应用文写作第10章 公文修改及病例分析

第二节 公文常见病例分析
一、公文标题常见病例分析
（一）要素不全。 完整的、规范的公文标题一般应具备
“三要素”，即发文机关名称、事由、文种， 以标明由谁发文、为什么发文和用什么文种发 文。特殊情况下，也可省略标题中的一至二个 要素，但不可随意省略，要相对规范，否则， 将毛病百出。
常见的病例有三种：
（“进展”改为“解决”。）
2．残缺和多余 （1）成分残缺
从大量的观测实事中告诉我们，要掌握天气的变 化，最好是每小时进行观测。（主语残缺，去掉“从” 和“中”。）
这些杂交高粱由于产量高，而且比外国进口的杂 交高粱更高的抵抗病虫害的能力，受到了当地农民的 欢迎，推广面积越来越大。”
（谓语残缺，应在“而且”后面加上“有”，“更高”改 为“更强”。）
中共××县委××县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展环境的
实施意见
二是排列布局不规范。 有的左右摆布不居中，不是偏左，就是偏右；有的标题第一行与 “红色反线”距离不是相间过大，就是过小；有的标题中行与行 之间相离不是过旷，就是过紧。规范的摆布应是： 红色反线下空2行开始排列标题的第一行，行与行之间相间“以2 号字高度加2号字高度7／8倍的距离”；左右摆布时，要居中。 居中排列并不难做到，使用电造文种。如《关于调整工资的 补充说明》、《关于机构改革中有关问题的 解释》等，这里的“补充说明”、“解释” 均不应作为文种使用，以上两个标题可修定 为《××（发文机关）关于印发调整工资补 充说明的通知》、《××（发文机关）关于 印发机构改革中有关问题解释的通知》。
（三）隶属不清。 不该用“批转”的，用了批转；该用“批转”的
第十章 公文修改及病例分析
公文修改 公文常见病例分析
第一节 公文修改
一、公文修改的范围
1．公文所要表述的思想观点与基本方针一致性的问题。
注意连续性，避免相互抵触。 2．文种选择是否准确恰当。 3．行文意图是否清楚，观点和材料是否达到统一，措 施是否明确具体，切实可行。 4．材料是否真实，使用是否恰当。 5．谋篇布局是否合理，层次是否清楚，详略安排是否 得当，段落安排是否合乎逻辑，联结过渡是否自然，是 否挂此漏彼，缺乏照应。 6．用语是否合乎规范，遣词造句是否准确流畅，有无 错别字，标点运用是否正确。 7．行文格式是否规范，标题是否准确，正方是否清楚， 项目是否齐全。
正文小标题。 《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、 “1.”、“（1）”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或 黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，通常一级标题用 黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。
附件。 附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空 开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加 句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×” 字样。
二是错用文种。该用“请示”的，却用了 “报告” ；有的该用“函”的却用“通知”；该用 “通告”却用了“公告”。如《××市人民政府办 公室公告》。根据2001年1月1日起施行的《国家 行政机关公文处理办法》，“公告”适用于“向国 内外宣布重要事项或法定事项”，省级以下通常不 用公告，而只用通告。一个地级市的政府办公室是 没有权力使用“公告”这一文种的。
（八）标注不规范。主要表现在以下三个方面： 一是回行体式不规范。 《国家行政机关公文处理办法》明确规定：公文标题 “回行时，要做到词意完整”。而在实际排印时，却 往往做不到这一点。如：
中共××县委××县人民政府 关于进一步整治和改善经济发展
环境的实施意见 此题回行时，将“经济发展环境”一个完整的词和词 意拆开、拆断了，应改为：
一是随意省略事由。如《××县人民政府决 定》。
二是随意省略发文机关。如一份没有版头的文 件标题《关于加强农村党支部建设的报告》。
三是随意省略文种。如《××乡人民政府关干 召开春耕生产会议的有关事宜》。
（二）乱用文种。主要表现在三个方面： 一是混用文种。如《全国人大常委会党组关
于县乡换届选举问题的请示报告》，这里把“请 示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用。
三、公文表述常见错误分析 （一）语法问题 1．语句搭配不当 （1）主语和谓语搭配不当 人们的精神面貌从来没有现在这样焕发、干劲十足。 （“焕发”可以用来修饰“精神”；人可以“干劲 十足”，但“精神”不能“干劲十足”。可以改为： “人们从来没有像现在这样精神焕发、干劲十 足。”）
应当看到，公司的施工管理水平相对薄弱。
（“效应”不宜与“提高”搭配，“提高”应改为 “增强”。）
（3）定语、状语、补语与中心语搭配不当 铁路投资规模的急剧增长以及公路、市政等
市场良好的预期在为企业的快速发展提供了难得的 历史机遇的同时，也给集团公司施工生产提出了严 峻的挑战与考验。（状语搭配不当。应当将介词结 构“给……提出”中的“给”改为“对”。）
二、公文格式常见错误分析
（一）公文格式组成部分中常见的问题 1．眉首部分 发文字号。括年份应使用六角括号“〔〕”，而经常 用方括号“[]”，如“某黄办[2002]21号”。 红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星， 可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色 五角星的反线，这是不对的。
2．主体部分 标题。 一是字体字号不规范，《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。 二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规 章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；
成文日期。 纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成 文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易 被加入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉 的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“O”，如 “二OO三年二月一日”，正确的写法应为“二○○三年二月 一日”。 印章。 印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正 文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不 居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以 外。 附注。 公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、 联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注 标识的位置不规范。
（七）滥用符号。 如“××县人民政府办公室关于印发
《××同志在××会议上讲话》的通知”、 “转发《××省公安厅关于实施社区警务战 略意见》的通知”，两例中的“《》”符 号都不应该使用，应改为：“××县人民政 府办公室关于印发××同志在××会议上讲 话的通知”、“转发××省公安厅关于实施 社区警务战略意见的通知”。
（二）公文组成部分标识规则中常见的问题 1.排版装订。公文用纸应采用国标标准A4型，一般每个页 面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。 2.页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线， 单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。 但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字 线。 3.表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公 文的附件单独表述。但有的公文中经常穿插一些表格。
三是字号字体使用不规范。 就字体而言，有的用黑体，有的用宋体，有的用仿宋，有的甚至 用楷书；就字号而言，有的用2号字，有的用3号字，有的甚至比 2号更大、比3号更小，等等。规范的用法是：公文标题用2号小 标宋体字（正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋 体字或3号黑体字），这是《国家行政机关公文格式》（GB／ T9704—1999）国家标准所规定的。
在集团公司党委、集团公司的领导下，公司各 项制度逐步健全，生产经营呈现上升，职工稳定。
（宾语残缺，“上升”后面应当加“趋势”。）
（2）成分多余 • 这些成绩的取得，是认真贯彻执行集团公 司党委、集团公司的决策部署，始终保持良 好的精神状态，团结奋进、辛勤劳动的结果。 （主语部分中的“的取得”多余，应去掉。） • 广大职工响应上级号召，又快又好地进行 施工任务，力争提前建成这项工程。
却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属 关系和词性。如《××县政府办公室关于批转××市长 在××会议上讲话的通知》。（批转＝批准转发）
（四）提炼不精。 主要表现在标题冗长上。如《××（发文机关）
关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确 保社会稳定的通知》。该标题可修改为《××关于妥善 安排退休退职职工子女就业的通知》或《××关于妥善 安排退休退职职工子女就业有关问题的通知》。
（三）公文格式中常见的其他问题 1.数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数 量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成 语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字 应用汉字。 2.名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应使用全 称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名 称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使 用时用简称。 3.时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去 年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现 历史朝代年号时，同时加注公历年份。 4.标点符号。有将间隔号“·”写为点号“.”的，如“96·8洪水” 写为“96.8洪水” 。还有的连接号使用不规范，如“2002年2 月2-6日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。
在十分困难的条件下，广大党员奋力攻关，默 默奉献，在环境艰苦的施工现场，在竞争激烈的开 发市场，涌现出了一大批忠于职守、勤奋工作、善 于创新的基层党组织和令人感动的事迹。
（定语搭配不当。“一大批”与“事迹”搭配不当。 应当去掉“令人感动的事迹”。）
（4）主语和宾语意义上搭配不当 • 要采取各种办法培养和提高工人的水平， 尤其是青年工人的水平。（“培养”与“水 平”搭配不当。此句应当改为：“要采取各 种办法培养工人，提高工人尤其是青年工人 的水平。”） • 一些长期有争议的问题，有了不同程度的 进展。
（“水平”只能与“高低”相搭配，与“薄弱”搭配不当。此 句可改为“公司的管理水平不高，管理基础相对薄弱”。）