部办公室统一管理，复印件加盖“受控”印章分发到相关部门并作好分发记录。
文件管理规程
文件管理规程一、文件分类文件应根据其内容和用途进行分类，常见的分类方式包括：1、按部门分类：如人力资源部文件、财务部文件、市场部文件等。
2、按业务类型分类：如销售合同文件、采购订单文件、项目策划文件等。
3、按时间分类：如年度报告文件、月度报表文件等。
为了便于管理和查找，分类应明确、清晰，避免出现模糊不清或交叉重叠的情况。
二、文件编号对每一份文件进行唯一的编号，编号规则应具有系统性和逻辑性。
例如，可以采用部门代码+业务类型代码+流水号的方式。
编号的目的是快速准确地识别和定位文件，提高文件检索的效率。
三、文件存储1、选择合适的存储介质，如纸质文件柜、电子存储设备（硬盘、服务器）等。
2、纸质文件应存放在干燥、通风、安全的文件柜中，并按照分类和编号顺序摆放整齐。
3、电子文件应存储在指定的服务器或云存储中，并建立相应的文件夹结构进行分类存储。
同时，要定期对电子存储设备进行备份，防止数据丢失。
四、文件的创建与录入1、文件的创建应遵循相关的格式和规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
2、内容应准确、完整、清晰，避免模糊不清或歧义的表述。
3、在录入电子文件时，要确保输入的准确性，并进行必要的格式调整和校对。
五、文件的审核与批准1、文件在正式发布或使用前，必须经过相关人员的审核和批准。
审核的重点包括内容的准确性、合规性、合理性等。
2、审核和批准的流程应明确，责任到人，确保每一个环节都得到有效的执行。
六、文件的借阅与复制1、建立文件借阅登记制度，明确借阅人的姓名、借阅时间、预计归还时间等信息。
2、借阅的文件应妥善保管，不得损坏、丢失或泄露文件内容。
3、如需复制文件，应经过相关授权，并在复制件上注明“副本”字样。
七、文件的销毁1、对于过期、无效或不再需要的文件，应及时进行销毁。
2、销毁文件应遵循相关的规定和流程，采取安全可靠的方式，如粉碎纸质文件、彻底删除电子文件等。
3、销毁文件应记录在案，包括销毁的文件名称、编号、销毁时间、销毁方式等信息。
文件管理规程
文件管理规程1.引言文件是组织中不可或缺的重要资源，对于保障组织的运作和信息的有效管理至关重要。
为了规范文件的管理流程，提高文件管理效率，制定本文件管理规程。
2.文件定义文件指以纸质或电子形式记录、保存和传递信息的载体，包括但不限于合同、报告、备忘录、信函、电子邮件等。
3.文件分类根据文件的内容和用途，将文件分为以下几类：3.1 公共文件：包括组织的政策、规定、制度文件等，用于指导和规范组织内外部的工作。
3.2 业务文件：包括日常工作中产生的各类报告、备忘录等，用于记录和传递工作信息。
3.3 项目文件：包括各类项目的合同、计划、报告等，用于项目管理和跟踪。
3.4 机密文件：包括具有保密性质和商业敏感性的文件，需要严格控制和限制访问权限。
4.文件管理流程文件的创建需要明确文件名称、目的、内容和编制人等信息，并注明文件的有效期和保存期限。
同时，根据文件分类确定适用的文件模板，确保文件的一致性和规范性。
4.2 文件编号对于每个文件，都需要为其分配唯一的编号以便于管理和检索。
文件编号应包括文件类型、部门简称、年份、顺序号等要素，并遵循一定的编码规则，如ABC-2022-001。
4.3 文件归档文件归档是将文件按照一定的规则和顺序进行分类、整理和存档的过程。
归档时可以采用时间顺序、部门分类或项目分类等方法，确保文件的易查性和安全性。
4.4 文件传递与签批在文件传递和签批过程中，需要明确文件的接收人和处理人，并记录传递和处理的时间和方式。
文件签批应严格按照规定的程序和权限进行，确保决策的合法性和责任追溯性。
4.5 文件查阅与借阅组织内部人员如需查阅文件，应提出书面申请，并在文件查阅登记簿上记录。
文件查阅期间，应妥善保管并注意保密。
涉及机密文件的查阅需要经过授权，并遵守相关的保密要求。
文件按照一定的保存期限进行管理，到期后需要进行文件销毁。
文件销毁应通过专门设立的销毁程序进行，并在销毁记录中详细记录文件名称、销毁日期和销毁方式等信息。
文件管理规程培训计划方案
一、背景为了提高公司各部门对文件管理规程的执行力度，确保文件管理规范化、标准化，提高工作效率，特制定本培训计划方案。
二、培训目标1. 提高员工对文件管理规程的认识，明确文件管理的目的、原则和要求。
2. 使员工掌握文件管理的基本流程、方法和技巧。
3. 提高员工对文件归档、查询、借阅、销毁等环节的操作能力。
4. 强化员工对文件管理规程的遵守意识，形成良好的文件管理习惯。
三、培训对象公司全体员工，包括但不限于以下部门：行政部、人力资源部、财务部、市场部、研发部、生产部等。
四、培训时间1. 初步培训：2022年X月X日-2022年X月X日2. 复习巩固：2022年X月X日-2022年X月X日五、培训内容1. 文件管理规程概述a. 文件管理的目的和意义b. 文件管理的原则和要求c. 文件管理的分类和标准2. 文件管理流程a. 文件归档流程b. 文件查询流程c. 文件借阅流程d. 文件销毁流程3. 文件管理方法与技巧a. 文件分类整理方法b. 文件归档注意事项c. 文件查询技巧d. 文件借阅与归还规范4. 文件管理信息化a. 文件管理信息系统简介b. 文件管理信息系统的操作与应用5. 文件管理案例分析a. 文件管理违规案例分析b. 文件管理优秀案例分享六、培训方式1. 讲座：邀请文件管理专家进行专题讲座，系统讲解文件管理规程。
2. 案例分析：结合实际案例，深入剖析文件管理过程中的问题与解决方案。
3. 角色扮演：模拟文件管理场景，让员工在实际操作中掌握文件管理技巧。
4. 互动交流：设置问答环节，解答员工在文件管理过程中遇到的问题。
七、培训评估1. 考核：培训结束后，进行书面考核，评估员工对文件管理规程的掌握程度。
2. 跟踪调查：培训结束后，定期对员工进行跟踪调查，了解文件管理规程的执行情况。
八、培训实施1. 成立培训小组，负责培训计划的制定、实施与监督。
2. 制定培训计划，明确培训时间、地点、内容、方式等。
3. 邀请文件管理专家进行授课，确保培训质量。
文件管理规程
一、目的：建立一个管理文件的标准程序，以便形成一套完整的质量文件体系。
二、适用范围：本程序适用于质量体系文件的分类、编码、格式、形成、变更、分发、执行、归档等。
三、责任人：文件的起草人、文件审核人、QA、质量部经理、总经理、文件管理人及相关使用人。
四、内容：1、组织与职能1.1总经理负责公司行政文件及相关重大文件（如公司主控文件、验证主计划）的批准。
包括各部门各岗位职能、职责等。
1.2质量部1.2.1 质量部经理负责公司标准管理规程SMP类文件（行政SMP由总经理批准）、公司技术标准STP类文件、标准操作规程SOP文件、批生产记录、批检验记录等与GMP相关文件的批准。
1.2.2 质量部行使质量体系文件管理中的计划、指导、协调、初审、建档、监督和已签批文件的正式发布的职能，未经签批的文件不得正式发布。
1.2.3 质量部QA负责质量体系文件的分发、收回、销毁和归档的管理工作。
所有质量体系文件的原件（现行版）保存在质量部办公室，过期作废原件及时送公司档案室留档保存。
1.2.4质量部QA参与审核部门内与药品生产质量相关的标准管理规程、技术标准类文件及标准操作规程（SMP、STP及SOP文件）、批记录等。
1.3部门1.3.1各部门在文件管理中的主要职能有：文件的起草、会稿、改进，文件的使用、监督、保存，本部门内文件管理相关组织结构的建立以及和其它部门的协调等，这些职能的实施由部门负责人承担领导责任。
1.3.2部门各岗位主要人员负责组织文件的起草。
部门相关负责人直接负责本部门所有药品生产质量文件的审核。
1.3.3各部门负责本部门文件的收发、保存、登帐和盘点。
1.3.4各部门不得使用未经审核、批准的文件。
2、分类及编码2.1分类及类码2.1.1标准操作规程——SOP2.1.2标准管理规程——SMP2.1.3技术标准类——STP2.2次类及次码WL——物料控制SC——生产控制ZL----质量保证及控制SB——设备及设施控制XZ——行政管理XS——销售管理YZ----验证管理2.3编码规则为：2.3.1 文件编码文件类码——次码——XX XXX （XX）年号流水号版号例如：SMP—SC—11001（00）表示管理规程类文件中生产管理次类文件，2011年第001号第1版。
幼儿园文件管理规章
幼儿园文件管理规章
1. 文件分类和归档
- 所有文件应根据内容和类型进行分类，如教学文件、行政文件、财务文件等。
- 每个文件分类应有专门的归档位置，确保文件的整齐摆放和
易于查找。
2. 文件命名规范
- 所有文件应采用清晰简洁的命名规范，以便于快速定位和识别。
- 命名应包括文件内容、日期和文件类型等关键信息。
3. 文件备份和存储
- 所有文件应定期进行备份，以防止文件丢失或损坏。
- 文件备份应存储在安全可靠的地方，如云存储或外部硬盘。
4. 文件保密和权限管理
- 根据文件的敏感性和保密级别，设置不同的权限和访问控制。
- 保障教师和管理人员对需要的文件有合适的访问权限。
5. 文件销毁和保管期限
- 对于已经过期或不再需要的文件，应及时进行销毁，确保不
占用存储空间。
- 对于需要保留的文件，应制定明确的保管期限，并确保按时
进行存档。
6. 文件审阅和更新
- 定期进行文件审阅，检查文件的完整性和准确性。
- 针对需要更新或修订的文件，及时进行相应的变更和更新。
7. 文件流程和控制
- 对于需要多人参与的文件流程，应明确每个人的责任和权限。
- 设立文件管理委员会或相关负责人，统一协调文件的流程和
控制。
以上是一份幼儿园文件管理规章的建议，希望能对幼儿园的文
件管理工作有所帮助。
根据具体情况，可以对规章进行适当的调整
和完善。
文件管理规程
文件管理规程沈阳东东系统集成有限公司文件管理规程R-05000 REV-0更改记录1. 目的本规程对公司文件化的业务信息(称文件)，规定出恰当的管理制度，以确保关联部门的相关人员能够获得充分的信息和数据，并防止公司信息，客户情报被泄露或不合理使用。
2. 适用范围本规程以公司内部发行的所有业务文件及从公司以外收到的与业务有关的文件资料为对象，适用于公司所有部门。
文件记录媒体为纸张，磁带，磁盘，或光盘。
3. 职责（1）项目管理部和办公室是文件和资料控制的责任部门。
（2）管理责任者公司的业务秘密管理责任者为公司总经理。
（3）实施责任者各部门的业务秘密实施责任者为部长。
（4）管理者(a)公司组织，章程，业务文件等文件由办公室负责管理；(b)公司中长期企划，预算，董事会材料等文件由办公室负责管理；(c)公司财务文件由财务部门负责管理；(d)设计文档等在产品开发过程中由开发部门负责管理，开发过程结束后，交由项目管理部负责管理。
(e)质量记录、国际合同文件、图书资料、标准文件、技术规范等由项目管理部负责管理。
(f)市场、销售、公司宣传材料、国内合同由营销事业部负责管理。
(g)各部门业务通知，会议议事录等由相关部门负责管理。
各类文件的实施责任者指定文件编写，审查，批准责任者和改版修改人。
文件管理者根据相关规程或规定负责文件的保管，分发和废除。
4. 程序4.1 文件种类本规程的主要对象文件为业务文件及相关的资料文件。
业务文件是指与各管理部门、开发部门的业务相关的文件。
娱乐指导、生活用品购买介绍等与业务没有直接关系的文件叫对象外文件。
4.1.1公司制作的文件由公司制作、发行的文件中含有：质量体系文件（包括质量手册和规定业务规则的管理规程、记述业务工作方法等说明的作业标准）；规定期限规则的业务通知；记述产品质量的状况及质量体系运营情况等的质量记录；提交给用户的作为各种产品设计/制作的成果的规范书/说明书等设计文档；归纳了技术成果/调查结果等的技术报告；公司内外用培训资料；以向第三者宣传为目的的产品说明书/产品目录/手册类型及除上述外的产品业务文件、产品业务以外文件( 联络书、报告、提案书、会议通知、交付书)等。
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Document No.：XXXX/QCP/1-2010(0) 文件编号: XXXX/QCP/1-2010(0) 2010 Edition, Rev. 02010版，修订号：0Page: 1 of 12 共12页，第1页DOCUMENTS CONTROL PROCEDURE文件管理规程1 .General 1 总则This procedure describes the responsibility and requirements for the Quality Control Manual, design documents, technology documents, and Quality Control P rocedure’s numbering, preparation, approval, distribution, revision and maintaining.本规程规定了本公司的质量控制手册、质量控制规程、设计文件、工艺文件等的编号、编制、审批、修订发放及保存的责任和要求。
2 .QC Manual 2 质量控制手册2.1 Stipulate for numbering of QC Manual. 2.1 质量控制手册编号2.1.1 Document number of QC Manual: 2.1.1 质量控制手册的文件编号XXXX/QCM-2010(0)Edition number (Revision number) of QC Manual.版本号(修订标记)Acronym for Quality Control Manual.质量控制手册的缩写Acronym for Jiangsu Santacc Co., Ltd.江苏三星科技有限公司的缩写2.1.2 The numbering of Copy of QC Manual: 2.1.2 质量控制手册拷贝件的编号001…00nsequence number (001, 002…00n)自然顺序号001、002、…00nThe numbering of Copy of QC Manual is the same as shown in QC Manual Holder’s List; each manual holder has an applicable numbering manual.质量控制手册拷贝件的编号和“受控手册发放清单”（《质量控制手册》样表1-2）上所示的编号相同，即每一个手册持有者有一本相应编号的手册。
2.2 Document numbering of Exhibit form of QCManual2.2 质量控制手册所附样表的编号exhibit form of QC Manual shall be numbered 《质量控制手册》中的样表用“所在质Document No.：XXXX/QCP/1-2010(0) 文件编号: XXXX/QCP/1-2010(0) 2010 Edition, Rev. 02010版，修订号：0Page: 2 of 12 共12页，第2页with” Chapter No. of QC Manual which exhibit formexist in + form sequence number”控手册的章节号+表格序号”进行编号。
8-1AListed as the sequence of the page number of exhibit form (A, B…).按样表页数的先后次序排列（A、B···）Sequence number (1, 2, 3…).样表序号Chapter No. of QC Manual which exhibit form exist in.样表所在质控手册的章节号2.3 The preparation, approval, distribution and revision of the QC Manual should be implemented as chapter1 of QC Manual.2.3 质量控制手册的编制、审批、发放、修订按质量控制手册第一章执行。
2.4 Distribution of exhibit form of QC Manual 2.4 质量控制手册所附样表的发放2.4.1 Exhibit form of QC shall be distributed by File controller; the concerned person shall sign on QC Manual Issuance List (Exhibit 1-2 of QC Manual).2.4.1 文档管理员负责发放质量控制样表，有关人员应在“受控手册发放清单”（《质量控制手册》样表1-2）上签字。
2.4.2 The others are not allowed to copy, modify or lose freely these forms.2.4.2 其他人员不得随便拷贝、修订和丢失质量记录样表。
3 QC Procedure 3 质量控制规程3.1 Stipulate for numbering of QC Procedure 3.1 质量控制规程编号的规定Document number of QC Procedure:质量控制规程的文件编号XXXX/QCP/5-1/2010(0)Edition number (Revision number).版本号(修订号)Sequence number of a QC Procedure related to Chapter No. ofQC Manual与质量控制手册中章节号相关的质量控制规程的顺序号（1-X、2-X、3-X…）Acronym for QC Procedure.质量控制规程的缩写Acronym for Jiangsu Santacc Co., Ltd.江苏三星科技有限公司的缩写Document No.：XXXX/QCP/1-2010(0) 文件编号: XXXX/QCP/1-2010(0) 2010 Edition, Rev. 02010版，修订号：0Page: 3 of 12 共12页，第3页3.2 Document numbering of Form of QCProcedure3.2 质量控制规程所附样表的编号8-1-01AListed as the sequence of the page number of Form (A, B…).按样表页数的先后次序排列（A、B···）Sequence number (01, 02, 03…) of Form.表格序号Sequence number of QC Procedure exists in.表格所在的质控规程的顺序号3.3 The preparation，review and approval of theQC Procedure3.3 质量控制规程的编制、审核和批准3.3.1 Each chapter of QC Procedure shall be prepared by the responsible engineer in charge of the works of this aspect:3.3.1 质量控制规程的各章由负责该方面工作的工程师负责编制：●Documents Control Procedure shall beprepared by File Controller;●文件控制规程由文档管理员负责编制；●Material Control Procedure and Material Identification Procedure shall be prepared by Material Engineer;●材料管理规程和材料标记规程由材料工程师负责编制；●Process Inspection Procedure, Visual Examiner Qualification and Certification Procedure, Visual Examination Procedure, Hydrostatic Test Procedure, and Nonconformities Control Procedure shall be prepared by QC Engineer;●检验规程、目视检查人员资格认可程序、目视检查规程、水压试验规程、不合格项管理规程由质控工程师负责编制；●Procedure for Fabrication of Cylindrical ShellSection shall be prepared by Process Engineer;●筒体制作规程由工艺工程师负责编制；●Welding Material Control Procedure, Weld Identification Procedure, Procedure for Welding Procedure Qualification Control and Procedure for Repair of Weld Defects shall be prepared by Welding Engineer;●焊接材料管理规程、焊接工艺评定管理规程、焊缝标记规程、焊接工艺评定规程及焊缝缺陷返修规程由焊接工程师负责编制；●Written Practice for NDE Personnel Training ●无损检测人员资格鉴定和认证规程由质Document No.：XXXX/QCP/1-2010(0) 文件编号: XXXX/QCP/1-2010(0) 2010 Edition, Rev. 02010版，修订号：0Page: 4 of 12 共12页，第4页Qualification and Certification shall be prepared byQC Manager量经理负责编制。
●Procedure for Radiographic Examination, Procedure for Ultrasonic Examination Of Weld, Procedure for Magnetic Particle Examination, Procedure for Liquid Penetrant Examination, and Procedure for Calibration of NDE Equipment shall be prepared by NDE Level Ⅲ Personnel;●射线照相检验规程、焊缝超声检验规程、磁粉检验规程、液体渗透检验规程、NDE设备标定规程由NDE Ⅲ级人员负责编制；●Procedure for Post Weld Heat Treatment shall be prepared by Heat Treatment Engineer;●焊后整体热处理规程由热处理工程师负责编制；●Procedure for Internal Calibration for Curvature Sample Plate shall be prepared by Calibration Engineer.●检测、测量及试验设备管理规程由计量工程师负责编制。